Вход

Информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 114888
Дата создания 2011
Страниц 37
Источников 16
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
2 200руб.
КУПИТЬ

Содержание

Содержание
Введение
1 Понятие информационных технологий управления
2 Характеристика информационного обеспечения муниципального предприятия на примере МУП «Муниципальный комбинат коммунальных предприятий»
2.1 Общая характеристика предприятия
2.2 Исследование информационного обеспечения предприятия
2.3 Выявление проблем в информатизации предприятия
3 Мероприятия по совершенствованию информационного процесса в управлении МУП МККП
3.1 Разработка мероприятий по улучшению информационного процесса управления
3.2 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
Заключение
Список использованной литературы…………………………………..………….37

Фрагмент работы для ознакомления

В состав системы входят следующие модули:
АРМ Пользователя - универсальное рабочее место доступа к системе;
АРМ Администратора - средство настройки и администрирования системы;
модуль "Графический дизайнер маршрутов" - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
модуль "Дизайнер форм" - средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
модуль "Менеджер журналов и отчетов" - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;
модуль "Почтовый клиент" - средство работы с сообщениями электронной почты.
Приведенные данные свидетельствуют, что система Ефрат-документооборот вполне подойдет для внедрения в муниципальном предприятии МУП «МККП».
3.3 Экономическое обоснование предложенных мероприятий
Для реального внедрения информационной системы управления на базе имеющихся ресурсов и программы Ефрат-документооборот, необходимо внедрить мероприятия:
- приобрести еще как минимум 8 компьютеров
- создать локальную сеть внутри предприятия
- внедрить программу электронного документооброта
- обучить сотрудников работе в системе.
Рассчитаем сколько средств понадобиться на все эти мероприятия. Мероприятия, которые необходимо внедрить из-за достаточно больших денежных вложений могут вводиться несколькими этапами.
Таблица 2 - Расчет денежных средств на внедрение мероприятий
Мероприятие Сметная стоимость Сроки внедрения Приобретение 8 компьютеров

30 000 х 8 = 240 000 2011г. Объединение в сеть 26 имеющихся + 8 вновь приобретенных компьютеров
Материалы – 30 000 р
Стоимость работ - 50 000 р 2011г. Внедрение программы электронного документооборота

