Документационное обеспечение деятельности

Введение………………………………………………………………..
Глава 1. Организационно-правовые основы деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………
1.1. Характеристика деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………………………
1.2. Организационно – правовая структура «Нелидово – Спецодежда»……………………………………………………………
1.3. Нормативная – правовая база деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда»…………………………………………………………….
Глава 2. Оценка системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………...
2.1. Нормативная – правовая база делопроизводства ООО «Нелидово – Спецодежда»…………………………………………….
2.2. Анализ системы документационного обеспечения управления ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………………………...
2.3. Анализ документационного обеспечения производственного процесса ООО «Нелидово -Спецодежда»……………………………
Глава 3. Совершенствование системы документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……….
3.1. проблемы организации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»……………………..
3.2. Разработка мероприятий по автоматизации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»…………………………………………………………….
3.3. Разработка системы мер для эффективного использования нормативной базы документационного обеспечения и регламентации деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда»…….
Заключение……………………………………………………………..
Список использованной литературы…………………………………
Приложение…………………………………………………………….

Для реализации данного направления на первоначальном этапе необходимо разработать нормативно-правовую базу для регламентации деятельности данного подразделения. Основным локальным нормативным актом, определяющим порядок создания подразделения ДОУ, его правовое положение в структуре организации, структуру, задачи, функции, права, обязанности и ответственность, а также порядок взаимодействия с другими структурными единицами организации является положение.
Проект положения подлежит обязательному согласованию с:
руководителем «Техноавиа»;
заместителем руководителя «Техноавиа», курирующим деятельность ООО «Нелидово_Спецодежда»;
руководителем службы персонала «Техноавиа» и ООО «Нелидово-Спецодежда»;
руководителем юридического подразделения «Техноавиа».
Положение вводится в действие приказом руководителя ООО «Нелидово-Спецодежда», на основании которого все сотрудники подразделения должны быть ознакомлены с ним под роспись.
Введение нового подразделения в организации подразумевает внесение изменений в штатное расписание и разработку должностных инструкций, определяющие компетенции сотрудников отдела.
Должностная инструкция – это основной организационный документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.
В качестве основных источников для разработки должностных инструкций используются:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
Типовые должностные инструкции, которые разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.
Основным нормативным документом, регламентирующим правила, приемы, процессы создания документов, а также технологию работы с ними является инструкция по делопроизводству. Она направлена на:
организацию эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации;
определение четкого понимания и представления всех этапов работы с документами.
Кром того, с целью снижения трудоемкости работ по ведению стандартизированного документооборота необходимо использовать табель форм, который представляет собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых на предприятии. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.
Использование табеля в работе делопроизводственной службы позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов.
Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.
Наряду с табелем форм документов, любая организация должна иметь альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в табель.
Учитывая масштабы и структуры ООО «Нелидово Спецодежда», а также особенности ее деятельности считаем целесообразным предложить включить в структуру службы ДОУ следующие подразделения:
Секретариат. Представляет собой структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации.
В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации.
Канцелярию, которая, в ООО «Нелидово Спецодежда» может быть представлена отделом экспедиции и подразделением учета и регистрации документов.
Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.
На основании анализа численного состава и с учетом объема документооборота в ООО «Нелидово-Спецодежда» считаем целесообразным предложить введение двух штатных единиц в структуре подразделения ДОУ, которые в соответствии с разработанным положением и инструкциями будут реализовывать основные направления деятельности канцелярии.
В связи с этим в ООО «Нелидово-Спецодежда» необходимо предусмотреть дополнительные затраты на техническое обеспечение подразделения, которое предполагает:
обеспечение службы ДОУ помещением;
оборудование рабочих мест.
Кроме того, необходимо предусмотреть деятельность кадровой службы по подбору персонала на вакантные должности.
Открытие нового подразделения в ООО «Нелидово-Спецодежда» включает в себя несколько этапов:
Подготовка проекта положения (приложение 1).
Подготовка проекта внесения изменений в штатное расписание. В связи с тем, что в исследовании предлагается введение нового подразделения, то издания приказа «О внесении изменений в штатное расписание» в этом случае недостаточно. В этом случае руководителю ООО «Нелидово-Спецодежда» совместно с сотрудниками кадровой службы необходимо подготовить следующий перечень документов, которые являются основанием для организации структурного подразделения:
решение руководителя организации;
проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;
проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;
проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.
