Совершенствование коммуникационых процессов в организации(на примере ООО "Стройэкспо").

Содержание
Введение
Глава 1. Понятие и сущность коммуникационных процессов в организации
1.1. Коммуникации и их значение в процессе деятельности организации
1.2. Основные элементы и этапы коммуникационного процесса
1.3. Классификация видов коммуникационных сетей
Выводы
Глава 2. Анализ результативности деятельности и особенностей коммуникационных процессов предприятия ООО «Стройэкспо»
2.1. Основные направления деятельности и организационная структура предприятия ООО «Стройэкспо»
2.2. Финансово-производственный анализ деятельности предприятия ООО «Стройэкспо»
2.3. Анализ системы коммуникаций и документооборота на предприятии ООО «Стройэкспо»
2.4. Определение целей проектирования по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии ООО «Стройэкспо»
Выводы
Глава 3. Разработка мероприятий по повышению эффективности коммуникационных процессов на предприятии ООО «Стройэкспо»
3.1. Реализация программного продукта IBM Lotus Notes/Domino для автоматизации совместной деятельности рабочих групп предприятия
3.2. Рекомендации по развитию организационной культуры предприятия ООО «Стройэкспо»
3.3. Экономическое обоснование проектных разработок по совершенствованию коммуникационных процессов
Выводы
Заключение
Список литературы
Приложения

Рисунок 9 – Усовершенствованная организационная структура предприятия
Для реализации кадровых технологий, необходима реорганизация кадровой службы на предприятии. Кадровая служба на предприятии является самостоятельным подразделением со структурным подчинением как штабного отдела непосредственно генеральному директору.

Рисунок 10 – Организационная структура кадровой службы
Таблица 13 – Функциональное разделение труда
№ п/п Наименова
ние функции Исполнители Трудоем
кость функции Ст. инспектор по кадрам Инспектор по кадрам
Менеджер по персоналу
Помощники менеджера по персоналу 1 Руководит Р Р 59% 2 Анализирует А А А 71% 3 Исполняет И И 64% 4 Согласовывает С С С С 53% 5 Организует О О О 82% 6 Предает, получает информацию П П П П 94%
Как показал анализ данной таблицы, загруженность в зависимости от занимаемой должности неравномерна. При анализе работы инспекторов отдела кадров возникает вопрос о целесообразности работы двух человек на этой должности, т.к. всю основную нагрузку несут начальник отдела и менеджер по персоналу.
3. Реализация кадровых технологий. Комплексная методика по реализации кадровых технологий предприятия «Стройэкспо», в первую очередь, позволяет обеспечить системную работу с персоналом компании.
1. Первоначально необходимо составить профиль должности для экспертов и юристов, основанный на компетенциях. На основе данного профиля необходимо разработать технологию отбора кандидатов на вакантные должности посредством проведения проективного и ситуационного интервью. Практика показала, что ситуационное интервью и методика, основанная на проективных вопросах, дают возможность оценить, насколько данные представления соответствуют ценностям организации, принятым моделям поведения, а также той работе, которую будет выполнять кандидат. Таким образом, грамотно проведенное интервью само по себе является высшим пилотажем в тестировании, аккумулируя в себе умение разбираться в людях.
2. Необходимо продумать четкий ритуал организации приема на предприятие «Стройэкспо» новых сотрудников (представление и знакомство с работниками компании, вручение в день приема на работу рекламных материалов, справочных телефонов и т.д.). Правильно построенные программы адаптации, а также необходимое вложение средств в систему наставничества, дают возможность сокращения адаптационного периода и быстрейшему достижению точки рентабельности новых сотрудников, помогает развитию творческой инициативы у всего коллектива предприятия «Стройэкспо».
3. Проведение процедуры аттестации персонала предприятия «Стройэкспо» позволит планировать все основные управленческие решения, снабжая руководство информацией для осуществления продвижения, ротации персонала, необходимости профессионального развития сотрудников, оценки соответствия сотрудников своей должности. Регулярное проведение аттестации повышает эффективность деятельности сотрудников, рост показателей их деятельности, закрепление и прогрессирование их личностных и профессиональных качеств, стремление соответствовать заданным стандартам предприятия.
