Совершенствование системы управления муниципальным образованием.

Содержание
Введение 4
Глава 1. Теоретические основы совершенствования систем управления муниципальным образованием 7
1.1 Особенности структуры органов местного самоуправления и виды организационных структур управления 7
1.2 Процесс проектирования структур управления: основные элементы и этапы проектирования 21
1.3 Методы оценки эффективности систем управления и пути совершенствования структур управления 31
Глава 2. Совершенствование деятельности структурного подразделения администрации города Кириши – организационного отдела 38
2.1 Общая характеристика структуры администрации города Кириши и структурного подразделения(организационного отдела) администрации города Кириши 38
2.2 Оценка эффективности деятельности отдела по работе с обращения граждан и организаций как структурного подразделения администрации города Кириши 45
2.3 Основные мероприятия по совершенствованию организационной структуры и системы управления на примере организационного отдела Администрации г. Кириши 53
Заключение 63
Глоссарий 68
Список использованной литературы 70
Приложение 1. Виды бюрократических организационных структур 74
Приложение 2. Виды механистических и органических организационных структур 75
Приложение 3. Типовая структура администрации 78
Приложение 4. Функции Организационного отдела Администрации г. Кириши. 79
Приложение 5. Организационная структура администрации города Кириши 82
Приложение 6. Основные задачи Общего отдела Администрации 85
Приложение 7. Функциональные обязанности специалистов организационного отдела 88
Приложение 8. Организационная структура отдела. 92

В предыдущем разделе была рассмотрена существующая схема информационных потоков, которая была достаточно запутанной и вела к неэффективной работе и взаимодействию между подразделениями, новая схема информационных потоков представлена на рисунке 6.Рисунок 6 – Новая схема информационных потоковВ результате устранения дублирования функций произойдет централизация работы с обращениями в одном органе – отделе по работе с обращениями граждан и организаций.Прогноз распределения обращений граждан по каналам обращения после внедрения мероприятий представлен в таблице 11.Таблица 11 – Прогноз распределения обращений по каналам после реализации проектаКанал поступленияДо внедренияПосле внедренияИзменение, шт.Изменение,%Отдел по работе с обращениями граждан1064716000535340,88%Функциональные подразделения 32450-3245-100,00%Итого138921600011087,98%Таким образом, весь процесс обработки обращений будет происходить в отделе обращений граждан, что позволит разгрузить работников территориальных и функциональных подразделений и оптимизировать поток информации.В таблице 12 представлен прогноз оценки эффективности работы с обращениямиТаблица 12 – Прогноз удовлетворения обращений после реализации проектаРезультатДо внедренияДоля,%После внедренияДоля,%Изменение, шт.Изменение,%Разъяснено1048875,50%1235077,19%186217,75%Удовлетворено220415,87%350021,88%129658,80%Отказано3452,48%1500,94%-195-56,52%Направлено по компетенции8556,15%00,00%-855-100,00%Итого13892100,00%16000100,00%210815,17%В первую очередь, от внедрения проекта ожидается устранения перенаправлений обращений по компетенции, а также отказов от их рассмотрения, также эксперты администрации прогнозируют увеличение положительного результата рассмотрения обращений (на значение порядка 20-25%).Таблица 13 – Прогноз производительности труда и фонда оплаты трудаПоказательДо внедренияПосле внедренияИзменение, ед.Изменение, %Численность работников68233,33%Число обращений, шт.1064716000535350,28%Число обращений в расчете на 1 работника1774,52000225,512,71%Фонд оплаты труда, руб.1940401266481772441637,33%Средняя заработная плата 1 работника отдела, руб.26950,0127758,5808,53,00%Таким образом, при увеличении фонда заработной платы на 37,33% ожидается увеличение числа обработанных обращенийв специализированном подразделении на 50,28%.Рассмотренный проект позволит достигнуть следующих результатов в работе структурного подразделения – отдела по работе с обращениями граждан и организаций:- Увеличение числа обработанных обращений за счет перераспределения объемов работ;- Увеличение числа удовлетворенных обращений за счет обработки обращений компетентными специалистами;- Устранение фактов неверного направления обращений по области деятельности подразделений;- Увеличение скорости обработки обращений за счет устранения противоречий и временных интервалов на согласование перенаправления;- Увеличение качества обработки обращений за счет концентрации усилий и обработки обращений компетентными специалистами;- Увеличение эффективности работы с обращениями за счет более продуманного использования системы электронного документооборота и создания эффективных форм отчетности и контроля.Рассмотренный проект может быть внедрен в деятельность администрации города Кириши и позволит повысить эффективность работы всей администрации в целом с обращениями от граждан и организаций г. Кириши.ЗаключениеПовышение эффективности деятельности государственных и муниципальных структур в значительной мере определяется эффективностью организации системы управления,которая может зависеть от уровня развитияорганизационной структуры и уровня взаимодействия всех элементов государственных и муниципальных органов. Успех государственных и муниципальных структур зависит не только от формы выбранной структуры, но и мероприятий, на основе которых проводятся постоянные корректировки механизмов управления. Необходимость совершенствования организационной структуры на современном этапе определяется необходимостью нормального и стабильного функционирования государственных и муниципальных структур.Особенностями исследования организационных структур органов местного самоуправления является то, что в отличие от управленческих структур корпоративных организаций,в исследовании структур органов власти необходимо учитывать их приближенность к населению, а также необходимость постоянного взаимодействия с различными местными сообществами, необходимость учета их интересов при принятии управленческих решений. Администрация города будучи органом публичной власти, в принципе является некоммерческой организацией, и поэтому максимум доходов бюджета не может быть его целью. Эти особенности предъявляют определенные требования не только к стилю работы местной администрации, но и к построению ее организационной структуры.Трудности разработки и совершенствования организационных структур органов местного самоуправления связаны с тем, что ситуация в каждом городе уникальна и неповторима в силу различий муниципальных образований по размеру территории, численности населения, развитости инфраструктуры, наличию разнообразных ресурсов, соответственно, разных задач управления, разного объема работы управленческого персонала.Несмотря на ярко выраженную специфику организационных структур органов местного самоуправления, некоторые общие закономерности в функционировании организационных структур органов местного самоуправления все-таки существуют, как и существуют рекомендации по совершенствованию данных структур, созданные на основе анализа организационных структур администраций разных городов. Основные из них – недопущение дублирования функций, размытия ответственности, наличия раздутого аппарата власти, соблюдение правильного сочетания централизации и децентрализации функций управления, баланса между делегированием полномочий, соблюдение норм управляемости.Объектом исследования в дипломной работе является отдел по работе собращениями граждан и организаций администрации города Кириши.Своевременное и качественное разрешение проблем, содержащихся в обращениях, в значительной мере способствует удовлетворению нужд и запросов граждан, снятию напряженности в обществе, повышению авторитета органов власти и управления, укреплению их связи с населением, поэтому важным является анализ эффективности функционирования отдела обращений граждан как структурного подразделенияадминистрации города Кириши.В ходе анализа были определены следующие особенности организационной структуры администрации города Кириши: наличие в ней пяти уровней управления, а также территориальных органов управления наряду с функциональными, что вызывает некоторое дублирование функций управления, также в структуре управления администрацией г. Кириши наблюдается превышение норм управляемости для части руководителей и отсутствие баланса между нормами управляемости различных подразделений.Анализ кадрового, технологического, информационного обеспечения работы отдела по работе с обращениями граждан и организаций показывает, что с точки зрения обеспеченности отдела необходимыми ресурсами для эффективной работы, уровень организации деятельности подразделения является достаточно высоким, но эффективность работы с обращениями при этом не всегда находится на высоком уровне: имеются факты некачественной обработки обращений, отсутствие ответов по обращениям, затягивание процедур исполнения просьб граждан и ликвидации причин жалоб граждан и организаций.Данные проблемы прежде всего связаны с проблемами в организационной структуре администрации в целом и определяют следующие недостатки работы отдела:1. Нерациональное распределение функций по работе с обращениями граждан в организационной структуре Администрации города Кириши.В работе администрации наблюдается наличие дублирования функций по работе с обращениями (особенно, на стадии первоначальной обработки): в процессах работы с обращениями участвуют территориальные и функциональные подразделения, снижение количества принятых и обработанных обращений в специализированном подразделении (отдел по работе с обращениями) с одновременным ростом числа принятых и обработанных обращений в других подразделениях при роста фонда оплаты труда специализированного подразделения;2. Низкое качество выполнения функции по работе с обращениями граждан и организаций в Администрации города Кириши.В работе администрации наблюдается низкий уровень удовлетворения обращений граждан и организаций (порядка 5 % обращений удовлетворяются), а также наличие неэффективной работы с обращениями, затягивания процессов исполнения требований обращений, отсутствие должного контроля за ходом рассмотрения обращений и принятия мер по их удовлетворению.3. Низкая скорость обработки обращений и низкий уровень использования автоматизированных средств управления.В работе администрации наблюдается наличие ручной обработки обращений, несмотря на внедрение автоматизированной системы работы с обращениями, а также незнание персоналом отдела преимуществ и функциональных возможностей существующего программного обеспечения.Для минимизации данных недостатков в дипломной работе предложены следующие мероприятия:1. Ликвидация дублирования функций – прием обращений только через Отдел обращений с дальнейшим перенаправлением их по нужным органам, для территориальных подразделений – прием через сотрудника территориального подразделения, который сразу же передаст обращение в специализированный отдел. Данная мера позволит оптимизировать работу с обращениями за счет централизации всех процессов в одном отделе без подключения сотрудников других подразделений, усилит ответственность сотрудников подразделения за данный функциональный блок.2. Увеличение численности персонала отдела до 7 сотрудников (на момент июня 2015 г., в отеле работает 5 человек) и одного руководителя, что не нарушит управляемость отделом, но позволит увеличить объем выполняемой подразделением работы.3. Внедрение автоматизированной системы управления обращениямиDIRECTUM: обучение сотрудников дополнительным функциям системы (помимо регистрации обращений и ведения реестра), таким как автоматизированная отчетность по работе с обращениями и оперативный контроль всех изменений в процессе обработки обращений, увеличение публичности работы отдела (размещение информации по удовлетворению обращений на официальном сайте администрации).В работе представлены основные этапы реализации проекта и матрица ответственности.В ходе совершенствования организационной структуры администрации города, необходимо стремиться к тому, чтобы в результате реализации проекта были устранены системные противоречия, дублирование функций, факты неэффективного взаимодействия подразделения с другими отделами, было устранены возможности для некачественной работы и ошибок, что может достигаться за счет организационных изменений (изменения в структуре, в информационном обеспечении, методических документах, определяющих работу подразделения).Реализация данного проекта должна позволить добиться следующих результатов:- Увеличение числа обработанных обращений за счет перераспределения объемов работ;- Увеличение числа удовлетворенных обращений за счет обработки обращений компетентными специалистами;- Устранение фактов неверного направления обращений по области деятельности подразделений;- Увеличение скорости обработки обращений за счет устранения противоречий и временных интервалов на согласование перенаправления;- Увеличение качества обработки обращений за счет концентрации усилий и обработки обращений компетентными специалистами;- Увеличение эффективности работы с обращениями за счет более продуманного использования системы электронного документооборота и создания эффективных форм отчетности и контроля.Рассмотренный проект по совершенствованию работы структурного подразделения может быть внедрен в деятельность администрации города Кириши и позволит повысить эффективность работы всей администрации в целом с обращениями от граждан и организаций г. Кириши.Глоссарий№ п/пНовое понятиеСодержание123СтруктураУпорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целогоОрганизационная структураформа разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение намеченных целейСистемакомплекс избирательно-вовлеченных компонентов, у которых взаимодействие и взаимоотношение приобретает характер взаимосодействия компонентов на получение фокусированного полезного результатаСистема управления организациейсовокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих функционирование организациейЭлементы организационной структурыотдельные работники (руководители, специалисты, служащие), службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанностиГоризонтальныесвязисвязи одного уровня управления, обеспечивающие согласование деятельности одноуровневых подразделений в управлении организациейВертикальные связисвязи между разными уровнями управления в организации, обеспечивающие подчинение одного уровня другомуМуниципальное образованиечасть территории Российской Федерации, в границах которой наряду с государственным управлением осуществляется местное самоуправление для решения только местных вопросовАдминистрация городаисполнительный орган власти на территории муниципального образованияФункции управлениянаправление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый специальными приемами и способамиЗадача управленияСовокупность организованно взаимосвязанных операций по переработке информации, имеющее отношениекакой-либо функции управленияСтруктурное подразделениеОфициально выделенная часть организации или учреждения вместе с относящимися к ней работниками, выполняющими установленный круг обязанностей и отвечающих за выполнение возложенных на них задачОбращения гражданПредложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, составленное в письменной форме или в виде электронного документа.Информационная система управления совокупность, состоящая из одного либо нескольких компьютеров, соответствующих средств программирования, операторов, физических процессов, средств телекоммуникаций и других, образующих автономное целое, способное осуществлять обра­ботку или передачу данныхЭффективность системы управленияхарактеристика степени управляемости организации, скорости и формы ее реагирования на принимаемые менеджером управленческие решения;степень достижения управляющим органом поставленных целей и запланированных результатовСписок использованных источниковФедеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»от 06 октября 2003 года № 131-ФЗ: офиц. Текст. – М.:Омега-Л, 2006.– 128 с.Устав муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области[Электронный ресурс] Режим доступа:http://www.admkir.ru/2.10.1.htmlРешение совета депутатов муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области от 23.12.2015 года №16/121 О структуре администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области[Электронный ресурс] Режим доступа:http://www.admkir.ru/resheniya-soveta-2015-god.html, свободный.Положение об Администрации муниципального образования Киришский муниципальный район Ленинградской области (решение совета депутатов Киришского муниципального района от 23.11.2011 года № 29/173)[Электронный ресурс] Режим доступа:http://www.admkir.ru/resheniya-soveta-2015-god.html, свободный.Архипов, Н.И. Исследование систем управления/Н.И.Архипов. - М.: ПРИОР,2008. – 384 с. Анфилатов, В.С. Системный анализ в управлении: учеб.пособие /В.С. Анфилатов, А.А. Емельянов, А.А. Кукушкин. – М.: Финансы и статистика, 2008. – 368 с.Большаков, А.С. Менеджмент: учеб.пособие/ А.С.Большаков.– СПб.: Изд-во Питер, 2006. – 160с.Вертакова, Ю. В. Управленческие решения: разработка и выбор: учеб.пособие / Ю. В. Вертакова, И. А. Козьева, Э. Н. Кузьбожев.– М.: КНОРУС, 2005. – 352 с.Веснин, В.Р. Менеджмент: учеб./В.Р.Веснин. – М.: Изд-во Проспект, 2007. –504 с.Виханский, О.С. Менеджмент: учеб. / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – М.: Экономистъ, 2006 . – 670 с.Воронин, А.А. Оптимальные иерархические структуры/А.А.Воронин, С.П.Мишин. – М.: ИПУ РАН, 2006. – 214с.Герчикова, И.Н. Менеджмент: учеб./И.Н.Герчикова. – М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2007. –501 с. Глущенко, В.В. Исследование систем управления: социологические, экономические, прогнозные, плановые, экспериментальные исследования: учеб.пособие для вузов/В.В. Глущенко, И.И.Глущенко. – г. Железнодорожный, Моск. обл.: ООО НПЦ «Крылья», 2005. – 416 с.Гоберман, В.А. Основы производственного менеджмента: моделирование операций и управленческих решений/В.А.Гоберман, Л.А.Гоберман. – М.: Юрист, 2008. – 336 с. Гольдштейн, Г.Я. Основы менеджмента: учеб.пособие/Г.Я. Гольдштейн. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005.–286 с.Долятовский, В.А. Исследование систем управления: учеб.пособие/В.А.Долятовский, В.Н.Долятовская. – М.: ИКЦ Март,2006. – 256с.Дякин, В.Н. Оптимизация управления промышленным предприятием: Монография /В.Н.Дякин, В.Г. Матвейкин, В.Г.Дмитриевский. – Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2008. – 84с.Ермаченко, А.И. Исследование систем управления/А.И.Ермаченко. – Владивосток: Изд-во Дальневосточного университета, 2008 г. – 107 с.Зайцев, А.К. Исследование систем управления: учеб.пособие/А.К.Зайцев. – Н.Новгород: НИМБ 2006. – 123 с.Игнатьева, А.В.Исследованиесистем управления:учеб.пособие для вузов/А.В.Игнатьева, М.М.Максимцов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009. –157 с.Коротков, Э. М. Исследование систем управления: учеб. / Э. М. Коротков. – М.: ДеКА, 2006. – 130 c.Мельник, М.В. Анализ и оценка системы управления на предприятиях/М.В.Мельник. – М.:Финансы и статистика. – 2008. –136 с. Мескон, М. Основы менеджмента: учеб. /М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. – М.: Изд-во «ДЕЛО», 2004. – 485 с.Малин, А.С. Исследование систем управления/А.С.Малин, В.И. Мухин.– М.: ГУ ВШЭ, 2006. – 400 с. Мишин,В. М. Исследование систем управления: учебник / В. М. Мишин. – М.: ЮНИТИ, 2007. – 527 с.Мишин, С.П. Оптимальные иерархии управления в экономических системах/С.П.Мишин.–М.: ПМСОФТ, 2006. – 190с.Мухин, В.И. Исследование систем управления: Анализ и синтез систем управления/В.И.Мухин. – М.: Экзамен, 2003.– 384 с. Мыльник, В.В. Исследование систем управления: учеб.пособие для вузов/В.В.Мыльник, Б.П.Титаренко, В.А.Волочиенко. –М: Академический Проект, 2008. – 352 с.Рузавин, Г.И. Методы научного исследования/Г.И.Рузавин. – М.: Мысль, 2005. – 239с.Симанков,В. С.Системный анализ в адаптивном управлении: Монография (научное издание) /В. С. Симанков, Е. В. Луценко, В. Н. Лаптев.– Ин-т совр. технол. и экон. – Краснодар, 2008. – 258 с.Гонарчук, В.М. Оптимизация организационной структуры предприятия /В.М.Гонарчук // Фундаментальные исследования. – 2004. – N 5 .– С.66.Ермаков, Н.С. Перспективы развития прикладных исследований в задачах управления организационными системами /Н.С. Ермаков // Фундаментальные исследования. – 2005. – N 3 . –С.68.Зарнадзе, А.Исследование системных свойств в экономике как предпосылка преодоления кризиса / А. Зарнадзе // Проблемы теории и практики управления. –2008. – N 1 . – С. 72–78.Зюбин, В.Е. Управляющие алгоритмы сложных технологических процессов /В.Е. Зюбин // Автоматизация и современные технологии. – 2009. – N 8 . –С.23–31.Ксандопуло, С.Ю. Особенности организации управления персоналом в автоматизированной системе управления безопасностью труда на опасных производственных объектах / С.Ю. Ксандопуло, В.В. Новиков, С.Ю. Маринин // Фундаментальные исследования. – 2006. –№7. –С.57–59.Мочалов, В.П. Метод анализа процесса управления инцидентами системы управления услугами связи на основе сетей Петри / В.П. Мочалов, С.В. Яковлев // Инфокоммуникационные технологии.–2007.–№1. – Т5. – С.48-52. Орловская, О.В. Управление эффективностью работы персонала в системе управления крупной компанией / О.В. Орловская (Кузнецова) // Вестник ОГУ . – 2008. – №6 (88). – С.43-49Скопина, И.В.Экспресс-оценка системы управления предприятием/И.В.Скопина, Ю.О. Бакланова, Ю.Н. Сюткин. // Управление экономическими системами: электронный научный журнал, 2009. – № 41. – С.12.Червонюк, В.В. О возможности разработки абсолютно устойчивых систем управления (новый принцип управления) /В.В. Червонюк // Вестник СГАУ. – 2006. –№2 (10). – С.119-123.Официальный сайт администрации г. Кириши[Электронный ресурс]Режим доступа: http://www.admkir.ru, свободный.Приложение 1Виды бюрократических организационных структурВид структурыОсобенностиЛинейная структура Построена из взаимоподчиненных органов в виде иерархической лестницы: каждый работник подчинен и подотчетен только одному руководителю и связан с вышестоящей системой только через него.Являетсянаиболее формально определенной, использует четкую систему взаимных связей, ясно выраженную ответственность, гарантирующею быстроту реакции на прямой приказ, но является наименее гибкой среди всех структурФункциональнаяорганизационная структура Структура с жестким разделением функций и обязанностей. Структура проста в управлении, но инертна и не гибка, не ориентирована на нововведения, поскольку каждый специалист чувствует себя здесь в рамках организации практически незаменимымЛинейно-функциональная структураОснова структуры:а) линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу, распределенную между ними, как правило, по производственному принципу; б) обслуживающие их специализированные функциональные подразделения, создаваемые на ресурсной основе: кадры, финансы, план, сырье, материалы и т.д.[11].Штабная структураВключает специальные подразделения при линейных руководителях, не обладающие правом принятия решения и руководства, а лишь помогающие линейному менеджеру в выполнении отдельных функций силами штата специалистов(отделы координации и анализа, органы инспекции, группы сетевого планирования, сектор социологических исследований, юридическая служба).[15].Преимущества: более глубокая подготовка решений и планов, линейные менеджеры освобождаются от необходимости глубокого анализа проблем, выходящих за пределы их компетенции; возможность привлечения работы внешних специалистов более высокого класса - консультантов и экспертов.Приложение 2Виды механистических и органических организационных структур1. Линейная организационная структура2. Функциональная организационнаяструктура3. Штабная структура4. Линейно-функциональная структура 5. Дивизиональная структура6. Матричная структура6. Проектная структура7. Бригадная структураПриложение 3Типовая структура администрацииГлаваIЗаместителиУправления, комитетыУправления, комитеты!ОтделыОтделыОтделыОтделыПриложение 4Функции Организационного отдела Администрации г. КиришиФункции Отдела:- Ведение централизованного учета обращений граждан.- Организация личного приемаграждан главой администрации города Кириши и его заместителями.-Прием граждан начальником отдела и сотрудниками отдела.- Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан, а также их направления для рассмотрения в территориальные и отраслевые (функциональные) органы администрации города Кириши, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.- Осуществлениеконтроля за своевременным выполнением поручений по обращениям граждан территориальными и отраслевыми (функциональными) органами администрации города Кириши.- Проведение анализа и обобщения вопросов, которые ставят граждане в обращениях, и подготовка на этой основе оперативной и периодической информации главе администрации города Кириши.- Подготовкаматериалов для совещаний, проводимых главой администрации города Кириши, при обсуждении вопросов, относящихся к рассмотрению обращений граждан.- Организация проведения совещаний по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с обращениями граждан.- Разработка проектов правовых актов администрации города Кириши по вопросам компетенции отдела по работе с обращениями граждан.- Оказание методической и иной помощи органам администрации города, их структурным подразделениям, муниципальным служащим по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.-Изучение опыта работы с обращениями граждан в органах местного самоуправления субъектов Российской Федерации.- Проведение выездного приема граждан в муниципальном образовании главой администрации города и его заместителями.- Формирование на основе обращений граждан информационного фонда и обеспечение получения из него сведений для территориальных и отраслевых (функциональных) органов администрации города Кириши.Отдел по работе с обращениями граждан и организаций для решения поставленных задач обладает следующими полномочиями: - запрашивать и получать сведения, необходимые для выполнения своих функций, - готовить проекты распоряжений и постановлений администрации города по вопросам, связанным с обращением граждан,- готовить планы, отчеты, аналитические справки, информацию по вопросам деятельности отдела, - вносить начальнику управления организационно-информационного обеспечения предложения об образовании координирующих и консультативных органов по вопросам компетенции отдела, а также предложения для принятия решений по реализации задач и функций отдела.- проводить совещания, семинары, конференции, круглые столы и иные мероприятия по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.-разрабатывать методические материалы и рекомендации по вопросам компетенции отдела.- рассматривать обращения граждан и юридических лиц и готовить ответы по вопросам компетенции отдела.- организовывать делопроизводство отдела и контроль за его состоянием.-координироватьработу центров местной активности по вопросу деятельности городских общественных приемных.Приложение5Организационная структура администрации города КиришиСтруктураадминистрации Киришского муниципального района Ленинградской областиГ л а в аа д м и н и с т р а ц и и                                   Заместитель главы администрации по управлению имуществом, земельными ресурсами и градостроительной деятельностьюЗаместитель главы администрации по экономическим вопросам- председатель комитета финансовПервый заместитель главы администрацииЗаместитель главы администрации по жилищно-коммунальному хозяйству и инфраструктуреЗаместитель главы администрации по безопасности Заместитель главы администрации по социальным вопросам                Комитет по управлению муниципальным имуществом Комитет экономического развития и инвестиционной деятельности  Комитет по местному самоуправлению, межнациональным отношениям иорганизационной работе Комитет жилищно-коммунального хозяйства  Отдел правопорядка и безопасности Комитет по культуре, делам молодежи и спорту  Управляющий делами                            Отдел архитектуры Отдел экономики и инвестиционной деятельности  Отдел организационной работы Коммунальный отдел  Отдел ЗАГС Сектор по молодежной политике Общий отдел                           Отдел землепользования Сектор потребительского рынка и развития предпринимательской деятельности  МП "ИЦ "Кириши" Жилищный отдел  МП "ИДК" Комитет по образованию Киришского муниципального района Ленинградской области Сектор делопроизводства                      МП "ГИС Центр" Отдел агропромышленного комплекса и природопользования  МАУ "Редакция газеты "Любимый город Кириши" МП "УВКХ" МУ "УЗНТ" МУ "КСЗН Киришского района" Сектор информационной безопасности и компьютерного обеспечения                   МКУ «УПСР Киришского муниципального района» Отдел муниципальных закупок  МП "Жилищное хозяйство" МАУК «МРБ Киришского муниципального района»  Архивный отдел              МКУ «Управление проектно-строительных работ».  Комитет финансов Киришского муниципального района МКП "Горэлектросеть" МАУ "МДЦ "Восход" МАУ "ЦАХО"         МУ "КРУ" МУ "Спорт и молодость"     Юридический комитет      МАНМО "Центр содействия развитию малого и среднего предпринимательства" МП "Фармация"    Отдел правового обеспечения     МП "ТЦ "Восход"    Сектор экспертизы    МП "Киришские бани"    Отдел бухгалтерского учета и отчетности  подчинение      Ведущий специалист по мобилизационной подготовке и специальной работе   кураторство   Военно-учетный стол   Приложение 6Основные задачи Общего отдела АдминистрацииОсновные задачи г. Кириши по управлению персоналом:1. Решение вопросов кадровой политики Администрации и ее структурных подразделений.2. Ведение учета работников Администрации.3. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.4. Организация кадрового обеспечения Администрации с применением программно-информационных технологий подготовки и обработки документов.Основными задачами Общего отдела Администрации г. Кириши по управлению персоналоми обеспечению деятельности персонала являются:- Обеспечениехозяйственного содержания, комплексного обслуживания и ремонта помещений Администрации.- Обеспечение специалистов Администрации мебелью, канцтоварами в соответствии с принятыми заявками.- Обеспечение выполнения мероприятий по соблюдению техники безопасности и охране труда в Администрации.- Ведение персонального учета, личных дел и трудовых книжек работников Администрации в соответствии со штатным расписанием Администрации;- Ведение учета и оказание содействия в повышении квалификациии профессиональной подготовке кадров;- Оказание организационно-методической и консультационной помощи в постановке кадровой работы структурным подразделениям Администрации.- Оформление распоряжений о приеме, переводе, увольнение и другой необходимой для этого документации в соответствии с трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе, положениями, инструкциями и распоряжениями главы Администрации.- Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника.- Ведение приема, заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек.- Ведение установленной документации по кадровой работе.- Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.- Подготовка материалов по привлечению работников к материальнойи дисциплинарной ответственности.- Организация и проведение квалификационных экзаменов и аттестации работников Администрации, в соответствии с действующим законодательством, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов квалификационного экзамена и аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.- Подготовка необходимых документов для рассмотрения на комиссиипо установлению стажа муниципальной службы.- Подготовка соответствующих документов по пенсионному обеспечению муниципальных служащих и представление их в комитет социальной защиты населения.- Составление графика отпусков, учета использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков и дополнительных отпусков в соответствии с утвержденными графиками.- Оформление и ведение учета командировок.- Ведение табеля учета рабочего времени.- Ведение делопроизводства, формирования отправления/получения корреспонденции и другой информации по кадровым вопросам.- Организация и ведение нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела;- соблюдение защиты персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.- Ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов по кадрам, и передачи их на архивное хранение в соответствии с установленными сроками хранения.- Осуществление индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для государственного пенсионного страхования.- Подача данных в УПФ РФ в Киришском районе сведений о застрахованных лицах,у которых наступает право выхода на пенсию.- Составление списков работников Администрации.- Ведение учета кадрового резерва.- Осуществление сбора справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего, руководителя муниципального учреждения, его (их) членов семьи, и приобщение в личные дела.- Ведение личных карточек формы Т-2, Т-2 МС работников Администрации.- Ведение учета и бронирования военнообязанных, составление отчетности.- Ведение секретного делопроизводства.- Составление отчетности по кадрам. Приложение 7Функциональные обязанности специалистов организационного отдела (согласно должностным инструкциям)1. Функции главного специалиста:1.1. Осуществляет прием, первичную обработку и регистрацию поступивших обращений с использованием автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.1.2. Направляет поступившие обращения на рассмотрение руководству Администрации города Кириши, в органы Администрации города Кириши1.3. Осуществляет информирование граждан (устно либо посредством телефонной связи) о порядке рассмотрения обращений, а также месте нахождения, контактных и справочных телефонах должностных лиц и органов Администрации города Кириши, требованиях к письменным и электронным обращениям граждан и организаций.1.4. Оказываетсправочно–информационные услуги населению (устно и посредством телефонной связи) по вопросам, которые касаются предприятий, оказывающих услуги населению: местонахождение, график приема, справочные телефоныучреждений, предприятий и служб района.1.5. Информирует население о порядке записи на личный прием к руководителям Администрации города Кириши.1.6. Оказывает консультативные услуги, разъясняет заявителям порядокразрешения их вопросов.1.7. Информирует заявителей о ходе и сроках рассмотрения их обращений, а также результатах рассмотрения их обращений, осуществляет выдачу на руки ответов или их копий по просьбе заявителей.1.8. Принимает дополнительные документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращений по запросу должностных лиц Администрации города Кириши.9.Осуществляет контроль за направлением поступивших обращений от граждан и юридических лиц на рассмотрение руководству Администрации города Кириши;10.Осуществляет своевременное направление ответов, отправляемых заявителям по почте.11.Разъясняет заявителям по их просьбе порядок обжалования решений, принятых по их обращениям.12.Осуществляет учет и хранение письменных обращений, работу с текущим архивом отдела по организации приема и работе с обращениями. По истечению срока хранения обращений, уничтожает их согласно акта, утвержденного Главой Администрации города Кириши.13.Осуществляет формирование текущего архива и обеспечивает сохранность дел временного хранения. 14.Осуществляет выдачу дел, хранящихся в текущем архиве по обращениям граждан, осуществляетконтроль за их возвратом.2. Функции специалиста:2.1. Осуществляет заведение в установленном порядке дел обращений граждан и своевременное направление их по компетенции должностным лицам или организациям для рассмотрения.2.2. Осуществляет внесение информации о заявителях в регистрационно-контрольную форму, формирование и ведение компьютерной базы данных по вопросам своей компетенции в автоматизированной системе «Directum»