Анализ и совершенствование документационного обеспечения управления в муниципальном учреждении на примере ГУ КЦСО "Отрадное" СВАО г.Москвы.

ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОСТРОЕНИЯ СИСТЕМЫ ДОУ В МУНИЦИПАЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
1.1. Исторический обзор постановки ДОУ в России
1.2. Система делопроизводства
1.3. Нормативно-правовые основы построения системы документационного обеспечения управления в муниципальных учреждениях
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ КОМПЛЕКСНОГО ЦЕНТРА СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ «ОТРАДНОЕ»
2.1. Краткая характеристика учреждения, система управления и система ДОУ в ГУ КЦСО «Отрадное»
2.2. Нормативное обеспечение документационного обеспечения управления в ГУ КЦСО «Отрадное»
2.3.Анализ системы документационного обеспечения управления в ГУ КЦСО «Отрадное»
ГЛАВА 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ СИСТЕМЫ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ КОМПЛЕКСНОМ ЦЕНТРЕ СОЦИАЛЬНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ «ОТРАДНОЕ»
3.1. Пути совершенствования организации документооборота
3.2. Совершенствование должностной инструкции
3.3. Обоснование элементов экономической эффективности проекта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ГЛОССАРИЙ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
ПРИЛОЖЕНИЕ 8

ru
____________№____________
на №_____________________
Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности организации.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Начальник отдела кадров ____________________И.О.Ф.
С должностной инструкцией ознакомлен (а): _______________________________
(подпись) (Ф.И.О.)
«______» ____________ 200_____ г.
ПРИЛОЖЕНИЕ 8
Инструкция по ведению делопроизводства
ГУ КЦСО «Отрадное» УТВЕРЖДАЮ
Инструкция по делопроизводству Директор
«____»___________200_г. ________ Горюшкина Е. И.
«____»_________200_г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая инструкция (далее именуется «Инструкция») разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в «ГУ КЦСО «Отрадное» и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Организации.
1.2. При разработке Инструкции использовались и. действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в департаментах и отделах Организации возлагается на начальников структурных подразделений «ГУ КЦСО «Отрадное».
1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем-машинисткой.
Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т.п. информации, содержащейся в служебных документах, допускается только с разрешения руководства «ГУ КЦСО «Отрадное».
2. ПРИЕМ, УЧЕТ, РЕГИСТРАЦИЯ, ПРОХОЖДЕНИЕ И ОТПРАВКА КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
2.1. Прием документов.
2.1.1. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в отделе делопроизводства.
2.1.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте «Лично»).
2.1.3. Корреспонденция с отметкой «Лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.
2.1.4. При вскрытии конвертов работники отдела делопроизводства проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю.
2.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.
2.2. Порядок регистрации входящих документов.
2.2.1. Все документы, адресованные руководству «ГУ КЦСО «Отрадное», подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).
2.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.
На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.
2.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Организации.
2.3. Порядок прохождения документов.
2.3.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Организации в соответствии с затронутыми в документах вопросами.
2.3.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.
2.3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.
2.3.4. Документы, поступившие из отдела делопроизводства в структурные подразделения, вторично не регистрируются.
2.4. Порядок регистрации и отправления исходящих документов.
2.4.1. Подписанные руководством «ГУ КЦСО «Отрадное» документы в тот же день должны сдаваться в отдел делопроизводства для регистрации и отправки.
2.4.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:
- наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
- правильность адреса получателя;
- наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
- наличие печати в тех случаях, когда она полагается.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.
2.4.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.
2.4.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.
2.4.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.
2.4.6. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.
3. ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие требования.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов.
К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся:
- подпись;
- дата документа;
- печать;
- гриф утверждения документа;
- регистрационный номер документа.
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".
Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.
Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность) либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах.
Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в т.ч. финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.).
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Организации. Обязательному утверждению генеральным директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат:
- устав Организации, положения о филиалах;
- штатные расписания;
- акты проверок, акты приема-передачи;
- должностные инструкции;
- сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п. документы.
Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации.
3.1.1. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В документах не следует употреблять малоизвестные сокращения, обозначения.
3.1.2. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству.
3.1.3. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления.
3.1.4. Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.
3.1.5. Рекомендуется иметь для Организации, ее структурных подразделений, конкретных должностных лиц следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Рекомендуется включать в него следующие реквизиты:
- эмблему (логотип) Организации;
- наименование вышестоящей организации;
- наименование Организации;
- трафаретные части таких реквизитов, как дата и регистрационный номер документа.
