Совершенствование организации делопроизводства в муниципальном образовании на примере 2-х - 3-х МО СПб и Лен. обл.

Содержание
Введение
Глава 1. Нормативно-правовое обеспечение местного самоуправления в Российской Федерации
1.1. Понятие и методы управления документооборотом в организации
1.2. Характеристика современных систем управления электронными документами
1.3. Нормативно-правовые аспекты документационного обеспечения управления органов местного самоуправления
Выводы
Глава 2. Анализ деятельности муниципальных образований и организации делопроизводства
2.1. Характеристика деятельности муниципального образования муниципальный округ «Ржевка» Красногвардейского района г. Санкт-Петербурга
2.2. Характеристика деятельности администрации муниципального образования «Всеволожский муниципальный район» г. Всеволожска Ленинградской области
2.3. Характеристика деятельности Инспекции Федеральной налоговой службы России по Всеволожскому району
2.4. Сравнительный анализ делопроизводства исследуемых муниципальных образований
Выводы
Глава 3. Пути совершенствования информационного обеспечения организации делопроизводства в муниципальных образованиях
3.1. Выбор системы электронного документооборота
3.2. Внедрение автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в муниципальных образованиях
Выводы
Заключение
Список литературы
Приложения

В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы — достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, которыми и являются исследуемые муниципальные образования, то наиболее оптимальным решением видится системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело». При умеренной стоимости системы, с одной стороны, содержат весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагают широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Mikrosoft.. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Directum и Optima-Workflow.
В итоге, системой, наиболее соответствующей особенностям и потребностям исследуемых муниципальных образований на наш взгляд является «Дело», которая обеспечивает не только весь необходимый функционал организации электронного документооборота, но и надежность защиты информации.
Кроме этого, следует обратиться к данным по статистике внедрения систем электронного документооборота в России (рис. 3.1). Из указанных данных заметно, что по количеству внедрений лидирует система электронного документооборота «Дело». Это говорит о достаточно положительном опыте ее использования, удобстве использования и определенной полноте функциональных возможностей.
Рис. 3.1. Статистика внедрения систем электронного документооборота
за 2008-2009 гг. на территории России
Таким образом, говоря о необходимости внедрения полноценной, соответствующей потребностям и специфике работы исследуемых муниципальных образований, системы электронного документооборота, совместимой с другими средствами информационного обеспечения принятия управленческих решений, наилучшим выбором будет являться система «Дело».
3.2. Внедрение автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в муниципальных образованиях
Цель осуществления проекта: Повышение эффективности муниципальных образований за счет снижения трудоемкости работы сотрудников, ускорения и повышения качества обработки информации и документов, с постепенным переходом к безбумажному документообороту.
Проблемы, на решение которых направлен проект: После внедрения электронной системы управления документами возможен переход на более качественный уровень работы муниципальных служащих и применение полноценного безбумажного документооборота, что является одним из направлений, определенных Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации.
Для кого адресован проект: Система предназначена для установки на рабочие места высших должностных лиц, руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений органов местного самоуправления, всех специалистов, участвующих в процессе работы с документами, сотрудников отделов делопроизводства (канцелярий).
Новизна и особенности проекта:
Использование современной системы «Дело», автоматизирующей этапы делопроизводства;
Использование ЭЦП для безбумажного документооборота;
Использование высокопроизводительных поточных сканеров;
Применение штрихкодирования.
Требования к автоматизированной системе:
При создании Системы устанавливаются и утверждаются единые технологические принципы учета и обработки документов.
Система должна обеспечить перевод существующей методики работы с документами на качественно новый уровень, автоматизировать задачи, направленные на обеспечение полностью «электронного» документооборота.
Система должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений органов местного самоуправления, участвующих в технологических процессах работы с документами.
Этапы реализации проекта:
Подготовительный этап (с июля 2010 года по ноябрь 2010 года).
Пилотный проект (с декабря 2010 по март 2011 года).
Реализация проекта (с апреля по декабрь 2011 года).
Подготовительный этап:
Изучение предложений основных разработчиков систем электронного документооборота в России, с учетом требований исходящих из опыта эксплуатации системы электронного документооборота (на базе Lotus Notes), новых достижений и соответствия основным стандартам в этой области.
