СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ «ЗАПАДНОЕ ДЕГУНИНО»

ОГЛАВЛЕНИЕ
с.
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
1.1. Основные понятия документационного обеспечения управления
1.2. Нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления
1.3. Система регистрации документов государственного учреждения
2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГУ ЦСПС и Д «ЗАПАДНОЕ ДЕГУНИНО»
2.1. Краткая характеристика организации ГУ ЦСПСиД «Западное Дегунино»
2.2. Анализ системы документирования управленческих процессов в ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино»
2.3. Организация работы с документами ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино»
3. ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГУ ЦСПСиД «ЗАПАДНОЕ ДЕГУНИНО»
3.1. Разработка предложения по совершенствованию нормативной базы документационного обеспечения ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино»
3.2. Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения ГУ ЦСПСиД «Западное Дегунино»
3.3. Оценка эффективности реализации проекта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
ГЛОССАРИЙ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

; Срем - стоимость ремонта оборудования, руб.; Зоп - заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы, (руб.) Стоимость электроэнергии вычисляется по формуле (6).
, (6)
где Мпр - электроэнергия, потребляемая вычислительной машиной, кВт/час; Тм - машинное время, затраченное на создание программы, час. (принять 50% от Тпр); Сквт/ч - стоимость одного квт/ч, (2,28 руб.) Сумма амортизации за период разработки программы вычисляется линейным методом по формуле (7).
, (7)
где На - годовая норма амортизации, % рассчитывается по формуле (8);
, (8)
Соб - стоимость оборудования, руб.; Тн – нормативный срок службы, год; Фд - годовой фонд рабочего времени оборудования, час. Определяется по формуле 9.
Фд = ((365-С-В-Пр)х8-ППрх1) х S х (1-а/100), (9)
где 365 – количество календарных дней в году; С, В, Пр – количество нерабочих дней в году: субботних, воскресных и праздничных;8 – длительность смены, ч; S – количество смен работы оборудования в сутки; а – процент потерь времени на ремонт оборудования (принять а = 3-6%) Стоимость ремонта оборудования за период создания программы определяется по формуле (10).
, (10)
где Нр - величина отпускаемых средств на ремонт вычислительной техники относительно стоимости этой техники, % (принять 2-4%); Соб - стоимость оборудования, руб. Заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы рассчитывается по формуле (11).
, (11)
где Зоп.о - основная заработная плата обслуживающего персонала за выполненную работу, руб.; Зоп.доп- дополнительная заработная плата обслуживающего персонала, руб. (10% от основной); Осоц - отчисления на социальное страхование, руб. (26% от основной и дополнительной заработной платы) Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы определяется по формуле (12).
, (12)
где n - количество обслуживаемых ПЭВМ, шт.;
Зоп.год - годовая заработная плата обслуживающего персонала по категориям работников, руб. Трудоемкость программы может определяться либо по нормативам, либо по экспертным оценкам, то есть на основании опытно-статистических данных специалистов-программистов, дающих пессимистические, оптимистические оценки. Вычисляется ожидаемая длительность работ по формуле (13).
, (13)
Где Тож - применяемая для расчета трудоемкость программы Тпр, дни; Топт и Тпес - соответственно оптимистическая и пессимистическая оценка данной программы, дни. Ожидаемые длительности работ на этапе проектирования сведены в табл. 3.1.
Таблица 3.1.
Ожидаемая длительность работ на этапе проектирования программы
Наименование работ Длительность работ (дней) Минимум
(Топт) Максимум
(Тпес) Ожидаемая 1. Разработка технического задания 9 10 9,5 2. Анализ технического задания и сбор данных 6,5 8 7 3. Набор программы на ПЭВМ * 9 10 9,5 4. Отладка программы на ПЭВМ * 2,5 4 3 5. Проведение экспериментов * 0,5 1 1
Примечание: звездочкой помечены работы, производимые с помощью ЭВМ. В результате расчета на разработку программы было затрачено 30 дней, из них с использованием ЭВМ – 13,5 дней. Учитывая, что число часов работы в день равно 8, на разработку программы было затрачено 240 часов, из них 108 часов – время работы на ЭВМ. Данные для расчета себестоимости АИС сведем в таблицу 3.2.