Нормативную численность персонала службы ДОУ определим по формуле:
где — общие трудозатраты на объем работ планируемого периода (смены, месяца, года и т. д.), чел./ч;
— фонд рабочего времени на планируемый период, ч;
— плановый коэффициент выполнения норм.
Общие трудозатраты на объем работ планируемого периода:
где — затраты времени на каждый отдельный (i-й) вид работ, чел./ч (если используемые нормы времени не включают в себя затраты времени на отдых и личные нужды работников, то = , где — процент потерь рабочего времени, от 1 до 15% в зависимости от категории работников, на отдых и личные нужды);
К — коэффициент, учитывающий трудоемкость работ, не охваченных нормированием или носящих разовый характер ();
— норма времени на данный вид работ, чел./ч;
— объем данного вида работ.
Расчет выполним на основании данных, представленных в таблице 6. Плановый коэффициент выполнения норм, коэффициент работ, не охваченных нормированием, , фонд рабочего времени на 2016 год — 2012 ч. Более 90% работ выполняются на ЭВМ (.
Виды и объем работ по ведению документооборота
№ п/п Виды работ Норма времени, чел./ч Объем работ за год Трудоемкость, чел./ч 1 Документирование деятельности директора 0,15 350 х 12 = 4200 630,0 2 Оформление документов 0,15 350 х 12 = 4200 420,0 3 Обработка и регистрация документов 0,15 350 х 12 = 4200 630,0 4 Справочно-аналитическая работа 0,15 350 х 12 = 4200 630,0 5 Составление и ведение номенклатуры дел 0,15 350 х 12 = 4200 630,0 6 Отдельные работы, выполняемые при использовании автоматизированных технологий 0,15 53 х 12 = 636 94,5 7 Подготовка проектной документации 0,15 315 х 12 = 3780 567,0
Таким образом, нормативная численность персонала службы ДОУ в ООО «Нелидово-Спецодежда», определенная на основе плановых объемов работ и норм времени, — 1,84 чел. Штатная численность данной категории работников при коэффициенте невыходов составляет:
Как отмечалось выше, введение нового подразделения требует технического обеспечения его деятельности.
ООО «Нелидово-Спецодежда» ведет свою деятельность в собственном здании, в связи с чем, затраты на аренду помещения отсутствуют.
В таблице 7 представлены основные требования к ИТ-инфраструктуре персонала службы ДОУ.
Требования к ИТ-инфраструктуре рабочего места персонала службы ДОУ ООО «Нелидово-Спецодежда»
Параметр Служба ДОУ Кол-во сотрудников включая руководителя 2 Варианты прикладного ПО (ИС, АСУ, ERP и т.п.) Офисное ПО Требуемые ИТ-сервисы (кол-во рабочих мест) 2 Кол-во ПК(ноутбуков) 2 Кол-во принтеров (МФУ) 1 Кол-во вн. тел. линий (аппаратов) 1 Кол-во точек подключения к ЛВС 2
Кроме того, оборудование рабочего места персонала требует затрат на приобретение программного обеспечения, состав, которого представлен в таблице 8.
Затраты на приобретение программного обеспечения
№ Наименование Кол-во клиент.лиц. Цена клиент. лиц., руб. Общая стоимость клиент. лиц., руб. Общая стоимость обновления и тех.под., руб./год 1 ОСWindowsProfessional 8.1 2 10000 20000 20000 2 Офисное ПО (MS Office) 2 6000 12000 12000 3 Система электронного документооборота CompanyMedia 2 6000 12000 12000 Итого 44000 Комплекс технических средств рабочего места персонала службы ДОУ включает:
персональные ЭВМ;
устройства сбора, хранения, обработки и передачи данных;
расходные эксплуатационные материалы.
Для выбора указанного оборудования проведем анализ возможных вариантов офисного ПК, многофункциональных устройств (таблица 9).
Выбор компьютерной техники
Параметр Офисный ПК Вариант 1 Вариант 2 Вариант 3 Архитектура IntelCore i3 IntelCore i5 AMD FX Модель процессора Core i3 3240 Core i5 4460 FX 4350 Частота процессора, МГц 3400 3200 3200 Частота системной шины, МГц 100 Тип и объем оперативной памяти, DDR3 DDR3 DDR3 ГБ 2 4 4 Объем жесткого диска, ГБ 500 1000 1000 Видеокарта Intel HD Graphics 2500 Intel HD Graphics 4600 Intel HD Graphics 4600 Разрешение экрана 1280*1024 1280*1024 1280*1024 Интрефейсы(USB,
WiFi, HDMI, Ethernet) USB, HDMI, Ethernet USB, HDMI, Ethernet USB, HDMI, Ethernet Цена, руб. 26990 39490 36490
Для оснащения рабочих мест персонала предлагается приобрести персональные компьютеры, представленные в 3 варианте. В этом случае стоимость оборудования составит
Выбор оргтехники осуществим на основании данных, представленных в таблице 10.
Выбор оргтехники (принтер, МФУ)
Параметр Производитель Canon HP KonicaMinolta Тип МФУ МФУ МФУ Формат бумаги А4 А4 А4 Тип печати черно-белая черно-белая черно-белая Технологий печати лазерная лазерная лазерная Двухсторонняя печать Да Да Да Скорость печати не менее 33 стр/мин 33 33 33 Максимальное разрешение для ч/б печати не менее 600x600 dpi 1200x600 1200*1200 1200*1200 Максимальное разрешение сканирования не менее 600x600
dpi 9600x9600 1200*1200 1200*1200 Максимальное разрешение копирования не менее 600x600
dpi 600x600 600x600 1200*1200 Ресурс ч/б картриджа/тонера не менее 2000 страниц 10000 10000 10000 Интерфейсы Ethernet (RJ-45), USB 2.0 Ethernet (RJ-45), USB2.0 Ethernet (RJ-45), USB2.0 Поддержка ОС Windows, Linux, Mac OS Windows, Linux, Mac OS Windows, Linux, Mac OS Потребляемая мощность, Вт 1200 600 520 Потребляемая мощность в режиме ожидания, Вт 9 10,5 0,5 Модель i-Sensys MF6140dn LaserJetPro M127fn BIZHUB 3300P Цена, руб. 20190 20550 17880
На наш взгляд, наиболее целесообразным является выбор МФУ KonicaMinolta. Характеристика данного устройства незначительно отличаются от других моделей при приемлемой стоимости.
Таким образом, общие затраты на введение службы ДОУ в ООО «Нелидово-Спецодежда» составят 164860 руб. (таблица 11).
Общие затраты на введение службы ДОУ в ООО «Нелидово-Спецодежда»
Статья затрат Число единиц Затраты на единицу Общий объем затрат Заработная плата персонала 2 15000 30000 Персональный компьютер 2 36490 72980 Многофункциональное устройство 1 17880 17880 ОСWindowsProfessional 8.1 2 10000 20000 Офисное ПО (MS Office) 2 6000 12000 Система электронного документооборота CompanyMedia 2 6000 12000 Итого 164860
Анализ особенностей организации документооборота в ООО «Нелидово-Спецодежда» позволил выделить следующие недостатки:
отсутствие в структуре организации службы ДОУ;
увеличение объемов документооборота;
усложненные схемы согласования документов;
отсутствие в реальном времени информации об исполнении.
В качестве основных направлений совершенствования системы документооборота в работе предлагается:
Ввести в структуру ООО «Нелидово-Спецодежда» службу ДОУ, что позволит локализовать всю деятельность по документообороту.
Внедрить систему электронного документооборота CompanyMedia.
Ужесточить процессы унификации и регламентации документов для обеспечения их соответствия нормам и исключения дублирования документов.
В исследовании приведены расчеты затрат на реализацию указанных мероприятий, которые показали, что в штатное расписание организации целесообразно включить 2 единицы персонала. При этом приведен расчет сопутствующих затрат на организацию нового подразделения, который составит 164860 руб.
Заключение
Основным направлением исследования в данной работе являлся анализ и оценка эффективности деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда» и системы документационного обеспечения управления на предприятии. Анализ показал, что ООО «Нелидово – Спецодежда»является филиалом производственно-внедренческого общества с ограниченной ответственностью «Техноавиа» и в качестве основных видов деятельности реализует следующие услуги:
производство швейных изделий;
оптовая и розничная торговля;
посреднические услуги при купле – продаже товаров народного потребления;
маркетинговое и аналитическое исследование рынка производства и изготовления швейных изделий;
работы по конструированию, проектированию и разработке швейных изделий;
строительные работы, ремонт, реконструкция жилых и нежилых зданий и сооружений;
хранение и транспортировка грузов, оказание иных услуг в области складского и транспортного обслуживания.
Кроме того, в ходе исследования было выявлено, что общество с ограниченной ответственностью «Нелидово – Спецодежда» является юридическим лицом, действуя на основании Устава и законодательства Российской Федерации и осуществляет свою деятельность на основании достаточно широкой базы нормативно-правовой документации, которую можно классифицировать следующим образом:
Законы, нормативные акты, положения, рекомендации федерального, регионального значения, регламентирующие деятельность организации, ее организационно-правовую форму и систему управления.
Стандарты, положения, рекомендации, на основании которых реализуется технологический процесс в организации.
Локальные нормативно-правовые акты, регламентирующие организационно-управленческую структуру, трудовые отношения, взаимодействие со сторонними организациями.
Основу деятельности предприятия ООО «Нелидово-Спецодежда» составляет производственный процесс, который организован с соблюдением общих санитарно-гигиенических требований, которые устанавливаются в ГОСТ И СанПиН, а также системы стандартов, регламентирующих процесс разработки, пошива и реализации продукции.
Анализ показал, что в основе организации документационного обеспечения деятельности ООО «Нелидово – Спецодежда» лежит нормативно-правовая база, представляющая собой совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления. Данная нормативная база регулирует:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства;
внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
В процессе исследования было выявлено, что в организационно-управленческой структуры ООО «Нелидово-Спецодежда» отсутствует служба документационного обеспечения, а все задачи, связанные с документооборотом, выполняются структурными подразделениями предприятия в соответствии с направлениями деятельности, должностными инструкциями и полномочиями.
Как отмечалось выше, основу деятельности предприятия составляет производственный процесс производство швейных изделий, которое сопровождается движением документов. При этом, согласно стандартной классификации, в деятельности предприятия используется входящая, исходящая и внутренняя документация.
Потоки документов производственного процесса в ООО «Нелидово-Спецодежда» формируются согласно следующим его этапам:
планирование процесса;
выполнение заказа;
закрытие заказа.
Кроме того, такой этап производственного процесса, как обеспечение сырьем и сбыт продукции, являясь одним из основных, требует эффективной организации подготовки документов, состав, структура и объем которых зависит от варианта обеспечения сырьем и сбыта продукции. В ООО «Нелидово-Спецодежда» они формируются на основе взаимодействия со следующими структурами:
торгово-посреднические фирмы;
магазины;
промышленные фирмы, организации, учреждения, фонды;
государственные и муниципальные предприятия
иностранные фирмы;
оптовые базы;
товарно-сырьевые биржи.
Анализ системы документооборота и особенностей организации деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда» показал, что управление документооборотом неразрывно связано с возникающими проблемами в процессе его реализации. К основным из которых на исследуемом предприятия следует отнести:
большой объем обрабатываемых документов;
большой штат сотрудников, работающих с документами;
усложненные схемы согласования документов;
отсутствие в реальном времени информации об исполнении.
Устранение указанных недостатков организации системы документооборота предлагается реализовать на основании следующих мероприятий:
Введение в структуру организации службы ДОУ, что позволит локализовать всю деятельность по документообороту.
Внедрить систему электронного документооборота CompanyMedia, которая по результатам анализа является наиболее эффективной для внедрения в ООО «Нелидово-Спецодежда» на основании особенностей деятельности организации.
Ужесточить процессы унификации и регламентации документов для обеспечения их соответствия нормам и исключения дублирования документов.
Разработать проект положения о службе ДОУ.
Расчеты, приведенные в исследовании, показали, что в штатное расписание организации целесообразно включить 2 единицы персонала, которых будет достаточно для обеспечения эффективного функционирования службы. При этом общий объем затрат составит 164860 руб. Указанные меры позволят:
Стандартизировать выполнений всех операций с документами.
Повысить уровень взаимодействия между подразделения организации.
Повысить скорость, а следовательно, и эффективность процессов согласования документов с головным офисом «Техноавиа».
Уменьшить объем документов в системе документооборота предприятия.
Таким образом, на основании анализа особенностей деятельности и оценки эффективности организации системы документооборота на предприятии в работе приведены основные направления решения выявленных проблем, реализация которых позволит оптимизировать процессы документооборота и, как следствие, повысить эффективность деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда» как во внутреннем взаимодействии, так и организации внешних связей.
Список использованной литературы
Источники
Конституция Российской Федерации: принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 года. // Рос.газета. – 1993. – 25 декабря.
Федеральный закон «Об информация, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ (ред. От 01.09.2015г).
Федеральный закон от 08.02.0998 №14-ФЗ (ред. от 29.12.2015г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью»
Федеральный закон РФ от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. Федерального закона от 28.11.2015 № 357-ФЗ )
Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. 12.03.2014 г.).
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014 г.).
Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011г. № 63 – ФЗ «Об электронной подписи» (ред. от 1.07.2015).
Федеральный закон РФ от 02 мая 2006г. № 59 –ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (ред. от 3.11.2015 г.).
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015).
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изм. и доп. от 30 декабря 2006 г.).
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003. – 16 с.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования. – М. : Изд-во стандартов, 2007.
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014.
ГОСТ 12.1.005-88 Система стандартов безопасности труда. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны
ГОСТ 12.1.038-82. Электробезопасность. Предельно допустимые значения напряжений прикосновения и токов. – Введ. 1983-07-01. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.
СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».
СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03 «Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий»
СНиП 21-01-97 «Пожарная безопасность зданий и сооружений».
СНиП 23-05-95. Естественное и искусственное освещение. – Введ.1996-01-01. М.: Минстрой России, 2006.
Системы электронного документооборота: критерии выбора.[Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.doc-online.ru/a_id/156/
«ЕВФРАТ-Документооборот». [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.evfrat.ru/
CompanyMedia. «ИнтерТраст». [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.intertrust.ru/
Текущий архив предприятия
Устав ООО «Нелидово-Спецодежда».
Штатное расписание ООО «Нелидово-Спецодежда».
Должностные инструкции сотрудников ООО «Нелидово-Спецодежда».
Технологическая документация инженерно – технического отдела ООО «Нелидово-Спецодежда».
Литература
Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ): Настольная кн.для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей [Текст] / В. И. Андреева. – 3-е изд., перераб. и доп. – М., 2011. – 222 с.
Андреева В.И. Делопроизводство: актуальные задачи / В.И. Андреева // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 10.
Астахова, Л. В. Документационное обеспечение управления как отрасль деятельности [Текст] / Л. В. Астахова // Делопроизводство. – 2010. – № 2. – С. 3-9.
Басаков, М. И. Делопроизводство: конспект лекций [Текст] / М. И. Басаков. – Ростов н/Д : Феникс, 2012. – 192 с.
Березина, Н. М. Современное делопроизводство [Текст] / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2014. – 256 с.
Белов, А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов [Текст] / А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2011. – 624 с.
Бобылева М.П. От традиционного к электронному документообороту: некоторые проблемы перехода // Документация в информационном обществе: электронный документооборот и электронный архив. Докл. и сообщ. на шестой международ. науч.-практ. конф. 24-25 ноября 1999 г. М., 2000. С. 69-72.
Быкова, Т. А. Технология обработки документов при их получении и отправке [Текст] / Т. А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2012. – № 9. – С. 34-40.
Быкова, Т.А. Порядок регистрации и общие правила регистрации документов. // Делопроизводство и документооборот на предприятии.  – 2013. – № 6. – С. 6-18.
Быкова, Т. Порядок разработки номенклатуры дел // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. –  № 12. – С. 8-21.
Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) [Текст] / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск.гос. ун-т, 2014. – 71 с.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб.для вузов [Текст] / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2011. – 359 с.
Доронина, Л.А. Составляем номенклатуру дел на следующий год // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – № 12. – С. 22-34.
Живаева, О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота. [Текст] / О. В. Живаева. – Волгоград, 2012. – 30 с.
Журавлева, М.В. Составляем инструкцию по делопроизводству. Секретарь-референт. – 2009. № 5. С. – 17-27; – 2009. – № 6. – С. 18-26.
Инструкция по делопроизводству [Текст] // Кадровик – 2009. – № 12. – С. 25-33.
Иритикова, В.С. Резолюции и поручения: правильное оформление в целях контроля и организации документооборота». // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – № 8. – С. 8-16.
Каменева, Е.М. Все секреты регистрации // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2011. – № 11. – С. 50-66.
Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство : учеб.пособие [Текст] / М. В. Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 304 с.
Козлов В.П. Общая теория документа //Делопроизводство 2009, №3. С.12.
Кошелева Г. В. Документирование деятельности отделения строевого и кадров воинской части [Текст] / Г. В. Кошелева, Е. Ю. Скрипай // Делопроизводство. - 2007. -N 1. - С. . 35-45.
Крестникова, О. В. Разработка инструкции по общему делопроизводству [Текст] / О. В. Крестникова // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2012. – N 9. – С. 8-17.
Кузнецов, С. Л. Новый стандарт в области ДОУ [Текст] / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. – 2011. – № 3. – С. 35-39.
Кузнецова Т. В. Журналу делопроизводство 15 лет//Делопроизводство2012,№2.
Ларин М. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М. Ларин // Экономика и жизнь. – 2011. – № 5. – С. 12-19.
Плешкевич Е.А. Определение функций документа // Научные и технические библиотеки – 2006.-№6.-С.21.
Рогожин М.Ю. Делопроизводство: организация архива предприятия. Спб: Питер, 2011.
Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. – ЗАО Юстицинформ, 2011 г.
Румянцева, С. А. Положение о документационном обеспечении управления (управлении документацией). Цели, задачи и методика разработки [Текст] / С. А. Румянцева // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2011. – № 9. – С. 30-33.
Санкина Л.В., Быкова Т.А. «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)».- М., МЦФЭР, 2005
Солошенко, М. Организация системы документооборота. [Текст] / М. Солошенко // Аудит и налогообложение. – 2011. – N 4. – С. 30-36.
Храмцовская, Н.А. Практика разработки номенклатуры дел «с нуля» // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2004. – № 11. – С. 6-19. – № 12. – С. 6-18; – 2005. – № 1. – С. 6-19
Чуковенков, А.Ю. Виды нормативных правовых актов. // Секретарь-референт. – 2009. № 1. С. – 17-22; –2009. – № 2. – С. 17-20.
Чуковенков, А.Ю. Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов. // Секретарь-референт. – 2009. – № 5. – С. 28-38.
Чуковенков, А.Ю. Автоматизированная технология регистрации и контроля документов. // Секретарь-референт. 2012. № 5. С. 9-13.
Янковая В.Ф. «Система делопроизводства в организации: важные вопросы»//Секретарь – референт, № 10, 2010г, С. 25
ЯнковаяВ.Ф. Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству). // Секретарь-референт. – 2007. – №9.
Приложение 1
ООО «Нелидово-Спецодежда» УТВЕРЖДАЮ (наименование организации) ___директор_____________________________ (наименование должности руководителя организации) ПОЛОЖЕНИЕ ______________ _________________________ _____________________ № ____________ (подпись) (расшифровка подписи) (место составления) ______________ О СЛУЖБЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ (КАНЦЕЛЯРИЯ) (дата) ____________________
1. Общие положения
1.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации ООО «Нелидово-Спецодежда».
1.2. Службу ДОУ возглавляет начальник, подчиненный непосредственно директору ООО «Нелидово-Спецодежда».
1.3. Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от занимаемой должности директором ООО «Нелидово-Спецодежда».
1.4. В своей деятельности служба ДОУ руководствуется законодательством Российской Федерации, распорядительными документами директора ООО «Нелидово-Спецодежда» (приказами, указаниями, распоряжениями и др.), методическими документами по вопросам организации делопроизводства и архивного дела, а также настоящим Положением.
1.5. В состав службы ДОУ включаются: секретариат, канцелярия и архив.
1.6. Наименования должностей работников службы ДОУ устанавливаются в соответствии со штатным расписанием ООО «Нелидово-Спецодежда».
1.7. Служба ДОУ имеет простую печать с обозначением своего наименования.
2. Основные задачи
Основными задачами службы ДОУ являются:
2.1. Установление единого порядка работы с документами в ООО «Нелидово-Спецодежда»; документационное обеспечение деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда» в соответствии с нормативными правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
2.2. Обеспечение учета, обработки, сохранности и использования образующихся в деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда» документов и дел.
3. Функции
За службой ДОУ закреплены следующие функции:
3.1. Разрабатывает инструкции и другие документы, методические пособия по документационному обеспечению деятельности ООО «Нелидово-Спецодежда».