Определение системы наиболее отвечающей потребностям, предъявляемым к современным системам электронного документооборота и делопроизводства в органах государственной власти и ОМС.
Выбор системы - Система электронного документооборота и делопроизводства «Дело».

В ходе разработки проектных мероприятий по внедрению автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в муниципальных образованиях были определены основные требования к создаваемой системе, среди них:
Масштабируемость (система первоначально может быть введена в действие на одном рабочем месте, а в дальнейшем распространена на неограниченное число мест).
Корпоративность (предполагает обеспечение «прозрачного» доступа пользователей к документам, зарегистрированным в системе).
Управляемость (система не требует коренной переналадки при структурной реорганизации учреждения).
Открытость (характеризуется наличием в системе интерфейсов прикладного программирования, предназначенных для самостоятельного создания заказчиком приложений, а также организации обмена данными с другими системами).
Защищенность (обеспечивается предоставлением пользователям ранжированного доступа к базам данных, применением средств шифрования и электронно-цифровой подписи).
Телекоммуникационность (предполагает организацию удаленного доступа пользователей к информации через телекоммуникационные сети, а также через Internet/Intranet).
Поддержка электронного документооборота, осуществляемого территориально-удаленными органами, средствами электронной почты, встроенной в систему.
На основе данных, полученных при обследовании документооборота, специалистами компании «Корпоративные системы» был подготовлен комплект технологической документации по внедрению системы «Дело» в муниципальных образованиях.
2. Пилотный проект. Было решено, что для небольших подразделений достаточно иметь однопользовательский вариант системы «Дело» («Дело-Секретарь») со встроенной СУБД, для подразделений же с числом пользователей свыше 2 человек, целесообразно применение системы «Дело-Предприятие» и мощного сервера управления базами данных Microsoft SQL Server.
Для развертывания системы была образована рабочая группа в составе сотрудников отдела автоматизации деловых процессов компании «Корпоративные системы», управления информационных технологий и общего отделов муниципальных образований.
Рабочей группой были выполнены такие мероприятия, как установка комплексов системных и прикладных программных средств, настройка необходимых подсистем, справочников и рубрикаторов, создание статистических и аналитических отчетов, шаблонов печатных форм, обучение сотрудников администрации края работе в системе «Дело». Попутно решались и вопросы компьютерного, телекоммуникационного оснащения.
Рассмотрим более подробно функциональные возможности системы «Дело». Работа начинается со входа в программу путем ввода пароля, первоначальное окно программы имеет следующий вид (рис 3.2.).
Рис. 3.2. Функциональные возможности системы «Дело»
В этом окне пользователи могут выбрать вид операции, которую собирается осуществить:
1. Регистрация документов. При регистрации в системе формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. РКК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства (рис. 3.3). К карточке могут быть прикреплены файлы, содержащие тексты или графические образы самих документов.
Система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Для облегчения и ускорения процедуры регистрации используются следующие инструменты:
задание автоматически заполняемых значений реквизитов (по умолчанию);
заполнение реквизитов путем выбора нужного значения из заранее настроенного справочника;
перечень наиболее часто используемых стандартных текстов;
установление ссылок на другие документы;
отнесение документа к тематическим рубрикам и др.
Рис. 3.3. Пример электронной РКК в системе «Дело»
2. Работа с файлами (электронными документами). К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «Дело», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа).
Система также предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
Для организаций с большим документопотоком реализована возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту. (Опция «Поточное сканирование»).
Система предоставляет возможность гибкой настройки параметров поточного сканирования:
расположение штрих-кода на документе или чистом листе бумаги;
поддержка работы с двусторонним сканером;
способ обработки (создание графического изображения, текстового файла или комбинированный вариант);
форматы изображения (TIFF, GIF, JPG, PNG), и распознавания (TXT, RTF, DOC, HTML, CSV, DBF, XLS, PDF).
Для реализации данной функции используется программное обеспечение компании ABBYY – FineReader 6.0 или 7.0 Scripting Edition.
3. Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль). Система обеспечивает работу с несколькими видами поручений (рис.3.4):
Рис. 3.4. Окно работы с резолюциями в системе «Дело»
резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Руководители могут вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «Дело». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
4. Кабинеты. Система предоставляет пользователю «виртуальное рабочее место» – его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д. (рис. 3.5).
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе. Папки кабинета:
«Поступившие»
«На исполнении»
«На контроле»
«У руководства»
«На рассмотрении»
«В дело»
«Управление проектами документов»
«На визировании»
«На подписи».
Рис. 3.5. Окно работы в кабинете пользователя системы «Дело»
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса. Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
5. Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов. Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Должностные лица, которым направлен документ,  могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта.
Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции. В случае, если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.
6. Прием и внешняя рассылка документов. Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «Дело» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «Дело», установленной в организации-адресате).
Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т.п.
Система «Дело» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров. Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Служащие муниципальных образований могут в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты. Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
7. Движение документов внутри муниципальных образований. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками. Система позволяет пересылать регистрационную карточку с прикрепленными к ней файлами в кабинет любого сотрудника. При этом сама РК хранится на сервере, а в папке кабинета отображается ссылка в форме записи о документе.
Таким образом, можно разослать документ во все подразделения без его физического копирования. При этом удаление записи из кабинета не приводит к полному удалению РК. При традиционной технологии делопроизводства документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи служащие могут автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям). Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих  журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
8. Формирование дел. В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов (прикрепленных к РК файлов) – рис. 3.6.
Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы муниципальных служащих по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Рис. 3.6. Окно работы с описями дел в системе «Дело»
Система «Дело» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «Архивное дело». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
9. Информационно-справочная работа. Система предоставляет широкие поисковые возможности для быстрого и удобного получения любой информации, накопленной и сохраненной в базе данных. Она позволяет мгновенно находить документы, поручения и проекты документов по значению любых реквизитов и их произвольному сочетанию. Также возможен полнотекстовый поиск по содержанию файлов, прикрепленных к регистрационным карточкам (рис. 3.7).
Пользователям доступно создание поисковых запросов любой сложности и их сохранение для последующего многократного использования. Поисковый запрос может быть сформирован как «с нуля», так и на основе ранее созданного шаблона. В одном запросе могут сочетаться различные виды поиска: на точное совпадение, по различным диапазонам значений и др.
Рис. 3.7. Окно поиска информации в системе «Дело»
Для удобства доступа отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Механизмы рубрикации документов (отнесения к определенной теме) и их связывания между собой позволяют быстро, точно и без дополнительных усилий находить все документы по определенной тематике или вопросу и при необходимости легко разбираться в истории проблемы. Следует отметить, что возможности поиска документов для каждого пользователя определяются в соответствии с настроенными для него правами доступа к информации. Например, можно ограничить доступ к документам какой-либо картотеки, группы или грифа секретности.
Кроме этого, в системе существуют встроенные инструменты для получения формализованных отчетов, предоставляющих полную информацию о ходе работы с документами (в дополнение к стандартному поисковому механизму). Эта функция позволяет мгновенно получать интересующие руководство статистические данные по документообороту в соответствии с заданными параметрами. Система автоматически обрабатывает данные и представляет их в виде готового документа в формате Word с возможностью вывода на печать средствами текстового редактора. Пользователям доступно получение следующих отчетных форм:
Сведения о документообороте.
Сводка об исполнении.
Справка-напоминание об исполнении поручений.
Сведения о документообороте по корреспондентам и гражданам.
Сведения о работе должностных лиц/подразделений с документами.
Полученная таким образом информация служит для оценки эффективности работы как всего управленческого аппарата, так и конкретных должностных лиц (исполнителей) и дальнейшего принятия мер совершенствования исполнительской дисциплины. Возможность гибкой настройки параметров для каждого отчета обеспечивает максимальную точность и качество результатов поиска и удобство работы с системой.
10. Удаленный доступ к данным и функциям. В системе «Дело» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «Дело -WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Для успешной организации удаленной работы достаточно web-браузера Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше) или полностью совместимого с ним программного обеспечения (рис. 3.8).