4. Реализация комплексной программы обучения и повышения квалификации персонала, в первую очередь, позволит повысить производительность труда работников предприятия «Стройэкспо» и повышение лояльности его сотрудников. Первоначально необходимо определить цели обучения и целевую группу. Очевидно, что они будут тесно связаны с основной задачей: повышение качества услуг. Целевая группа – эксперты и юристы. Организация обмена опытом и обучения внутри отдела необходимо для сплочения персонала, создания команды, а также мотивирует профессиональный рост. В качестве мероприятий по обучению и повышению квалификации персонала предприятия необходимо проведение семинаров и обучающих тренингов по работе с клиентами. Для каждого эксперта и юриста, прошедшего обучение, это выразится в увеличении числа клиентов и более полном удовлетворении их потребностей.
5. На предприятии должна осуществляться планомерная работа с кадрами, с резервом для выдвижения, которая строится на таких организационных формах, как подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, обучение на специальных курсах и стажировка на соответствующих должностях.
4. Развитие коммуникативных связей. Для развития коммуникативных связей предлагаются следующие мероприятия:
1. Проведение опросов общественного мнения, например, раз в два года. Это анонимные и добровольные опросы, охватывающие самые разные стороны жизни работников предприятия «Стройэкспо» от оценки кадровой политики и дел организации в целом до зарплаты и условий труда на рабочем месте. По результатам этих опросов каждый руководитель департамента должен подготовить план действий по устранению выявленных недостатков и согласовывать его со своими подчиненными.
2. Хождение в народ. Общение непосредственно с руководителем влияет на лояльность сотрудников, формируя у них чувство причастности и собственной значимости для предприятия «Стройэкспо». Также можно изготовить специальные ящички «Задайте вопрос генеральному директору». Благодаря этому идея любого сотрудника будет быстрее доведена до руководства предприятия, что позволит расширить рамки общения персонала с руководством, а также создаст возможности для проявления инициативы.
3. Информирование персонала. Для повышения эффективности работы важен фактор «прозрачности» организации. Плохая осведомленность работников о том, что происходит на предприятии «Стройэкспо», о перспективе решения важнейших проблем, затрагивающих их интересы, не только ухудшает психологический климат в организации, снижает уровень их доверия к руководству, но и самым негативным образом влияет на трудовую мотивацию персонала. Информирование работников по широкому кругу производственных и социальных вопросов, связанных с работой на предприятии, является эффективным инструментом повышения их удовлетворенности работой и заинтересованности в конечных результатах, формирования у них чувства сопричастности делам организации.
5. Создание системы мотивации и стимулирования труда. В условиях экономического кризиса основной акцент необходимо сделать на реализации нематериальных способах стимулирования работников предприятия «Стройэкспо»:
1. Сотрудникам предприятия должно быть ясно, что они делает, почему они это делают, и насколько хорошо они выполняет свою работу. Работники придают огромное значение определенности и структурированности труда, понятным критериям оценки работы. Можно поступить следующим образом: определять цели для сотрудника на полгода или на год, затем руководители будут проводить с подчиненными оценочное собеседование. В его ходе они выяснят, была ли достигнута поставленная цель и насколько сотрудник следовал корпоративным принципам поведения при ее достижении. Критерии оценки должны быть понятны обеим сторонам. Будет оцениваться, что сделал человек и как он это сделал.
3. Обязательной частью оценки должен стать план развития сотрудника, отражающий, какие знания работнику предприятия «Стройэкспо» нужно приобрести в своей специальности, что ему следует освоить, чтобы выполнять работу еще лучше. Такой план должен составляться совместно с руководителем соответствующего департамента и его сотрудником, как уже упоминалось, может включать тренинги и специальные проекты для экспертов и юристов, участвуя в которых работники получат новые знания и овладеют новыми навыками.
4. Поздравления с днем рождения (список именинников на информационном стенде, теплые слова, поздравления, подарок от всех в складчину.) Важно, чтобы от лица организации именинников поздравлял генеральный директор или руководитель департамента предприятия «Стройэкспо». Внимательное отношение со стороны коллег и руководства мотивирует сотрудника на личное отношение к предприятию, повышает лояльность.
5. Корпоративные, профессиональные и другие праздники. Главное придумать что-то интересное, чтобы это был не просто обыденный накрытый стол. Например, на День Святого Валентина, можно нарядить маленьких детей кого-то из сотрудников в ангелочков, они могли бы ходить по отделам, поздравлять и угощать работников печеньем в форме сердца, дарить шарики и «валентинки». Нужно подготовить интересную развлекательную программу, задействовать в этом процессе сотрудников предприятия «Стройэкспо», что поможет сплочению коллектива, дополнительному общению, а не только по рабочим вопросам.
