Кадровое делопроизводство в структуре предприятия и пути его совершенствования

Содержание
Введение
1. Определение основных направлений работы кадровой службы
1.1Оптимизация организационной структуры компании
1.2 Реинжиниринг бизнес-процессов по управлению персоналом
1.3 Система оплаты труда и компенсаций
1.4 Обучение и развитие персонала
1.5 Оценка персонала
1.6 Внутрикорпоративные диагностические исследования
2. Последствия ошибок в делопроизводстве
3. Краткая характеристика компании «SNS»
I. Место отдела кадров в структуре ООО «SNS»
1.1 Положение об отделе кадров
1.2 Связь коммерческой деятельности с кадровой службой
1.2.1 Подбор кадров, корректировка корпоративной культуры
1.2.2 Отрицательные стороны кадровой системы компании ООО «SNS»
1.2.3 Предложения по устранению выявленных недостатков
1.2.4 Структура отдела кадров
1.2.5 Функции отдела кадров
II Состав кадровой документации
2.1 Приказ о приеме на работу
2.2 Личная карточка работника
2.3 Трудовой договор
1.3 Должностные инструкции
1.3.1 Должностная инструкция начальника отдела кадров
1.3.2 Должностная инструкция специалиста по кадрам
III Организация работы с персональными данными
3.1 Общие положения
3.2. Основные понятия и состав персональных данных работников
3.3 Сбор, обработка и защита персональных данных
3.4 Передача и хранение персональных данных
3.5.Доступ к персональным данным работников
3.6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
Заключение
Список использованных источников

– информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
– документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
3.2.2. В состав персональных данных работников компании входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.
3.2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в компании при его приеме, переводе и увольнении.
3.2.3.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в компаниию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
– документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;
– документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
– свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).
3.2.3.2. При оформлении работника в компанию работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника»
3.2.3.3. В отделе кадров компании создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:
3.2.3.3.1. Документы, содержащие персональные данные работников
3.2.3.3.2. Документация по организации работы структурных подразделений.
3.3 Сбор, обработка и защита персональных данных
3.3.1. Порядок получения персональных данных.
3.3.1.1. Все персональные данные работника компании следует получать у него самого.
3.3.1.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника компании о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.
3.3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.
3.3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
– фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
– наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
– цель обработки персональных данных;
– перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
– перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
– срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.
Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных см. в приложении 1 к настоящему Положению.
3.3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:
1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;
2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;
3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
3.3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.
3.3.2.1. Работник компании предоставляет работнику отдела кадров компании достоверные сведения о себе.
3.3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор компании (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:
3.3.2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
3.3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
3.3.2.2.3. Защита персональных данных работника обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.3.2.2.4. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами компании, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.3.2.2.5. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
3.4 Передача и хранение персональных данных
3.4.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:
3.4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника.
3.4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия..
3.4.1.3. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах компании в соответствии с настоящим Положением.
3.4.1.4. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
3.4.1.5. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации.
3.4.2. Хранение и использование персональных данных работников:
3.4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.
3.5.Доступ к персональным данным работников
3.5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:
– генеральный директор компании;
– сотрудники отдела кадров;
– сотрудники бухгалтерии;
– начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);
– сотрудники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);
– начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);
– руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).
3.5.2. Работник компании имеет право:
3.5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.
3.5.2.2. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления персональных данных.
3.5.2.3. Получать от Работодателя
– сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
– перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
– сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
– сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
3.5.3. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.
3.6. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных
3.6.1. Работники компании, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
3.6.2. Генеральный директор компании нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.
Заключение
Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих функций. Ведение кадрового делопроизводства предусматривает оформление многочисленного количества документов, без которых в структуре любого предприятия, а тем более такого крупного как рассматриваемое нами ООО «SNS», не будет никакого перспективного развития и расширения.
Казалось бы, чем так важна роль кадровика? Ну заполнил определенные типовые бланки, ну подготовил ряд справок, не так уж и важен этот отдел в структуре компании, но этот подход в корне не верный. Кадровая служба на предприятии при ее грамотном построении и наличии в ней специалистов своего дела, становится стержнем всей компании.
Определим для себя, чего же мы достигли, выполнив данную работу:
В введении мы определили ключевые направления работы отдела кадров на предприятии, оценили опасность ошибок в делопроизводстве и кадровой работе, охарактеризовали предприятие ООО «SNS».
В I главе мы определили место отдела кадров в существующей структуре компании, определили ее недостатки, предложили свою структуру отдела с указанием всех обязанностей работающих в нем специалистов, исправив все обнаруженные недочеты, что позволит компании развиваться более динамично и с большим доходом, так как известен лозунг – кадры решают все.
В II главе – мы предоставили бланки документы, которые являются обязательными для заполнения в любой компании по всей стране, отсутствие их в отделе кадров ведет к штрафам или еще более серьезным наказаниям руководства фирмы.
III глава – представляет собой соединение нормативно правовой базы на которую опираются кадровики и надзорные органы, а так же необходимых процедур для организации правильного учета и обработки персональных данных каждого работника.
Проделанные исследования доказывают необходимость наличия на предприятии кадровой службы в структуре, которой находится ряд специалистов, отвечающих за продуктивную работу компании.
Список использованных источников
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.-5с.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.- 4с.
Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Закон Российской Федерации от 30.12.01 № 197- Ф5.-Новосибирск, 2002., 33с
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002.,8с.
Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М.: Экономика, 2003., 2с
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), Учебное пособие.- М.: Издательско-книготорговые центр «Маркетинг», 2002. – 98с.
Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота). Делопроизводство 1999. №1 – 15с.
Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. – 143 с.
Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.
Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М.: Экономика, 1986., 11с.
Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов.3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск, 2000., 38с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.- 17с.
Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.- 49с.
Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004. – 12 с.
Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. – 330 с.
Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.
Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева. М.: Приор, 2001., 84с.
Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. – М.: Экономика, 1993.– 198с.
Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.
Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М.: ЭКМОС, 2003., 87с.
Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: прак. Пособие. – М.: Проспект, 2009.-31с
Современные правила оформления управленческих документов /Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В.. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.
Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, 1999. – 23с
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб., М.: Экономика, 1999. -31с.
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2003., 14с.
Трудовое право России. Учебное пособие. М.: 2001. Шкатулла В. И. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРА–М., 2001., 44с.
Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. – 252 с.
Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), Учебное пособие.- М.: Издательско-книготорговые центр «Маркетинг», 2002. – 98с.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998.-5с.
Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота). Делопроизводство 1999. №1 – 15с.
Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: прак. Пособие. – М.: Проспект, 2009.-31с
СТБ 6.38.2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, 1999. – 23с
Гавриленко В.Г. Делопроизводство - Мн., 1999. – 143 с
Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. - Мн.: Право и экономика, 1998. – 92 с.
Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция - Ростов н/Д.: Март, 2002. – 271 с.
Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. - Мн., 1993. – 330 с.
Москалев В.А. Современное делопроизводство. - М.: Инфра–М, 2000. – 214 с.
Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. - Мн.: Выш. шк., 1999. – 142 с.
Хвалей М.К. Делопроизводство и деловая (торговая) корреспонденция. - Мн.: БГЭУ, 2002. – 252 с.
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003.- 4с
Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991 - 271 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.- 17с..
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, "Альфа", 2002.- 49с
Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. – М.: Экономика, 1993.– 198с.
Современные правила оформления управленческих документов /Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В.. — М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998 - 91с.
. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с..
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб., М.: Экономика, 1999. -31с.
Микушина М.Н. Делопроизводство в кадровой службе.- Новосибирск, ИЦ «Мысль», 2004. – 12 с
Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М.: ЭКМОС, 2003., 87с.
Инструкция по заполнению трудовых книжек. Утв. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 № 1. Трудовой кодекс Российской Федерации. Закон Российской Федерации от 30.12.01 № 197- Ф5.-Новосибирск, 2002., 33с
Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ. – М.: Экономика, 2003., 2с
Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2003., 14с.
Организация работы с документами / Под ред. В.А. Кудряева. М.: Приор, 2001., 84с.
Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М.: Экономика, 1986., 11с.
Андреева В.И. Оформление и ведение трудовых книжек // Справочник кадровика: №4, 2002.,8с.
Трудовое право России. Учебное пособие. М.: 2001. Шкатулла В. И. Комментарий к Кодексу законов о труде РФ. М.: ИНФРА–М., 2001., 44с
. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов.3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск, 2000., 38с.
50