Разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в организации на примере ООО"Отрада-Тур"

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1 Понятие и методы управления документооборотом в организации
1.2 Характеристика современных систем управления электронными документами
1.3 Специфика документооборота в туристских фирмах. Нормативно-правовые аспекты документационного обеспечения управления
Выводы
2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
2.1 Характеристика деятельности туристской фирмы ООО «Отрада Тур»
2.1.1 Общая характеристика предприятия
2.1.2 Анализ организационной структуры управления
2.1.3 Анализ объемов продаж и качества услуг
2.1.4 Анализ трудовых ресурсов
2.1.5 Анализ эффективности использования труда и заработной платы
2.1.6 Анализ наличия, движения и эффективности использования основных производственных фондов
2.1.7 Анализ наличия и эффективности использования оборотных средств
2.1.8 Анализ себестоимости и затрат
2.1.9 Анализ прибыли и рентабельности
2.2 Анализ отрасли и конкуренции. SWOT-анализ компании
2.3 Анализ документооборота в турфирме «Отрада-Тур»
Выводы
3. ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ
3.1 Дерево целей мероприятий по совершенствованию документооборота в турфирме «Отрада-Тур»
3.2 Характеристика мероприятий по совершенствованию документооборота
3.2.1 Создание индивидуальных электронных адресов и установка ICQ каждому из менеджеров турфирмы
3.2.2 Внедрение автоматизированной системы делопроизводства «Дело»
3.2.3 Внедрение программного комплекса «Само-ТурАгент» 6.3
3.3 Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Выводы
4. ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
5. БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

изм. До проведе
ния мероприя
тий
2009 год Меро-прия-
тие 1 Меро-
прия-
тие 2 Меро-
прия-
тие 3 После проведе
ния меропри
ятий
2010 год Изменения Выручка (без НДС) т.р. 4403 396,27 374,26 418,29 5591,82 1188,82 21,26 Себестоимость т.р. 3195,5 239,7 249,74 260,13 3945,07 749,57 19 Стоимость основных производственных фондов т.р. 659,2 - - - 659,2 - - Численность работающих чел. 9 - - - 9 - - Фонд оплаты труда т.р. 495,9 41,61 39,15 44,08 602,74 106,84 17,72 Прибыль от реализации
(с. 1 - с. 2) т.р. 1207,5 156,57 124,52 158,16 1646,75 439,25 26,67 Рентабельность производства
(с. 6/с.2) х 100 % 37,9 1,81 0,76 1,62 42,09 4,19 Рентабельность продаж
(c. 6/с. 1) х100 % 27,42 1,01 0,46 0,91 29,8 2,38 Производительность труда (с.1/с.4) т.р.
/чел. 489,22 44,03 41,59 46,48 621,32 132,1 21,26 Фондоотдача (с.1/с.3) руб.
/руб. 0,67 0,06 0,05 0,06 0,84 0,17 20,24 Средняя годовая заработная плата (с.5/с.4) т.р.
/чел. 51,59 4,33 4,18 4,73 64,83 13,24 20,42
Вследствие реализации мероприятий, направленных на совершенствование документооборота турфирмы «Отрада Тур» выручка возрастет на 21,26%, а себестоимость продукции увеличится на 19%, что, в свою очередь, приведет к увеличению прибыли от реализации на 26,67%. Рентабельность производства увеличится на 4,19%, рентабельность продаж – на 2,38%. Производительность труда увеличится на 21,26%, фондоотдача – на 20,24%.
Фонд оплаты труда увеличится на 17,72%, но в данном случае это оправдано, поскольку существенно возрастет прибыль от реализации за счет более эффективного управления сотрудниками турфирмы «Отрада Тур», повышения производительности труда, а также сокращения затрат за счет оптимизации делопроизводства.
Выводы

Предложенный проект мероприятий по совершенствованию делопроизводства в турфирме «Отрада Тур» на основе создания индивидуальных электронных адресов и установка ICQ каждому из менеджеров, а также внедрения автоматизированной системы «Дело» и программного комплекса «Само-ТурАгент» 6.3, экономически оправдан. Наибольшую эффективность дает реализация программного комплекса «Само-ТурАгент» 6.3.
4. ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) – это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.
Основные принципы построения системы электронного документооборота:
соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;
распределенность;
масштабируемость;
модульность;
открытость;
переносимость на другие аппаратные платформы.
