Секретарь-референт как особый тип профессиональной общности

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ОБЩНОСТЬ КАК ОБЪЕКТ СОЦИОЛОГИЧЕСКОГО АНАЛИЗА
1.1. Профессиональная общность: понятие и социальная роль
2.1. Профессиональная общность как важное звено в системе общественного управления
ГЛАВА 2. СЕКРЕТАРЬ - РЕФЕРЕНТЫ КАК ВИД МАССОВОЙ СОВРЕМЕННОЙ ПРОФЕССИИ
2.1. Роль секретарей референтов в управлении современным предприятием
2.2. Особенности труда секретаря референта
ГЛАВА 3. СОЦИОЛОГИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ПРОБЛЕМ СЕКРЕТАРЕЙ - РЕФЕРЕНТОВ
3.1. Результаты исследования «Проблемы секретарей-референтов»
3.2. Результаты исследования «Социальный портрет секретаря-референта»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

Немаловажными качествами являются умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений.
Сегодня требования к референту включают и такие «тонкости», как нормальный слух, зрение, здоровье в целом.
Любезность, вежливость, доброжелательность также являются неотъемлемыми профессиональными качествами хорошего секретаря-референта.
К числу деловых качеств отнесены исполнительность, коммуникабельность, организованность, трудолюбие, хозяйственность, дипломатичность, дисциплинированность, умение доводить порученное дело до конца и умение слушать людей.
Наиболее предпочтительный тип личности - интроверт (направлен на внутренний мир) со средним уровнем интеллекта.
Не обсуждая спорность некоторых характеристик (например, красивая внешность, опыт работы в профкоме), отметим, что применение типовой модели на практике не всегда осуществимо.
Во-первых, в современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, а термин "секретарь-референт" используется для секретарей различного уровня.
Во-вторых, секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления, национальных особенностей имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует различных способностей и личностных качеств.
Как определить, какими необходимыми качествами должен обладать секретарь конкретной организации, чтобы его работа была эффективной?
Может быть рекомендован следующий порядок определения требований к секретарю в конкретной организации.
1 этап. Описание должности (рабочего места) - всесторонняя информация о требованиях, нагрузках и содержании работы (таблица 3).
 Таблица 3
Порядок описания должности секретаря-референта
Общая характеристика Цель работы
Основные задачи (6-7),
Функции и обязанности.
Технологии выполнения. Показатели ответственности Материальная
Финансовая
За результаты работы.
За сотрудников Условия труда Эргономические (температура,
освещенность, вредные воздействия)
Экономические
Социальные Анализ должности секретаря позволяет сформулировать требования, предъявляемые содержанием работы к следующим параметрам: знания, опыт, навыки, состояние здоровья (острота знания, слух, мышечная нагрузка и т.д.).
2 этап. Описание характера работы, т.е. фиксация данных о типе выполняемых операций, формах организации труда (таблица 4).
Таблица 4
Порядок описания характера работы секретаря-референта
Тип совместной
деятельности совместно-взаимодействующий
совместно-последовательный
совместно творческий
совместно-индивидуальный Тип выполняемых
операций творческие
логические
технические Форма организации
труда совмещение профессий
совмещение функций
индивидуальная
коллективная
Анализ характера работы секретаря позволяет сформировать требования, предъявляемые характером работы к следующим параметрам: тип личности, черты характера, способности
Описание параметров, которыми должна обладать личность для успешного выполнения работы, закрепляется в личностной спецификации.
3 этап. Составление профессиограммы - портрета "идеального" сотрудника на должность секретаря конкретной организации.
Профессиограмма - ранговый перечень профессионально-значимых и личностных качеств человека, необходимых для эффективной работы на рабочем месте (в должности).
При приеме секретаря на работу целесообразно определить степень его соответствия "эталону" секретаря организации, закрепленному в профессиограмме.
