Совершенствование архивного хранения документов в организации. Учет и использование документов в организации

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ
1.1.Понятие архивное хранение
1.2. Основные виды хранения документов в организации
1.3. Архивное хранение на предприятии: организация хранения документов
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «ВНИПИНЕФТЬ»
2.1. Краткая характеристика предприятия
2.2. Организация работы с документами
2.3.Учет и архивное хранение документов организации
3.ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ ОАО «ВНИПИНЕФТЬ»
3.1. Разработка предложения по совершенствованию нормативной базы в делопроизводстве по архивному хранению ОАО «ВНИПИНЕФТЬ»
3.2. Внедрение автоматизированных систем архивного хранения документов ОАО «ВНИПИНЕФТЬ»
3.3. Оценка эффективности реализации проекта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ПРИЛОЖЕНИЕ 6

о - основная заработная плата обслуживающего персонала за выполненную работу, руб.; Зоп.доп - дополнительная заработная плата обслуживающего персонала, руб. (10% от основной); Осоц - отчисления на социальное страхование, руб. (26% от основной и дополнительной заработной платы) Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы определяется по формуле (12).
, (12)
где n - количество обслуживаемых ПЭВМ, шт.;
Зоп. год - годовая заработная плата обслуживающего персонала по категориям работников, руб. Трудоемкость программы может определяться либо по нормативам, либо по экспертным оценкам, то есть на основании опытно-статистических данных специалистов-программистов, дающих пессимистические, оптимистические оценки. Вычисляется ожидаемая длительность работ по формуле (13).
, (13)
Где Тож - применяемая для расчета трудоемкость программы Тпр, дни; Топт и Тпес - соответственно оптимистическая и пессимистическая оценка данной программы, дни. Ожидаемые длительности работ на этапе проектирования сведены в табл. 3.1.
Таблица 3.1.
Ожидаемая длительность работ на этапе проектирования программы
Наименование работ Длительность работ (дней) Минимум
(Топт) Максимум
(Тпес) Ожидаемая 1. Разработка технического задания 9 10 9,5 2. Анализ технического задания и сбор данных 6,5 8 7 3. Набор программы на ПЭВМ * 9 10 9,5 4. Отладка программы на ПЭВМ * 2,5 4 3 5. Проведение экспериментов * 0,5 1 1
Примечание: звездочкой помечены работы, производимые с помощью ЭВМ. В результате расчета на разработку программы было затрачено 30 дней, из них с использованием ЭВМ – 13,5 дней. Учитывая, что число часов работы в день равно 8, на разработку программы было затрачено 240 часов, из них 108 часов – время работы на ЭВМ. Данные для расчета себестоимости АИС сведем в таблицу 3.2.
Таблица 3.2.
Данные для расчета себестоимости АИС
Показатель Ед. изм. Значения Трудоемкость создания программы час 240 Трудоемкость работ на ПЭВМ час 108 Месячная заработная плата техника-программиста руб 25000 Потребляемая энергия квт/ч 0,4 Годовая норма амортизации % 20 Стоимость оборудования руб 50000 Годовой фонд рабочего времени оборудования за вычетом простоев в ремонте час 1860
Данные об обслуживающем персонале приведены в таблице 3.3.
Таблица 3.3.
Обслуживающий персонал
Категории обслуживающего персонала Количество работающих, чел. Заработная плата одного специалиста в месяц, руб. Годовая зарплата, руб. Инженер по обслуживанию ПЭВМ 1 30000 360000 Итого: основная заработная плата обслуживающего персонала за год (Зпгод) 360000
Стоимость 1 часа работы программиста, рассчитанная по формуле (4), составляет:
Основная заработная плата программиста за время разработки программы рассчитывается по формуле (3):
Дополнительная заработная плата составляет 12% от Зо:
Отчисления на социальное страхование составляют 26% от суммы Зо и Здоп:
Таким образом, заработная плата разработчика с учетом дополнительной заработной платы и отчислений на социальное страхование составляет:
Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле
и составляет:
Норма амортизации рассчитывается по формуле:
Сумма амортизации, рассчитанная по формуле (7), составляет:
Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле (10) и составляет:
Основная заработная плата обслуживающего персонала за время разработки программы рассчитывается по формуле (12) и составляет:
Дополнительная заработная плата составляет:
Отчисления на социальное страхование составляют:
Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала за время создания программы, рассчитывается по формуле (11) и составляет:
Расходы на эксплуатацию оборудования вычисляются по формуле

и составляют:
Накладные расходы составляют 50% от Зо:
По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет:
Расчет суммарной экономии затрат
Суммарная экономия для разработанной системы может быть рассчитана по формуле (14)
, (14)
где ЭС – суммарная экономия, руб.; ЭЗП – экономия заработной платы, руб.; ЭМР – экономия материалов, руб. В таблице 3.4. приведены для сравнения продолжительности работ, решаемых вручную и на ЭВМ.