Таблица 3.2.
Данные для расчета себестоимости АИС
Показатель Ед.изм. Значения Трудоемкость создания программы час 240 Трудоемкость работ на ПЭВМ час 108 Месячная заработная плата техника-программиста руб 15000 Потребляемая энергия квт/ч 0,4 Годовая норма амортизации % 20 Стоимость оборудования руб 25000 Годовой фонд рабочего времени оборудования за вычетом простоев в ремонте час 1860
Данные об обслуживающем персонале приведены в таблице 3.3.
Таблица 3.3.
Обслуживающий персонал
Категории работающих
(обслуживающий персонал) Количество работающих, чел. Заработная плата одного специалиста в месяц, руб. Годовая зарплата, руб. Инженер по обслуживанию ПЭВМ 1 8000 96000 Итого: основная заработная плата обслуживающего персонала за год (Зпгод) 96000
Стоимость 1 часа работы программиста, рассчитанная по формуле (4), составляет:
Основная заработная плата программиста за время разработки программы рассчитывается по формуле (3):
Дополнительная заработная плата составляет 12% от Зо:
Отчисления на социальное страхование составляют 26% от суммы ЗоиЗдоп:
Таким образом, заработная плата разработчика с учетом дополнительной заработной платы и отчислений на социальное страхование составляет:
Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле
и составляет:
Норма амортизации рассчитывается по формуле:
Сумма амортизации, рассчитанная по формуле (7), составляет:
Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле (10) и составляет:
Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы рассчитывается по формуле (12) и составляет:
Дополнительная заработная плата составляет:
Отчисления на социальное страхование составляют:
Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала за время создания программы, рассчитывается по формуле (11) и составляет:
Расходы на эксплуатацию оборудования вычисляются по формуле
и составляют:
Накладные расходы составляют 50% от Зо:
По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет:
Расчет суммарной экономии затрат
Суммарная экономия для разработанной системы может быть рассчитана по формуле (14)
, (14)
где ЭС – суммарная экономия, руб.; ЭЗП – экономия заработной платы, руб.; ЭМР – экономия материалов, руб. В таблице 3.4. приведены для сравнения продолжительности работ, решаемых вручную и на ЭВМ.
Таблица 3.4.
Нормы времени выполнения работ
Показатель Условное обозначение Единица измерения Базовый вариант Новый вариант Годовая трудоемкость операции по вводу и корректировке данных tвв
человеко-час
160 32 Годовая трудоемкость операции по поиску и обработке данных t поиск человеко-час 400 120 Годовая трудоемкость операции по оформлению и выводу данных t оф человеко-час 180 24 Итого 740 176
Экономия на заработной плате рассчитывается по формуле (15).
, (15)
где (T – экономия времени, час.; С1ч/и – стоимость 1 часа работы исполнителя, руб. рассчитывается по формуле (16)
(16)
Где ЗПи – заработная плата исполнителя, руб. α – коэффициент, учитывающий социальные выплаты (1,26) Экономия трудоемкости работ рассчитывается по формуле (17).
, (17)
Где Tб – годовая трудоемкость решения задачи базовый вариант, час.; Tн – годовая трудоемкость решения задачи новый вариант, час.;
Экономия на заработной плате (при месячной зарплате начальника отдела кадров 16000 руб.) составит:
Экономия расходуемых материалов представляет экономию бумаги на печатные документы. При стоимости одного листа 0,15 руб, экономия на бумагу для 300 распечатанных документов за год составит (при затратах – десять листов бумаги на один документ) 450 руб. Суммарная экономия для разработанной системы составит:
Результаты проведенных расчетов сведены в таблицу 3.5.
Таблица 3.5.
Сводная таблица рассчитанных показателей в данном пункте
Наименование показателя Ед. измерения Значения Машинное время, используемое для решения потребителем задач с помощью разработанной программы час. 176 Экономия рабочего времени час. 564 Суммарная экономия руб 65053,63 Расчет капитальных вложений и эксплуатационных расходов
Капитальные вложения систему можно рассчитать по формуле (18).
