Оценка неполной оплаты отгруженной продукции

1. Анализ предметной области
1.1. Описание предметной области и функции решаемых задач
1.2. Перечень входных документов
1.3. Ограничения предметной области по индивидуальной задаче
2. Постановка задачи
2.1. Организационно- экономическая сущность комплекса решаемых задач
2.2. Описание выходной информации
2.3. Описание входной информации
3. Разработка информационного обеспечения
3.1. Анализ входной информации предметной области и выделение информационных объектов
3.2. Определение связей информационных объектов и построение информационно- логической модели
3.3. Определение логической структуры базы данных
3.4. Разработка физической структуры базы данных
3.5. Контрольный пример
4. Создание базы данных
4.1. Структура таблиц
4.2. Схема данных
4.3. Пользовательские формы
4.4. Ввод данных
5. Создание алгоритма и запросов
6. Создание отчета
6.1. Получение отчета с помощью Мастера отчетов
6.2. Корректировка макета отчета с помощью Конструктора отчетов
6.3. Вывод отчета на печать
7. Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм

В результате получим схему данных, приведенную на рис.4.1.
Рис.4.1. Схема данных
Пользовательские формы
Для удобного вода данных создадим пользовательские формы в режиме Мастера. Для вызова Мастера надо в окне БД на вкладке Формы нажать кнопку Создании формы с помощью мастера. Затем выбираем таблицу, для которой создаем форму, из раскрывающегося списка, выбираем все поля, нажав кнопку с двойной стрелкой, далее нажимаем кнопку Готово. Все остальные свойства формы устанавливаются по умолчанию (например, Вид формы – В столбец).
Некоторые особенности имеют создание сложной формы, которая включает в себя подчиненную форму- например, форма для ввода данных в ТТН включает в себя основную форму на основе таблицы ТТН и подчиненную форму, построенную на основе таблицы Спецификация ТТН.
Для создания такой формы в режиме Мастера необходимо выбрать таблицу ТТН и все поля в таблице кнопкой со стрелками, затем выбрать таблицу Спецификация ТТН и переместить вправо все поля по одному, кроме поля Номер ТТН, т.к. это поле уже существует в форме из таблицы ТТН. Дале можно нажать кнопку Готово и получим две формы – основную ТоварноТранспортнаяНакладная и подчиненную Спецификация ТТН подчиненная форма. Когда мы открываем основную форму, то автоматически открывается подчиненная форма со списком товаров.
Созданные формы для ввода данных представлены на рис. 4.2 – 4.6.
Рис.4.2. Форма для ввода данных в таблицу Договор
Рис.4.3. Форма для ввода данных в таблицу Контрагент
Рис.4.4. Форма для ввода данных в таблицу Справочник товаров
Рис.4.5. Форма для ввода данных в таблицу ТТН
Рис.4.6. Форма для ввода данных в таблицу ПП
Ввод данных
Для ввода данных используем созданные формы. Открываем форму и вводим в поля необходимые данные с клавиатуры или из раскрывающегося списка. Для перемещения по записям визу формы имеется навигатор Запись. Для создания новой записи нажать кнопку со звездочкой.
Введенные данные представлены в таблицах 4.8 – 4.14.
Таблица 4.8
Таблица 4.9
Таблица 4.10
Таблица 4.11
Таблица 4.12
Таблица 4.13
Таблица 4.14
Создание алгоритма и запросов
Основная задача курсовой работы: Расчет недоплат за отгруженную продукцию. Схема алгоритма для решения этой задачи представлена на рис. 5.1.
Теперь рассмотрим выполнение задачи по шагам.
Шаг 1. Рассчитать сумму для каждого товара в ТТН и в ПП
Создадим новый запрос Сумма товаров ТТН, поместив в режиме конструктора таблицу СпецификацияТТН. Далее добавим новое поле с именем Сумма. Поставим «:» и вызовем Построитель выражений. Новое поле рассчитаем как произведение полей Цена и Количество. Поученный запрос в режиме конструктора и в режиме полученных данных представлен на рис.5.2.
Рис.5.1. Схема алгоритма решения задачи
Рис.5.2. Запрос Сумма товаров ТТН
Аналогично построим запрос для ПП (см. рис. 5.3).
Рис.5.3. Запрос Сумма товаров ПП
Шаг 2. Рассчитать общую сумму отгруженного и оплаченного товара для каждого документа
В новом запросе добавим таблицу ТТН и запрос Сумма товаров ТТН, создадим связь между ними по полю Номер ТТН. Далее определим поля, необходимые для запроса путем перетаскивания их вниз. Поле Дата накладной поместим 2 раза.
Преобразуем первое поле Дата в номер квартала, а второе – в год. Для этого используем Построитель выражений и встроенные функции. Получим следующие значения (функция Fix возвращает целую часть числа):
Квартал: Fix((Month(ТоварноТранспортнаяНакладная![Дата накладной])/3+1))
Год накладной: Year(ТоварноТранспортнаяНакладная![Дата накладной])
Для подсчета общей суммы преобразуем запрос в итоговый (нажать кнопку с суммой на панели инструментов). В каждом поле появляется свойство Групповая операция. Для поле Сумма поменяем групповую операцию Группировка на операцию Sum.
Полученный запрос представлен на рис. 5.4.