3.2. Основные правила оформления документов.
3.2.1. К тексту документа составляется заголовок, отражающий краткое содержание документа, который пишется перед текстом слева.
3.2.2. В ответах на письма организаций и предприятий обязательно делается ссылка на дату и номер документа, на который дается ответ. Если документ печатается на бланке, то ссылка указывается в специально отведенном месте, а в документе, напечатанном не на бланке, - перед заголовком или текстом письма.
3.2.3. Каждый документ (за исключением письма) должен иметь название вида, к которому он относится (приказ, протокол, акт, докладная записка и т.д.).
3.2.4. Текст документа может быть разбит на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Разделы имеют сквозную порядковую нумерацию, остальные составные части документа нумеруются по порядку в пределах каждого раздела.
3.2.5. Порядок работы с документами ограниченного распространения изложен в проекте инструкции по работе с конфиденциальными документами «ГУ КЦСО «Отрадное».
3.2.6. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
3.2.7. Датой документа является дата его подписания или утвеждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
3.2.8. Если документ напечатан на бланке, то дата проставляется на месте, отведенном для нее в штампе бланка. На таком же месте (вверху слева) ставится дата на внутренних документах, которые печатаются не на бланках.
3.2.9. Регистрационный номер документа, состоящий из номера индекса подразделения, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера по регистрации, если он напечатан на бланке, ставится в определенном на штампе бланка месте. Если документ печатается не на бланке, то номер проставляется аналогично правилу проставления даты.
3.2.10. При подготовке документов совместно с несколькими организациями следует иметь в виду, что все экземпляры этих документов должны быть подлинниками.
3.2.11. Внутреннее согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего.
3.2.12. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись и расшифровка подписи, состоящая из инициалов и фамилии.
4. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ (ПРИКАЗОВ, ПРОТОКОЛОВ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ)
4.1. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа.
Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указывается дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся «ГУ КЦСО «Отрадное».
4.2. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой.
4.3. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов.
4.4. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу.
4.5. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего.
4.6. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа.
Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Организации.
4.7. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
5.1. Составление номенклатур дел.
5.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме.
5.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
5.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.
5.1.4. На основании номенклатур дел структурных подразделений Канцелярией составляется сводная номенклатура дел Организации, которая в установленные сроки согласовывается с архивными органами.
5.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Организации.
5.1.6. В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.
5.1.7. Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.
5.1.8. В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.
5.1.9. Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения документов (утвержден Росархивом 06.10.2000). Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.
5.1.10. Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.
5.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года. Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.
5.1.12. В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются (в графе «Примечания») отметки о заведении дел, о переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года на новый год), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др.
5.1.13. Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д.
5.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив.
5.2. Формирование дел.
5.2.1. Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел.
5.2.2. Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях Организации. Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются.
5.2.3. Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом.
5.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, необходимость продолжительного формирования которых более одного года вызывается ходом решения вопроса (например, перспективные планы, личные дела и т.п.). Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела.
5.2.5. При формировании дела не допускается:
- несоответствие заголовка дела и его срока хранения названию и сроку хранения по номенклатуре;
- несоответствие содержания документов заголовку дела;
- объединение в одном деле документов с различными сроками хранения;
- подшивка в дела неисполненных документов и документов без отметки исполнителя «В дело №____», а также незаверенных копий документов или разрозненных экземпляров документов;
- подшивка в дела двух или более экземпляров одного и того же документа, за исключением тех документов, которые имеют какие-либо резолюции, визы, отметки, дополняющие содержание первых экземпляров;
- разобщение в делах запросов и ответов;
- подшивка сопроводительных писем без приложений либо без отметок о них;
- подшивка документов с пометкой "подлежит возврату" (исполненные документы с такой пометкой должны быть возвращены в соответствующие организации).
5.2.6. Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30-40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на подвопросы.
5.2.7. Обложка при заведении дел должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами.
5.3. Систематизация отдельных категорий документов.
5.3.1. Поручения органов государственной власти формируются в дела по видам документов и корреспондентов. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке.
5.3.2. Приказы группируются в дела по номерам и хронологии.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
5.3.3. Протоколы формируются в дело в хронологическом порядке и по номерам или отдельно каждый протокол, в зависимости от его объема и документов к нему.
Документы к заседаниям помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов или группируются в отдельное дело по номерам протоколов заседаний.
5.3.4. Переписка группируется в дела за период календарного года.
В дело переписки помещаются все документы, возникающие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Запрос и ответ должны быть подшиты в одно дело.
5.3.5. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов; заявление о приеме на работу или трудовой контракт (договор); направление или представление; анкета; листок по учету кадров; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении, дополнение к личному листку по учету кадров, дополнение к личному делу по учету поощрений, справки и другие документы, относящиеся к данному лицу.
5.3.6. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения формируются отдельно от личных дел.
5.3.7. Предложения, заявления и жалобы граждан и организаций формируются раздельно.
5.4. Использование и хранение документов в текущем делопроизводстве.
5.4.1. Документы и дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в структурных подразделениях в закрывающихся шкафах. В целях улучшения поиска нужных документов на внутренней стороне дверки шкафа помещается номенклатура дел. Хранение дел в столах не допускается.
5.4.2. Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в «листке-заменителе», который хранится у работника отдела делопроизводства.
5.4.3. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.
6. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ
6.1. Экспертиза научной и практической ценности документов.
6.1.1. Экспертиза ценности документов - это определение политического, народно-хозяйственного, социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения.
6.1.2. Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) «ГУ КЦСО «Отрадное».
6.1.3. Персональный состав Экспертной комиссии утверждается приказом директора. В состав ЭК включаются специалисты структурных подразделений Организации.
В своей работе ЭК руководствуется Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, нормативно-методическими документами Росархива, приказами и указаниями директора «ГУ КЦСО «Отрадное».
6.1.4. Члены ЭК с участием других специалистов проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, и работниками архива.
6.1.5. Дела, подлежащие уничтожению, организованно сдаются архивом на переработку или уничтожаются с помощью специальных машин типа "Shreder" не менее чем двумя работниками Организации.
6.2. Оформление дел.
6.2.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
6.2.2. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись (формат листа А4). В ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности нумерации, физического состояния документов. Заверительная надпись подписывается лицом, составившим ее, с указанием должности и даты.
6.2.3. В процессе группировки документов в дела постоянного хранения рекомендуется составлять внутреннюю опись документов, находящихся в деле. Внутренняя опись помещается в начале дела. В ней указываются даты и индексы документов, краткое содержание, номера листов в деле. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество обозначается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак "+".
6.3. Обеспечение сохранности документов.
6.3.1. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, должны обеспечить сохранность документов.
Дела с момента заведения их в делопроизводстве и до сдачи в архив или уничтожения могут храниться как в рабочих комнатах, так и в специально отведенных пригодных и закрывающихся помещениях. Дела помещаются корешками наружу в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от воздействия пыли и солнечного света и обеспечивающих их сохранность.
6.3.2. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях такое изъятие производится с разрешения руководства «ГУ КЦСО «Отрадное» с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.
6.3.3. В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
7. УЧЕТ, ХРАНЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ
7.1. Бланки «ГУ КЦСО «Отрадное» (приказа, письма) централизованно изготовляются, хранятся и учитываются административным отделом Организации.
7.2. В структурных подразделениях получение, учет, выдача и хранение бланков возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство.
7.3. В структурных подразделениях бланки должны храниться в закрывающихся шкафах, хранение их в открытых шкафах и рабочих столах запрещается.
7.4. Ответственность за правильное использование бланков приказов и служебных писем в структурных подразделениях несут их руководители.
8. ПОРЯДОК ПРИМЕНЕНИЯ ПЕЧАТИ «ГУ КЦСО «ОТРАДНОЕ»
8.1. Круглой печатью «ГУ КЦСО «Отрадное» подтверждается подпись распорядителя кредита или лиц, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций по направлениям деятельности, и заверяются отдельные виды документов.
9. ПРИЛОЖЕНИЯ
Прилагаются образцы заполнения документов, применяемых «ГУ КЦСО «Отрадное», на соответствующих бланках.
Начальник отдела делопроизводства ____________________И.О.Ф.
ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Положение об отделе делопроизводства
ГУ КЦСО «Отрадное» УТВЕРЖДАЮ
Положение об отделе делопроизводства Директор
«____»___________200_г. ________ Горюшкина Е. И.
