Управление временем в деятельности финансового директора

Это самый распространенный метод консолидации времени для редакторов и научных работников. Другие отводят для всей оперативной работы - собраний, совещаний, рассмотрения тех или иных вопросов, заседаний, посвященных решению тех или иных проблем, - два дня в неделю, например понедельник и пятницу, отводя первую половину всех оставшихся дней на непрерывную, последовательную работу над важными вопросами.
Финансовому директору также можно посоветовать использовать систему учета (или, как говорят фанаты, time managemet – хронометраж) времени. Суть этого действа сводится к тому, что в течение дня ему необходимо записывать любое дело, которое отняло у него больше одной минуты. Или выбрать щадящий режим и фиксировать все, на что было потрачено больше пяти минут. Вести подобные записи нужно на протяжении одной – двух недель минимум. После чего разложить все записанные дела по полочкам (по категориям) и подбить баланс времени, потраченного впустую.
После подсчета времени, которое уходит на различные операции, Владимиру П. стоит сформировать основные группы затрат времени:
1. Какое количество (или процент) времени он тратит на операции для подготовки глобальных задач (формирование и обработку финансовых отчетов)?
Как правило, это около 20-30% рабочего времени.
2. Какое количество времени он тратит на задачи, которые в принципе могу делегировать, но почему-то он делает их сам (поиск курьера, передача документов)?
В классическом тайм-менеджменте считается, что этот показатель не должен превышать 10%.
3. Какой процент времени он тратит на «поглотители»?
Показатель часто доходит до 50%, двумя - тремя неделями хронометража его удается снизить до 10 - 20%.
Таким образом, Владимир П. заметит, сколько времени в неделю у него уходит впустую. И совсем грустно становится от мыслей, как можно было бы распорядиться этими безвозвратно потерянными часами. Подобные мысли дают хороший стимул срочно взяться за свою жизнь и что-то поменять.
В дальнейшем хронометраж можно периодически использовать как инструмент для измерения эффективности внедрения принципов time management в кровь – проводя раз в квартал для отслеживания результатов.
Метод, с помощью которого работник консолидирует свое "полезное время", гораздо менее важен, чем сам подход к решению этой задачи. Большинство людей пытаются объединить все второстепенные, менее важные вопросы, "расчищая", так сказать, свободное пространство между ними.
Однако такой способ решения задачи нельзя признать достаточно эффективным. Работник по-прежнему отдает приоритет (как мысленно, так и на деле) задачам, которые приходится делать, несмотря на всю ничтожность их реального вклада. Поэтому любое новое задание, скорее всего, будет выполняться за счет "полезного времени" и той важной работы, которая оставлена "на потом".
Таким образом, за несколько дней или недель все "полезное время" опять истечет и растратится на "разгребание" новых кризисных ситуаций, на выполнение новых "пустячных" операций.
Еще один из способов сэкономить время для Влладимира П. – сначала надо собрать все запланированные дела в одном месте: в папке, выписать на лист бумаги, сделать список в Excel, поработать с One Note (одно из приложений пакета MS Office 2007). Потом категоризировать – разбить на группы. Затем нацелиться на претворение планов в жизнь.
И напоследок еще один прием, который я наблюдала у некоторых опытных руководителей. Считаю, что для такого несобранного работника как Владимир П., он будет крйне полезен. Для себя необходимо определить, что в течение дня необходимо сделать (и в отношении работы, и в отношении жизни вне офиса):
- что-то для прошлого (анализ, приведение дел в порядок и т.п.);
- что-то для настоящего (все то, что мы привыкли называть текучкой);
- что-то для будущего (составление планов, разработка стратегий, подготовка к каким-либо проектам, которые скоро начнутся).
И еще – в процессе освоения навыков управления собственным временем Владимиру П. необходимо для себя вывести свою формулу времени, видение или миссию. Например: «работать надо с умом, а не до ночи», «торопись медленно».
Все эффективные работники непрерывно корректируют, совершенствуют и шлифуют свои методы управления временем. Они не только постоянно ведут хронометраж фактических затрат своего рабочего времени и периодически анализируют его результаты. Основываясь на собственной оценке своего "полезного времени", они назначают крайние сроки выполнения каждого важного дела.
8