В ходе выполнения данной дипломной работы рассмотрена классификация систем управления электронными документами, использующую следующие признаки:
1. Масштаб. По данному признаку различают корпоративные системы, системы для средних предприятий и системы для организации персонального документооборота. Для корпоративных систем характерно привлечение системных интеграторов для адаптации системы на предприятии, высокие требования к аппаратным и программным средствам, широкий диапазон выполняемых функций, реализация информационных технологий, составляющих основу системы на «промышленном» уровне, высокая цена.
Поэтому приобретение корпоративной системы могут позволить себе только крупные предприятия. К корпоративным можно отнести системы Documentum, DocuLive. Для некоторых предприятий функциональность корпоративной системы может оказаться убыточной, поэтому им целесообразнее приобрести более дешевую систему для средних предприятий. Примером такой системы является «Эффект-Офис».
Системы для организации персонального документооборота предназначены для индивидуального использования. В данных системах могут отсутствовать некоторые функции, важные с точки зрения документационного обеспечения управления.
2. Архитектура. По данному признаку различают системы, функционирующие на платформе специальной программы, и системы-приложения. В качестве платформы выступает программный комплекс, реализующий принципы управления электронными документами. Основным компонентом такой программы является системы управления базами данных (СУБД). Также в качестве платформы может выступать система автоматизации управления предприятием.
Примеры платформ: продукты семейства Lotus-Domino.Doc, Workflow, 1С:Предприятие. Достаточно много систем, основанных на продуктах компаний Documentum и Hummingbird. Система Documentum, в свою очередь, использует поисковые средства компании Verity – лидера среди разработчиков поисковых систем. Некоторые из систем вообще представляют собой среды разработки, например Staffware, служащая средой создания workflow-приложений.
Системы, работающие на специальной программной платформе, используют ее функционал в контексте автоматизации документационного обеспечения управления. Примерами таких систем могут быть Optima Workflow, «Босс Референт».
Особенность систем данного класса состоит в том, что для их работы требуется установить комплекс программ, составляющих соответствующую платформу, что требует дополнительных затрат. Т.е. стоимость такой системы складывается из стоимости самой программы и ее платформы. В данном случае к проблеме выбора системы добавляется проблема выбора программной платформы. Преимущества и недостатки такого решения частично схожи с первым пунктом классификации – с одной стороны мощность, с другой – возможная убыточность и высокая цена.
Системы-приложения представляют собой самостоятельный продукт, не требующий специальных программных средств. Примерами могут служить системы «Дело», «Делопроизводство 2002», «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис».
3. Тип баз данных, используемых системой. Основу любой системы управления документами составляет СУБД. Вместе с тем, для хранения информации системы могут использовать БД разного типа. Различают системы, использующие реляционные базы данных (РБД), и системы, использующие документальные базы данных (ДБД). Под документальными БД понимаются преимущественно базы Lotus Domino.Doc, хотя существуют и другие.
Основное отличие между ними состоит в хранении содержания документов. В системах первого типа для этого используется файловая система. Вторые – хранят содержание документа непосредственно в БД (поэтому базы и называются документальными). У каждого из этих решений есть свои достоинства и недостатки. Так, с точки зрения скорости работы, производительности, устойчивости преимущество за первым подходом, с точки зрения безопасности информации и стоимости автоматизации делопроизводства при средних объемах документооборота – за вторым.
Для систем как первого, так и второго типов справедливо следующее: система может основываться на собственной СУБД. Примерами систем данного типа являются «Евфрат-Документооборот», «Эффект-Офис», ODB-Text.
Системы, ориентированные на обработку большого количества документов, используют для хранения информации промышленные СУБД типа MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix или для ДБД – Lotus Domino. Принимая решение о выборе такой системы, необходимо дополнительно приобрести и установить соответствующую СУБД. Общая стоимость проекта, как правило, оказывается выше, чем стоимость системы с собственной СУБД, но необходимо учитывать, что переплата связана с лучшими возможностями промышленной системы управления базами данных. Примером системы данного типа является «Дело».
4. Технология работы с электронными документами. Необходимо подчеркнуть, что некоторые системы могут обладать функциями нескольких классов. Тем не менее, большинство продуктов имеют вполне определенную ориентацию (относительно функционала) на ту или иную область.
Таким образом, можно сделать вывод, что существует несколько классов систем:
Системы управления документами (Document management systems).
Системы автоматизации делопроизводства (САД).