, (18)
где К – капитальные вложения в систему, руб.; КК – капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена данная программа, руб.; Фд – полезный годовой фонд времени работы этой ЭВМ, за вычетом простоев в ремонте, час/год; ТМВ – машинное время, используемое потребителем для тех задач, которые он решает с помощью системы, машино-час/год (таблица 3.5.); значение ТМВ составляет 176 часов. С - себестоимость разработанной системы составляет 47252,16 руб. Капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена разработанная система, составят 25000 руб. Полезный годовой фонд рабочего времени этой ЭВМ составляет за вычетом простоев в ремонте 1860 ч/год. Капитальные вложения потребителя составят:
Расчет эксплуатационных расходов, связанных с функционированием программы производиться по формуле(5). В таблице 3.6. приведены данные для расчета эксплуатационных расходов.
Таблица3.6.
Данные для расчета расходов, связанных с эксплуатацией программы
Наименование Единицы
измерения Значение Стоимость одного часа работ на ПЭВМ, С1ч/и руб. 114,55 Коэффициент, учитывающий дополнительную зарплату, WД 1,1 Коэффициент начислений на заработную плату, WН 1,26 Мощность, потребляемая ЭВМ, Мпр кВт/ч 0,4 Стоимость электрической энергиии, С1кВт/ч руб./кв.ч 2,28 Среднее число часов работы системы в году с учетом простоев в ремонте, Фд час 1860 Трудоемкость работ на ЭВМ, ТМВ час 176
Заработная плата обслуживающего персонала за время эксплуатации программы, рассчитывается по формуле (19)
, (19)
Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала составляет:
Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле (10) и составляет:
Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле (6) и составляет:
Сумма амортизации в вычислительной техники, рассчитанная по формуле (7), составляет:
Амортизационные отчисления с программы рассчитываются по формуле (20)
, (20)
где АП – амортизационные отчисления с программы, руб.;
TC – срок службы данной программы, TC = 5 лет.
Эксплуатационные расходы составляют
Производиться автоматизирование рабочего места, поэтому дополнительных расходов на содержание зданий и помещений не требуется. Общие расходы с учетом прочих расходов (2% от суммы всех эксплуатационных расходов) составят:
Расчет показателей экономической эффективности и ожидаемого годового экономического эффекта от внедрения разработки
Рассчитаем экономическую эффективность использования программы. Расчет осуществляется по формуле (21).
, (21)
где ЭФ - фактическая экономия, руб.
Экономия фактическая составит:6505,33
Критерием эффективности создания и внедрения прикладных программных продуктов является ожидаемый годовой экономический эффект, получаемый потребителем программы. Годовой экономический эффекта рассчитывается по формуле (22).
ЭГ=ЭФ-ЕНК (22)
где ЭГ–годовая экономия, руб.
ЕН ( 0,25 - нормативный коэффициент экономической эффективности
Таким образом ожидаемый годовой экономический эффект равен:
ЭГ=26193,77-0,25*49617,75= 38598,21 руб.
Срок окупаемости капитальных затрат на разработку и внедрение АИС определяется по формуле (23).
, (23)
где Tок– срок окупаемости изделия, год.
Срок окупаемости составляет:
Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат на разработку и внедрение АИС рассчитывается по формуле (24):
(24)
Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными (Ер = 0,77 (Ен = 0,25) и окупятся в течение 2,02 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Сводные технико-экономические показатели внедрения автоматизированной информационной системы приведены в таблице 3.7.
Таблица3.7.
Сводные технико-экономические показатели разработки
Показатель Ед. измерения Итого: 1. Технические показатели Среднее время работы системы час. 176 2. Экономические показатели Себестоимость системы руб. 47252,16 Капитальные вложения руб. 49617,75 Годовые эксплуатационные расходы руб./год 38859,86 Ожидаемый годовой экономический эффект руб./год 38598,21 Коэффициент экономической эффективности - 0,77 Срок окупаемости год 1,3 Себестоимость разработки программы представляет собой сумму затрат на разработку и расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, используемого при внедрении программного продукта. По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет 47252,16 Экономия трудоемкости работ – 564 дней; Экономия на заработной плате – 64603,63 рублей; Экономия расходуемых материалов – 450 рублей; Суммарная экономия для разработанной системы составит 65053,63 рублей; Капитальные вложения потребителя составят 49617,75 рублей. Эксплуатационные расходы составляют 38859,86 руб./год. Коэффициент экономической эффективности 0,77. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей.