6. Признание и поощрение – например, выбор «сотрудника месяца». Практически у каждого человека есть амбиции и желание стать лучшим. Осознание того, что твой коллега, имеющий точно такой же профессиональный уровень, как и ты, работает лучше тебя, благодаря чему его замечает руководство и хвалит, зачастую мотивирует на «трудовые подвиги». Подобные меры должны быть организованы так, чтобы возможность выиграть была у всех. Если каждый раз это будет один и тот же человек, – этот фактор перестанет быть стимулирующим: вскоре команда поймет, что победитель уже давным-давно выбран, и в результате интерес и доверие будут потеряны.
7. «Доска почета». На информационном стенде можно вывешивать сообщения о важных достижениях работников предприятия «Стройэкспо». Например, поздравления главбуху с успешной сдачей годового баланса, прохождения налоговой проверки, рабочей группе – со сдачей особо сложного проекта, или благодарность юристам за выигранное дело в суде. Здесь также можно вывешивать вырезки из газет или информацию из Интернета, где упоминается предприятие «Стройэкспо», работа ее сотрудников или реализованные проекты. Особенно хорошо, если достижения связываются с целями и планом компании на текущий год.
8. Похвала, награждение почетными грамотами и значками за добросовестное выполнение трудовых обязанностей, достигнутые успехи, улучшение качества выполненных экспертиз, продолжительную и безупречную работу, наставничество и за другие достижения в работе.
9. Проведение конкурсов профессионального мастерства. Ежегодно можно проводить конкурс «Лучший по профессии». Фотографии победителей следует вывешиваться на Доску почета, а в качестве материального вознаграждения работники должны получать премии.
10. «Легенды компании» – это сотрудники, давно работающие на предприятии «Стройэкспо» и внесшие значительный вклад в его становление и развитие. У самих работников это повышает лояльность, мотивирует личное отношение к работе и предприятию. Для других сотрудников это будет планкой, ориентиром, эталоном поведения в организации, на который можно равняться, выстраивая свою карьеру. Прописанные и доведенные до сведения сотрудников предприятия критерии и этапы горизонтального и вертикального карьерного пути (карьерная лестница, цепочка разрядов в рамках должности) открывают сотрудникам перспективы роста, мотивируют на развитие и улучшение показателей деятельности.
11. Ответственность. Большинство людей получают удовлетворение от возложенной на них ответственности как от чего-то, что принадлежит только им. Они могут считать это своей собственностью и гордиться результатом. Передача ответственности не обязательно должна иметь большие масштабы, но какой бы ни была ответственность, она приводит к более обдуманным и внимательным отношениям к методам работы и ее конечным результатам и, соответственно, влечет за собой рост продуктивности и эффективности, стимулируя вместе с тем работу в команде.
6. Изменение стиля управления руководства предприятия. Чем больше стилей в арсенале руководителя, тем лучше. Самый хороший климат и самые высокие показатели производительности отмечаются в тех организациях, руководители которых управляют с помощью четырех и более стилей. Самые успешные руководители умеют почти незаметно переходить от одного стиля к другому, в зависимости от ситуации.
При формировании социально-психологического климата роль руководителей департаментов предприятия «Стройэкспо» заключается в сплочении членов коллектива и направлении их деятельности. От них требуется тесное личное общение с ближайшим окружением. При этом выявляются и играют организующую роль его личные качества, умение владеть ситуацией, принимать решения, брать на себя ответственность, делать правильный выбор (людей, проблем, первоочередных задач).
Любая компания изначально формируется для выполнения какой-либо задачи, поэтому представляется вполне естественным, что такая характеристика как тип совместной деятельности, определяющая структуру, сложность и нестандартность решаемой задачи, рассматривается в качестве одной из главных в образовании команды. Эффективность совместной деятельности во многом зависит от распределения ролей в коллективе предприятия. Умение работать в команде определяется, во-первых, готовностью сотрудников организации овладевать разными командными ролями, а, во-вторых, готовностью принимать особенности ролевого «исполнения» своих коллег.
Таким образом, руководителям предприятия «Стройэкспо» необходимо формировать оптимальную среду компании, где культивируется командная работа, рационально используются имеющиеся ресурсы, снижается количество и острота противоречий между работниками, путем создания общности видения стратегических целей предприятия, а также развития доверия и делегирования полномочий.
3.3. Экономическое обоснование проектных разработок по совершенствованию коммуникационных процессов
Произведем расчет основных технико-экономических показателей для приведенных мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии «Стройэкспо».
