Виды документов и формуляр документа в 19 веке.

Оглавление
Введение
Глава 1. Совершенствование форм и видов документов в период министерств
Глава 2. Делопроизводство в министерский период
Заключение
Список использованных источников и литературы

От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.
Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов – документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью.
Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам.
Ревизия дел – проверка ведения дел – по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел («не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности» – ПСЗ II. Т. 11, отд. 2. 9757).
Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов: отчеты в суммах, отчеты в делах и отчеты в «видах и предположениях». Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии составлял сводные отчеты по министерству.
В архивах были введены министерские инструкции по отбору документов на хранение и уничтожение – выделены три категории дел: всегдашние, временные от 5 до 20 лет, краткосрочные от 1 до 3 лет. Хранение осуществлялось в соответствии с происхождением. Описи на министерские архивы утверждались с санкции Комитета министров, акты на уничтожение рассматривались министрами с ведения Комитета министров.
Во второй половине XIX в. была введена экспертиза ценности документов с их делением на постоянные, временные и подлежащие уничтожению. Произошло расширение справочного аппарата, в обозрения были введены данные по истории фондообразователя, развернутые аннотации документов с включением их текстов.
Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки -телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Обшем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
За порчу или утрату документной информации была предусмотрена ответственность в зависимости от степени тяжести преступления: смертная казнь, ссылка на галеры, вырезание ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина.
Подведем итоги. На протяжении всего XIX и начала XX веков осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Появляется обширная делопроизводственная литература, в том числе и работы теоретического характера. Появились письмовники – сборники образцов документов, первые – вторая половина XVIII в., а с конца XVIII – начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. До 1917 г. издано более ста сборников.
Заключение
Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства – министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы.
Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Министры назначались императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру; начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.
Поступающие в министерство дела делились на три категории текущие дела – донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела – для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; «не терпящие время» или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь.
Документы, создаваемые в процессе «производства дела» можно разделить на две группы: документы внутреннего делопроизводства и документы, поступавшие из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения.
До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось все исходящие бумаги отправлять в виде пакетов (конвертов), запечатанных сургучной печатью.
Ревизия дел составляла самостоятельный участок делопроизводства и являлась функцией начальников отделений, директоров; в губерниях – начальников присутвенных мест и губернаторов.
Список использованных источников и литературы
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064.
Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов
История делопроизводства в СССР. Учебное пособие/ под ред. Я.З. Лившица, В.А. Цикулина М, 1974. 169 с.
Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. М., 1975. 64 с.
Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Учебное пособие/ под ред. А.В. Чернова. М., 1959. 359 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999. 320с.
Организация работы с документами: Учебник под ред. В.А.Кудряева. М.: ИНФРА-М, 1998.
Виноградова Т.В. Регулирование документообразования и унификация документов местных органов власти и управления в первой половине 19 в.// Секретарское дело. 1997. – №3.
Виноградова Т.В. Законодательные акты пе6рвой половины XIX века об организации и делопроизводстве губернских правлений // Делопроизводство. 1999. №2
Сидоренко Е.В. Складывание документооборота в учреждениях I четверти XVIII века// Делопроизводство. 2007. №2. с. 89-92
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. III.
История делопроизводства в СССР. Учебное пособие/ под ред. Я.З. Лившица, В.А. Цикулина М, 1974. 169 с.
Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. М., 1975. 64 с.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. III отд. IV.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. III отд. V.
Общее учреждение министерств 1811 г.//ПСЗ Российской империи: Собр. Первое. Т.31 №24064, гл. V.
Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Учебное пособие/ под ред. А.В. Чернова. М., 1959. 359 с.
«не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности» - ПСЗ II. Т. 11, отд. 2. ? 9757
История делопроизводства в СССР. Учебное пособие/ под ред. Я.З. Лившица, В.А. Цикулина М, 1974. 169 с.
Лившиц Я.З. Документационное обеспечение управления. М., 1975. 64 с.
26
министр
департаменты
Канцелярия министра
Совет министра
Отделение
столы
Отделение
столы
Отделение
столы
Отделение
столы