Наиболее интересно различие между системами EDMS и САД. С точки зрения универсальности автоматизации EDMS ориентированы на предприятие в целом, со всем его документационным фондом. САД же в основном поддерживают автоматизацию обособленного участка деятельности – официального делопроизводства. Их можно рассматривать как некий аналог систем управления записями.
С точки зрения техники работы с документами: в EDMS объектом действия является содержимое документа, а в САД – его регистрационная карточка (РК), содержимое документа прикрепляется к РК. К САД относятся продукты только российских разработчиков.
Системы управления документами:
обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;
акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению;
сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;
выполняют автоматическое архивирование документов.
Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях и характеризуются универсальностью, масштабируемостью, обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнородных документов. Для поиска документов здесь используется атрибутивный или контекстный поиск с помощью поисковой формы и логических операндов. Документы имеют набор фиксированных атрибутов (название, автор, дата создания, дата последнего редактирования, тип, вид, права доступа и т. д.).
Современные системы имеют встроенные средства для просмотра документов различных форматов, в результате отпадает необходимость установки на всех рабочих местах набора приложений, применявшихся при создании документов архива.
Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое. Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей, миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока).
Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами. Средствами администрирования синхронизируют списки пользователей и учетные записи сетевых операционных систем, выполняют настройки системы в соответствии с профилем и организационной структурой предприятия. Для корпоративных сетей возможна работа с архивом документов и так называемого «тонкого клиента».
Работоспособность тонкого клиента обеспечивается специальными серверными модулями систем, которые, имея доступ к архиву документов, переносят их (в виде ссылок) на веб-сервер.
К САД можно отнести только продукты российских производителей, данный класс систем не имеет аналогов за рубежом. Идеология САД основана на правилах и традициях российского делопроизводства, то есть они не просто учитывают его специфику, но жестко к ней привязаны.
Кроме этого, в России сложилась единая технология работы с управленческими документами, формирующая так называемую государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Трудно найти аналог российского делопроизводства как по детальности проработки регламентов работы с документами, так и по масштабам применения этих регламентов.
Российская модель делопроизводства имеет следующие основные особенности:
регистрация документов;
централизованный контроль исполнения документа с самого момента его утверждения или поступления в организацию;
единые нормы документооборота.
В российской практике, в отличие от западной, документ ставится на контроль сразу же после поступления в организацию, для входящих документов, или после его утверждения, для исходящих и внутренних документов. В системе учета отслеживается связь между документами (письмо – ответ, документ на контроле – отчет по исполнению и т.д.).
Таким образом, имеется принципиальная возможность (хотя иногда весьма трудно реализуемая) отследить маршрут любого документа, поступившего или созданного в органе государственного или муниципального управления. Важной особенностью российского делопроизводства является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Это необходимо учитывать в случае внедрения систем автоматизации делопроизводства зарубежных разработчиков.
Поддержка сетевых технологий позволяет обеспечить контролируемую децентрализацию делопроизводственных функций. Можно, например, предоставить подразделениям право осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Данная схема будет эффективно работать и в территориально распределенных сетях, тогда как в рамках традиционной – бумажной технологии это невозможно. Основу САД (с точки зрения делопроизводства) составляют справочники-классификаторы и РК документов, последние являются основным объектом манипулирования.
Примеры СУД: Documentum, «Эффект-Офис», «Евфрат-Документооборот».
Примеры САД: «Босс-Референт», «Дело», Lan Docs.
3. Системы автоматизации деловых процессов (Workflow management systems). Данные системы часто называют системами управления деловыми процессами. Процесс может быть представлен в виде обработки события, которой могут заниматься разные исполнители, выполняющие определенные действия (например, они составляют документы, визируют их и т. п.).
Последовательность совершения действий и передач от одного исполнителя к другому составляет маршрут обработки события. Маршруты обработки типовых, часто повторяющихся событий, как правило, жестко регламентируются по срокам и исполнителям в виде маршрутных карт. Пользователь получает на рабочее место информацию о том, что он должен сделать, и все необходимые для этого данные.
Идеология системы workflow предполагает, что пользователь должен выполнять только необходимые функции, всю рутинную работу – определение последовательности действий, доставку необходимой информации, контроль своевременности выполнения работы и прочее – выполняет система workflow.
Примерами самостоятельных систем второго типа могут быть Staffware, Optima Workflow.