Рекомендуемые методы профессионального и психологического тестирования секретарей при приеме на работу, а также их психологического обучения в процессе адаптации будут рассмотрены в дальнейших публикациях.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, по результатам исследования можно сделать вывод, что современный секретарь-референт должен обладать следующими качествами:
— иметь профессиональный имидж;
— хорошо владеть речью и письмом;
— обладать хорошей памятью (в том числе зрительной памятью на лица);
— справляться с большими объемами информации, распределять их;
— проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах;
— содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
— уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку;
— квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
— осваивать новые компьютерные программы;
— быть энергичным, проявлять инициативу;
— уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;
— поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
— знать деловой этикет, а возможно и протокол, виды приемов.
Должности секретаря, офис-менеджера предполагают, прежде всего, высокий уровень ответственности, исполнительность, стрессоустойчивость и нацеленность на результат со стороны соискателя.
Человек должен понимать, что такого рода работа хотя и носит рутинный характер (круг ежедневных обязанностей четко определен и со временем может только расширяться), но требует оперативности и энергичности от специалиста в решении возникающих проблем.
Работа секретаря зачастую носит конфликтный характер, поэтому кандидат должен уметь адекватно оценить ситуацию и, при необходимости, либо отстоять свою позицию, либо пойти на взаимные уступки с конфликтной стороной.
Помимо личностных качеств, работодатели оценивают общую адекватность соискателя, его способность к самоорганизации, позитивный настрой и профессиональные навыки: владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, знание основ делопроизводства и степень владения иностранным (чаще всего английским) языком, способность работать с большим объемом информации.
Немаловажное значение имеет наличие вкуса и чувства стиля у сотрудника, так как, чаще всего, секретарь — это лицо компании, первый сотрудник, с которым общаются стратегически важные партнеры, реальные и потенциальные клиенты. Неграмотный специалист может ухудшить впечатление от организации и упустить перспективного клиента.
Кроме того, стоит помнить о том, что в крупную компанию практически невозможно устроиться на позиции секретаря, офис-менеджера или секретаря-референта, не имея высшего образования.
Для профессии секретаря наступило новое, благоприятное время. Без преувеличения можно сказать, что эта профессия переживает в настоящий момент свое второе рождение. Многолетнее общение с секретарями разных поколений, анализ рынка труда, изучение спроса на профессиональных секретарей позволяют сделать вывод о том, что эта профессия успешно развивается на принципиально новых позициях.
Характеризуя пути развития профессии секретаря и ее современных модификаций (секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-переводчик, помощник руководителя, ассистент руководителя и др.) следует отметить:
- главным требованием к специалистам секретарского дела становится профессионализм, базирующийся на глубоких и всесторонних знаниях в области документационного и бездокументного обеспечения деятельности руководителя и организации в целом;
- в стране создана и продолжает развиваться система подготовки высококвалифицированных секретарей, в т. ч. с возможностью получения высшего профессионального образования в сфере документоведения и документационного обеспечения управления;
- основу развития профессии секретаря составляют прикладные научные исследования в области документоведения и архивного дела, которые успешно проводятся в системе Росархива, в ряде вузов и других научных и учебных центрах;
- службы документационного обеспечения управления в некоторых крупных государственных учреждениях и акционерных обществах возглавляют специалисты секретарского дела высшей профессиональной квалификации, имеющие ученые степени кандидатов наук;
- не только в крупном и среднем, но и в малом бизнесе растет престиж и повышается статус профессии секретаря, и как следствие растет уровень заработной платы этой категории специалистов;
- улучшаются условия труда секретарей, создаются автоматизированные рабочие места, постоянно совершенствуются и внедряются современные информационные технологии на базе новейшей компьютерной техники и спутниковых систем связи;
- работа секретаря становится все более интересной с точки зрения ее содержания: на смену рутинным техническим процедурам по обработке документов приходят творческие процессы в области управления документацией, участия в выработке управленческих решений, самостоятельного принятия решений в рамках своей компетенции в условиях характерной для рыночной экономики системы делегирования полномочий;
- высокопрофессиональный секретарь постоянно востребован на рынке труда, у секретарей, как правило, отсутствует такая тяжелая для многих других специалистов проблема, как безработица;
- в стране издается многочисленная специальная книжная и периодическая литература для секретарей, что еще раз подтверждает значимость этой профессии для государства и ее привлекательность среди молодежи при выборе профессии.
