Внедрение электронного документооборота в государственном муниципальном предприятии ЕМУП "СУЭРЖ"

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Предпроектный анализ
2. Формулировка концепции проекта
2.1. Разработка стратегического замысла проекта
2.2. Разработка целевой структуры проекта
3. Мобилизация ресурсов
4. Реализация проекта
4.1. Управление командой проекта
4.2. Организационное моделирование проекта
4.3. Управление временем
4.4. Управление стоимостью
4.5. Управление рисками
5. Мониторинг проекта
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1 Диаграмма Ганта
Приложение 2. Сетевой график проекта

После 4.2.2
Далее необходимо соотнести последовательность выполнения задач по времени выполнения в виде календарного графика (таблица 8)
Таблица 8
Календарный план проекта
Задачи Длительность Начало Окончание Раннее начало Раннее окончание Позднее начало Позднее окончание Резерв (дни) начало проекта 0д 01.03.2012 01.03.2012 01.03.2012 01.03.2012 01.03.2012 01.03.2012 0д 1.1.1.Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия 3д 01.03.2012 05.03.2012 01.03.2012 05.03.2012 01.03.2012 05.03.2012 0д 1.1.2 Разработать и утвердить План внедрения СЭД в ГМП ЕМУП «СУЭРЖ» 2д 06.03.2012 07.03.2012 06.03.2012 07.03.2012 06.03.2012 08.03.2012 1д 1.2.1 Описать бизнес-процессы ГМП ЕМУП «СУЭРЖ»9 5д 02.03.2012 08.03.2012 02.03.2012 08.03.2012 04.03.2012 10.03.2012 2д 1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота 2д 06.03.2012 07.03.2012 06.03.2012 07.03.2012 07.03.2012 09.03.2012 1д 1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа 2д 07.03.2012 08.03.2012 07.03.2012 08.03.2012 09.03.2012 10.03.2012 1д 2.1.1. Создать ТЗ на разработку СЭД 3д 09.03.2012 13.03.2012 09.03.2012 13.03.2012 10.03.2012 15.03.2012 3д 2.1.2 Выбрать разработчика СЭД 1д 09.03.2012 09.03.2012 09.03.2012 09.03.2012 13.03.2012 13.03.2012 0д 2.1.3 Заключить договор на разработку СЭД 2д 12.03.2012 13.03.2012 12.03.2012 13.03.2012 13.03.2012 14.03.2012 1д 2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭД 7д 14.03.2012 22.03.2012 14.03.2012 22.03.2012 15.03.2012 24.03.2012 3д 2.2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД 1д 13.03.2012 13.03.2012 13.03.2012 13.03.2012 14.03.2012 14.03.2012 0д 2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования 2д 14.03.2012 15.03.2012 14.03.2012 15.03.2012 15.03.2012 16.03.2012 1д 2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов 2д 14.03.2012 15.03.2012 14.03.2012 15.03.2012 15.03.2012 16.03.2012 0д 2.2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭД 10д 14.03.2012 27.03.2012 14.03.2012 27.03.2012 15.03.2012 28.03.2012 2д 2.3.1. Опытная эксплуатация СЭД 21д 28.03.2012 25.04.2012 28.03.2012 25.04.2012 29.03.2012 26.04.2012 0д 2.3.2. Выявить замечания по работе СЭД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками 18д 02.04.2012 25.04.2012 02.04.2012 25.04.2012 05.04.2012 26.04.2012 1д 2.3.3.Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов 3д 26.04.2012 30.04.2012 26.04.2012 30.04.2012 27.04.2012 30.04.2012 1д 3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭД 4 д 14.03.2012 19.03.2012 14.03.2012 19.03.2012 15.03.2012 21.03.2012 3д 3.1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение 2д 20.03.2012 21.03.2012 20.03.2012 21.03.2012 22.03.2012 23.03.2012 1д 3.2.1. Создать план проведения обучения 1д 22.03.2012 22.03.2012 22.03.2012 22.03.2012 23.03.2012 23.03.2012 0д 3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭД 3д 23.03.2012 27.03.2012 23.03.2012 27.03.2012 24.03.2012 28.03.2012 1д 4.1.1.Расчет постоянных затрат 3д 26.03.2012 28.03.2012 26.03.2012 28.03.2012 27.03.2012 29.03.2012 0д 4.1.2.Расчет переменных затрат 3д 26.03.2012 28.03.2012 26.03.2012 28.03.2012 27.03.2012 29.03.2012 0д 4.1.3. Определение предварительного финансового результата 1д 29.03.2012 29.03.2012 29.03.2012 29.03.2012 30.03.2012 30.03.2012 0д 4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией ГМП ЕМУП «СУЭРЖ» 2 д 30.03.2012 02.04.2012 30.03.2012 02.04.2012 31.03.2012 03.04.2012 0д 4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством ГМП ЕМУП «СУЭРЖ» 2 д 03.04.2012 04.04.2012 03.04.2012 04.04.2012 05.04.2012 06.04.2012 0д 4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования. В течение проекта 22.03.2012 30.04.2012 24.03.2012 30.04.2012 24.03.2012 30.04.2012 0д
Временные резервы при внедрении новых услуг позволят снизить риски проекта и выполнить работы в срок. Проект будет завершен 30 апреля 2012 года.
4.4. Управление стоимостью
Для определения стоимости проекта нам необходимо рассчитать стоимость всех ресурсов. На данной стадии бюджет проекта является предварительным. Затратная составляющая бюджета называется сметой проекта. Стоимость необходимых ресурсов рассмотрим в смете проекта (таблица 9) согласно выявленным потенциальным ресурсам, которые необходимо приобрести для осуществления проекта (данные табл. 4).
Таблица 10
Смета проекта
Название ресурса Стоимость, руб. Стоимость услуг по договору с ОО «Доктайм» 120 000 Компьютерное оборудование для обеспечения проекта 140 000 Премии проектной команде 62 000 Итого: 322 000
Стоимость ресурсов, отраженных в смете проекта является приблизительной и может быть увеличена в период реализации проекта, что изменит и общую стоимость проекта. Поэтому возникает необходимость создания резервного фонда проекта, который будет составлять 15% от стоимости проекта, что составит 48 300 руб. Таким образом, общая стоимость проекта составит 370 300 рублей.
4.5. Управление рисками
В ходе реализации проекта существует вероятность возникновения рисковых событий, способных повлиять на ход проекта и его стоимость. Риски определяются исходя из задач целевой структуры проекта (таблица 11).
В качестве наиболее вероятных рисков выделены следующие:
коммерческие риски: изменение цен на покупку компьютерного оборудования и увеличение стоимости работы по созданию программного обеспечения, т.е. выход за бюджет проекта;
производственные риски: нехватка времени на освоение обучающего курса, что увеличит время осуществления проекта;
организационно-управленческие риски: ошибки и неточности в разработке Положения о внедрении СЭД, и изменении должностных инструкций для сотрудников , задействованных в СЭД.
В таблице 11 приведены возможные мероприятия по оценке и нейтрализации проектных рисков
Таблица 11
Проектные риски
Задача целевой структуры проекта Вид риска Методы управления рисками покупка компьютерного оборудования коммерческий Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта) Разработка СЭД коммерческий Резервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта) Изменение должностных инструкций для сотрудников
Организационно-управленческий Нейтрализация за счет временного резерва Разработка Положения о СЭД Организационно-управленческий Нейтрализация за счет временного резерва Проведение обучения сотрудников
Производственный (срыв графика работ) Нейтрализация за счет отведения на решение задачи большего времени
Таким образом, выявленные риски можно нейтрализовать путем резервирования денежных средств и времени на реализацию той или иной задачи проекта.

5. Мониторинг проекта
Для успешной реализации проекта на всех этапах будет осуществляться непрерывная обратная связь по проводимой работе, оценка эффективности проекта. Для оценки эффективности проекта были выбраны следующие критерии эффективности:
положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения
рост показателя качества обслуживания, выражаемый в увеличении количества клиентов
уменьшение сроков обработки документов;
сокращение количества ошибок у сотрудников в процессе документооборота;
положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения.
С экономической точки зрения эффективность внедрения проекта может быть оценена не раньше, чем по окончании календарного года, следующего за внедрением проекта.
Социальная эффективность выражается в повышении самооценки сотрудников и улучшении отношения клиентов к работе предприятия.

Заключение
В работе был рассмотрен процесс управления проектом внедрения системы электронного документооборота на государственном муниципальном предприятии на примере деятельности ЕМУП «СУЭРЖ». Данный проект относится к краткосрочным проектам, временные рамки которого составляют 60 календарных дней. Источник финансирования – собственные средства предприятия.
В рамках разработки проекта были реализованы следующие задачи:
проведение предпроектного анализа. На этапе проведения предпроектного анализа были выполнены следующие действия:
описание проблемной ситуации с выявлением ее сути;
выявление причин сложившейся ситуации;
формулировка и обоснование актуальности проблемы с выявлением степени и характера ее решения;
описание возможных последствий проблемы.
сформулирована стратегическая концепция проекта, разработан Устав проекта и план его реализации, выстроена целевая структура по 4 основным направлениям.
проведен анализ ресурсного обеспечения, выявлены потенциальные ресурсы необходимые для реализации проекта, разработана коммуникационная структура проекта.
рассмотрен процесс реализации проекта по всем необходимым позициям:
управление командой;
организационное моделирование проекта;
управление временем;
управление стоимость проекта;
управление рисками.
проведен мониторинг проекта в виде определения качественных критериев его эффективности.
Практическая значимость проекта заключается в возможности его применения в деятельности ЕМУП «СУЭРЖ» для повышения эффективности его управления и оптимизации документооборота.

Список использованной литературы
Берр Х. Проектный менеджмент в рыночной экономике. Режим доступа -http://www.iteam.ru/publications/project/section_40/article_2473/
Бобровский С. Стратегическое управление проектами. Режим доступа -http://www.iteam.ru/articles.php?tid=2&pid=6&sid=36&id=344
Введение в проектный менеджмент. Режим доступа -http://www.cfin.ru/itm/project/pmintro.shtml
Дубинин Е. Финансовое управление по проектам. Режим доступа -http://www.iteam.ru/publications/finances/section_30/article_2884/
Каневский Е. Внедрение системы управления проектами на практике // Финансы: стратегия и тактика. – 2007. - № 3
Маюнова Н.В. Основы управления проектами: Учебный курс (учебно-методический комплекс). – М.: Центр дистанционных образовательных технологий МИЭМП, 2010
Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента. Режим доступа - http://www.prostoy.ru/24.html
Управление проектами. Режим доступа - http://www.cti-technologies.ru/iskupr/proj/
Управление проектами Treelogy.Manager. Режим доступа - http://www.treelogy.ru/cd/62
Официальный сайт ЕМУП «СУЭРЖ» – http://emup-suerg.ucoz.ru/
Внутренние документы организации
Приложение 1 Диаграмма Ганта
Задачи Длительность 1-7.03.2012 8-15.03.2012 16-23.03.2012 24-31.03.2012 01-07 04.2012 08-15 04.2012 16-23 04.2012 24-30.03.2012 начало проекта 0д 01.03.2012 1.1.1.Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия
3д 1.1.2 Разработать и утвердить План внедрения СЭД в ГМП ЕМУП «СУЭРЖ»
2д 1.2.1 Описать бизнес-процессы ГМП ЕМУП «СУЭРЖ»
5д 1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота
2д 1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа 2д 2.1.1. Создать ТЗ на разработку СЭД 3д 2.1.2 Выбрать разработчика СЭД
1д 2.1.3 Заключить договор на разработку СЭД
2д 2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭД
7д 2.2.1 Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД 1д 2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования
2д 2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов
2д 2.2.4 Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭД
10д 2.3.1. Опытная эксплуатация СЭД
30д 2.3.2. Выявить замечания по работе СЭД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками
3д 2.3.3.Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов
3д 3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭД 4 д 3.1.2.Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение
2д 3.2.1. Создать план проведения обучения
1д 3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭД
3д 4.1.1.Расчет постоянных затрат
3д 4.1.2.Расчет переменных затрат
3д 4.1.3. Определение предварительного финансового результата
1д 4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией ГМП ЕМУП «СУЭРЖ»
2 д 4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством ГМП ЕМУП «СУЭРЖ»
2 д 4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования

Приложение 2. Сетевой график проекта
29
Команда проекта
ООО «Дотайп»
Корпорация «Техносфера»
Руководство предприятия
Сотрудник юридической службы
Менеджер проекта – начальник технического отдела
Сотрудник службы материально-технического обеспечения
Сотрудник общего отдела
Сотрудник юридической службы
Менеджер проекта – начальник технического отдела
Сотрудник службы материально-технического обеспечения
Сотрудник общего отдела