Системы автоматизации деловых процессов позволяют:
описывать в терминах движения документов деловые процессы;
осуществлять их координацию друг с другом и реакцию на события (выполнять маршрутизацию);
моделировать деловые процессы;
контролировать выполнение деловых процессов;
устанавливать права доступа пользователей;
определять срок выполнения операций и другие атрибуты процесса.
4. Электронные архивы. Основные функции электронных архивов: ведение архива документов предприятия в иерархии папок, коллективный доступ и редактирование, хранение версий документов, выдача поручений и контроль исполнения, быстрый поиск нужной информации, обеспечение доступа по локальной сети, Интернету.
Системы управления записями (Record management) – представляют собой системы поддержки жизненного цикла документа, автоматизации рутинных канцелярских процедур.
Системы управления «образами» документов (Imaging systems). Формирование архива документов предполагает их перевод из бумажной формы в электронную. При этом простого сохранения отсканированного документа недостаточно. Системы управления образами позволяют снабдить графическое изображение документа реквизитами, аннотацией, идентифицирующими документ в системе делопроизводства.
Основными функциями системы управления электронными документами являются:
регистрация документов;
контроль исполнения документов;
создание справочников и работа с ними;
контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;
создание и редактирование реквизитов документов;
формирование отчетов по документообороту предприятия;
импорт документов из файловой системы и Интернета;
создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);
работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;
электронное распространение документов;
работа с документами в папках;
получение документов посредством сканирования и распознавания.
Использование систем управления электронными документами позволяет получить ощутимый экономический эффект, который может быть связан:
со снижением стоимости хранения документов;
уменьшением затрат на поиск документов;
уменьшением затрат на копирование документов;
уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.
Существуют и косвенные преимущества: повышение скорости принятия и качества управленческих решений, улучшение контролируемости процессов со стороны руководства, повышение оперативности реагирования на изменение внешних факторов.
5. БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Обеспечение комфортных условий работы и сведение к минимуму вероятности воздействия на работников организации вредных производственных факторов – это задачи охраны труда.
Целью анализа безопасности и экологичности турфирмы «Отрада Тур» является изучение условий труда, опасных и вредных производственных факторов на этапе разработки и эксплуатации турфирмы и разработка рекомендаций по защите от воздействий факторов, оказывающих вредное влияние на здоровье работников и посетителей турфирмы, а также несущих вред для окружающей среды.
В турфирме «Отрада Тур» работники и клиенты могут подвергаться воздействию следующих опасных и вредных факторов:
Поражению электрическим током вследствие:
использования электронеисправного оборудования;
нарушения заземления;
несоблюдения техники безопасности.
Воздействию электромагнитных полей.
Воздействию шума.
Недостаток или неравномерность освещения.
Нарушение микроклимата, под чем понимается повышенная запыленность воздуха, повышенная или пониженная влажность, повышенная или пониженная температура воздуха.
Воздействию различных видов излучений.
Все вышеперечисленные факторы должны соответствовать санитарным нормам и правилам СанПиН 2.2.2.542 – 96.
Показатели микроклимата в помещении офиса турфирмы «Отрада Тур» должны соответствовать установленным санитарно-гигиеническим требованиям.
Для поддержания определенных параметров микроклимата используется отопление, вентиляция, кондиционирование, которое является важнейшей частью инженерного сооружения.
1. Освещение. Фактором, существенно влияющим на производительность и безопасность труда, является освещенность рабочего места по СНиП 23-05-95 «Естественное и искусственное освещение». Рациональная освещенность помещения предусматривает:
правильный выбор источников света и систем освещения;
необходимый уровень освещенности рабочих поверхностей;
равномерное освещение;
устранение колебаний светового потока во времени.
В офисе турфирмы «Отрада Тур» источником естественного освещения является окно, т.е. существует односторонне боковое освещение.
Расчет естественного освещения сводится к определению соотношения площади световых проемов к площади пола.
Нормативное значение S0 / Sn=0,25.. .0,083,
где: S0 - площадь световых проемов (в свету) при боковом освещении, м2;
Sn - площадь пола помещения, м2;
В помещении имеется одно окно, площадь которого составляет
S0 = 1 * 1,4 * 1,8 = 2,52 м2
Sn = 21 м2
S0/Sn = 0,12
Отношение S0 / Sn (н) входит в установленные пределы означает, что естественного освещения на местах достаточно.
В офисе турфирмы «Отрада Тур» также существует и искусственное освещение, источником которого являются люминесцентные лампы типа ЛБ мощностью по 40 Вт.
