Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя на примере №931 (ЮЗАО г.Москвы)

СОДЕРЖАНИЕ
Содержание
Введение
1. Теоретические основы эффективного использования рабочего времени руководителя
1.1 Сущность эффективного использования рабочего времени руководителя
1.2 Особенности оценки качества и эффективности использования рабочего времени руководителя
1.3 Показатели качества и эффективности использования рабочего времени руководителя
2. Анализ качества эффективности использования рабочего времени руководителя
2.1 Организационно-экономическая характеристика эффективности использования рабочего времени руководителя
2.2. Анализ эффективности использования рабочего времени руководителя
2.3. Оценка эффективности использования рабочего времени руководителя
3. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
Заключение
Список использованной литературы

Анализ затрат рабочего времени за весь период исследования приведем в таблице 17.
Таблица 17
Анализ затрат рабочего времени за весь период исследования
Наименование работ
(перечень элементов затрат) Продолжительность работ,
всего В том числе Сократить нельзя Можно сократить
или исключить мин. % к итогу мин. % к продолжительности данной работы мин. % к продолжительности данной работы Совещание 140 2,6% 140 100,0% 0 0,0% Визирование документов 255 4,7% 255 100,0% 0 0,0% Телефонные разговоры с начальниками районов ЮЗАО г. Москвы 205 3,8% 200 97,6% 5 2,4% Другие деловые телефонные разговоры 510 9,4% 450 88,2% 60 11,8% Переговоры поставщиками 160 3,0% 150 93,8% 10 6,3% Прием заявок населения 90 1,7% 0 0,0% 90 100,0% Просмотр заявок-требований от юридических лиц 70 1,3% 50 71,4% 20 28,6% Нерегламентированные перерывы 205 3,8% 0 0,0% 205 100,0% Регламентированные перерывы (обед, отдых, личные надобности и т.п.) 645 11,9% 645 100,0% 0 0,0% Контроль заказов 445 8,2% 445 100,0% 0 0,0% Подготовка различных документов 555 10,3% 450 81,1% 105 18,9% Анализ кредиторской задолженности 90 1,7% 90 100,0% 0 0,0% Деловые посещения 365 6,8% 300 82,2% 65 17,8% Рабочие поездки (дорога) 565 10,5% 450 79,6% 115 20,4% Внешние совещания 250 4,6% 250 100,0% 0 0,0% Проведение инструктажей 80 1,5% 60 75,0% 20 25,0% Собеседования с соискателями 30 0,6% 30 100,0% 0 0,0% Обсуждение с заместителем деловых вопросов 280 5,2% 250 89,3% 30 10,7% Объезд АО с контролем исполнения приказов 15 0,3% 15 100,0% 0 0,0% Деловые посещения (Правительство) 265 4,9% 200 75,5% 65 24,5% Общественная работа 60 1,1% 60 100,0% 0 0,0% Изучение специализированной периодической литературы и СМИ 60 1,1% 50 83,3% 10 16,7% Наведение порядка на рабочем месте 60 1,1% 60 100,0% 0 0,0% Итого: 5400 100% 4600 85,2% 800 14,8%
Из анализа затрат рабочего времени за весь период исследования видно, что необходимо руководителю ЮЗАО г. Москвы перераспределить 14,8% рабочего времени сделав особый акцент на Внешние совещания, контроль за заказами и анализ кредиторской задолженности.
Так же руководителю необходимо полностью использовать время для отдыха, что бы не нарушать режим труда и отдыха.
2.3. Оценка эффективности использования рабочего времени руководителя
По результатам анализа эффективности использования рабочего времени руководителя ЮЗАО г. Москвы можно сказать, что оценка эффективности не выше средней, т.е. процесс затрат времени нерационален. Для повышения оценки и эффективной организации рабочего времени руководителя необходимо более внимательно учитывать как факторам внешней среды, так и уделять наибольшее внимание внутренней среде ЮЗАО, а также принимать во внимание психологические факторы личности руководителя.
Основным и значительным фактором внешней среды можно назвать проблемы с транспортом, из-за которых повышаются и так высокие затраты времени на служебные поездки.
К внутренним факторам можно отнести:
- внеплановые, срочные мероприятия, такие как срочные указания либо совещания у вышестоящего руководства;
- избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых форм и материалов;
- несвоевременный ремонт или нерациональное распределение оргтехники на рабочем месте, приводящее к излишним затратам на переход в другие отделы;
- ажиотаж телефонных (служебных) звонков, которые часто прерывают работу.