Вывод: Первым путем совершенствования документационного обеспечения автором было усовершенствовать существующую нормативную базу ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино». Автором данной работы была разработана и внедрена в ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» должностная инструкция секретаря-референта, а также Положение о комиссии по проведению экспертизы в данном учреждении. Вторым путем совершестования документационного обеспечения управления государственного учреждения является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «ЕВФРАТ-Документооборот», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. На базе уже внедренных систем в ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» была создана модель электронного документооборота. Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота.
При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей предлагается рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ЕВФРАТ», ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» сможет: увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию системы документационного обеспечения государственной организации позволяют сделать ряд выводов:
Современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Документооборот организации включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.
Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная. Первые две уже устарели, на их место стали приходить автоматизированные системы регистрации. Но такие системы представлены еще не во всех государственных организациях.
Также в данной главе были рассмотрено нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование ДОУ в Российской Федерации. Все эти нормативные документы рекомендуются для применения в управленческом аппарате организаций независимо от форм собственности.
К величайшему сожалению, к настоящему времени в нашей стране еще не создана полноценная нормативно-методическая база, нет даже таких основополагающих нормативных актов, как основные положения ГСДОУ, государственный стандарт, на котором должна базироваться ГСДОУ в части оформления документов. Именно на основе этого закона, нормативно закрепляющего общие принципы и основные направления политики нашего государства в части ДОУ, возможно создание комплекса четких, логичных, общегосударственных нормативно-методических документов, учитывающих все изменения, произошедшие в стране за 10 лет.
2. По проведенному анализу системы управления и системы документационного обеспечения управления в ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» можно сделать выводы:
ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» создан для оказания социальной помощи и поддержки населения. ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства Российской Федерации и Устава предприятия.
При проведении анализа системы документирования управленческих процессов были выявлены проблемы:
Определение статуса делопроизводственной службы в структуре организации. В настоящее время, как видно из проведенного анализа, значительная часть функций по организации документооборота в учреждении возложена на секретаря-референта, подчиненного директору, но должностной инструкции как таковой нет;
Как уже было выше отмечено в представленном учреждении ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.
На основании проведенного анализа автором были разработаны пути совершенствования документационного обеспечения ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино».
Первым путем совершенствования документационного обеспечения автором было предложение усовершенствовать существующую нормативную базу ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино». Автором данной работы была разработана и внедрена в ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» должностная инструкция секретаря-референта, а также Положение о комиссии по проведению экспертизы в данном учреждении. Вторым путем совершенствования документационного обеспечения управления государственного учреждения является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью была выбрана система «ЕВФРАТ-Документооборот», которая в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. На базе уже внедренных систем в ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» была создана модель электронного документооборота. Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота.
При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей предлагается рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными и окупятся в течение 1,3 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 38598,21 рублей. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы как «ЕВФРАТ-Документооборот», ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» сможет увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
АИС
АН РФ
АРМ
АУП
ВНИИДАД
ГК РФ
ГСДОУ
ГУ ЦСПСиД

ГОСТ
ЕГСД
ДОУ
КИС
М., СПб.
ОДПН

ООН
ОРД
ОКУД

ОПБН

ОПГОИАиП

ОППП
ОССО
ПО
ПЭВМ
С.
СОСП
СМИ
СЭД
ТК РФ
УСД
УСОРД
ЭД
ЭЦП
ЭУД
Автоматизированная информационная система
Академия наук Российской Федерации
автоматизированное рабочее место
административно-управленческий персонал
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Гражданский кодекс Российской Федерации
Государственная система документационного обеспечения управления
Государственное учреждение центр социальной помощи семье и детям
Государственный стандарт
Единая государственная система делопроизводства
документационное обеспечение управления
корпоративная информационная система
сокращения от «Москва», «Санкт-Петербург»
отделение дневного пребывания несовершеннолетних Организация Объединённых Наций
организационно-распорядительная документация
общероссийский классификатор управленческой документации
отделение профилактики безнадзорности несовершеннолетних
отделение приема граждан, обработки информации, анализа и прогнозирования
отделение психолого-педагогической помощи
отделение срочного социального обслуживания
программное обеспечение
персональная электронная вычислительная машина
страница (не «стр.»)