Таблица 3.4.
Нормы времени выполнения работ
Показатель Условное обозначение Единица измерения Базовый вариант Новый вариант Годовая трудоемкость операции по вводу и корректировке данных t вв
человеко-час
160 32 Годовая трудоемкость операции по поиску и обработке данных t поиск человеко-час 400 120 Годовая трудоемкость операции по оформлению и выводу данных t оф человеко-час 180 24 Итого 740 176
Экономия на заработной плате рассчитывается по формуле (15).
, (15)
где (T – экономия времени, час.; С1ч/и – стоимость 1 часа работы исполнителя, руб. рассчитывается по формуле (16)
(16)
Где ЗПи – заработная плата исполнителя, руб. α – коэффициент, учитывающий социальные выплаты (1,26) Экономия трудоемкости работ рассчитывается по формуле (17).
, (17)
Где Tб – годовая трудоемкость решения задачи базовый вариант, час.; Tн – годовая трудоемкость решения задачи новый вариант, час.;
Экономия на заработной плате (при месячной зарплате начальника отдела кадров 35000 руб.) составит:
Экономия расходуемых материалов представляет экономию бумаги на печатные документы. При стоимости одного листа 0,15 руб, экономия на бумагу для 300 распечатанных документов за год составит. При затратах – десять листов бумаги на один документ 450 руб. Суммарная экономия для разработанной системы составит:
Результаты проведенных расчетов сведены в таблицу 3.5.
Таблица 3.5.
Сводная таблица рассчитанных показателей в данном пункте
Наименование показателя Ед. измерения Значения Машинное время, используемое для решения потребителем задач с помощью разработанной программы час. 176 Экономия рабочего времени час. 564 Суммарная экономия руб 141770,45
Расчет капитальных вложений и эксплуатационных расходов
Капитальные вложения систему можно рассчитать по формуле (18).
, (18)
где К – капитальные вложения в систему, руб.; КК – капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена данная программа, руб.; Фд – полезный годовой фонд времени работы этой ЭВМ, за вычетом простоев в ремонте, час/год; ТМВ – машинное время, используемое потребителем для тех задач, которые он решает с помощью системы, машино-час/год (табл. 3.5); Значение ТМЭ составляет 176час. С – себестоимость программы = 84343,67руб. Капитальные вложения в ЭВМ, для которой предназначена разработанная система, составят 50000 руб. Полезный годовой фонд рабочего времени этой ЭВМ составляет за вычетом простоев в ремонте 1860 ч/год. Капитальные вложения потребителя составят:
Расчет эксплуатационных расходов, связанных с функционированием программы производиться по формуле 5. В таблице 3.6. приведены данные для расчета эксплуатационных расходов.
Таблица3.6.
Данные для расчета расходов, связанных с эксплуатацией программы
Наименование Единицы
измерения Значение Стоимость одного часа работ на ПЭВМ, С1ч/и руб. 114,55 Коэффициент, учитывающий дополнительную зарплату, WД 1,1 Коэффициент начислений на заработную плату, WН 1,26 Мощность, потребляемая ЭВМ, Мпр кВт/ч 0,4 Стоимость электрической энергиии, С1кВт/ч руб./кв.ч 2,28 Среднее число часов работы системы в году с учетом простоев в ремонте, Фд час 1860 Трудоемкость работ на ЭВМ, ТМВ час 176
Заработная плата обслуживающего персонала за время эксплуатации программы, рассчитывается по формуле (19)
, (19)
Таким образом, заработная плата обслуживающего персонала составляет:
Стоимость ремонта оборудования рассчитывается по формуле (10) и составляет:
Стоимость электроэнергии рассчитывается по формуле (6) и составляет:
Сумма амортизации в вычислительной техники, рассчитанная по формуле (7), составляет:
Амортизационные отчисления с программы рассчитываются по формуле (20)
, (20)
где АП – амортизационные отчисления с программы, руб.;
TC – срок службы данной программы, TC = 5 лет.
