Реквизиты гербовых бланков, правила и особенности их размещения

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Реквизиты гербовых бланков, правила и особенности их размещения
Заключение
Список использованной литературы

Полное и сокращенное наименование организации в бланке на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (в уставе).
Например, в уставе ВНИИДАД, утв. руководителем Росархива 24.05.00, установлено полное и сокращенное название ВНИИДАД на английском языке: All-Russian Scientific Research Institute for Records Management. Documentation and Archive Matters. – VNIIDAD.
Справочные данные об организации включают сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Минсвязи России: наименование организации; почтовый адрес (улица, номер дома, при необходимости – квартира); город (поселок, область, республика); почтовый индекс. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресами электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
Открытое акционерное общество
“ЗАВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ ПОДШИПНИКОВ”
Мичурина, 98а, г. Самара, 443068
Телефон: (8462) 38-72-30, 35-58-53
Телефакс: (8462) 38-72-30, 38-76-21
E-mail: sbf@hippo.ru
р/с 40702810630000000002 в ОАО ПК “Элкабанк”
к/с 30101810000000000878 в ГРЦКЦ ГУ
ЦБ по Самарской области
БИК 043601878, ИНН 6316040924
ОКПО 40993844, ОКОНХ 14350
_________ № _________________
На № _________ от _____________
Справочные данные в полном объеме помещаются в бланке письма, поскольку они необходимы для установления корреспондентской связи.На других бланках, в т. ч. на общем бланке, целесообразно проставлять отметку о месте издания или составления документа с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Обозначение места издания или составления может иметь значение при установлении подлинности документа, например, на бланках приказов, постановлений и др.
Местом издания или составления организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т. е. место государственной регистрации.
При установлении места составления или издания документа особое значение имеют договоры. Так, в ст. 444 ГК РФ установлено, что, если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.
При обозначении городов Москва и Санкт-Петербург в реквизите “Место составления или издания” сокращение “г.” не употребляется.
Наименование вида документа регламентируется: уставом (положением) организации; Табелем унифицированных форм документов организации; в письме название вида не указывается. Наименование вида документа размещается в бланках конкретного вида документа. Наиболее распространенными являются бланки приказов, распоряжений, протоколов коллегиальных органов, кадровых приказов, справок о работе, командировочных удостоверений, финансовых документов и др.
Рекомендуется бланки отдельных документов изготавливать в том случае, если в течение года составляется не менее 200 соответствующих документов, или при устойчивости того или иного бланка. Такой устойчивостью, например, отличается форма командировочного удостоверения, справки о работе и др.В остальных случаях целесообразно использование общего бланка организации.
Общий бланк организации строится на основе бланка письма как графически, так и по составу и расположению основных реквизитов.
Общий бланк может включать следующие реквизиты:
Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб муниципального образования, эмблему организации или товарный знак, знак обслуживания);
код организации;
наименование организации – автора документа;
место составления или издания документа.
Таким образом, в общем бланке отсутствуют справочные данные об организации, характерные для бланка письма. На освободившемся месте бланка печатается название вида документа: справка, протокол и др.
Бланк называется общим, поскольку на нем может изготавливаться любой документ, кроме письма, он является единым для целой группы документов. На нем могут изготавливаться протокол, акт, справка, приказ и другие документы, если в организации считают нецелесообразным использовать бланки конкретного вида документа.
Использование общих бланков способствует унификации документных форм, повышает информационную культуру в организации, уменьшает количество ошибок при оформлении документов.
На всех без исключения бланках наносятся при их изготовлении ограничительные отметки для расположения реквизитов:
дата документа и регистрационный номер документа: _________ № ____________;
ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ: на № ____________________ от _________________________________;
место составления или издания документа: для бланка письма это справочные данные, названные выше; для общего бланка и бланков отдельных видов это название населенного пункта. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Например, Московский завод.
Ограничительные отметки для размещения реквизита “Адресование” позволят правильно, в соответствии с принятыми в организации правилами разместить все элементы адресования: название адресата, его почтовый адрес, обращение к определенному лицу.
Размещение на всех бланках ограничительных отметок для заголовка или краткого содержания текста заметно уменьшит количество ошибок при подготовке любого документа. Бланк напомнит специалисту, составляющему текст документа, сформулировать также в наиболее краткой форме его основное содержание, которое в делопроизводстве носит название – заголовок к тексту.
Использование заголовка к любому документу имеет принципиальное значение при построении и функционировании информационно-поисковых делопроизводственных систем; заголовок формируется автором текста, который составляет его наиболее точно, что обеспечивает эффективный поиск как в традиционных бумажных, так и в автоматизированных режимах.
Место для заголовка на бланке целесообразно отводить в левой части листа ниже справочных реквизитов для более удобного использования площади для написания текста.
На бланках целесообразно также определить место для проставления отметки о контроле исполнения документа. Такое место выделяется на левом поле бланка в виде квадрата, где будет проставлена от руки буква “К” – контроль или соответствующий штамп “Контроль”. В состав контрольного штампа могут быть включены инициалы руководителя, поставившего документ на контроль. Оттиск штампа проставляет должностное лицо, определившее контрольную значимость документа.
Возможно, при целесообразности и необходимости, использовать ограничительные отметки для размещения текста документа на листке, в т. ч. при применении трафаретов. Эти отметки одновременно являются ограничением полей.
Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии, множительной и вычислительной техники.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Заключение
Таким образом, требования к оформлению, изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который был утвержден и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65.
Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости — серии этих номеров.
Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме (на карточках или в журнале).

Список использованной литературы
Основная литература:
1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003
Дополнительная литература:
1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с. - (Серия «Высшее образование»)
2. Кодекс об административных правонарушениях от 30.12 2001 года. № 195 ФЗ
3. «Справочник кадровика», № 7, 2002. Виды бланков и их назначение; правила проектирования бланков; реквизиты, размещаемые на бланках; гербовые бланки и бланки организации; учет, использование и хранение гербовых бланков
4. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ: [по состоянию на 30 июня 2003 г.]
5. Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации: постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268: [по состоянию на 8 июня 2001 г.]
6. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С.Красавин, Л.В.Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В.Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
7. Уголовный кодекс от 13.06.1996 года
2