70 000 р 2011г. Обучение сотрудников работе в локальной системе. Тренинг на группу 20 000 р 2011г. ВСЕГО 340 000 руб Сложность внедрения мероприятий состоит в том, что в настоящее время предприятие убыточно и для внедрения мероприятий будет довольно сложно выделить средства, но результат в итоге будет экономически выгоден предприятии, так как при автоматизации процесса проверки информации как на этапе ввода ее в систему, так и на этапе проверки непротиворечивости данных в отчетности значительно сокращается количество ошибок, связанных с «человеческим фактором»
Экономия от сокращения затрат на управление.
Годовой объем информации (Аа), который перерабатывается при реализации задач управления МУП МККП , составляет 16 532 (нормо-часа) Потребная численность для переработки данного объема информации определяется из соотношения
Чпотр = Аа / Ф × Кц ,
где Ф – годовой фонд времени 1 работающего, равен 2117 ч;
Кц – коэффициент целесообразности автоматизации управленческого труда, равен 0,65.
Чпотр = 16 532 / 2117 × 0,65 = 12 (чел.).
Располагаемая (фактическая) численность работающих, занятых при решении задач управления, составляет 8 человек (входит подготовка и обработка информации на компьютерах, их обслуживание, оформление и рассылка документации потребителям).
Экономия от сокращения затрат на управление определяется как разница между годовым фондом заработной платы потребной численности работающих и фактической численностью работающих:
Эу = ФЗа – ФЗф ,
где ФЗа – годовой фонд заработной платы потребной численности работающих; ФЗф – годовой фонд заработной платы фактической численности работающих.
Фонд заработной платы определяется по формуле
ФЗ = Ч × Ом × 12,
где Ч – численность работающих; Ом – среднемесячный оклад 1 работающего.
ФЗа = 12 × 5200 × 12 = 748,8 (тыс. р.)
ФЗф = 8 × 5200 × 12 = 499,2 (тыс. р.)
Тогда годовая экономия по фонду заработной платы составляет
Эу = 748,8 – 499,2 = 249,6 (тыс. р.)
и численность высвобождаемого персонала равна
Чусл = 12 – 8 = 4 (чел.).
Заключение
Таким образом, отметим следующее.
В МУП «МККП» Информационное пространство развито не достаточно. Рабочие места управленческих кадров компьютеризированы примерно на 60%.
В работе управления используются программы для начисления коммунальных платежей «Инари», ведения бухгалтерского учета «1 С Бухгалтерия» и составления сметной документации «Багира».
Локальная сеть отсутствует, возможности электронной почты используются не эффективно.
Каждая служба имеет компьютер и ведет свою документацию обособленно, взаимодействия программ не существует. Для контроля и совмещения данных отделам приходится распечатывать документы и сравнивать- проверять их вручную.
Сегодня службы МУП МККП имеющие компьютеризированный учет :
служба начисления платы за услуги - программа «Инари»;
бухгалтерский учет и начисление заработной платы – программа «1С Бухгалтерия»;
складской учет – программа складского учета , «1С Бухгалтерия»
юристконсульт - оперативная программа нормативно-правовых документов «Кодекс»;
производственно – технический отдел – программа составления смет «Багира»;
отдел субсидий – программа начисления субсидий населению.
Всего в управлении МУП МККП на 46 работников имеется 28 компьютеров.
Поскольку все службы МККП взаимосвязаны, а компьютеры не завязаны в единую сеть, то имеются затруднения в документационном взаимодействии между службами. Каждый документ не однократно проходит один и тот же путь. Иными словами, сегодня в предприятии ведется бумажный документооброт между службами.
Отсутствие электронного документооборота в МККП затрудняет работу персонала, перегружает его бумагами и лишней работой.
Документооборот МУП МККП довольно большой, так как МККП ведет большую переписку с получателями услуг, претензионную работу по оплате населением и предприятиями услуг предприятия.
Анализ информатизации управления МУП МККП показал, что основной проблемой для предприятия являются:
отсутствие необходимого количества компьютеров;
отсутствие локальной сети для взаимодействия структурных подразделений управления;
отсутствие электронного документооборота;
полное отсутствие доступа к глобальной сети Интернет.
В ходе подготовки дипломной работы, автором был проведен опрос сотрудников о необходимости преобразований и направлениях улучшений информатизации управления. Проведенный опрос выявил следующее:
большинство работников управления – 72% считают необходимым улучшение информационного пространства управления ММКП, 19% считают, что такой необходимости нет, а 9% не смогли ответить определенно нужны ли улучшения
большинство склоняется ко мнению, что надо оставить то, что уже существует и проявило себя эффективно, и добавить систему новыми необходимыми элементами ( 44%), треть сотрудников считает, что необходимо кардинально улучшать систему ( 31%), 22 % считают, что надо просто дополнить уже существующую систему считают 22% , а 9% не имеют мнения по этому поводу.
обучать необходимо всех (53%), 27% считают, что обучать необходимо только тех, кто в этом нуждается, 13% считают, что обучать никого не нужно, так как можно освоить процесс самим по инструкциям, 7% ответа не имеют.
90% считают, что управлению необходима локальная сеть, 87% считают, что нужно автоматизировать документооборот, третьи по удельному весу ответ стал ответ о необходимости доступа в Интернет (39%), почти столько же сотрудников считают. что необходимо установить компьютеры всем работникам управления.
Наиболее важным и необходимым мероприятием для улучшения информационного процесса в МУП МККП является внедрение электронного документооборота.
Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:
простота внесения изменений в документ;
возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
возможность использовать заранее заготовленные формы;
более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
экономия бумаги;
компактность архивов;
простота контроля информационных потоков;
высокая скорость поиска и извлечения информации;
возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.
Многие из существующих автоматизированного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот.
Только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
В настоящее время в России наблюдается рост интереса к системам электронного документооборота среди государственных и коммерческих структур. Компании-разработчики готовы предоставить системы электронного документооборота как для небольших организаций численностью 5-10 человек, так и для крупных предприятий численностью тысячи человек. Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами:
Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика.
Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.
По утверждению экспертов для внедрения в небольших коммерческих учреждениях рекомендовано применение программы электронного документооборота Ефрат- докмуентооборот.
Расчет необходимых денежных средств на внедрение всех необходимых мероприятий составит 340 000 р. Для коммерческих предприятий такого уровня, как МККП указанная сумма не должна быть очень большой, но МККП является убыточным предприятием, поэтому будет довольно сложно найти деньги на внедрение, а денежный эффект не просматривается в силу убыточности предприятия, но внедрение системы способно в значительной степени повысить эффективность управленческого труда, что в конечном итоге скажется на результатах работы муниципального предприятия.