Негативное влияние на эффективность использования рабочего времени оказывают такие черты характера руководителя как:
- медлительность в действиях;
- повышенная общительность, увеличивающая необоснованные затраты времени.
3. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
Из проведенного анализа можно сделать вывод о том, что процесс руководства построен не рационально и требует больших неоправданных затрат времени, из чего в свою очередь следует факт необходимости повышения эффективности использования рабочего времени руководителем ЮЗАО г. Москва.
Положительной стороной использования рабочего времени руководителем можно назвать – своевременный приход на работу, отсутствие пропусков работы без уважительных причин и добросовестное выполнение должностной инструкции.
Отрицательным фактором использования рабочего времени является – трата времени на проведение совещаний с начальниками отделов по текущим вопросам, меньше, чем было запланировано. Причиной данного фактора является демократический стиль управления.
Не выполнение режима труда и отдыха приводит к переутомлению, стрессу, а следовательно снижает эффективность деятельности и приводит к увеличению затрат рабочего времени.
Для повышения эффективности использования рабочего времени руководителя необходимо.
Необходимо конструктивно использовать рабочее время.
Умение конструктивно использовать свое рабочее время – важный фактор для успешного выполнения всех поставленных задач и результативности вашей работы. Действительно, многие профессиональные сотрудники оказываются в ситуации, когда их трудолюбие не приносит желаемого результата, тогда как их менее усердные, но более удачливые коллеги лихо покоряют вершины карьеры. Но одного трудолюбия мало, прибавьте к нему и профессиональную мотивацию, постоянное самосовершенствование, самоконтроль, готовность к оправданному риску.
Руководители часто сталкиваются с тем, что, распределяя одинаковый объем работы между несколькими сотрудниками, видят, что время, потраченное на выполнение этого задания, у каждого сотрудника разное. Один выполняет работу за 2-3 часа, другой за 2-3 дня. В этом не всегда виноваты «нерадивые» сотрудники, но и немалую ответственность несет сам руководитель подразделения, так как именно он определяет рамки выполнения данной работы. Я думаю, что эта проблема связана с распределением ответственности, как у руководителя, так и у подчиненного. Можно предложить одну из многих линий поведения: научиться самостоятельно (сначала путем проб и ошибок) решать поставленную задачу. Для этого используйте все возможные средства, вплоть до «звонка другу».
Правда, этот метод подойдет не для всех, поскольку ответственность – это дополнительная нагрузка. Ведь гораздо проще следовать должностной инструкции. В случае неудачи виноват будет не специалист, а тот, кто эту инструкцию разработал. В работе важно ориентироваться на результат, брать ответственность за использованные методы и инструменты – это признаки таких людей, которые часто идут на повышение. Руководители подразделений четко распределяют рабочее время сотрудников в течение всего рабочего дня, что дает хорошую дисциплину и результативность работы всей команды, и мы всегда добиваемся успехов. При этом мы не держим всех в ежовых рукавицах, мы даем много возможности для самореализации и саморазвития человека.
Необходимо выделять приоритеты выполняемой работы.
Чтобы научиться эффективно распределять свое рабочее время, необходимо определить приоритеты выполняемой работы. А для этого нужно хорошо представлять ее цель. Именно это помогает правильно понять, что нужно выполнить, а что можно отложить на более спокойный период. Нужно планировать рабочее время хотя бы на следующий рабочий день. Как правило, каждая работа имеет свой срок, к которому она должна быть выполнена; точное знание сроков помогает в расстановке приоритетов. Конечно, приходится вносить коррективы, так как возникают внеплановые ситуации, но при правильной организации труда всегда можно изыскать резерв времени за счет перенесения менее важных дел на другой срок. Только об этом нужно позаботиться и предупредить заинтересованные стороны о том, что сроки выполнения сдвигаются, чтобы коллеги также могли скорректировать свои планы.
Чем выше квалификация работника, чем четче он представляет цель выполняемой работы, тем эффективнее он может применить свои профессиональные навыки. Ведь просто высокопрофессиональные навыки только хороший рабочий инструмент, но плохим инструментом трудно добиться качественного результата. И, конечно, немаловажно, чтобы человек был заинтересован в достижении цели; если он равнодушен, то напрягаться и думать, как лучше и эффективнее сделать дело, он не будет. Недаром, когда человек работает на себя, он обычно работает с максимальной отдачей, ибо ему важен не процесс, а результат. Если хочешь эффективного сотрудника – сделай так, чтобы он работал на себя, тогда он будет заинтересован повышать квалификацию свою и процесс затягивать не будет, и работа будет выполнена качественно и в срок.