«Дело-WEB» предоставляет практически все основные вышеописанные функциональные возможности:
регистрация документов (с автоматическим заполнением некоторых полей РК);
регистрация связанных документов;
прикрепление файлов к РК;
заверение и проверка ЭЦП прикрепленных к РК файлов;
вынесение резолюций по документу и контроль исполнения;
ввод отчетов об исполнении поручений;
работа в папках кабинета (просмотр поступивших в кабинет документов);
согласование (визирование) и подписание проектов документов;
поиск документов и поручений по значениям их реквизитов;
полнотекстовый поиск документов;
использование разнообразных встроенных поисковых запросов;
разграничение прав доступа к данным и функциям.
Рис. 3.8. Окно работы в опции «Дело -WEB»
Универсальный веб-доступ ко всем корпоративным документам и возможность эффективной удаленной работы с ними позволяют системе «Дело» стать полноценной основой для формирования единого информационного пространства в организации любого масштаба и уровня. Активное использование удаленного доступа создает предпосылки для увеличения мобильности персонала. Руководители и специалисты, находящиеся вне учреждения (в служебных поездках, командировках и т. п.), имеют возможность участвовать в принятии решений по документам, их исполнении и контроле.
Применение веб-технологий позволяет значительно упростить архитектуру корпоративной системы документооборота, поскольку не требует установки на рабочих местах пользователей основного клиентского приложения. Работа самих пользователей системы также упрощается, благодаря интуитивно понятному и простому в использовании интерфейсу.
Для стоимостной оценки экономических результатов (Ру1) проекта по внедрению системы «Дело» в муниципальных образованиях можно воспользоваться следующими показателями экономического эффекта, рассчитывающимися по формулам:
1. Снижение ошибок.
где: Д – объем документов в год (400000 шт.); Во – уменьшение ошибок в течение года, % (2%); Со – стоимость исправления ошибок, руб. (80 руб.).
Отсюда: = 400000 * (2 * 80 / 100) = 640000 руб.
Уменьшение ошибок в год приносит муниципальным образованиям экономический эффект в размере 640000 руб. в год.
2. Повышение производительности труда работников муниципальных образований.
где: Ср – стоимость выполнения функций, руб./мес. (25000); Св – стоимость одного часа работника, руб./ч. (52); Тв – время выполнения функции, ч (185 ч.).
Отсюда: = 25000 – 52 * 185 = 15380 руб./мес.
Повышение производительности труда приносит муниципальным образованиям 153800 руб. в месяц, соответственно 184560 руб. в год. (153800 * 12)
Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект (Эинт), определяется как сумма текущих экономических эффектов за весь период, приведенная к начальному шагу (начальному году расчетного периода) или как превышение интегральных экономических результатов над интегральными затратами:
,
где: Р – экономические результаты осуществления мероприятий за расчетный период, руб.; К – затраты на осуществление мероприятий за расчетный период, руб.
Таблица 3.3
Затраты на внедрение системы «Дело»
Статья затрат Затраты, руб. Стоимость системы «Дело» (по акции) 7560 Стоимость услуг по внедрению проекта специалистов компании BSC
117350 Итого 124910
Теперь нужно рассчитать сумму всех показателей экономического эффекта:
Р = + = 640000 + 184560 = 824560 руб. в год.
Таким образом, можно рассчитать чистый дисконтированный доход (ЧДД).
Ээ = ЧДД = Р – К
Ээ = 824560 – 124910 = 699650 руб. или 699,65 тыс. руб.
Проведенные расчеты показывают высокий экономический эффект (699,65 тыс. руб. в год) от внедрения системы «Дело» в исследуемых муниципальных образованиях.
Выводы
В рамках выполнения данной дипломной работы нами определена цель проекта по внедрению автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в муниципальных образованиях. Данный проект обеспечит повышение эффективности муниципальных образований за счет снижения трудоемкости работы сотрудников, ускорения и повышения качества обработки информации и документов, с постепенным переходом к безбумажному документообороту.
Также нами выявлены проблемы, на решение которых направлен проект, а именно: после внедрения электронной системы управления документами возможен переход на более качественный уровень работы муниципальных служащих и применение полноценного безбумажного документооборота, что является одним из направлений, определенных Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации.