Эксплуатационные расходы составляют
Производиться автоматизирование рабочего места, поэтому дополнительных расходов на содержание зданий и помещений не требуется. Общие расходы с учетом прочих расходов (2% от суммы всех эксплуатационных расходов) составят:
Расчет показателей экономической эффективности и ожидаемого годового экономического эффекта от внедрения разработки
Рассчитаем экономическую эффективность использования программы. Расчет осуществляется по формуле (21).
, (21)
где ЭФ - фактическая экономия, руб.
Экономия фактическая составит:
Критерием эффективности создания и внедрения прикладных программных продуктов является ожидаемый годовой экономический эффект, получаемый потребителем программы. Годовой экономический эффект рассчитывается по формуле (22).
ЭГ=ЭФ-ЕНК (22)
где ЭГ – годовая экономия, руб./сист.
ЕН ( 0,25 - нормативный коэффициент экономической эффективности
Таким образом ожидаемый годовой экономический эффект равен:
ЭГ=94788,95-0,25*89074,85= 72520,24 руб.
Срок окупаемости капитальных затрат на разработку и внедрение АИС определяется по формуле (23).
, (23)
где Tок – срок окупаемости изделия, год.
Срок окупаемости составляет:

Расчетный коэффициент экономической эффективности капитальных затрат на разработку и внедрение АИС рассчитывается по формуле (24):
(24)
Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными (Ер = 0,77 ( Ен = 0,25) и окупятся в течение 2,02 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 72520,24 рублей. Сводные технико-экономические показатели внедрения автоматизированной информационной системы приведены в таблице 3.7.
Таблица3.7.
Сводные технико-экономические показатели разработки
Показатель Ед. измерения Итого: 1. Технические показатели Среднее время работы системы час. 176 2. Экономические показатели Себестоимость системы руб. 84343,67 Капитальные вложения руб. 89074,85 Годовые эксплуатационные расходы руб./год 46981,50 Ожидаемый годовой экономический эффект руб./год 72520,24 Коэффициент экономической эффективности - 0,81 Срок окупаемости год 1,23
Себестоимость разработки программы представляет собой сумму затрат на разработку и расходов на содержание и эксплуатацию оборудования, используемого при внедрении программного продукта. По итогам проведенных расчетов себестоимость программы составляет 84343,67руб. Экономия трудоемкости работ – 564 дней; Экономия на заработной плате – 141320,45 рублей; Экономия расходуемых материалов – 450 рублей; Суммарная экономия для разработанной системы составит 141770,45 рублей; Капитальные вложения потребителя составят 89074,85 рублей. Эксплуатационные расходы составляют 46981,50 руб./год. Коэффициент экономической эффективности 0,81. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению АИС являются эффективными и окупятся в течение 1,23 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 72520,24 рублей.
Первым путем совершенствования архивного хранения документов автором было предложено усовершенствовать существующую нормативную базу ОАО «ВНИПИнефть. В работе были разработаны должностная инструкция архивариуса, а также Положение о комиссии по проведению экспертизы в данном учреждении. Вторым путем совершенствования архивного хранения является внедрение комплексной автоматизированной системы. Среди систем архивного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «АРХИВНОЕ ДЕЛО», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы являются эффективными и окупятся в течение 1,23 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 72520,24 руб.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные автором исследования работы по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию хранения документов ОАО «ВИПИнефть», позволяют сделать ряд выводов.
В любой организации или на предприятии всегда скапливается большое количество документов, проблема для любой организации состоит в следующих двух аспектах: во-первых, в определении значимости/ценности документа для организации, во-вторых, в установлении сроков хранения документов в архиве организации. Архивный документ — это ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. В организации существует определенный вид хранения документов это оперативный или по-другому текущий подразделяющийся на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов.
Для хранения документов организации существует два пути:
путь первый: архивное хранение документов в организации;
организовать хранение законченных делопроизводством документов непосредственно в организации. Для хранения документов в организации существуют определенные правила, которые рассмотрены выше, а также определенные условия: помещение, освещение, температуры и т.д.
Главной целью данной дипломной работы является анализ архивного хранения на предприятии, а также разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию архивного хранения документов в организации, на примере ОАО «ВНИПИнефть».
ОАО «ВНИПИнефть» это очень крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами. Также задачей Управления является внесение предложений о внедрении автоматизированной системы по формирования и оформлению дел при подготовке к сдаче в архив документов, совместимой с компьютерной базой регистрации.
В ОАО «ВНИПИнефть» документационному обеспечению уделяется серьезное внимание. Есть все основные организационные документы, инструкция по делопроизводству, положение и должностные инструкции, которые устарели или отсутствуют и должны быть переработаны. В ОАО «ВНИПИнефть» существует автоматизированная система регистрации, но параллельно с этим ведется журнал, используется ручная картотека в архиве. Систематизация документов, организация их хранения, в целом соответствует требованиям, но ведение архивного дела ведется также вручную.
На основании проведенного анализа автором были разработаны и сделаны предложения по совершенствованию архивного хранения документов в ОАО «ВНИПИнефть», которые состоят из двух направлений:
Первым путем совершенствования архивного хранения автором было предложено усовершенствовать существующую нормативную базу ОАО «ВНИПИнефть». Автором данной работы были разработаны должностная инструкция архивариуса, а также Положение о комиссии по проведению экспертизы в данном учреждении. Вторым путем совершенствования архивного хранения документов является внедрение комплексной автоматизированной системы. Среди систем электронного архивного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «АРХИВНОЕ ДЕЛО», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. Все эти мероприятия осуществляются под методическим руководством архивной службы.
На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Исходя из приведенных расчетов, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы архивного хранения являются эффективными и окупятся в течение 1,23 лет, при этом годовой экономический эффект будет составлять 72520,24 рублей.
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что поставленная цель дипломной работы была достигнута, а задачи – выполнены.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
Опубликованные источники
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 № 52, ч.1 Ст.5496. - С.14803-14949.
Федеральный закон от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм., внесенными Федеральными законами от 18 декабря 2006 г. № 231) // Собрание законодательства Российской Федерации 2006. № 2. Ст. 172.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006. №165. Ст. 609.
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060.
ГОСТ Р. 1.5-2004 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.- Введ. 30.12.2004. - М.: Издательство стандартов, 2005. – 78 с.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Введ. 01.07.2003. -М.: Издательство стандартов, 2003. – 20 с.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 01.01.99. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
Неопубликованные источники.
Положение об отделе секретариата
Должностные инструкции сотрудников ОАО «ВНИПИнефть»
Литература
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. - №2. – С.3.
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007. - 248c.
Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. - 352с.
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Учеб.-метод. пособие / ВолГУ, 2004. – 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006. - 315с.
Булюлина Е.В. Актуальные проблемы архивоведения. Учебн. пособие. – Волгоград, Издательство ВолГУ,2008. - 92с.
Булюлина Е.В. Архивоведение. Учебно-методическое пособие. – Волгоград, Издательство ВолГУ,2001.- 96с.
Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. Учебное пособие. - Пенза: Изд-во ПГУ, 2005. - 115с.
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. - №10. - С. 17–22.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2005. - №3. - С. 23-26.
Зелов Н.С. Документы личных фондов ГАРФ о работе архивистов в годы Великой Отечественной войны // Вестник архивиста. 2005. - № 3. – С.6-7.
Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций/ В.С. Иритикова//- Делопресс. – 2010. - №6. – С.4-9.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2008. - 363c.
Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. - № 2. – С.1-4.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М. : Интел-синтез АПР, 2005. - 399 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.
Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ // Делопроизводство.- 2007. -№ 1.- С.16-18.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2005. - 137с.
Ленкевич Л. А. Секретарь-референт. Секретарское дело: учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы профессиональной подготовки. Издательство «Академия», 2007.- 452с.
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С.10-12.
Организация работы с документами. /Под ред. В.А. Кудряева.-2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003. - 592 с.
Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. – 320с.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007. - 239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М. : Академия, 2009. – 222c.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. - 152с.
Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство/ А.Н. Сокова // Секретарь-Референт. -. 2005. - №11. – С.25.