Таблица 14 – Технико-экономические показатели эффективности внедрения программного продукта IBM Lotus Notes/Domino на предприятии
№
п/п Наименование
показателя Ед.
изм До проведе
ния меро
приятий
2007 год После внедрения меро-приятий
2008 год Изменения Абс. изм.,
+/- Отн. изм.,
% 1 Выручка (без НДС) тыс.руб. 98327 104226,62 + 5899,62 + 6 2 Себестоимость тыс.руб. 79126 79557,62 + 431,62 + 0,54 3 Численность
работников чел. 448 448 - - 4 Фонд оплаты труда тыс.руб. 11277 11954,79 + 677,79 + 5,67 5 Балансовая прибыль тыс.руб. 19201 24669 + 5468 + 22,17 6 Рентабельность производства
%
24,27
31
+ 6,73 7 Рентабельность продаж
%
19,53
23,67
+ 4,14 8 Производительность труда
руб./чел
219,48
232,65
+ 13,17
+ 5,66 9 Средняя
заработная плата (в месяц)
тыс.руб./чел
25,17
26,68
+ 1,51
+ 5,66
Методика расчета технико-экономических показателей
1. Используя ряд литературных источников, можно предположить, что объем выручки от реализации услуг может возрасти в пределах от 3 до 10%. В данном случае заложен рост 6%. Выручка за 2008 год с учетом мероприятий по внедрению программного продукта IBM Lotus Notes/Domino составит: 98327 + 5899,62 = 104226,62 тыс. руб.
2. Структура себестоимости до проведения мероприятий: полная себестоимость в 2007 году составила 79126 тыс. руб., в том числе постоянные затраты 58533 тыс. руб. (73%) и переменные затраты 20593 тыс. руб. (27%).
Проведем расчет себестоимости после внедрения программного продукта. Постоянные затраты останутся прежними – 58533 тыс. руб., а переменные затраты необходимо рассчитать следующим образом:
переменные затраты на 1 рубль выручки = 20593 / 79126 = 0,2 руб.;
планируемые переменные затраты = 0,2 * 104226,62 = 20845,32 тыс. руб.;
затраты на проведение мероприятия составляют 179,3 тыс. руб.
Таким образом, планируемая себестоимость после внедрения мероприятия составит: 58533 + 20845,32 + 179,3 = 79557,62 тыс. руб.
В условиях экономического кризиса руководство предприятия пока не планирует сокращение персонала. Внедрение программного продукта IBM Lotus Notes/Domino также не повлечет за собой изменений численности работников.
Также необходимо принять к сведению, что вследствие увеличения выручки возрастет размер фонда оплаты труда. Произведем необходимые расчеты:
11277 / 98327 * 100 % = 11,47%
104226,62 * 11,47 / 100 % = 11954,79 тыс. руб.
Таким образом, фонд оплаты труда составит 11954,79 тыс. руб.
Изменения остальных показателей рассчитываются по формулам таблицы 14.
Произведенные расчеты показывают, что вследствие роста выручки на 6% и увеличения себестоимости на 0,54%, произошло увеличение следующих показателей:
балансовая прибыль – на 22,17%;
рентабельность производства – на 6,73%;
рентабельность продаж – на 4,14%;
производительность труда – на 5,66%.
Размер средней ежемесячной заработной платы увеличился на 5,66%.
Таким образом, наличие положительной динамики данных значений показывает, что внедрение программного продукта IBM Lotus Notes/Domino на предприятии «Стройэкспо» будет экономически эффективным.
Таблица 15 – Технико-экономические показатели эффективности реализации мероприятий по развитию организационной культуры на предприятии
№
п/п Наименование
показателя Ед.
изм До проведе
ния меро
приятий
2007 год После внедрения меро-приятий
2008 год Изменения Абс. изм.,
+/- Отн. изм.,
% 1 Выручка (без НДС) тыс.руб. 98327 103243,35 + 4916,35 + 5 2 Себестоимость тыс.руб. 79126 79448,17 + 322,17 + 0,41 3 Численность
работников
чел.
448
448
-
- 4 Фонд оплаты труда тыс.руб. 11277 11842,01 + 565,01 + 4,77
5 Балансовая
прибыль
тыс.руб.
19201
23795,18
+ 4594,18
+ 19,31 6 Рентабельность производства
%
24,27
29,95
+ 5,68 7 Рентабельность продаж
%
19,53
23,05
+ 3,52 8 Производительность труда
руб./чел
219,48
230,45
+10,97
+ 4,76 9 Средняя
заработная плата
тыс.руб./чел
25,17
26,43
+ 1,26
+ 4,77
Методика расчета технико-экономических показателей
1. Выручка за 2008 год с учетом мероприятий по развитию организационной культуры составит: 98327 + 4916,35 = 103243,35 тыс. руб.