Можно порекомендовать 10 способов, позволяющих эффективно управлять временем:
1) Узнайте, чего вы хотите – поставьте перед собой цели.
Поскольку вы не можете изменить время, вы должны изменить способ работы со временем. Этого можно достичь, ставя перед собой сначала незначительные цели, постепенно приближаясь к более серьезным, по мере того, как возрастают ваши познания в управлении временем (тайм менеджменте). Например, поставьте перед собой цель не проверять личный имеил в рабочее время на протяжении одной недели. Под конец недели проанализируйте, достигли ли вы этой цели и поставьте пред собой следующую, или попробуйте снова.
2) Делайте то, что вам необходимо – разработайте план.
Это более выраженная цель, направленная на осуществление определенной части плана для успешного управления временем. Например, запланировав использование всех этих принципов тайм менеджмента, вы, тем самым, добьетесь как возрастания вашей продуктивности, так и уменьшения уровня напряженности.
3) Изучите себя – где вы теряете время.
На протяжении недели следите за тем, что вы делаете каждый день. Ведите наблюдение за своей деятельностью, сколько и что занимает у вас времени, даже обращайте внимание на перерывы, выделенные на личные телефонные звонки и обеды. В конце недели посмотрите на те участки, которые забирают ваше время, и определите для себя, где вы тратите свое время, которое можно было бы употребить для более продуктивной деятельности.
4) Используйте доступные средства – ведите запись.
Инструментами тайм менеджмента являются эффективное направление, дающее конкретность вашим целям и задачи, которые вы должны выполнить. Используйте компьютерную программу либо другие доступные вам средства для управления вашим временем физически, а именно, записывайте те задачи, которые вы планируете осуществить как сейчас, так и в будущем.
5) Уделяйте первостепенное внимание перспективе.
Каждое утро рассматривайте задачи, которые вам нужно выполнить и сортируйте их. Разделите все задачи на неотложные и на те, которые могут еще спокойно подождать в том случае, если у вас нет сейчас времени для них. Сначала сделайте дела первостепенной важности, не откладывая их на потом, иначе под конец дня вы будете опять ощущать напряженность и спешку.
6) Продвигайтесь дальше – создайте определенный режим.
Если у вас есть установленный график, у вас будет больше возможности достигать своих целей каждый день. Когда возникают трудности, возьмитесь за них и постарайтесь их преодолеть, но не позволяйте им выбить вас из колеи на весь день. Как только вы справитесь с проблемой, возвращайтесь к своим задачам.
7) Не бездельничайте – установите временные рамки.
Если на проверку почты у вас уходит всего один час, то установите вначале таймер на один час и делайте это тех пор, пока вы сами не привыкните к этому отрезку времени. День может быть потрачен впустую, если вы сами это допустите, поэтому это может помочь вам не тратить свое дополнительное время на что-то поверхностное, тогда как время необходимо и для других проектов.
8) Попросите о помощи.
Вам не нужно делать всю работу самостоятельно – нет человека, который смог бы сам все осилить. Попросите помощи другого человека, но также будьте готовы в любое время помочь и ему. Сначала хорошо все обдумайте, распределите обязанности, а уж затем попросите о помощи. В худшем случае, вы можете получить отказ. Но это еще не конец света!
9) Не тратте время на ожидания.
Стоите ли вы в очереди продовольственного магазина, либо ждете встречи с доктором, даже если вы сидите в приемной, ожидая собрания, поймите, вам не обязательно тратить свое время на ожидания. Всегда берите с собой что-то, над чем вам можно будет поработать, будь то доклад, который вам нужно прочитать, записная книжка, или ваш КПК, чтобы можно было проверить почту. Продолжайте выполнять свою работу и те задачи, которые вы перед собой поставили. Не позволяйте даже одному мгновению быть потраченному впустую.
10) Будьте реалистичны – не отчаивайтесь.
Если вы поставили перед собой реалистичные цели и следуете тем принципам, которые описаны выше, в вашей жизни все еще могут возникать такие дни, когда вы не сможете со всем справиться. Это нормально! В каждом дне всего лишь 24 часа, все, что вы можете сделать, это научиться работать со временем и управлять собой. Время не поддается изменению, - но поддаетесь вы, и это замечательная работа, которую вы можете сделать. Поймите, что когда-то придет к вам успех и, возможно, других это немного расстроит. Но это жизнь и завтра – новый день!(14, 46)
А также 30 способов борьбы с нехваткой времени:
1. Есть ли у вас в каждый момент ближайшая цель, к которой вы стремитесь?
Составляйте на каждый день список дел, требующих непременного завершения, а кроме того, список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте перечни дел на будущие неделю, месяц. Это поможет лучше распределять время.
2. Учитываете ли вы приоритеты дел?
В списке заданий на день упорядочьте их по важности. Делать это желательно накануне.
3. Находится ли у вас хотя бы час времени для творческой работы?
Используйте для этого «время без телефона» (см. вопрос 16) и утренние часы.
4. Чувствуете ли вы, который час?
Попробуйте провести эксперимент: попытайтесь один рабочий и один выходной день в неделю обойтись без часов. Вы удивитесь, насколько неверно угадываете время. Постарайтесь затем ежедневно определять, который сейчас час. Каждый день расходуйте одно и то же время на рутинную работу. Увидите сами, как день ото дня станут улучшаться ваши оценки времени.
5. Даете ли вы своим коллегам возможность проявить себя?
Больше доверяя им, вы повысите их удовлетворенность трудом и высвободите свое время.
6. Делегируете ли вы рутинную работу?
Подробно проанализируйте свои ежедневные занятия. Какие из них мог бы выполнять менее квалифицированный работник?
7. Удается ли вам делегировать мелкие разовые задания?
Существует много дел, которые совсем не обязательно выполнять самостоятельно. Уточните, не подменяете ли вы канцелярию, скажем, отправляя письма.
8.Делегируете ли вы не только задания и права, но и связанную с ними ответственность?
Только передав ответственность, вы можете быть спокойны за то, что работа будет выполнена.
9. Допускаете ли вы «обратное делегирование»?
Если вы уже передали задания, права и ответственность, старайтесь не вступать в детальные обсуждения с сотрудниками, стремящимися в ходе делегированной деятельности воспользоваться вашей помощью.
10. Есть ли у вас прямые источники информации?
Данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели. Проконтролируйте, по каким каналам поступает к вам информация. Если большое количество этапов неизбежно, то лучше запрашивать письменный отчет у первого лица (из первоисточника).
11. Умеете ли вы говорить «нет»?
Нужно быть готовым дать любому из подчиненных задание, передать ответственность, но слишком много передавать тоже нельзя, иначе уйма времени уйдет на объяснения и согласование действий. Заблаговременно сказанное «нет» той и другой крайности в работе сэкономит время.
12. Выдерживаете ли вы сроки выполнения намеченных дел?
Если в этом вы дисциплинированны, подобное умение улучшает ваш собственный распорядок дня. Точность — еще одно средство экономии времени.
13. Готовы ли вы к необычным ситуациям?
Разработайте заранее «план боя» для критических случаев, которые можно предвидеть. Потерянное из-за неверных решений время обычно не удается наверстать. От хорошего руководителя ждут, что он способен управлять и в чрезвычайных обстоятельствах.
14. Делаете ли вы заметки для внутреннего пользования кратко и лишь в неизбежных случаях?
Проверьте все свои подборки, дела, списки, записи, предназначенные для внутреннего пользования. Нужны ли они вообще? Нельзя ли передать хотя бы часть их компетентным подчиненным? А те, которые должны вести вы сами, нельзя ли формулировать короче, точнее?
15. Реагируете ли вы на все спокойно и рассудительно?
Внезапные импульсивные реакции, как правило, отбирают много времени. Их нельзя отождествлять с быстротой реакции. Меры, принятые под влиянием импульса, обычно приходится отменять. Должный самоконтроль необходим и для экономии времени.
16. Позволяете ли вы телефонным звонкам прерывать дела и тем самым нарушать ваш деловой ритм?
Установите, в какой час рабочего дня вам меньше всего звонят. Назовите этот час «временем без телефона». Зафиксируйте вопросы, по которым секретарь может отвечать самостоятельно.
17. Кто составляет вам распорядок дня?
Проверьте, в какой мере это монополия вашего секретаря. Хорошо, чтобы он(а) занимался этим не один(а).
18. Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время?
Постоянно открытые двери стимулируют сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений, и увидите, насколько быстрее станут решаться поставленные задачи.
19. Принимаете ли вы ежедневно тех, кого не вызывали?