Рассчитаем необходимое количество ламп в помещении по формуле:
где: W - удельная мощность (W = 5,8 при 200 лк)
Sn - площадь помещений;
п - количество ламп.
Отсюда п = 5,8 – 21 / 40 = 5,27
Таким образом, необходимо применить 5 люминесцентных ламп типа ЛБ мощностью 40 Вт. Лампы следует защищать светильниками типа ОД.
Искусственное освещение в помещениях эксплуатации ЭВМ осуществляется системой общего равномерного освещения. Искусственное освещение обеспечивает на рабочих местах ЭВМ освещенность не ниже нормируемых значений.
Ограничена прямая блескость от источников освещения, при этом яркость светящихся поверхностей (окна, светильники и др.), находящихся в поле зрения не более 200 кд/м.
Ограничена неравномерность распределения яркости в поле зрения пользователя ЭВМ, при этом соотношение яркости между рабочими поверхностями не превышает 3:1 – 5:1, а между рабочими поверхностями и поверхностями стен и оборудования 10:1.
Яркость светильников общего освещения в зоне углов излучения от 50 град. до 90 град. С вертикалью в продольной и поперечной плоскостях составляет не более 200 кд/м, защитный угол светильников должен быть не менее 40 град.
2. Вентиляция. Загрязненность воздуха значительно снижает бесперебойную и надежную работу технических средств.
Перемещающаяся в пространстве пыль обладает электрическим зарядом и прилипает к любой поверхности. Под ее воздействием изменяются физические характеристики материалов носителей информации, пылинки могут вызвать неполадки в накопителях на дисках и других устройствах. Пыль, имеющая в своем составе сильный электролит, поглощает большое количество влаги из воздуха, и при этом на поверхности элементов может образоваться пленка из электролитического раствора, снижающая работоспособность.
Поэтому воздух, поступающий в помещение, должен содержать предельно допустимую концентрацию пыли.
Для поддержания допустимых норм запыленности использованы строительные, изоляционные и отделочные материалы, которые не выделяют пыль. Каждый день в помещении офиса турфирмы «Отрада Тур» делается влажная уборка, что снижает вероятность накопления пыли.
Поверхность пола в помещении офиса турфирмы «Отрада Тур» ровная, без выбоин, нескользкая, удобная для очистки и влажной уборки, обладает антистатическими свойствами, что соответствует нормам.
Вентиляция должна создавать на рабочих местах, в рабочей и обслуживаемой зонах помещений метеорологические условия и чистоту воздушной среды, соответствующие действующим санитарным нормам.
3. Отопление. В помещениях с длительным пребыванием людей и в помещениях, где требуется поддержание определенной температуры в холодный период года, устраиваются отопительные системы. Системы отопления в помещении офиса турфирмы «Отрада Тур» отвечает требованиям действующих санитарных норм, строительных норм и стандартов ССТБ. Теплоснабжение отдельных зданий или групп зданий, оборудуемых системами центрального отопления, предусматривается от тепловой сети.
4. Шум и вибрация. Источниками шума в помещении офиса турфирмы «Отрада Тур» являются устройства ЭВМ:
1) двигатели внутреннего вентилятора ЭВМ;
2) дисководы.
Шум, производимый вентилятором, можно классифицировать как постоянный, а шум дисковода, как импульсный шум.
При выполнении основной работы на ЭВМ уровень шума на рабочем месте не превышает 50 дБА.
Для улучшения акустических характеристик помещения офиса турфирмы «Отрада Тур» применяются следующие меры:
подавляются шум или звуки, присутствие которых не желательно,
равномерно распределяется звуковая энергия, чтобы уровень звукового давления не превышал допустимого уровня.
Для уменьшения шумового воздействия, при отделке офиса использована специальная шумопоглащающая стеновая облицовка и специальное напольное покрытие.
5. Противопожарная безопасность. Эксплуатацию объектов обслуживания необходимо осуществлять в строгом соответствии с требованиями утвержденных нормативных документов, в частности, Правил пожарной безопасности.
Пожарная безопасность гостиницы должна обеспечиваться системами предотвращения пожара и противопожарной защиты, в том числе организационно-техническими мероприятиями.