2. Структура себестоимости до проведения мероприятий: полная себестоимость в 2007 году составила 79126 тыс. руб., в том числе постоянные затраты 58533 тыс. руб. (73%) и переменные затраты 20593 тыс. руб. (27%).
Проведем расчет себестоимости после реализации мероприятий. Постоянные затраты останутся прежними – 58533 тыс. руб., а переменные затраты необходимо рассчитать следующим образом:
переменные затраты на 1 рубль выручки = 20593 / 79126 = 0,26 руб.;
планируемые переменные затраты = 0,26 * 103243,35 = 20648,67 тыс. руб.;
затраты на проведение мероприятия составляют 66,5 тыс. руб.
Таким образом, планируемая себестоимость после реализации мероприятий составит: 58533 + 20648,67 + 66,5 = 79448,17 тыс. руб.
Мероприятия по развитию организационной культуры не повлечет за собой изменений численности работников. Произведем необходимые расчеты:
11277 / 98327 * 100 % = 11,47%
103243,35 * 11,47 / 100 % = 11842,01 тыс. руб.
Изменения остальных показателей рассчитываются по формулам таблицы 15.
Произведенные расчеты показывают, что вследствие роста выручки на 5% и увеличения себестоимости на 0,41%, произошло увеличение следующих показателей:
балансовая прибыль – на 19,31%,
рентабельность производства – на 5,68%,
рентабельность продаж – на 3,52%,
производительность труда – на 4,76%.
Размер средней ежемесячной заработной платы увеличился на 4,77%.
Таким образом, наличие положительной динамики финансовых показателей, в частности, существенное увеличение балансовой прибыли, показывает, что реализация мероприятий по развитию организационной культуры на предприятии «Стройэкспо» будет экономически эффективным.
Подводя общий итог экономической эффективности мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии «Стройэкспо», определим основные технико-экономические показатели деятельности компании после реализации мероприятий.
Таблица 16 – Технико-экономические показатели эффективности мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов
Наименование
показателя
Ед.
изм.
До проведе
ния ме
роприя
тий
2007 г
Меро-прия-
тие 1
Меро-
прия-
тие 2 После внедре-ния меро-прия
тий
2008 год Изменения Абс. изм.,
+/- Отн. изм., % Выручка т.р. 98327 +4916,35 +5899,62 109142,97 +10815,97 +9,91 Себестоимость т.р. 79126 +322,17 + 431,62 79879,79 +753,79 + 0,94 Численность работников
чел.
448
-
-
448
-
- Фонд оплаты
труда
т.р.
11277
+ 565,01
+ 677,79
12519,8
+1242,8
+9,93 Балансовая
прибыль
т.р.
19201
+4594,18
+ 5468
29263,18
+10062,18
+34,39 Рентабельность производства
%
24,27
+ 5,68
+ 6,73
36,68
+ 12,41 Рентабельность продаж
%
19,53
+ 3,52
+ 4,14
27,19
+ 7,66 Производитель
ность труда р./
ч.
219,48
+ 10,97
+ 13,17
243,62
+ 24,14
+ 9,91 Средняя заработная плата (в мес.) т.р./
ч
25,17
+ 1,26
+ 1,51
27,94
+ 2,77
+ 9,91
Вследствие реализации мероприятий, направленных на совершенствование коммуникационных процессов на предприятии «Стройэкспо», выручка от реализации услуг возрастет на 9,91%, а себестоимость увеличится на 0,94%, что, в свою очередь, приведет к весьма существенному увеличению балансовой прибыли на 34,39%. Соответственно, столь значительное увеличение балансовой прибыли приведет к росту рентабельности производства на 12,41%, а также рентабельности продаж на 7,66%. Производительность труда увеличится на 9,91%. Фонд оплаты труда увеличится на 9,93%, что повлечет за собой рост среднемесячной заработной платы на 9,91%.
Выводы
Основные преимущества внедрения программного продукта IBM Lotus Notes/Domino на предприятии «Стройэкспо»:
Единая форма коммуникации посредством электронной почты.
Единая база документов.
Единая база сотрудников.
Единая база клиентов.
Уменьшение времени обработки и согласования документов.
Организационная культура оказывает самое непосредственное влияние на результаты деятельности предприятия «Стройэкспо» и, тем самым, в значительной мере определяет эффективность ее функционирования. Поэтому одной из важнейших экономических проблем в управлении организацией является правильное обоснование критериев эффективности организационной культуры с целью позитивного воздействия на конечные производственно-хозяйственные результаты. Из всего многообразия характеристик были приняты в расчет шесть, наиболее значимых измерений для предприятия «Стройэкспо», и разработаны основные мероприятия для развития организационной культуры.
Проведенные расчеты показали, что внедрение программного продукта IBM Lotus Notes/Domino и предложенные мероприятия по развитию организационной культуры на предприятии «Стройэкспо» экономически оправданы.
Заключение
В ходе выполнения данной дипломной работы дано краткое теоретическое обобщение современных представлений о понятии и сущности коммуникационных процессов в организации. Коммуникационный процесс – это обмен информацией между людьми, целью которого является обеспечение понимания передаваемой и получаемой информации.
Коммуникации имеют сложную и гибкую структуру. Особого внимания заслуживают межличностные коммуникации, которые зависят от множества факторов. Изучение влияния различных факторов, таких, как, обратная связь, статусные различия, компетентность, доверие и совместимость работников, культурные различия и многие другие, позволит изучить процессы межличностных коммуникаций.
Сетевой подход позволяет ответить на следующие вопросы:
правильно ли организация разбита на структурные составляющие (подразделения и службы);
какие механизмы эффективны для координации действий работников;
достаточно ли в организации должностей (функциональных ролей) для осуществления регулирования, фильтрации и связывания информационных потоков, передачи идей и технологий.
В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникационных процессов зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации и ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников предприятия.
В рамках данной дипломной работы проведено исследование основных направлений деятельности предприятия «Стройэкспо», осуществлен финансово-производственный анализ, а также выявлены проблемы в сфере коммуникационных процессов на предприятии.
Как показал анализ производственно-хозяйственной деятельности, предприятие «Стройэкспо» имеет хорошие перспективы развития. Однако перед руководством компании стоит множество проблем, часть которых можно решить посредством изменения организационной культуры. К таким проблемам следует отнести, например, систему управления и кадровую политику, которые не влекут за собой лояльность персонала, что вызывает текучесть кадров, отсутствие команды, несовпадение целей сотрудников с целями организации и т.д.
Проведенный анализ показал, что на исследуемом предприятии организационная культура фактически не создана. Руководители департаментов предприятия используют традиционные методы в управлении, обычно предпочитают консервативный стиль поведения своих сотрудников, считая его более выгодным для личного спокойствия.
Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций на предприятии «Стройэкспо» составляют одну из важнейших задач эффективного управления. В связи с этим одной из главных задач исследуемого предприятия является создание системы коммуникаций, ее запуск и контроль за нормальным функционированием. Это возможно при переводе отношений между руководителями и подчиненными в такой режим работы, когда подчиненных постоянно информируют обо всех успехах и проблемах предприятия, а подчиненные участвуют в решении ключевых проблем своей организации, т.е. происходит выстраивание стратегии снизу вверх, а не сверху вниз.
В рамках предложенного проекта мероприятий по совершенствованию коммуникационных процессов на предприятии «Стройэкспо» определены основные подходы к реализации программного продукта IBM Lotus Notes/Domino для автоматизации совместной деятельности рабочих групп, а также разработаны рекомендаций по развитию организационной культуры предприятия.
IBM Lotus Notes/Domino – один из программных продуктов, который может организовать работу на предприятии «Стройэкспо» на самом высоком техническом уровне. Он поможет организовать коммуникационные процессы, автоматизировать деловые процедуры, документооборот, организовать информацию, необходимую предприятию посредством:
Документоориентированная база данных.
Средства разработки приложений.
Система электронной почты.
Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений.
Средства защиты информации и разграничения доступа.
Средства календарного планирования.
Web-технологии и технологии Internet/intranet.
Результатом построения работы предприятия «Стройэкспо» на основе IBM Lotus Notes/Domino должна явиться практически полностью автоматизированная работа с документами. Созданная схема организации бизнес-процессов на предприятии позволит достичь значительных результатов по сокращению издержек по целому ряду показателей, а именно:
Единая система информации, которая оформлена не в бумажном виде, а в электронном, систематизирована и доступна и доступна из любого места, где есть Интернет, она обеспечивает работу и мобильных и стационарных сотрудников в одинаковой степени.
Единая система заполнения договоров, заявлений и других документов обеспечивает эффективную работу – ошибиться при заполнении довольно сложно, а на согласование уходит гораздо меньше времени, кроме того, всегда можно отследить статус такого документа.
Работники имеют доступ к информации о любом сотруднике предприятия «Стройэкспо», благодаря этому коммуникация происходит быстрее и эффективнее.
Применение почтового сервиса обеспечивает высокую эффективность общения сотрудников предприятия «Стройэкспо».
Организационная культура оказывает самое непосредственное влияние на результаты деятельности предприятия «Стройэкспо» и, тем самым, в значительной мере определяет эффективность ее функционирования. Поэтому одной из важнейших экономических проблем в управлении организацией является правильное обоснование критериев эффективности организационной культуры с целью позитивного воздействия на конечные производственно-хозяйственные результаты.
Из всего многообразия характеристик были приняты в расчет шесть, наиболее значимых измерений для предприятия «Стройэкспо», и разработаны основные мероприятия для развития организационной культуры.
Доведение до сотрудников миссии и стратегических целей предприятия.
Совершенствование организационной структуры предприятия.
Совершенствование системы управления персоналом.
Развитие коммуникативных связей.
Создание системы мотивации и стимулирование труда персонала.
Изменение авторитарного стиля руководства.
Проведенные расчеты показали, что внедрение программного продукта IBM Lotus Notes/Domino и предложенные мероприятия по развитию организационной культуры на предприятии «Стройэкспо» экономически оправданы.
Список литературы
Алексеев А.А. Громова Л.A. Поймите меня правильно (как найти свой стиль мышления, обрести взаимопонимание с людьми). – СПб., 2000. – 343 с.
Бахарев А.Р. Как организовать центр внутрифирменных коммуникаций // Справочник по управлению персоналом. – 2004. № 9. С. 50.
Бернет Дзк., Мориарти С. Маркетинговые коммуникации: интегрированный подход: Пер. с анг. / Под ред. С.Г.Бежук. – СПб: Питер, 2001. – 213 с.
Бодди Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. Пер. с англ. / Под ред. Ю.Н. Каптуревского. – СПб.: Питер, 2003. – 216 с.
Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика: учеб. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2007. 688 с.
Виссема X. Менеджмент в подразделениях фирмы: Пер. с англ. М.: ИНФРА-М, 2006. – 248 с.
Голикова Е.И. Анализ межличностных отношений // Справочник по управлению персоналом. – 2004. № 7. С. 88.
Громкова М.Т. Организационное поведение: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 387 с.
Емельянов Е.Н., Поварницына С.Е. Психология бизнеса. – М.: Армада, 2000. – 214 с.
Зверинцев А. Б. Коммуникационный менеджмент: Рабочая книга менеджера PR. – 2-е изд., испр. СПб.: СОЮЗ, 2005. – 357 с.
Занковский А.Н. Организационная психология: Учебное пособие для вузов – М.: Флинта ФМПСИ, 2004. – 389 с.
Интеллектуальный капитал – стратегический потенциал организации: Учебное пособие. / Под ред. д.э.н. проф. Гапоненко А. Л. – М.: Издательский Дом «Социальные отношения», 2003. – 184 с.
Израильская Т.В. Как управлять персоналом – пособие для руководителей // Справочник по управлению персоналом. 2004. № 4. С. 54.
Карташова Л.В., Никонова Т.В., Соломанидина Т.О. Поведение в организации: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 356 с.
Корниенко В.И. Формирование управленческих команд нового поколения: Монография. – М.: РАГС, 2000. – 147 с.
Кочеткова А.И. Введение в организационное поведение. – М.: Интел-Синтез, 2001. – 312 с.
Лэйхифф Д.М., Пенроуз Д.М. Бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2001. – 369 с.
Молл Е.Г. Организационное поведение: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2004. – 245 с.
Моргулис-Якушев С.В. Шесть эффективных методов управления персоналом: что работает в России? // Справочник по управлению персоналом. 2004. № 4. С. 86.
Майерс Д. Социальная психология. – СПб.: Питер, 2000. – 677 с.
Ньюстром Д.В., Дэвис К. Организационное поведение. — СПб.: Питер, 2001. – 186 с.
Орлова Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами. – М.: Изд-во РАГС, 2002. – 394 с.
Почебут Л.Г., Чикер В.А. Организационная социальная психология. Учебное пособие. – СПб.: Изд-во «Речь, 2002. – 298 с.
Почепцов Г.Г. Теория и практика коммуникации. – М:. Центр, 2005. – 126 с..
Психология менеджмента. Учебник для вузов / под ред. Г.С. Никифорова. – 2-е изд., доп и преработ. СПб.: Питер. 2004. – 639 с.
Рюэгг-Шпиорм И., Ахтенхаген Л. Сетевые организационно-управленческие формы – мода или необходимость? // Проблемы теории и практики управления. 2007. № 6. С.74.
Самыгин С.И., Столяренко Л.Д. Психология управления. – Ростов н/Д, 2005. – 354 с.
Спивак В.А. Современные бизнес-коммуникации. – СПб.: Питер, 2002. – 448 с.
Сорока В.А. Нравится ли сотрудникам работать в вашей компании? // Справочник по управлению персоналом. 2004. № 6. С. 90.
Шибутани Т. Социальная психология. / Пер. с англ. В.Б. Ольшанского. – Ростов-на-Дону.: Феникс, 2006. – 341 с.
Хант Д.У. Управление людьми в компаниях: руководство для менеджера. – М.: Олимп-Бизнес, 2005. – 314 с.
Яхонтова Е.С. Эффективные технологии управления персоналом. – СПб.: Питер, 2003. – 272 с.
http://www.docflow.ru/analytic_full.asp?param=30606
http://www.i-u.ru/biblio/archive/sociolorg/7.aspx
http://ru.wikipedia.org/wiki/IBM_Lotus_Notes
www.bat.russia.ru
Приложения
Приложение 1
Способы неформальной коммуникации
Приложение 2
Характеристика вертикальных коммуникаций
Вид коммуникации Цели Виды передаваемой в сообщении информации Нисходя
щие Поставить подчиненным конкретные задачи по выполнению работы.
Оперативно сообщить новости о деятельности организации.
Осуществить инструктирование по выполнению работы.
Обеспечить обратную связь с подчиненными по результатам деятельности.
Предоставить всю информацию, необходимую для выполнения работы.
Обеспечить социальную поддержку подчиненным. Об изменениях в политике организации.
О бюджете организации, его изменении, исполнении.
Директивы вышестоящих органов управления.
О новых системах и процедурах.
Инструкции, информация для выполнения заданий.
О кадровых перемещениях и реорганизациях. Восходя
щие Получить достоверную информацию о ходе выполнения работы и конечных результатах.
Обеспечить обратную связь с руководителем о полученных заданиях.
Изучить мнение подчиненных по интересующим вопросам.
Получить представление об улучшении деятельности организации Отчеты о выполнении работы, возникших в ходе работы проблемах.
Обращения с просьбой получить консультации по интересующим вопросам.
Жалобы подчиненных.
Предложения подчиненных
Приложение 3
Коммуникативные барьеры
Примеры коммуникатив
ных барьеров.
Тип барьера Примеры проявлений Личностные психологическая несовместимость отправителя и получателя. Различия в ценностных суждениях;
компетентность отправителя и получателя (знания, квалификация, навыки, опыт);
негативный прошлый опыт коммуникаций;
селективное восприятие информации;
неумение слушать собеседника;
фильтрация информации;
вредные вербальные привычки (слова и звуки-«паразиты»: «так сказать», «э-э», «это самое» и т.д.
вредные невербальные привычки (жесты, мимика и т.д.) Физические отвлекающий шум, временно заглушающий голос, передающий сообщение;
расстояние между людьми во время общения; «Стены»;
помехи во время радиопередачи . Семантические Различное понимание слов, рисунков, действий (мимики, жестов, пантомимики). Языковые различное понимание одних и тех же слов и выражений;
жаргон, используемый в данной группе;
слэнг. Организационные многоуровневость;
рарушение нормы управляемости;
излишняя централизация, что приводит к информационной перегрузке центра;
излишняя дифференциация подразделений, в результате чего их сотрудники замыкаются на решении проблем собственного подразделения и обмен информацией между ними ограничивается;
неопределенность обязанностей и прав. Культурные различия Культурные различия, проявляющиеся, например, в:
пунктуальности, точности начала совещаний, переговоров и т.п.;
дистанции между общающимися людьми;
использовании вульгаризмов в деловой беседе;
приверженности своему языку при проведении переговоров;
манерах держаться, например, при японцах нельзя держать руки в карманах;
использовании различных жестов;
тоне, громкости голоса при переговорах и т.п. Временные Дефицит времени общения . Коммуникационные перегрузки часть сообщений отсеивается, даже не декодируется
трудность или невозможнос