Здесь нужны четкие распоряжения. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по важным вопросам и в порядке исключения. Но все исключения должны лишь подтверждать единожды установленное правило.
20. Много ли времени занимают у вас совещания?
Действительно ли они эффективны? Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.
21. Удается ли вам четко отдавать распоряжения?
Выражайте свои мысли максимально кратко, сообщайте только точные сведения и указания.
22. Работаете ли вы сразу по многим направлениям, начинаете ли несколько дел сразу?
Помните о важном принципе: прежде чем приступать к новому делу, следует завершить предыдущее.
23. Напоминает ли ваш рабочий стол «поле боя»?
Наведите порядок, важные и постоянно нужные таблицы и сводки должны всегда быть под рукой. Просмотрите, что можно убрать со стола. Быстрее найти требующийся документ помогут цветные полоски, скрепки и т. д.
24. Часто ли вы откладываете важные дела?
Если вы привыкнете регулярно вести список приоритетов (см. вопрос 2), отсрочки у вас станут реже. Особо выделите работы, которые нужно выполнить немедленно.
25. Не говорите ли вы излишне медленно?
Спросите об этом людей, с кем вас связывают близкие личные отношения. Медленная и монотонная речь усыпляет, снижает внимание. Вам требуется больше времени, чтобы ввести собеседника в курс дела. Доказано, что в некоторых случаях энергичная речь предпочтительна. Однако следите и за тем, чтобы она не превратилась в скороговорку.
26. Педантичны ли вы?
Скрупулезность вызывает раздражение. Достижение идеального состояния дел требует столько усилий и затрат времени, что они вряд ли окупятся. Нужна разумная мера, середина. Переборщить здесь — все равно что не доделать работу до конца или выполнить ее плохо.
27. Насколько вы нетерпеливы?
Спешка и нервозность тоже увеличивают потери времени. Если вы постоянно ощущаете нетерпение, поставьте перед собой цель научиться расслабляться. Аутотренинг, а иногда и просто желание перестать торопиться приносят хорошие результаты.
28. Много ли вы читаете?
Усвоив методику быстрого чтения, вы повысите свои возможности в получении информации в несколько раз. Но параллельно постарайтесь отсекать менее важные для вас источники информации и сосредоточиться на главном.
29. Чувствуете ли вы себя специалистом по всем вопросам?
Не стремитесь быть им. Советуйтесь с профессионалами, а свои усилия сосредоточьте на управленческих задачах: вашим сотрудникам это будет приятно, да и у вас высвободится больше времени.
30. Как вы относитесь к работе?
Лишь позитивное отношение к своему делу помогает успевать всюду. Кто работает увлеченно, тот работает быстрее. Это одно из наиболее эффективных средств решения проблемы нехватки времени(20, 77).
В качестве еще одной рекомендации могут выступать следующие 33 правила для увеличения продуктивности работы:
1.Избавьтесь от этого! Самый эффективный способ разобраться с задачами - вычеркнуть ненужное из списка. Если что-то не так уж необходимо делать — уберите эту задачу из своего списка «Сделать».
2.Каждодневные цели. Легко растратить свое время на ненужные дела, если вы не сосредоточены на конкретных целях. Ставьте цели на грядущий день. Решите, что вам нужно сделать; на следующий день — сделайте это.
3.Наихудшее — в первую очередь. Для того чтобы справиться с промедлением, учитесь выполнять самые неприятные задачи в начале дня, вместо того, чтобы откладывать их до самого конца. Маленькая победа задаст продуктивный тон всему дню.
4.Пиковое время. Определите время дня, в которое вы обладаете наибольшей продуктивностью и запланируйте на это время самые важные задачи. Работайте над менее важными задачами в менее продуктивное время.
5.Зоны не-взаимодействия. Для работы, требующей максимального сосредоточения, выделите промежутки времени, в которые вас не должны отвлекать. На периоды, когда вы открыты для взаимодействия с другими, планируйте самые легкие задачи; более трудные же проекты оставляйте на свои зоны не-взаимодействия.
6.Маленькие верстовые столбы. Приступив к задаче, определите цель, не достигнув которую вы не прекратите работать. Если вы пишете книгу, то можете решить, что не встанете со стула, пока не напишите как минимум тысячу слов. Достигните этой цели, чего бы вам это не стоило.
7.Timeboxing (Жесткое ограничение времени). Для того чтобы как-то сдвинуть задачу с места, выделите себе ограниченный период времени — 30 минут, например. Не заботьтесь о том, насколько далеко вы продвинетесь. Просто работайте в течение выделенного времени.
8.Пакетный режим. Объедините схожие задачи (вроде телефонных звонков) в одну группу, а затем расправьтесь с ними за один присест.9.Ранняя пташка. Вставайте рано утром, например в 5 утра, и сразу приступайте к работе над вашей самой важной задачей. Скоро вы обнаружите, что успеваете сделать до 8 утра столько, сколько другие не могут и за день.
10.Уголок тишины. Берите свой ноутбук (без возможности доступа в Сеть) и отправляйтесь в какое-нибудь тихое местечко (вроде библиотеки, парка, кофейни или собственного заднего двора), в котором вы сможете спокойно, не отвлекаясь поработать. Оставьте все свои средства связи дома.
11.Темп. Обдуманно выберите нужный ритм и постарайтесь действовать чуть быстрее, чем обычно. Говорите быстрее. Ходите быстрее. Печатайте быстрее. Читайте быстрее. Приходите домой раньше.
12.Расслабление. Уменьшайте стресс, создавая расслабляющее, спокойное рабочее место.
13.Повестка дня. Подготовьте и предоставьте четкий план мероприятия всем его участникам заранее. Это основательно увеличит эффективность мероприятия. Можете использовать это и для телефонных переговоров.
14.Парето. Принцип Парето гласит — 80% того, что нужно сделать, требует от вас всего 20% усилий. Сфокусируйте свои усилия на этих критически важных 20% и не слишком перетруждайтесь на оставшихся 80%.
15.Готовьсь-Пли-Целься. Избавляйтесь от своей привычки откладывать — начинайте действовать сразу, как только поставили цель. Даже если не успели составить четкий план действий. Вы всегда сможете скорректировать направление в процессе движения.
16.Человек минуты. Как только вы получили информацию, нужную для принятия решения, ставьте таймер на 60 секунд — это ваше время для принятия решения. У вас будет целая минута на то, чтобы посомневаться и поколебаться, но по истечении ее — имейте четкое решение. Как только решение принято, сделайте что-нибудь, чтобы придать этому решению ход.
17.Дедлайн. Установите предельный срок, когда работа должна быть выполнена. Используйте его как ориентир для того, чтобы не сбиться с пути.
18.Обещание. Расскажите людям о своих решениях; они помогут вам не отказаться от них в дальнейшем.
19.Пунктуальность. Чего бы это ни стоило, приходите вовремя. И даже пораньше.
20.Кратковременное чтение. Используйте чтение для того, чтобы заполнить короткие паузы ожидания, вроде стояния в очереди, ожидания встречи или пока готовится кофе. Если вы — мужчина, можете читать даже когда бреетесь (желательно, электробритвой). Это 365 статей в год.
21.Резонанс. Визуализируйте свои цели, как будто они уже достигнуты. Войдите в состояние, как будто вы уже достигли цели. Сделайте это реальным в своем сознании, и скоро оно будет по настоящему реальным.
22.Частые вознаграждения. Устраивайте себе частые поощрения за достижение малых и больших целей. Посмотрите кино, сходите на профессиональный массаж, или проведите день в парке развлечений.
23.Квадрант 2. Отделите по настоящему важные задачи от просто срочных. Выделите промежутки времени для работы с задачами квадранта 2, которые являются важными, но редко срочными — такие как физическая тренировка, написание книги, или поиск близкого человека.
24.Континуум (Непрерывное поле деятельности). В конце рабочего дня определите задачу, над которой будете работать завтра утром и подготовьте все необходимые материалы для этого. Следующий день начинайте с работы над этой задачей.
25.Разделяй и властвуй. Разбейте сложный проект на меньшие, четкие задачи. Сосредоточьтесь на выполнении всего одной такой задачи.
26.Одно в один момент. Когда начали работу над задачей — продолжайте работать над ней, пока не сделаете полностью. Не переключайтесь в середине работы. Когда что-то отвлечет вас, просто запишите это, для того, чтобы разобраться позже — когда закончите.
27.Совершенно случайно. Возьмите совершенно произвольную часть проекта, и выполните ее. Оплатите первый попавшийся счет. Сделайте один звонок.
28.Безумно плохо. Победите высокую требовательность к себе, сделав свою работу максимально, ужасно плохо (зная, что вам не надо ни с кем делиться результатами). Напишите статью о вкусе соли, сделайте ужасно нефункциональный веб-сайт или напишите бизнес-план, гарантирующий вам разорение в первый же год. Теперь, сделав такую ужасную попытку, дальше можно делать только лучше.
29.30 дней. Выберите привычку, которую хотите у себя выработать и дайте себе слово посвятить этому всего 30 дней. Временное обязательство всегда легче сдержать, нежели бессрочное.
30.Делегируйте. Поручите кому-нибудь сделать это за вас.
31.Перекрестное опыление. Займитесь боевым искусством, начните вести блог или присоединитесь к какой-нибудь группе развития. Часто вы можете найти в одной области идею, которая увеличит вашу продуктивность в другой.
32.Интуиция. Доверяйте своим инстинктам. Часто они оказываются правыми.
33.Оптимизация. Определите процесс, который вы выполняете наиболее часто и опишите его по шагам. На бумаге улучшите эти шаги так, чтобы достигать большей эффективности. Теперь проверьте ваш новый процесс на практике. Иногда мы не можем увидеть то, что находится у нас перед самым носом, пока не рассмотрим это под микроскопом(18, 39).
Заключение
Сегодня все чаще говорят о важности тайм-менеджмента в современных российских организациях. И если в нашей стране эта отрасль знаний стала популярной сравнительно недавно, то на Западе она появилась еще в середине прошлого столетия. Главная задача тайм-менеджмента – эффективно и грамотно организовать свое время.
Почему тайм-менеджмент стал актуальным именно сегодня? Это связано, прежде всего, с тем, что в несколько раз увеличилась нагрузка на сотрудников и руководителей компаний. Масштаб ежедневных дел рядового управленца вырос так, что ему стало не хватать времени как на работе, так и в личной жизни. Некоторые руководители пытаются исправить ситуацию путем таких непопулярных мер как увеличение времени рабочего дня, что фактически лишает работников драгоценных часов отдыха и семейной жизни.
Самое интересное, что если важность тайм-менеджмента осознают многие руководители, то вот времени на внедрение его методик хватает далеко не у каждого. В результате страдает эффективность работы, и снижается работоспособность сотрудников. Конечно, это не просто и стоит не так дешево, но время – это бесценный ресурс, который невозможно восполнить. Поэтому, стоит уделить решению данной проблеме особое внимание.
Не стоит отчаиваться, так как есть много полезных советов специалистов, которые помогут вам настроить качественное и результативное управление временем. Следуя этим несложным пунктам, вы сможете на деле ощутить пользу тайм-менеджмента.
Итак, вот некоторые рекомендации:
Если вы занимаете руководящую должность, то пусть ваши подчиненные самостоятельно распоряжаются временем. Не стоит формировать графики работы ваших сотрудников в соответствии со своим расписанием работы. Работники сами распределят свое время таким образом, чтобы достигнуть максимальных результатов деятельности. Поверьте, уже совсем скоро вы сможете наблюдать успехи своих служащих.
Если вы хотите, чтобы рабочее время использовалось с максимальной эффективностью, то вам стоит задуматься о целесообразности таких вещей как постоянное написание ненужных никому отчетов и проведение формальных, ничего не решающих заседаний. Все это можно реализовать другими способами, которые займут в два раза меньше вашего времени. Например, форму отчета можно значительно сократить, а вопросы, предназначавшиеся для заседания, решить по телефону или электронной почте.
Избавьте себя и своих сотрудников от разного рода бюрократических процедур. Однако, не стоит отказываться от таких важных элементов взаимодействия с работниками как беседы с работников о его правах и обязанностях, обучение коллектива, разъяснение сотруднику миссии организации и его роли в развитии компании. Это время не будет потрачено впустую. Напротив, если человек понимает для чего и как он должен работать, то он будет работать эффективнее и быстрее.
Важность тайм-менеджмента заключается и в том, что вы сможете делегировать некоторые из своих дел своим коллегам. Не пытайтесь все дела выполнять самостоятельно. Вы только зря потратите время, чего можно избежать, если дать простой инструктаж другим работникам. Появившееся свободное время вы сможете потратить на дела, которые откладывали на выходные.
Правильно определяйте приоритеты. Необходимо отличать первостепенные дела от тех, которые можно отложить на более позднее время. И не тяните попросту время, ссылаясь на лень или плохую погоду. Не стоит тратить время на пустую болтовню с коллегами, если это, конечно, не обеденный перерыв. Просто сядьте и сделайте то, что вы задумали. Ведь время – это и есть деньги.
Серьезно задумайтесь о своих целях в плане жизни и работы. Только тогда вы сможете понять, на что стоит отдавать больше времени, а на что его не стоит тратить совсем. Так вы сможете понять определенную очередность тех или иных шагов, ведущих к достижению цели.
Грамотно планируйте рабочий день. Для этого сегодня есть масса возможностей: и органайзеры, и планировщики, и различные специализированные компьютерные программы. Пусть это получится не с первого раза, но со временем вы научитесь делать это быстро и легко. Конечно, результаты вы увидите не на следующий день, но они обязательно порадую вас в будущем.
Учитывайте биоритмы, которые способны в достаточно серьезной мере влиять на работоспособность вас и ваших сотрудников. Определите время суток, когда вам легче всего выполнять ту или иную работу. Тогда вы сможете эффективно распределить рабочее время.
Итак, если вы еще не осознали важность тайм-менеджмента, то приведем несколько веских аргументов в его пользу. Тайм-менеджмент помогает быстро принимать решения. Это очень важно в современном деловом времени, где успех зависит иногда от того, насколько быстро вы отреагировали на ту или иную ситуацию. Управление временем позволяет контролировать практически все происходящие вокруг вас процессы, без чего невозможно представить эффективность деятельности организации. Чтобы у вас хватало времени на восприятие большого количества информации, необходимо грамотно распределять свое время.
Список использованной литературы
Абалкин Л.И. Конечные результаты. – М.: Экономика, 2005.
Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений. – М.: Букс, 2006.
Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка; учеб, пособие. — М.: ОАО "Изд-во "Экономика", 2008.
Бовыкин В.И. Новый менеджмент. Учебник.- М.: «Экономика», 2004.
Васькин А.А. Оценка менеджеров. Учебно-практическое пособие.- М.: Компания Спутник+, 2000.
Веснин В.Р. Менеджмент : Учебник.М.: -ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник.- М.: Изд-во МГУ, 2005.
Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, \2007.
Гоберман М.Д. Нормирование труда и заработная плата в строительстве. – М., 2008.
Джеральд Гринберг, Роберт Бейрон. Организационное поведение: от теории к практике.- М.: ООО»Вершина», 2004.
Егоршин А.П.. Управление персоналом. Нижний Новгород 2007.
Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 2005.
Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. – М., 2007.
Иванцевич Д.М., Лобанов А.А. Человеческие ресурсы управления: основы управления персоналом. -М., 2003.
Коротков Э.М. Концепция Российского менеджмента.- М.: ООО Издательско-Консалтинговое Предприятие «ДеКА, 2004.
Кричевскй Р.Л. Если вы – руководитель… - М., 2007.
Мескон М.Х., Альберт М, Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: «Дело», 2002.
Мыльник В.В., Титаренко Б.П.Системы управления. Учебное пособие.- М.: «Экономика и финансы», 2002.
Научная организация труда в управлении производственным коллективом. Общеотраслевые научно-методические рекомендации. М. Экономика. 2001.
Одегов Ю.Г. Журавлев П. В. Управление персоналом. -М., 2007.
“Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 2004.
Основы управления персоналом. -М., 2006.
Прентис С. Интегрированный тайм-менеджмент. Новые инструменты управления временем для очень занятых людей. М.: Диля., 2007.
Пушкарев Н.Н., Матвеев А. В. Управленческая деятельность руководителя фирмы: Учеб. Пособие / Под ред. Н.Ф. Пушкарева — М.: Хронограф, 2008.
Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика: Учебник. -М.: ИНФРА-М, 2004.
Современный руководитель: проблемы формирования-Материалы региональной научно - практической конференции. - Екатеринбург, 2008.
Старобинский Э.Е. Как управлять персоналом / Издание 4-е, перераб. И доп. - М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008.
Столярова В.М. Функции и оценка результатов труда работников аппарата управления: социально-экономические проблемы труда служащих предприятий и органов государственного управления в условиях рынка. – М.: Экономика, 2005.
Татарников А.А. Управление кадрами в корпорациях США, Японии, Германии. -М., 2002.
Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента. -М.,2005.
Тупицын А.Л. Организация управленческого труда в коммерческих предприятиях. Новосибирск, 2004.
Туренко Б.Г. Эффективность формирования кадров управления. — Иркутск: Изд-во ИГЭА, 2006.
Управление персоналом организации. Под ред. Кибанова А.Я.-М., 2007.
Управление персоналом организации: Практикум. Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2006.
Черкасов Ю.М. Информационные технологии управления. Учебное пособие.- М: «ИНФРА-М», 2001.
2