специализированное отделение социальной помощи
средства массовой информации
система электронного документооборота
Трудовой кодекс Российской Федерации
унифицированная система документации
унифицированная система организационно-распорядительной документации
электронный документооборот
электронная цифровая подпись
электронное управление документооборота
ГЛОССАРИЙ
Автоматизированная информационная система - программно-аппаратная система, предназначенная для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации.
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.
Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.
Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Входящий документ-документ, поступивший в учреждение.
Государственная система документационного обеспечения управления - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях.
Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство; документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.
Инструкция - правовой акт, утверждаемый или создаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.
Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.
Система электронного документооборота - организационно- техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Электронная цифровая подпись - последовательность символов, являющуюся реквизитом электронного документа, позволяющего установить отсутствие искажения информации в электронном документе и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Источники
1.1.Опубликованные источники
Всеобщая декларация прав человека(1948). Принята на третьей сессии Генеральной Ассамблеи ООН резолюцией 217А (Ш) от 10.12.1948
Конвенция ООН о правах ребёнка. Принята резолюцией 44/25 Генеральной Ассамблеи ООН от 20.11.1989
Российская Федерация. Конституция(1993)Конституция Российской Федерации [Текст]: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.
Трудовой кодекс Российской Федерации-М.:2008
Семейный кодекс Российской Федерации [Текст]: Федеральный закон: [принят Госдумой 08.12.1995:по состоянию на 03.01.2001]-СПб.: Стоун Кантри,2001.-92с.
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на 27.07.2010) (редакция, действующая с 01.01.2011)
Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.05.2008)
Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».//Собрание законодательства Российской Федерации от 02. 08.2004 №31,ст.3215
Федеральный закон от 10.01.2002 №1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 08.11.2007)
Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060
Постановление Правительства Москвы от 19.12.2006 №1009-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте социальной защиты населения города Москвы»//Вестник Мэра и Правительства Москвы, январь 2007
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
Комментарий к Федеральному закону «О государственной гражданской службе»/ Под ред. В.А. Козбаненко, Д.А. Медведева - СПб.: «Питер»,20077.
1.2. Неопубликованные источники
Устав Государственного учреждения ЦСПС и Д «Западное Дегунино»
1.3. Нормативно-методическая литература
ГОСТ Р. 1.5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
ГОСТ Р 51141-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба: Форма, размеры и технические требования (изменение №1 к нему от 25.12.2002 №505-ст).
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утверждены Постановлением Минтруда России,25.03.2002 №23.М.,2002.65с.
ОК 004-93 Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг: в 3 т.М.,1996.3т.
ОК 005-93 Общероссийский классификатор продукции: в 2т.М.,1994. 2 т.
Основные правила работы архивов организаций. М.,2003.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от25.08.2010 №558
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М.,2001. 143 с.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от08.11.2005 №536. М.,2006
1.4. Сетевые источники
Официальный сайт Президента Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.kremline.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.government.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус
Официальный сайт Правительства Москвы (Законотворческая деятельность. Нормативные и иные акты Мэра и Правительства Москвы) [Электронный ресурс].-Режим доступа:http:www.mos.ru/.Загл.с экрана.-Яз.рус.
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
Официальный сайт Департамента семейной и молодёжной политики города Москвы (Документы, текущая информация, нормативные и иные акты) [Электронный ресурс].-URL:http:www.dsmp.mos.ru/.
Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].-URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс].-URL:http:www.evfrat.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.-Яз. рус.
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
2. Литература
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007-248c.
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006-315с.
Вялова Л.М. Регистрация документов / Л.В. Вялова // - Журнал «Секретарь-референт», - 2003. - № 11-с.12
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия:делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и. К», 2006. — 520с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М.: Интел-синтез АПР., 2005. - 399с.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2002, - 137с.
Лойко В.И., Информационные системы и технологии в экономике. 2005 2-е изд. -416с.
Макеев В.Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// - Журнал «Секретарь-референт», - 2008. -№ 8-с. 24
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63).
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007-239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия, 2009. – 222 c.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. – 2010. - №1.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007-152с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. "ПРИОР", 2006. - 190с.
Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское д