Тайм-менеджмент руководителя

ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
1 Современные подходы к тайм-менеджменту
1.1 Роль тайм-менеджмента в деятельности организации
1.2Личный тайм-менеджмент как основа организованности работника
2 Фотография рабочего времени на примере сети кинотеатров «Мираж-Синема»
2.1 Краткая характеристика «Мираж-Синема»
2.2 Особенности организации времени (на примере конкретного сотрудника этой организации)
3Пути совершенствования организации времени в сети кинотеатров «Мираж-Синема»
Заключение
Список литературы

Система тайм менеджмента GTD Дэвида Аллена включает в себя:
1.    Место для охватывания всей информации о работе.
2.    Календарь для встреч.
3.    Место для заметок.
4.    Место для контактов.
5.    Объединение в одно целое задачи, цели и мечты.
6.    Четкое описание системы, чтоб было понятно, как это все работает.
Основная идея GTD Дэвида Аллена, которой руководствуются менеджеры «Мираж – Синема» в своей работе, заключается в том, чтобы с помощью контроля и организации у менеджера была возможность сконцентрироваться именно на тех вещах, которые должны быть выполнены в определенное отведенное для этого время. Здесь широко применяется пошаговый метод.
Еще один аспект, характеризующий систему Дэвида Алена, - это так называемый подход «снизу вверх». Это заключается в том, что основное внимание уделяется заданиям, которые нужно выполнить на данном этапе, а не большим и долгосрочным целям.
Организация личного времени сотрудника эффективна. Это позволяет определить уровень KPI (ключевые показатели эффективности).
Ключевые показатели эффективности позволяют оценить эффективность выполняемых действий. Их можно применять как для оценки работы всей компании, ее отдельных подразделений так и конкретных работников. С помощью системы KPI можно не только контролировать и оценивать эффективность выполняемых действий, но и построить эффективную систему личного тайм – менеджмента.
Определим следующие показатели эффективности для менеджера:
Своевременность подачи отчетов: План/факт (отношение фактического срока подачи отчета к плановому сроку подачи отчета);
Выполнение плана посещений клиентов: План/факт (отношение факта посещений клиентов к плану посещений клиентов).
Количество новых привлеченных клиентов: План/факт (отношение фактического количества привлеченных клиентов к плановому количеству привлеченных клиентов).
KPI подачи отчетов в 2011 году:
План подачи отчета – 30 число каждого месяца,
По факту отчеты менеджерами подавались до 27 числа каждого месяца, т.е.
KPI подачи отчетов положителен, поскольку время на предоставление отчета сокращено менеджерами.
На основе данного показателя можем судить об эффективном распределении личного времени менеджера, что позволило ему сократить сроки работы над отчетами.
Рассмотрим KPI выполнение плана посещений клиентов = План посещения клиентов кинотеатра / Факт посещения клиентов кинотеатра.
По плану в день необходимо принять около 13000 клиентов в одном из кинотеатров сети, соответственно, в месяц – около 390000.
KPI выполнение плана посещений клиентов в ноябре 2011 года = 560000 / 390000 = 1,44.
KPI выполнение плана посещений клиентов свидетельствует о положительной организации личного времени, которая позволила увеличить показатели деятельности сети кинотеатров в целом.
Дерево целей системы личного тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема» для менеджера представлено на Рисунке 5.
Рис.5. Дерево целей системы личного тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема»
Несмотря на то, что система тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема» эффективна, все же, необходимо ее совершенствование.

Пути совершенствования организации времени в сети кинотеатров «Мираж-Синема»
На поведение и трудовую деятельность каждого человека влияют определенные индивидуальные особенности. Отсюда можно сделать следующий вывод: если работодатель стремится удержать сотрудника как можно дольше, он должен учесть эти особенности, управляющие поведением подчиненного, сделать так, чтобы сотрудника заинтересовало решение задач, которые направлены на достижение нужных компании результатов. Иначе говоря, необходимо понять определенную структуру организации рабочего времени работника, а также определить, возможно ли на нее воздействовать, не противоречит ли работа в компании его жизненным ценностям (например, человек устраивается продавцом, чтобы получать большую зарплату, но не может работать эффективно, потому что не уважает представителей этой профессии).
Сегодня с уверенностью можно говорить о том, что своевременное выявление и оценка по достоинству факторов как открытых, так и скрытых кризисов системы тайм-менеджмента сотрудников способна не только предотвратить интенсивную кадровую текучку, развитие нелояльности персонала фирмы, но и способствовать повышению общей производительности труда любого коллектива.
Можно выделить три основных модели диагностики системы тайм-менеджмента:
рациональная,
иррациональная,
смешанная.
Для «Мираж-Синема» характерен тип смешанной модели диагностики системы тайм-менеджмента.
Этот подход предполагает, что лучшее представление о системе тайм-менеджмента сотрудника дадут ответы на вопросы, содержащие элементы рационального анализа индивидуальной практики и эмоциональных отзывов в отношении возможных рабочих ситуаций.
По оценкам экспертов, эффективная система тайм-менеджмента может повысить эффективность работы на 40%. Однако различные ошибки при разработке систем приводят к тому, что усилия и затраты на совершенствование организации системы личного тайм-менеджмента сотрудников не только не дают ожидаемых результатов, но и ухудшают ситуацию в компании.
Для совершенствования системы тайм-менеджмента менеджера сети «Мираж-Синема» можно предложить внедрение системы АСУ (автоматизированной системы управления) [15, c.12].
В 2010 году по результатам открытого тендера, в котором приняли участие 5 российских ИТ-компаний, IBS была признана победителем и выбрана в качестве интегратора Проекта создания и развития автоматизированной системы управления производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности в«Мираж-Синема».
Компания SAP была привлечена для проведения работ по аудиту проекта внедрения автоматизированной системы управления в «Мираж-Синема». Специалисты компании SAP проводили анализ организации проекта и проектных решений в«Мираж-Синема» с целью определения полноты и корректности достигнутых результатов, занимались оценкой концептуального подхода с точки зрения интегрированности компонентов системы и бизнес-процессов.
Предпочтение при выборе системы управления ресурсами предприятия было отдано комплексу решений «Управление современным предприятием» благодаря широким функциональным возможностям программного продукта; высокой степени интеграции бизнес-процессов в рамках одной системы; наличию информационно-аналитических систем поддержки принятия решений; наилучшей среди всех систем данного класса локализации; большому потенциалу для масштабирования; высокому уровню информационной безопасности, а также наличию развитой инфраструктуры внедрения и сопровождения в России.
На сегодняшний день компания IBS успешно завершила реализацию основной части проекта. Внедрение основного функционала системы АСУ заняло 6 месяцев. По завершению внедрения система отработала пол года в режиме промышленной эксплуатации. В настоящее время в продуктивной эксплуатации находятся все запланированные к реализации подсистемы АСУ, автоматизированы все заявленные процессы производственно-хозяйственной деятельности.
Компания IBS обеспечила комплексное решение задач сети. Консультантами компании IBS совместно с проектной группой «Мираж-Синема» были проведены работы, включающие анализ работы системы управления предприятием и управления рабочим временем, в частности, разработку методологии финансового управления, создание системы нормативно-справочной информации, внедрение информационной системы для автоматизации управления и создание программно-аппаратной вычислительной инфраструктуры.
Трехуровневая система управления, созданная в результате Проекта включает в себя:
информационно-аналитическую систему и систему корпоративной отчетности на основе решений «Хранилище бизнес-информации» (SAP BusinessInformationWarehouse) и «Стратегическое управление предприятием» (SAP StrategicEnterpriseManagement), позволяющих анализировать финансово-экономические, управленческие показатели предприятия, формировать корпоративную отчетность с использованием OLAP-технологий;
корпоративную систему управления на базе комплекса решений «Управление современным предприятием» (mySAPBusinessSuite) для ведения финансового, налогового, управленческого учета ООО «Элетех»;
типовую автоматизированную информационную систему предприятия (ТАИСП), разработанную компанией IBS на базе решения «1С:Предприятие» для филиалов сети.
В качестве вывода, отметим, что благодаря внедрению АСУ «Мираж-Синема» удастся обеспечить более эффективную координацию производственной деятельности и организацию системы тайм-менеджмента.
Итак, применение информационных технологий повышает эффективность организации рабочего времени менеджера. Это достигается за счет сокращения сроков проведения анализа; более полного учета влияния на результаты хозяйственной деятельности и охвата факторов; замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями; постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически не выполнимых вручную и традиционными методами, Новые возможности анализа обусловлены исключительными возможностями ЭВМ: высокой производительностью, надежностью, простотой обслуживания и эксплуатации, гибкостью и автономностью использования, наличием развитого программного обеспечения, диалоговым режимом работы и др., а также низкой стоимостью расчетов. 
Что касается совершенствования системы личного тайм-менеджмента, можем предложить следующее: организация тренингов по обучению личному тайм-менеджменту.
В ходе ЛТМ-проекта (проекта по совершенствованию системы личного тайм – менеджмента) в сети «Мираж-Синема» можно разработать простые Excel-формы контроля задач менеджера, включающие регламент, формы контроля задач, формы мониторинга проектов (процессов).
В поставленных целях может быть внедрена процедура сбора информации менеджером — возможно задействовать e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровку диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время.
С определенной периодичностью менеджер в соответствии с регламентом будет собира0ьт информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру.
Также одним из способов совершенствования системы личного тайм- менеджмента можно предложить предоставление сотрудникам литературы по указанному направлению. Это посожжет менеджерам сориентировать свою деятельность и добиться гораздо более продуктивных результатов в перспективе.

Заключение
В ходе написания работы было выяснено, что организация - это группа людей, которая сознательно координирует свои усилия для достижения общих целей, т. е. управляется.
Для обеспечения нормальной жизнедеятельности работников необходимо построение эффективной системы тайм-менеджмента.
Выяснили, что управление рабочего времени является одной из главных задач руководителя, так же, как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В России менеджеры еще не научились заниматься тайм-менеджментом и уделяют данному процессу гораздо меньше времени, чем зарубежные управленцы и менеджеры.
Главное преимущество, достигаемое путем управления и планирования работы, состоит в том, что тайм-менеджмент приносит выигрыш во времени.
Необходимым явилось также изучение системы личного тайм-менеджмента.
Выяснили, что личный тайм-менеджмент - это действие или процесс тренировки сознательного контроля отдельного работника над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.
В качестве практического примера рассмотрели сеть кинотеатров «Мираж-Синема».
В качестве отдельной должности рассмотрели особенности работы менеджера финансового отдела. Выяснили при этом, что система личного тайм-менеджмента для менеджера сети кинотеатров «Мираж-Синема» эффективна.
Несмотря на то, что система тайм-менеджмента в сети кинотеатров «Мираж-Синема» эффективна, все же, необходимо ее совершенствование. В курсовой работе для сети кинотеатров предложили внедрение АСУ для совершенствования системы личного тайм-менеджмента менеджера финансового отдела.
По результатам внедрения и адаптации АСУ «Мираж-Синема» получит возможность:
ведения единой базы конструкторско-технологической документации,
расчета планов производства, снабжения, планов пополнения задела ТМЦ на складах,
использования элементов диспетчирования, примером которого служат сдаточные документы в виде нарядов по которым каждый цех отчитывается о выполнении тех или иных операций на определенном оборудовании.
Поскольку автоматизированную систему предполагается развивать и дальше, полный эффект от ее внедрения пока не достигнут. Однако реализация первой очереди проекта уже позволяет говорить о положительных результатах. Так, автоматизация учета на складе готовой продукции обеспечила руководству достоверную, регулярно обновляемую информацию, которая стала основой для принятия оперативных решений о продажах и планирования производства на перспективу.
Что касается совершенствования системы личного тайм-менеджмента, можем предложить организацию тренингов по обучению личному тайм-менеджменту.
Также одним из способов совершенствования системы личного тайм- менеджмента можно предложить предоставление сотрудникам литературы по указанному направлению.

Список литературы
Анализ организации труда на рабочем месте // Безопасность жизнедеятельности.- 2010.- 25 марта
Брынцалов Я.Ю. Управление персоналом.- М.: «Пересвет», 2008.- 397 с.
Зенцов Ю. Управление персоналом в условиях мирового кризиса // Проблемы экономики.- 2009.- апрель.- №53
Маринов С.Д., Грахов Ю.А. Основы управления охраной труда // Центр знаний.- 2011.- 24 апреля.- №5
Мартынов Д.У. Компания SAP была привлечена для проведения работ по аудиту проекта // Новые технологии.- 2011.- май
Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М.: Дело, 2004. - 702 с.
Мошкова В. Зарубежный опыт оценки персонала (США, Япония) // Центр кадровой технологии.- 2006.- 25 апреля.- №23
Перов Н.В. Организация управленческого труда в госучреждениях-. М.: «ИНФРА», 2011.-569 с.
Принципы эффективного бюджетирования // Финансовый директор, №5, 2008
Ранин О.Д. Организация тайм-менеджмента.- М.: АСТ, 2011.- 199 с.
Симонов, Ю.Ф. Информационный менеджмент: учебное пособие / Ю.Ф. Симонов, В.В. Бормотов. – М. : Феникс, 2006.-399 с.
Токарская Н.М., Солодова Н.Г. Стратегия фирмы в области управления человеческими ресурсами: зарубежный опыт. ИГЭА. – Иркутск, 2010. – 399 с.
Тюленева Н. К вопросу об оптимизации стимулов к труду // Человек и труд.- 2006.- № 3
Харламов В.О. Менеджмент.- М.: «Альфа-Пресс», 2010.-429 с.
Шанченко Н.И. Информационный менеджмент.- Ульяновск: УлГТУ, 2006.- 399 с.
Электронный ресурс: Архангельский Г.А. Организация времени. Режим доступа: http://www.improvement.ru/glossary/gloss01.shtm (дата обращения 15.11.2011 г.)
Мартынов Д.У. Компания SAP была привлечена для проведения работ по аудиту проекта // Новые технологии.- 2011.- май
3
Общая цель «Мираж Синема»
Управление временем
Выявление видов и причинно-следственных связей проблем в системе управления временем менеджера
Разработка мер по совершенствованию системы тайм-менеджмента
Генеральный директор
Коммерческая служба
Финансовая служба
Отдел продаж
Транспортная служба
Отдел маркетинга
Бухгалтерия
Служба управления персоналом
Планово-экономический отдел
Отдел рекламы
Служба кинематографии
Отдел приемки лент
Служба монтажа и технического обслуживания