Система предназначена для установки на рабочие места высших должностных лиц, руководителей и заместителей руководителей структурных подразделений органов местного самоуправления, всех специалистов, участвующих в процессе работы с документами, сотрудников отделов делопроизводства (канцелярий).
Новизна и особенности предлагаемого проекта заключаются в использовании современной системы «Дело», автоматизирующей этапы делопроизводства; использовании ЭЦП для безбумажного документооборота; использовании высокопроизводительных поточных сканеров; применении штрихкодирования.
В результате проведенных работ по реализации проекта по внедрению автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в исследуемых муниципальных образованиях будет создан базовый фрагмент системы электронного документооборота, который обеспечивает автоматизацию следующих делопроизводственных функций:
Централизованная, децентрализованная или смешанная регистрация всей входящей корреспонденции (включая письма и обращения граждан).
Регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов.
Автоматическая отправка уведомлений корреспондентам о регистрации документов.
Списание документов в дело в соответствии с принятой номенклатурой дел.
Учет и контроль движения и исполнения документов.
Поиск документов по любому набору реквизитов РК, а также полнотекстовый поиск.
Получение статистических и аналитических отчетов по документообороту.
Работа с взаимосвязанными документами.
Web-доступ к информации о документах и самим документам.
Разграничение прав доступа пользователей к задачам и функциям системы.
Доступ к данным через стандартный API-интерфейс.
Отправка исходящей корреспонденции средствами встроенной в систему электронной почты.
Экономический эффект реализации проекта достигается за счет:
Оперативности делопроизводства.
Взаимодействия муниципальных служащих в сфере делопроизводства.
Экономии расходных материалов (бумага, картриджи).
Уменьшения затрат на эксплуатацию транспортных средств для доставки корреспонденции.
Создания электронной базы данных документов служебной корреспонденции, нормативно-справочной информации, обращения граждан.
Заключение
В соответствии с положениями ФЦП «Электронная Россия» и Концепцией формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, перед органами государственной власти и местного самоуправления стоят задачи создания условий для повышения качества оказания государственных услуг с использованием современных информационных технологий (внедрения электронного документооборота, создания порталов госуслуг и т.п.).
В ходе выполнения дипломной работы были проведен анализ деятельности муниципального образования «Всеволожский муниципальный район» г. Всеволожска Ленинградской области, муниципального округа «Ржевка» и ИФНС России по Всеволожскому району Ленинградской области.
Проведенный сравнительный анализ делопроизводства исследуемых муниципальных образований выявил основные проблемы, связанные с организацией эффективного процесса делопроизводства, в частности:
потери регистрационных карточек;
замещение части введенной в карточки информации данными из других источников;
не отвечающая сегодняшним реалиям система защиты информации;
невозможность организации взаимодействия системы делопроизводства с почтовыми системами для приема и отправки контрольных карточек, резолюций и самих документов;
отсутствие механизмов, предусматривающих сохранность данных при сбоях в работе локальной вычислительной сети (ЛВС);
неудовлетворительным образом организованное разграничение прав доступа пользователей к задачам и функциям системы, отсутствие протоколирования работы пользователей.
Целью мероприятий по внедрению автоматизированной системы делопроизводства «Дело» в муниципальных образованиях является повышение эффективности муниципальных образований за счет снижения трудоемкости работы сотрудников, ускорения и повышения качества обработки информации и документов, с постепенным переходом к безбумажному документообороту.
Способы достижения поставленной в проекте цели:
развитие системы электронного документооборота и делопроизводства в органах местного самоуправления;
обновление парка вычислительной техники, не соответствующей минимальным техническим требованиям;
приобретение сканеров и организация поточного сканирования бумажных документов;
приобретение средств защиты информации ViPNet;
разработка регламентирующих документов по использованию системы.
В ходе реализации проекта по внедрению автоматизированной системы делопроизводства «Дело» при ее выборе в исследуемых муниципальных образованиях учитывались такие ее характеристики, как:
функциональные возможности;
технические возможности;
быстрота освоения;
простота использования;
стоимость программного продукта.
Система «Дело» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи