Общие принципы организации документирования на предприятии

Введение
1. Документирование управленческой деятельности предприятия
2. Общая структура документационного обеспечения управления
3. Основные принципы документирования на предприятии
Заключение
Список литературы

Избежать этого можно, установив сроки визирования документов в инструкции по делопроизводству. Многие организации, в т. ч. федеральные органы власти, отводят на визирование не более 3–5 дней.
Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. «Снижение» уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы.
Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.
Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом. Соответственно, творческих операций – специалистами и руководителями. Этот принцип организации документооборота, к сожалению, часто нарушается. Технические операции (изготовление документов, передача их из одного подразделения в другое и т. д.) часто выполняются самими специалистами, что приводит к неоправданным затратам рабочего времени.
Рациональная организация документооборота предполагает четкое разделение творческих и технических делопроизводственных операций и выполнение их соответствующими работниками.
Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Под документопотоком понимается совокупность документов одного наименования или назначения, движущихся в организации по одному маршруту. Для каждого документопотока устанавливается определенный маршрут. Как правило, в документообороте выделяется три документопотока: поступающие (входящие), отправляемые (исходящие) и внутренние документы. Внутри каждого из них существуют документопотоки 2-го уровня. Входящие документы включают: поступающие из вышестоящих организаций.
Как правило, они поступают на рассмотрение (и резолюцию) руководителю организации; поступающие из подведомственных организаций (филиалов, представительств); поступающие из организаций, связанных договорными обязательствами; обращения граждан и др.
Аналогично выделяются документопотоки в массиве исходящих и внутренних документов.
Как правило, отдельный документопоток представляют собой документы ограниченного доступа (с грифом «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.), работа с которыми ведется по особым правилам, под контролем службы безопасности организации.
Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов». К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Как правило, их перечень включен в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения.
Рассмотренные правила рациональной организации документооборота универсальны и должны соблюдаться в любой организации, независимо от характера и содержания ее деятельности.
Заключение
Организация документирования – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Соблюдение определенных правил позволяет реализовать основной организационный принцип документирования – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
При организации движения документов должны соблюдаться следующие правила:
Централизация операций по приему и отправке документов.
Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа.
Организация предварительного рассмотрения поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).
Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации.
Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.
Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа.
Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений.
Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом.
Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки.
Выделение среди других так называемых «нерегистрируемых документов».
Список литературы
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78с.
Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
Макеев В.Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// - Журнал «Секретарь-референт», - 2008. -№ 8-с. 24
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63).
Мигель И.Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. – М.: Издательство «Флинта», 2006. – 197с.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007-239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия, 2009. – 222 c.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].- www.delo-press.ru
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.termika.ru
Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с. – С.7.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c. – С,67.
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78с. – С.16.
Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с. – С.98.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия, 2009. – 222 c. – С.74.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007-239с. – С.114.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/
17