Соколов В. С. Документационное обеспечение управления. Издательство «Форум», 2007. – 176с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. «ПРИОР», 2006. - 190с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Практическое пособие. Издательство «Экзамен», 2006. – 286с.
Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7. – С. 30–35.
Ульянинова Е.А. Архивоведение – М.: Высшее образование, 2007. - 148с.
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с.
Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2010. - №7. – С.10.
Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2005. - №1. – С.20.
Информационно - правовая система Консультант Плюс/ [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.consultant.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Компания ОАО «ВИПИнефть» [Электронный ресурс] / Разработка и Дизайн «PRавильное агентство» - Режим доступа: http://www.vnipineft.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Должностная инструкция архивариуса
ОАО «ВНИПИнефть» УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Директор
«____»___________200_г. ________И.О.Фамилия
Архивариуса «____»_________200_г.
I. Общие положения
1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего
архивом.
1.4. Архивариус должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;
- единую государственную систему делопроизводства;
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
- порядок ведения учета и составления отчетности;
- структуру предприятия;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации технических средств;
- законодательство о труде Российской Федерации;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
- положением об архиве;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
2.1. Основными задачами архивариуса являются:
- обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);
- создание справочного аппарата к ним;
- подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;
- осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
- организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
- принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
- участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
- в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
- подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки, хранения которых истекли;
- ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
- участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
- следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
- контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
- выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
- участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
- принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;
2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.
III. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
С инструкцией ознакомлен: ____________________Ф.И.О.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ОТКРЫТОЕК АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ НЕФТЕПЕРЕРАБАТЫВАЮЩЕЙ И НЕФТЕХИМИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ
105005, Москва, ул. Ф.Энгельса, 32, стр.1
Тел./факс: 795-31-30 e-mail: vnipineft@vnipineft.ru
ОКПО: 58012568; ОГРН: 1037739395803 ИНН: 7743044265, КПП: 774301001
РАСПОРЯЖЕНИЕ
01.12.2011 №135
Москва
О создании положения о постоянно действующей экспертной комиссии
В целях совершенствования документационного обеспечения в ОАО «ВНИПИнефть»:
1.Создать Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
2.Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
3.Контроль над исполнением распоряжения возложить на Маринина О.С.
Приложение: Положение об экспертной комиссии на 2 л. в 1 экз.
Генеральный директор
ОАО «ВНИПИнефть» В.М. Капустин
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
ОАО «ВНИПИнефть» УТВЕРЖДАЮ
Положение о постоянно Директор
действующей экспертной комиссии ______________________И.О.Ф.
«___»_______20_г. «___»_______20_г.
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Генеральном директоре ОАО «ВНИПИнефть». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Директором Учреждения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Директором управления и административного управления, в ее состав входит секретарь-референт, архивариус и представители лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов учреждения для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
- на утверждение ген. директора учреждения: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел учреждения; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Учреждение по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Учреждения работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство госучреждения.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника отдела кадров.
Начальник отдела кадров ____________ И.О.Ф.
(подпись)
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ОТКРЫТОЕК АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ И ПРОЕКТНЫЙ ИНСТИТУТ НЕФТЕПЕРЕРАБАТЫВАЮЩЕЙ И НЕФТЕХИМИЧЕСКОЙ ПРОМЫШЛЕННОСТИ
105005, Москва, ул. Ф.Энгельса, 32, стр.1
Тел./факс: 795-31-30 e-mail: vnipineft@vnipineft.ru
ОКПО: 58012568; ОГРН: 1037739395803 ИНН: 7743044265, КПП: 774301001
Благодарственное
ПИСЬМО
Уважаемая Петрова Ольга Сергеевна!
От лица трудового коллектива ОАО «ВНИПИнефть» и от себя лично выражаю Вам благодарность за большой вклад в социально-экономическое развитие организации, профессионализм, а также за активную деятельность в сфере документационного обеспечения управления и развития кадровых ресурсов.
С уважением,
Директор управления
и административного управления
ОАО «ВНИПИнефть» М.К. Королев
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Свидетельство об официальной регистрации программы «АРХИВНОЕ ДЕЛО»
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
УправлениеДОУ
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Генеральному директору
ОАО «ВНИПИнефть»
25.11.2011 №7 В.М. Ка