«____»_________200_г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. отел делопроизводства является отделом ГУ КЦСО«Отрадное» (далее – Общество).1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводится по решению директора Общества и оформляется приказом.1.3. Руководство отдела делопроизводства осуществляет руководитель отдела.1.4. Руководитель отдела делопроизводства подчиняется непосредственно директору Общества, назначается и освобождается от должности его приказом.1.5. В своей деятельности отдел делопроизводства руководствуется:
• законодательством в сфере информации и документации,
• нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения,• Уставом Общества,• приказами и распоряжениями директора Общества,• инструкцией по делопроизводству в организации,• другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления,
• настоящим Положением.
2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. В состав отдела делопроизводства входят:
2.1.1. Секретарь машинистка.2.1.2. Секретарь-делопроизводитель.2.1.3. Курьер.Обязанности работников отдела делопроизводства регламентируются их должностными обязанностями.
3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Основными задачами отдела делопроизводства являются:3.1. Документационное обеспечение работы руководства Общества: директора, его заместителей.3.2. Организационное обеспечение работы руководства Общества.3.3. Справочно-информационное обеспечение работы руководства Общества.3.4. Техническое обеспечение работы руководства Общества.
4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Отдела делопроизводства выполняет следующие функции:4.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Общества.4.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес руководства Общества и отправляемых от его имени.4.3. Принимает, рассматривает и готовит к докладу документы, поступающие в адрес руководства Общества.4.4. Осуществляет контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству Общества.4.5. Готовит по поручению руководства Общества проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями отделов и специалистами.4.6. По поручению руководства осуществляет редактирование документов.4.7. Обеспечивает набор, распечатку и оперативное размножение документов, используемых в деятельности руководства Общества.4.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.4.9. Организует рациональный документооборот и контроль за движением документов в организации. 4.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Общества в оформлении документов.4.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.4.12. Организует планирование рабочего дня генерального директора Общества и его заместителей.4.13. Осуществляет телефонное обслуживание руководства и сотрудников Общества.4.14. Проводит оформление протоколов заседаний руководства и Правления Общества, их рассылку.4.15. Осуществляет контроль за выполнением решений Правления Общества.4.16. Организует прием посетителей руководством и соответствующими специалистами Общества.
5. ПРАВА ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Руководитель отдела делопроизводства имеет право:5.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников отдела делопроизводства.5.2. По согласованию с руководством Общества осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников отдела делопроизводства.5.3. Распределять работу между работниками отдела делопроизводства.5.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.5.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата отдела делопроизводства.5.6. Вносить руководству Общества предложения по совершенствованию работы отдела делопроизводства.5.7. Вести переписку по вопросам деятельности отдела делопроизводства.Работники секретариата имеют право:5.8. Получать в установленном порядке от других отделов Общества необходимую для работы информацию.5.9. Требовать от руководителей отделов и работников Общества своевременного представления документов и информации руководству Общества.5.10. По поручению руководства Общества привлекать работников других отделов для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.5.11. Возвращать на доработку работникам Общества проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.5.12. Вносить предложения по совершенствованию работы отдела делопроизводства.
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА С ДРУГИМИ ОТДЕЛАМИ ОРГАНИЗАЦИИ
6.1. Отдел делопроизводства представляет руководству Общества:6.1.1. поступившую корреспонденцию на рассмотрение;6.1.2. проекты документов на рассмотрение и подписание;6.1.3. докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от отделов и должностных лиц Общества на рассмотрение.6.2. Отдел делопроизводства получает от руководства Общества:6.2.1. поступившие из других организаций документы с резолюцией руководства;6.2.2. предложения, докладные записки, справки отделов Общества с резолюцией руководства;6.2.3. подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы;6.2.4. утвержденные нормативные и инструктивные документы;6.2.5. утвержденные планы работы отделов и коллегиальных органов Общества.6.3. Секретариат направляет в отделы Общества:6.3.1. копии приказов (выписки из приказов) на исполнение;6.3.2. копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Правления Общества на исполнение;6.3.3. запросы о представлении информации по поручениям руководства Общества.6.4. Отдел делопроизводства получает от отделов Общества:6.4.1. проекты служебных писем;6.4.2. проекты приказов и распоряжений;6.4.3. информационные и справочные материалы.6.5. Отдел делопроизводства направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.6.6. Отдел делопроизводства получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.
7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ОТДЕЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
7.1. Работники отдела делопроизводства несут ответственность:7.1.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;7.1.2. за неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;7.1.3. за достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, под