Конечно, у секретарей еще возникает немало серьезных трудностей, связанных и с возможностью получения хорошего профессионального образования, и с недооценкой их труда отдельными руководителями, и с большой загруженностью на работе, не всегда адекватно вознаграждаемой материально, но в целом можно отметить, что это интересная, перспективная и престижная профессия. И подтверждением тому является постоянный приток в ряды профессиональных секретарей значительного числа молодых специалистов с высшим образованием, профессионально владеющих компьютерной техникой и иностранными языками.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 и 2. М., 1994.
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №97-ФЗ (ТК РФ) (с изм. и доп. от 9 мая 2005 г.)
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // СЗ РФ, 2006, №31 (ч.1), ст. 3448.
Государственный образовательный стандарт высшего профессионального образования. Специальность 032001.65 "Документоведение и документационное обеспечение управления". // Делопроизводство, 2000, №1, с. 71-83.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основные требования к оформлению документов».
Постановление Правительства РФ от 03.03.93 г. №191 «О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве».
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: ИПК Издательство стандартов, 2000.
Алексеевский, В.С., Коротков, Э.М. Введение в специальность «менеджмент организации»: Учебное пособие для вузов. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2004. – 159 с.
Андреева, В.И. Делопроизводство: Учебное пособие. – М.: АНО ЗШ МИФИ, 2000. – 480 с.
Анурин, В.Ф. Проф. Стратификация и закон перемены труда, Соц. исследования, 2006. - №7. – С. 12 – 15.
Басаков, М.И. Делопроизводство М.: Маркетинг, 2002. – 214 с.
Бобылева, М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 2000. №2. - С. 45 - 49.
Бовыкин, В.И. Новый менеджмент: управление предприятием на уровне высших стандартов; теория и практика эффективного управления. – М.: Экономика, 2001. – 368 с.
Виханский, О. С., Наумов, А. И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – М.: Гардарика, 1998. – 528 с.
Виханский, О.С. Стратегическое управление. – М.: Гардарики, 2000. – 296 с.
Воробьев К.А. Социология: Учебное пособие для вузов. М.: Академический Проект, 2005. – 512 с.
Додонова, М.И. Профессионализм и компетентность секретаря-референта. Опыт тестирования // Секретарское дело, 2000, №1, С. 61 - 65.
Егоршин, А.П. Управление персоналом: Учеб. для вузов/ А.П. Егоршин. - 3-е изд. - Н.Новгород: НИМБ, 2001. – 342 c.
Журавлев, П.В., Кулапов, М.Н., Сухарев, С.А. Управление человеческими ресурсами/ П.В.Журавлев, М.Н. Кулапов, С.А.Сухарев - М, 2003. – 178 с.
Иванов, И.М. Профессионалы на российском рынке труда и проблемы их социальной защищенности// Мир России, 2004. №4. – С. 13 - 25.
Иванов, И.М. Сравнительный анализ методик оценки социального статуса профессионалов в контексте концепции среднего класса // Шкаратан О.И. Государственная социальная политика и стратегии поведения средних слоев. ПрепринтWP7/205/1. - М.: ГУ-ВШЭ, 2005. – С. 32 - 37.
Иванцевич, Дж., Лобанов, А.А. Человеческие ресурсы управления М.: Дело, 2003. – 465 с.
Исаченкова, А.И., Скорпио, О.Л. Документовед как специалист и личность (по материалам социологического исследования) // Делопроизводство, 2004, №1, С. 60 - 63.
Кирсанова, М.В., Кобук, С.П., Аксенов, Ю.М. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления: новые обязательные правила: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007 – 435 с.
Кнорринг, В.И. Теория, практика и искусство управления: Учебник для вузов - 3-е изд., изм. и доп. - ("Основы менеджмента") (ГРИФ) /Кнорринг В.И. Издательство «Норма», 2009. – 544 с.
Конькова, А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX в. // Секретарское дело, 1997, №2, С. 123 - 131.