Пожарная опасность производственных помещений определяется особенностями выполняемого в них технологического процесса. Для помещения офиса турфирмы «Отрада Тур» категория взрывоопасности пожарной опасности – В, т.к. используются трудногорючие твердые вещества и материалы, а так же вещества и материалы, способные при взаимодействии с водой, кислородом воздуха или другом только гореть.
Пожары возникают из-за причин неэлектрического и электрического характера. К причинам неэлектрического характера (около 75% всех пожаров) относят:
неосторожное и халатное обращение с огнем (бросание горящих окурков или спичек, оставление без присмотра электронагревательных приборов и т.п.);
неправильное устройство или неисправность отопления;
неисправность оборудования и нарушение режима производственного процесса;
неправильное устройство и неисправность систем вентиляции и КВ;
самовоспламенение и самовозгорание отдельных веществ;
взрывы пыли, газов, паров.
С целью устранения этих причин предусматривают мероприятия организационного, эксплуатационного, технического и режимного характера.
К организационным мероприятиям относят:
обучение работников противопожарным правилам;
проведение бесед, инструктажей и т.п.
К эксплуатационным мероприятиям:
правильную эксплуатацию техники и оборудования;
правильное содержание зданий и территорий.
К технологическим мероприятиям: соблюдение противопожарных правил при устройстве отопления, вентиляции и КВ;
К режимным мероприятиям:
запрещение курения в не установленных местах;
производства работ в пожароопасных помещениях и т.п.
В ЭВМ высока плотность размещения элементов электронных схем. В непосредственной близости друг от друга располагаются соединительные провода, коммуникационные кабели. При протекании по ним электрического тока выделяется значительное количество теплоты, что может привести к повышению температуры, оплавлению проводов и, как следствие, короткое замыкание, сопровождающееся горением.
Для отвода избыточности теплоты от ЭВМ служат системы вентиляции и кондиционирования воздуха. Однако они представляют дополнительную пожарную опасность, так как обеспечивают подачу кислорода-окислителя, а при возникновении пожара быстро распространяют огонь и продукты горения по всем помещениям и устройствам, с которым связаны воздухоотводы.
Напряжение к электроустановкам подается по кабельным линиям, которые представляют особую пожарную опасность. Наличие горючего изоляционного материала, вероятных источников в виде электрических искр, разветвленность и труднодоступность делают кабельные линии местом наиболее вероятного возникновения и развития пожара.
Меры по профилактике загораний:
контроль за температурой оборудования;
наличие первичных средств тушения;
применение автоматических предохранителей;
пожарная сигнализация;
план эвакуации и действия работников турфирмы при пожаре.
Системы пожарной безопасности должны характеризоваться уровнем обеспечения пожарной безопасности людей и материальных ценностей, а также экономическими критериями эффективности этих систем для материальных ценностей, с учетом всех стадий жизненного цикла объектов и выполнять одну из следующих задач:
исключать возникновение пожара;
обеспечивать пожарную безопасность людей;
обеспечивать пожарную безопасность материальных ценностей;
обеспечивать пожарную безопасность людей и материальных ценностей одновременно.
Турфирма «Отрада Тур» должна иметь системы пожарной безопасности, направленные на предотвращение воздействия на людей опасных факторов пожара, в том числе их вторичных проявлений на требуемом уровне. Помещения гостиницы должно быть оснащено системами автоматической пожарной защиты (АПЗ), состоящими из автоматической системы ЭПС и УГАП. Они быстро обнаруживают очаг загорания (пожара); автоматически отключают электропитание ЭВМ и систем КВ, локализируют и тушат пожар.
Обследование и проверку соблюдения противопожарного режима проводит Госпожнадзор и пожарно-техническая комиссия предприятия. Эта комиссия проводит не реже 2-4 раз в год пожарно-технические обследования всех объектов предприятия в присутствии ответственных лиц за пожарную безопасность по данному объекту и намечает пути и способы устранения выявленных недостатков.
При возникновении пожара необходимо использовать первичные средства защиты, например, используют химическое торможение реакции горения – углекислый газ (СО). Огнегасительная концентрация газообразной кислоты не менее 30% объема защитного помещения. Также используются пожарные краны, располагающиеся на заметных и доступных местах.
В помещении офиса турфирмы «Отрада Тур» все меры по противопожарной безопасности соблюдены.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Все хозяйственные операции, совершаемые ежедневно любой фирмой, должны оформляться определенными документами. Среди критериев успешности туристического бизнеса одно из первых мест занимает правильная организация документооборота. В настоящее время для большинства российских туристских фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т. е. создании документов. Ни один документ нельзя рассматривать в отрыве от управленческой функции, в процессе осуществления которой он возникает и обрабатывается, от всех других документов, с которыми он связан и которые так или иначе влияют на него: являются исходными для его создания, составляются на его основе, передают ему часть заключенной в них информации.
Широкое применение персональных компьютеров, средств коммуникаций, облегченный доступ к базам данных и базам знаний, использование интеллектуальных технологий и систем обеспечивают специалистам и руководителям реальные возможности для выполнения аналитических, прогнозных функций, подготовки управленческих решений в современном технологическом режиме обработки информации.
В управлении широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков организации – их получение, обработку, переработку, использование. Какая бы технология обработки документов ни использовалась, организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.
В представленной дипломной работе были разработаны мероприятия по совершенствованию документооборота турфирмы «Отрада Тур». По их реализации можно сделать следующие выводы.
1. Создание индивидуальных электронных адресов и установка системы ICQ позволяет существенно ускорить рабочий процесс для каждого менеджера турфирмы «Отрада Тур» за счет сокращения времени на составление документации, более быстрой и четкой работе с клиентами, отсутствия утечки и потери информации, четкого разграничения труда в турфирме.
2. Система «Дело» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота турфирмы «Отрада Тур», так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.
3. Специализированный программный комплекс «Само-ТурАгент» версии 6.3, предназначенный для автоматизации работы туристических агентств, позволяет учитывать внешние и внутренние оплаты, учитывать заявки и заказы, отмечать постоянных клиентов, учитывать предоставляемые скидки по дисконтным картам. Все данные, вносимые в базу данных турфирмы «Отрада Тур», находятся в общем доступе и хранятся в едином информационном пространстве, что повышает возможности оперативного обслуживания клиентов.
Предложенный проект мероприятий по совершенствованию делопроизводства в турфирме «Отрада Тур» экономически оправдан. Наибольшую эффективность дает реализация программного комплекса «Само-ТурАгент» 6.3.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Конституция РФ (принята всенародным голосованием 12.12.1993 - с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 №6-ФКЗ, от 30.12.2008 №7-ФКЗ).
Гражданский Кодекс РФ.
Трудовой Кодекс РФ.
Федеральный закон от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
ГОСТ Р 6.30-2003.
ГОСТ Р 51141-98.
Основные правила работы архивов организаций. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2008.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2008.
Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием // Секретарское дело. – 2002. –№2.
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Эксмо, 2009.
Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ // Делопроизводство. – 2007. – № 3.
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Термика, 2008.
Бухалков М.И. Управление персоналом. Учебное пособие. – М: Инфра-М, 2008.
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. – М.: Эксмо, 2008.
Годин О.О., И.К. Корнеев. Информационное обеспечение управленческой деятельности. – М.: Высшая школа, 2007.
Елисеева Т.В. Система информационного обеспечения управления. – М.: ИНФРА-М, 2006.
Захарьин В.Р. Технология документооборота // Я – директор. – 2008. – №7.
Карзаева Н.Н. Электронный документооборот // Философия и техника. – 2007. – №5.
Керимов В.Э. Организация документооборота // Экономика и жизнь – 2008. – №11.
Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом организации: стратегия, маркетинг, интернационализация. Учебное пособие. – М: «Инфра-М», 2007.
Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: учебник. – М.: Инфра-М, 2008.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007.
Медведев М.Ю. Бухгалтерский учет. – СПб.: Питер, 2007.
Патров В.В. Программное обеспечение документооборота // Современная техника – 2008. – №6.
Саакян А.К., Зайцев Г.Г., Лашманова Н.В., Дягилева Н.В. Управление персоналом в организации. Учебное пособие. – СПб: «Питер», 2008.
Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами // Секретарское дело. – 2008. – № 1.
Федосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебник. М: Экзамен, 2009.
Чхутиашвили Л.В. Общая схема организации документооборота // Бизнес-центр, 2007. №3.
Шаронова Е. Новые формы документов // Экономика и жизнь. – 2008. – № 42.
Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам. – М: «Норма», 2008.
Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2008.
Афанасьев А., Весть А. Методы управления документооборотом в организации – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://citforum.ru/ofis/ofis96/104.shtml
Баласанян В. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления – [Электронный ресурс] // Режим доступа: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=13004&SECTION_ID=727
Головченко В. Внедрение системы автоматизации в турфирме, осно