Рис.5.4. Запрос Сумма отгруженного товара
Алогично построим запрос для оплаченного товара (см.рис. 5.5).
Рис.5.5. Запрос Сумма оплаченного товара
Шаг 3. Рассчитать общую сумму отгруженного и оплаченного товара для каждого договора
Создаем новый запрос на основе таблицы Договор, ТТН и запроса Сумма отгруженного товара. Установим связь ТТН- Сумма отгруженного товара. Поместим необходимые поля в строку Поле, изменим запрос на итоговый (кнопка Сумма на панели инструментов). Группируем данные по номеру договора, кварталу и году, а для поля Sum вычисляем сумму. Запрос для общей суммы отгруженного товара представлен на рис5.6, для оплаченного товара- на рис.5.7.
Рис.5.6. Запрос 1
Рис.5.7. Запрос 2
Шаг 4. Объединить данные, необходимые для отчета
Запрос для отчета представлен на рис.5.8.
Рис.5.8. Запрос для отчета
Шаг 5. Выбрать данные для квартала, введенного с клавиатуры, и рассчитать разность отгруженной и оплаченной сумм
Для организации ввода данных с клавиатуры в строку Условие отбора введем текст приглашения в скобках для полей Квартал накладной и Год накладной.
[Введите квартал]
[Введите год]
Далее необходимо отобрать ПП для заданного квартала, поскольку все анализируемые данные должны находиться в пределах одного квартала. Для этого введем в Условие отбора имена полей для равенства тоже в скобках:
[Квартал накладной]
[Год накладной]
Добавим новое поле
Разность = [Отгруженный] – [Оплаченный]
Т.к. нужно отображать только недоплаты, то условием отбора для поля Разность будет выражение >0.
При выполнении запроса следует ввести номер квартала и года. Окончательный запрос для 1 квартала 2010 года представлен на рис.5.9.
Рис.5.9. Запрос Окончательная выборка для отчета
Создание отчета
Получение отчета с помощью Мастера отчетов
Для создания отчета перейдем на вкладку Отчеты окна БД и нажмем кнопку Создание отчета с помощью мастера. Выберем запрос Окончательная выборка для отчета, выберем все поля с помощью кнопки с двумя стрелками, нажмем Далее.
Добавим уровни группировки сначала по году накладной, потом по кварталу накладной, Далее.
Выберем сортировку по Наименование предприятия, добавим Итоги – сумму по полям Отгруженный, Оплаченный, Разность, нажмем Далее.
Выберем макет Ступенчатый, стиль Полужирный, введем имя отчета Неполная оплата отгруженной продукции, нажмем Готово.
Корректировка макета отчета с помощью Конструктора отчетов
Откроем полученный отчет в режиме конструктора. Двойным щелчком мыши войдем в режим редактирования заголовка отчета и откорректируем его на Оценка неполной оплаты отгруженной продукции.
Добавим перед значением полей Год и Квартал в заголовках группы по одному элементу Надпись и введем в них соответствующий текст.
Изменим подпись для поля Разность на Недоплата.
Скопируем все элементы подписи столбцов в Верхнем колонтитуле и перенесем их в Заголовок группы Квартал накладной ниже поля квартал.
Удалим примечания для групп. Для этого выберем пункт меню Вид- Сортировка и группировка. В открывшемся овне выберем поле Год накладной и внизу окна в свойствах группы установим поле Примечание группы в значение Нет. Повторим для поля Квартал накладной.
Т.о., у нас останутся только общие итоги ИТОГО в примечании отчета.
Вывод отчета на печать
Для генерации отчета нужно открыть отчет, затем при появлении запроса ввести номер года, затем номер квартала для желаемого периода. Сгенерированный отчет отобразится на экране.
Для печати отчета нужно выполнить пункт меню Файл – Печать.
На рис. 6.1 представлен отчет, выполненный для 1 квартала 2010 года.
Рис.6.1. Анализ недоплаты за 1 квартал 2010 года
Создание кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм
Для удобства работы с системой создадим кнопочную форму. Для того в оке БД выберем вкладку Формы- Создание формы в режиме конструктора.
С панели элементов установим кнопку, шага за шагом выполним указания Мастера по настройке. Выберем категорию- Работа с формой, Действие – Открыть форму, кнопка Далее. Выберем форму, которую мы назначим для открывания по нажатию этой кнопки, например, Договор, Далее. Выберем для размещения на кнопке Текст и введем подпись для кнопки- Заключить договор.
Аналогично разместим все необходимые кнопки. К каждой группе добавим элемент Текст с подписями: Справочники, Ввод данных, Анализ. Добавим линии с панели элементов для визуального восприятия.
Вызовем свойства формы (свободное поле формы- правый щелчок - Свойства). Введем подпись формы – Главная. Изменим несколько внешний вид формы. Т.к. форма не предназначена для отображения данных, то нам не нужны, например, полосы прокрутки. Основные свойства формы представлены на рис.7.1.
Рис.7.1.Свойства формы Главная
Полученная форма представлена на рис.7.3.
Рис.7.3. Кнопочная форма Главная
Выполним действия для открытия Главной формы при открытии файла БД. Выберем пункт меню Сервис – Параметры запуска. Выберем в окне Вывод формы – Главная.
2