Конькова, А.Ю.  Государственные секретари во второй половине XIX века (Е.А.Перетц, А.А.Половцов) // Секретарское дело, 1997, №4, С. 99 - 105.
Конькова, А.Ю. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине XIX века и появление женского труда в государственном аппарате // Секретарское дело, 1999, №2, С. 66 - 71.
Котлер, Ф. Маркетинг менеджмент /Пер, с англ., под ред. Л.А.Волковой. Ю.Н. Каптуревского. - СПб.: Питер, 2002. - 752 с.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – 437 с.
Кузнецова, Т.В. Новый образовательный стандарт по специальности // Делопроизводство, 2000, №1, С. 17 - 19.
Кузнецова Т.В. Подготовка секретарей-референтов высшей квалификации // Секретарское дело, 2000, №3, С. 3 - 5.
Кузнецова, Т.В. Путь к профессионализму // Секретарское дело, 2001, №4, С. 9 - 11.
Кузнецова, Т.В. С древнейших времен до XIX века // Секретарское дело, 2003, №1, С. 61 - 66.
Кузнецова, Т.В. Секретарь-референт – высокопрофессиональный помощник руководителя // Секретарское дело, 2004, №03, С. 4 - 5.
Кузнецова, Т.В. Устраиваемся на работу // Секретарское дело, 2004, №06, С. 5 - 7.
Кузнецова, Т.В. Работа секретаря-референта – тема дипломного оргпроектирования // Секретарское дело, 2004, №07, С. 5 - 7.
Кузнецова, Т.В. История профессии документоведа в XIX-XX вв. // Делопроизводство, 2003, №1, С. 74 - 77.
Кузнецова, Т.В. Делопроизводство как отражение системы и технологии управления (Тезисы доклада) // Делопроизводство, 2003, №2, С. 12 - 13.
Кузнецова, Т.В. Новые подходы к профессиональной подготовке документоведов в условиях компьютеризации делопроизводственных технологий. В сб.: Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив: Доклады и сообщения на шестой международной научно-практической конференции 24-25 ноября 1999 г. – Росархив, ВНИИДАД, РОИА, - М., 2000, С. 79 - 81.
Кузнецова, Т.В., Кузнецов, С.Л. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов // BYTE/Россия, 2003, №2, С. 26 - 29.
Кузнецова, Т.В. Проблемы подготовки кадров и повышения квалификации работников служб ДОУ на современном этапе. В сб.: Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: Доклады и сообщения на XI Международной научно-практической конференции 23-25.11.2004 / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2005, С. 273 - 275.
Липсиц, И.В. Маркетинг для топ – менеджеров. Издательство «Эксмо», 2007. – 448 с.
Организационная психология/ Сост. и общ. редакция Л.В. Винокурова, И.И. Скрипюка. - СПб.: Питер, 2001. - 608 с.
Охотников, А.В., Булавина, Е.А. Документопроизводство и делопроизводство Ростов-н/Д.: МарТ, 2004. – 344 с.
Пащенко, В.Г., Фионова Л.Р. Документоведы. Кто они? Какими они должны быть? // Делопроизводство, 2003, №4, С. 77 - 78.
Попова, И.П. Профессиональный статус специалистов в меняющемся российском обществе. М.: Наука, 2004. – 496 с.
Пшенко, А.В. Секретарь-референт высокой квалификации: Документационное обеспечение управленческой деятельности. Издательство: Academia, 2007. – 176 с.
Райхцаум, А.Л. Организация секретарского дела в 1950-1980-х годах// Секретарское дело, 2001, №2, С. 80 - 83.
Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству. Издательство «Питер», 2007. – 677 с.
Россия: трансформирующееся общество/ Под ред. В. А. Ядова. – М., «Канон – Пресс – Центр», 2001. – 645 с.
Санкина, Л.В. Начало карьеры // Секретарское дело, 1997, №1, С. 127 - 132
Санкина, Л.В. Статс-секретари Екатерины II // Секретарское дело, 1996, №4 (2), С. 115 - 122.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Фионова, Л.Р., Пащенко В.Г. Роль и место специалистов - документоведов в органах управления периферийного города //Делопроизводство, 2003, №1, С. 78 - 80.
Фионова, Л.Р., Малыгина Е.А. Опыт формирования "портфеля" компетенций документоведа на основе мнения работодателей // Делопроизводство, 2007, №03, С. 8 - 15.
Чумаченко, Э.Г. Трудный путь к должности статс-секретаря (великий поэт Г.Р.Державин на государственной службе) // Секретарское дело, 2003, №6, С. 51 - 53.
Шкаратан, О.И. Программа курса "Социальная структура и социальная стратификация" // Мир России. 2006. - Т. XV. - № 1. - С. 145 - 158.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Ivanov I.M. Professionals on the Russian Labor Market // Russian Sociology: Changes and Problems / Ed. by V.A. Mansurov. - Moscow: Reglant, 2005. – P. 32 - 36.

ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.
Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.
На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.
Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:
- Конституцией Российской Федерации;
- Гражданским кодексом Российской Федерации;
- Трудовым кодексом Российской Федерации;
- Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;
- Постановлением Госкомстата Российской Федерации №26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;
- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;
- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;
- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;
- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;
- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;
- Единой государственной системой делопроизводства;
- Правилами и указаниями Росархива;
- Уставом Общества;
- Инструкцией по делопроизводству Общества;
- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
- Приказами, распоряжениями руководства Общества;
- Настоящей должностной инструкцией.
На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.
ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;
контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;
контроль исполнения документов и поручений;
организация работы приемной Генерального директора;
документирование деятельности совещательных органов Общества;
разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;
организация документов в делопроизводстве;
организация бездокументного обслуживания Генерального директора.
ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт:
- выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;
- принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;
- следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;
- выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
- отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);
- обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;
- получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;
- организует телефонные переговоры Генерального директора;
- принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;
- осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;
- выполняет печатные и копировально-множительные работы;
- следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- принимает документы на подпись Генеральному директору;
- контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;
- контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;
- организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;
- ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;
- ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;
- ведет график работы водителей;
- решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;
- принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;
- в соответствии с действующими правилами шифрует дела;
- систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;
- участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
- выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;
- консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.
ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
- разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;
- запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;
- рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;
- вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;
- требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;
- работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;
- осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;
- предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;
- организовывать прием и определять приоритет посетителей;
- требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;
- давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;
- разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;
- принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;
- вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;
- требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;
- требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;
- работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
- своевременность передачи адресатам входящей информации;
- своевременность отправки исходящей корреспонденции;
- качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;
- небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;
- несвоевременную передачу информации Генеральному директору;
- сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;
- разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;
- сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;
- нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;
- невыполнение требований настоящей инструкции.
ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ
- с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;
- с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;
- со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.
ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.
ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:
- изменения структуры Общества;
- изменение технологии документационного обеспечения;
- изменения функций Секретаря-референта.
Приложение 2
АНКЕТА
Уважаемые респонденты! Просим Вас ответить на несколько вопросов нашей анкеты. Результаты исследования помогут выявить особенности деятельности и проблемы работы секретарей – референтов.
Возраст:
- 20 – 30 лет;
- 31 – 40 лет;
- 41 – 50 лет;
- старше 51 года.
Пол: мужской; женский.
Семейное положение:
- замужем/женат;
- не замужем/холост;
- разведена/разведен;
- вдова/вдовец.
Место работы ______________________________________________
Уровень образования:
- высшее;
- неоконченное высшее;
- среднее специальное;
- другое ___________________________________________________
Стаж работы в качестве секретаря – референта:
- до 5 лет;
- 6 – 10 лет;
- 11 – 15 лет;
- более 16 лет.
Устраивает ли Вас Ваша работа?
- да;
- нет;
- частично;
- затрудняюсь ответить.
Если нет, то, по каким причинам?
- низкая заработная плата;
- отсутствие перспективы карьерного роста;
- не устраивают условия работы;
- не устраивает руководство организацией;
- другое ___________________________________________________
Устраивает ли Вас организация, в которой Вы работаете?
- да;
- нет.
Есть ли у Вас перспективы карьерного роста?
- да;
- нет;
- затрудняюсь ответить.
Какие трудности можно отметить в Вашей работе? _________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
Собираетесь ли Вы менять место работы? _______________________
Если да, то на какую должность Вы предпочтете устроиться? ________
___________________________________________________________
Какими профессиональными качествами, важными для секретаря - референта, по Вашему мнению, Вы обладаете? ______________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
СПАСИБО!
Райхцаум, А.Л. Организация секретарского дела в 1950-1980-х годах// Секретарское дело, 2001, №2, С. 80 - 83.
Организационная психология/ Сост. и общ. редакция Л.В. Винокурова, И.И. Скрипюка. - СПб.: Питер, 2001. – С. 534.
Журавлев, П.В., Кулапов, М.Н., Сухарев, С.А. Управление человеческими ресурсами/ П.В.Журавлев, М.Н. Кулапов, С.А.Сухарев - М, 2003. – С. 57.
Воробьев К.А. Социология: Учебное пособие для вузов. М.: Академический Проект, 2005. – С. 32.
Попова, И.П. Профессиональный статус специалистов в меняющемся российском обществе. М.: Наука, 2004. – С. 48.
Попова, И.П. Профессиональный статус специалистов в меняющемся российском обществе. М.: Наука, 2004. – С. 48.
Шкаратан, О.И. Программа курса "Социальная структура и социальная стратификация" // Мир России. 2006. - Т. XV. - № 1. - С. 145 - 158.
Шкаратан, О.И. Программа курса "Социальная структура и социальная стратификация" // Мир России. 2006. - Т. XV. - № 1. - С. 145 - 158.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Шкаратан, О.И. Программа курса "Социальная структура и социальная стратификация" // Мир России. 2006. - Т. XV. - № 1. - С. 145 - 158.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Шкаратан, О.И. Программа курса "Социальная структура и социальная стратификация" // Мир России. 2006. - Т. XV. - № 1. - С. 145 - 158.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Сорокин, П.А. Социальная и культурная мобильность // Сорокин П. Человек, цивилизация, общество / Под ред. А.Ю. Согомонова. М.: Политиздат, 1992. - С. 297 - 307.
Анурин, В.Ф. Проф. Стратификация и закон перемены труда, Соц. исследования, 2006. - №7. – С. 12 – 15.
Анурин, В.Ф. Проф. Стратификация и закон перемены труда, Соц. исследования, 2006. - №7. – С. 12 – 15.
Анурин, В.Ф. Проф. Стратификация и закон перемены труда, Соц. исследования, 2006. - №7. – С. 12 – 15.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Сорокин, П.А. Социальная стратификация и мобильность // Человек, цивилизация, общество. М., 1992. – С. 237 – 246.
Анурин, В.Ф. Проф. Стратификация и закон перемены труда, Соц. исследования, 2006. - №7. – С. 12 – 15.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Franz-Xaver Kaufmann/ The Public Sector. Challenge for Coordination and Learning N.Y, 1999. – 228 p.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Кравченко, А.И. Социология. – М.: Академический проект; Екатеринбург, «Деловая книга», 2002. – С. 43 -47 с.
Россия: трансформирующееся общество/ Под ред. В. А. Ядова. – М., «Канон – Пресс – Центр», 2001. – С. 366.
Чумаченко, Э.Г. Трудный путь к должности статс-секретаря (великий поэт Г.Р.Державин на государственной службе) // Секретарское дело, 2003, №6, С. 51 - 53.
Чумаченко, Э.Г. Трудный путь к должности статс-секретаря (великий поэт Г.Р.Державин на государственной службе) // Секретарское дело, 2003, №6, С. 51 - 53.
Конькова, А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX в. // Секретарское дело, 1997, №2, С. 123 - 131.
Чумаченко, Э.Г. Трудный путь к должности статс-секретаря (великий поэт Г.Р.Державин на государственной слу