3.2. Организует разработку номенклатур дел структурных подразделений, составляет сводную номенклатуру дел.
3.3. Организует по поручению директора ООО «Нелидово-Спецодежда» подготовку проектов документов, обеспечивает их оформление и выпуск.
3.4. Организует и обеспечивает документационное и организационно-техническое обслуживание работы совещательных органов.
3.5. Осуществляет прием, регистрацию, учет, доставку по подразделениям входящих документов, а также прием, контроль за оформлением и отправку исходящих документов.
3.6. Осуществляет регистрацию, учет, оформление внутренних документов.
3.7. Контролирует выполнение заданий директора ООО «Нелидово-Спецодежда» по документам, обеспечивающим основную деятельность организации.
3.8. Осуществляет контроль за качественной подготовкой и оформлением документов, за своевременным их исполнением в организации, принимает меры по сокращению сроков прохождения и исполнения документов, обобщает и анализирует данные о ходе и результатах этой работы.
3.9. Организует работу с обращениями граждан (предложениями, заявлениями, жалобами).
3.10. Обеспечивает печатание, копирование и размножение служебных документов.
3.11. Осуществляет организационно-методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях, контролирует правильность оформления и формирования документов и дел.
3.12. Организует работу по экспертизе ценности документов и дел, принимает от структурных подразделений дела, законченные делопроизводством, обеспечивает их учет, описание, сохранность и использование.
3.13. Осуществляет мероприятия по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации.
3.14. Оказывает консультативно-методическую помощь работникам структурных подразделений организации в работе с документами, организует повышение квалификации сотрудников по вопросам совершенствования документационного обеспечения ее основной деятельности.
3.15. Обеспечивает изготовление, учет и хранение бланков документов организации.
3.16. Проставляет печать на документах в случаях, предусмотренных Инструкцией по делопроизводству в организации.
4. Права
Служба ДОУ имеет следующие права:
4.1. Контролировать и требовать выполнения установленных Инструкцией по делопроизводству правил работы с документами в организации.
4.2. Докладывать директору ООО «Нелидово-Спецодежда» о состоянии работы с документами, представлять руководству документы для рассмотрения.
4.3. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручениям руководства ООО «Нелидово-Спецодежда».
4.4. Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для совершенствования форм и методов работы с документами, выполнения поручений руководства.
4.5. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных требований их подготовки и оформления.
4.6. Ставить на контроль исполняемые в организации документы, определять необходимые контрольные действия, вносить предложения о снятии документов с контроля.
4.7. Вносить руководству ООО «Нелидово-Спецодежда» предложения по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.8. Участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, проводимых в организации, по вопросам, входящим в компетенцию службы ДОУ.
4.9. Проверять в структурных подразделениях организации состояние делопроизводства, знакомиться со всеми документами по проверяемым вопросам.
4.10. Разрабатывать положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам.
4.11. Не принимать для печатания документы, подготовленные с нарушением установленных требований к их оформлению.
4.12. На службу ДОУ возлагается ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации, выполнение указаний и поручений руководства, выполнение плана работы службы.
5. Взаимоотношения. Связи
Деятельность службы ДОУ характеризуется группами взаимоотношений и связей:
5.1. Служба ДОУ по характеру деятельности находится во взаимодействии:
с руководителями функциональных служб организации - по вопросам работы с документами, контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству материалов;
с кадровой службой, службой труда и заработной платы - по вопросам расстановки кадров, повышения квалификации сотрудников в работе с документами;
со службами хозяйственного и технического обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями.
5.2. В пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.
Руководитель службы ДОУ ______________ _________________________ (подпись) (расшифровка подписи) 
Козлов В.П. Общая теория документа // Делопроизводство 2009, № 3.- С.12.
Плешкевич Е.А. Определение функций документа// Научные и технические библиотеки - 2006. -№ 6. – С. 21.
Кузнецова Т.В. Журналу делопроизводство 15 лет//Делопроизводство 2012, № 2.
ГОСТ Р. 7.0.8 - 2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): учеб.для вузов [Текст] / Т. В. Кузнецова, Л. В. Санкина, Т. А. Быкова и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2011. – 359 с.
Бобылева М.П. От традиционного к эле