Основное преимущество системы электронного документооборота — ее способность работать в качестве трансформационной системы, которая может изменять текущие бизнес-процессы организации. Это осуществляется на уровне настроек системы, ее масштабирования в зависимости от изменения производственной структуры, количества рабочих мест и территориальной распределенности — в отличие от других систем, где перенастройка осуществляется на уровне программного кода. Введение системы электронного документооборота позволяет избежать негативных последствий формализации процессов управления. Сохранность документа обеспечивается благодаря его регистрации в системе и созданию его электронной копии, отсканированной или созданной в любом офисном приложении. Передача документа из физического действия превращается в предоставление прав доступа к документу. Быстрота поиска нужного документа обеспечивается специальными поисковыми механизмами, позволяющими найти документ по реквизитам, термину или набору слов.
Кроме того, различные виды сортировки документов по разным параметрам, выделение групп документов, отвечающих определенным критериям, существенно облегчают поиск.
Для группировки разнородных документов, с которыми нужно работать вместе, применяется технология «виртуальных папок». Так как в «папку» помещается ссылка на документ, каждый документ можно поместить в любое количество «папок», обеспечивая тем самым различные виды классификации.
Когда в процесс подготовки документов включается несколько человек, в традиционном варианте это происходит долго и утомительно.
Системы электронного документооборота позволяют сократить время на передачу документа между участниками до минимума, сохранять промежуточные версии, чтобы можно было восстановить ход подготовки.
При длительном цикле согласования, ознакомления или совместной подготовки трудно понять, что конкретно происходит с документами и не нужно ли вмешательство для успешного завершения процесса (например, если один из исполнителей занят другими делами или просто забыл об этом деле).
Для решения этой проблемы в СЭД создается электронный лист согласования или ознакомления, который, помимо сохранения всех высказанных мнений, позволяет в любой момент узнать, кто из участников процесса выполнил свою часть работы, а кто — задерживается.
Для автоматического контроля прохождения процесса может быть разработан сценарий согласования, где задается максимальная продолжительность срока согласования каждым из участников, очередность прохождения этапов и варианты поведения системы.
СЭД позволяет начинать работу в ней при отсутствии формализованных процессов. Сотрудники продолжают работать, как привыкли, документы проходят свои маршруты. Но все действия фиксируются и могут быть рассортированы и проанализированы. Тогда можно говорить об оптимальности существующих процессов, или необходимости улучшения, или глобального реинжиниринга. Это существенно расширяет возможности руководителя.
Деятельность любой организации подразумевает наличие большого количества нормативно-справочной информации, которая подвергается регулярному обновлению. Хранение ее в бумажном варианте достаточно неудобно, так как за обновление документа отвечает один человек, который обычно его и хранит, а все остальные пользуются копиями. И всякий раз нельзя быть до конца уверенным, что имеющаяся копия — действующая.
Создание электронных библиотек документов позволяет решить проблему централизованного хранения всех нужных документов с поддержкой актуальности и простоты доступа к информации, причем каждый сотрудник видит только те документы, которые нужны ему для работы.
Основная задача информационных систем — сбор данных для принятия управленческих решений. Использование СЭД позволяет организовать обратную связь в управлении: инициация основной деятельности; работа по ее осуществлению; сбор данных о результатах; сравнение с установленными критериями; выработка корректирующего воздействия при наличии отклонений; составление планов внесения изменений в основную деятельность; контроль выполнения запланированного.
Цель грамотно выстроенной системы менеджмента — это управление по отклонениям, когда система сообщает о необходимости вмешательства только в том случае, когда результат деятельности не соответствует изначально заданным параметрам. При грамотно выстроенном комплексе информационных систем они становятся информационным капиталом, который в современную эпоху ИТ является таким же ресурсом, как сырье, материалы и человеческий труд.
Список использованной литературы
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002
Концепция Административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010гг. (в ред. распоряжения Правительства РФ от 09.02.2008 N 157-р, Постановления Правительства РФ от 28.03.2008 N 221)
Артамонов В. Н. Информационные системы в экономике.- Челябинск : [б. и.], 2010. - 267 с.
Беляев И.Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, №4, 2009
Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2010.-198с.
Замедлина Е. А. Теория управления. - М. : РИОР, 2009. - 152 с.
Информационные технологии управления /Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. - М.: ГУУ, 2010.-241с.
Мельников В.П. Информационные технологии. - М. :Academia, 2009. - 426с.
Могилев А. В. Информатика. - М. : Академия, 2009. - 842 с.
Перминов С. Б. Информационные технологии как фактор экономического роста. - М. : Наука, 2010. - 194 с.
Переверзев М. П. Менеджмент. - М. : Инфра-М, 2009. - 287 с.
Попов В. М. Глобальный бизнес и информационные технологии: соврем. практика и рекомендации. - М. : Финансы и статистика, 2010. - 270 с.
Практикум по теории управления /Под ред. Ю. В. Васильев [и др.]. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 303 с.
Румянцева З.П.Общее управление организацией.-М.:ИНФРА-М,2008.-303 с.
Управление современной компанией /Под ред. Б. Мильнера, Ф. Лииса. - М. : ИНФРА-М, 2009. - 578 с.
Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2010.-198с.
Попов В. М. Глобальный бизнес и информационные технологии: соврем. практика и рекомендации. - М. : Финансы и статистика, 2010. - 270 с.
Попов В. М. Глобальный бизнес и информационные технологии: соврем. практика и рекомендации. - М. : Финансы и статистика, 2010. - 270 с.
Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2010.-198с.
Информационные технологии управления /Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2010.-241с.
Информационные технологии управления /Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. — М.: ГУУ, 2010.-241с.
38
2
Глава МО «ГОРОД
Комитет по управлению муниципальным имуществом
Заместитель главы администрации по вопросам городского хозяйства
Директор МУП «МККП»
Управление МУП МККП
Участок тепловых сетей
Банно-прачечный комбинат
Электроцех
Участок благоустройства
Столярный цех
Жилищно-эксплутационный участок
Автотранспортный участок
Цех «Водоканал»
Участок капитального ремонта
Тепличное хозяйство

Список литературы [ всего 16]

Список использованной литературы
1.Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации.
2.Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002
3.Концепция Административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010гг. (в ред. распоряжения Правительства РФ от 09.02.2008 N 157-р, Постановления Правительства РФ от 28.03.2008 N 221)
4.Артамонов В. Н. Информационные системы в экономике.- Челябинск : [б. и.], 2010. - 267 с.
5.Беляев И.Г. Система электронного документооборота предприятия как элемент управления предприятием // Делопроизводство, №4, 2009
6.Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2010.-198с.
7.Замедлина Е. А. Теория управления. - М. : РИОР, 2009. - 152 с.
8.Информационные технологии управления /Под ред. проф. Ю.М. Черкасова. - М.: ГУУ, 2010.-241с.
9.Мельников В.П. Информационные технологии. - М. :Academia, 2009. - 426с.
10.Могилев А. В. Информатика. - М. : Академия, 2009. - 842 с.
11.Перминов С. Б. Информационные технологии как фактор экономического роста. - М. : Наука, 2010. - 194 с.
12.Переверзев М. П. Менеджмент. - М. : Инфра-М, 2009. - 287 с.
13.Попов В. М. Глобальный бизнес и информационные технологии: соврем. практика и рекомендации. - М. : Финансы и статистика, 2010. - 270 с.
14.Практикум по теории управления /Под ред. Ю. В. Васильев [и др.]. - М.: Финансы и статистика, 2009. - 303 с.
15.Румянцева З.П.Общее управление организацией.-М.:ИНФРА-М,2008.-303 с.
16.Управление современной компанией /Под ред. Б. Мильнера, Ф. Лииса. - М. : ИНФРА-М, 2009. - 578 с.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00493
© Рефератбанк, 2002 - 2024