Информационное обеспечение автоматизированных систем обработки данных

Введение
1. Информационное обеспечение
1.1 Основные понятия
1.2 Принципы создания информационного обеспечения
1.3 Базы данных
1.4 Лексическая база
2. Информационные потоки и необходимость их автоматизации
Заключение
Список использованной литературы

Информационное обеспечение автоматизированных систем обработки данных

Банк данных (БнД) — система специально организованных, данных, программных, языковых, организационных и техниче­ских средств, предназначенных для централизованного накопле­ния и коллективного многоцелевого использования данных. Можно сказать, что БнД включает БД, СУБД, наборы входных и выходных форм, организационные методы и технические средства.
База знаний — именованная совокупность организованных данных и знаний в определенной предметной области и логиче­ские правила манипулирования ими для получения необходимых, в том числе новых, знаний. БЗ является, как правило, информа­ционной основой экспертных систем, создание которых — очень трудоемкая работа.
Знания в БЗ должны быть представлены в такой форме, что­бы они могли быть легко обработаны в ЭВМ. Алгоритм обработ­ки знаний заранее неизвестен и строится по ходу решения задачи на основании эвристических правил. Эвристики (правила), по ко­торым решаются задачи, хранятся также в БЗ.
Для формирования БЗ используют три способа приобретения Знаний:
• диалог эксперта с инженером по знаниям;
• автоматическая генерация знаний;
• построение индивидуальной модели исследования пред­метной области конкретным экспертом.
Кроме того, необходимы знания в области математической логики и методов представления знаний, знания возможностей ЭВМ, языков и систем программирования. Для разработки БЗ нужны специалисты, обладающие этими знаниями и исполняю­щие роль посредников между экспертами в предметной области и системами.
Интеграция данных и базах подразумевает совместное ис­пользование данных для решения различных задач.
1.4 Лексическая база
Лексическая база включает классификаторы, кодификаторы, словари и тезаурусы и др. лексико-лингвистические таблицы. Они используются для ввода, обработки и вывода информации в АИС.
Классификатор — систематизированный свод (документ, словарь), отображающий закон разбиения множества объектов на классы, группы и т.д.
Кодификатор — словарь, в котором присвоены коды (сим­волы) обозначаемым понятиям, объектам, сущностям и т. д.
Тезаурус — толковый словарь дескрипторов (слои или слово­сочетаний), значение которых объясняется через связи с другими лексическими единицами (дескриптора ми).
Во-первых, следует понять, для чего создаются классификаторы, а во-вторых, рассмотреть их структуру и содержание. Очевид­но, что огромный объем информации создастся в сфере хозяйство­вания, т. е. производства. Поэтому очень важно представлять себе, что такое экономическая информация и как рационально ее организовать для использования в различных целях.
Экономическая информация — частный случай информации. Это — совокупность сведений, отражающих условия, состояния и результаты общественного производства
Для управления экономикой используется планирование, учет, контроль, регулирование, диспетчеризация и т. д. При этом техническая, технологическая, социальная и любая другая информация становится экономической, так как применяется в эко­номике. Совокупность таких данных, используемых с указанной целью, образует систему экономической информации.
Экономическая информация обычно носит дискретный ха­рактер и представляется буквами, цифрами, символами. Она мо­жет выражаться графиками, диаграммами и другими способами. Например, применительно к среднему предприятию можно рас­сматривать постоянную и непостоянную (не всегда участвующую в процессах или производную) информацию.
В состав постоянной экономической информации входит нормативная, расценочная, справочная, структурная, табличная, маршрутная информация.
К нормативной информации относятся: нормативы на оборудование и производствен­ные помещения, сырье, материалы, трудовые и стоимостные нормативы, нормативы складских запасов материалов и многие другие. Нормативы регламентируют состав и количественные характеристики продукции, материалов и т.д., определяют поря­док выполнения работ, указывают состав технических средств и состав исполнителей. Нормативно-справочная информация заим­ствуется из справочников и нормативных документов.
Расценочная информация — данные о стоимости единицы про­дукции, материальных ресурсов, выполняемых работ. Расценочная информация утверждается соответствующими организациями.
Справочная информация — информация об относительно по­стоянных свойствах объектов (табельный номер сотрудника, но­мер цеха и т.д.).
Структурная информация характеризует структурный со­став объекта, т.е. последовательность вхождения каждого составляющего элемента в некоторое соединение (например, в ав­томобиле 40 000 деталей, а данный завод изготавливает 20-25).
Табличная информация — совокупность данных, полученных в результате вычисления по соответствующим формулам и зане­сенных в таблицу значений переменных и выходных данных — результатов вычислений (например, таблица налогов по заработ­ной плате и т. п.).
Маршрутная информация отражает технологическую после­довательность выполнения процесса (обработки деталей, очеред­ность сборки и т. д.).
Вся эта информация должна быть рационально организована, структурирована, т.е. классифицирована.
Классификация — система распределения всего множества предметов или понятий по общим признакам или различиям на отдельные группы или подмножества.
Классификатор — систематизированный свод (документ), отображающий закон разбиения множества объектов на классы, группы и т.д. Это также свод кодовых обозначений классифика­ции, наименований этих объектов и фасетов (групп) классифика­ционных признаков объектов.
К настоящему времени в нашей стране разработаны обще­российские классификаторы (ОК). Ниже приводится их перечень:
1) ОК предприятий и организаций (ОКПО);
2) ОК органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
3) ОК экономических районов (ОКЭР);
4) ОК видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП);
5) ОК специальностей по образованию (ОКСО);
6) ОК занятий (ОКЗ);
7) ОК управленческой документации (ОКУД);
8) ОК продукции (ОКП);
9) ОК информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
10) ОК услуг населению (ОКУН);
11) ОК стандартов (ОКС);
12) ОК профессий рабочих, должностей служащих и тариф­ных разрядов (ОКПДТР);
13) ОК валют (ОКВ);
14) ОК основных фондов (ОКОФ);
15) ОК изделий и конструкторских документов машино­строения и приборостроения (ОКЕСКД):
16) OK единиц измерения (ОКНИ);
17) OK специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК) и другие.
При классификации множества выбирается определенная система кодирования, т.е. каждой позиции классификатора при­сваивается кодовое обозначение.
Кодирование — это перевод записи из одной формы в дру­гую с помощью символов.
Процесс, при котором информация, выраженная в одной сис­теме знаков, представляется в другой системе, называется коди­рованием. Кодирование осуществляется для экономии памяти, времени для заполнения форм, ввода и обработки документов, минимизации ошибок.
Система кодирования — совокупность правил, определяю­щих систему знаков и порядок их использования в работе с ин­формацией.
Кодирование должно обеспечить:
• компактное и удобное представление информации;
• удобство обработки информации;
• сопряжения различных технических устройств и людей, работающих с кодированной информацией.
Системы кодирования разных уровней должны быть увяза­ны. Эта проблема может решаться с помощью машинного пере­кодирования, машинной подготовки данных для управления ко­дированием.
Системное кодирование может быть:
1) последовательным — реализуется иерархическая система классификаций;
2) параллельным — соответствует фасетной классификации. Отсутствует взаимная зависимость между группами, ее легко из­менять;
3) серийно-порядковым — при наличии двух классификаци­онных признаков объекты делят на группы. В каждой группе — порядковая система кодов, в каждой группе — серия.
Принципы кодирования:
• выбирать значимость кода минимальной;
• обеспечивать максимальную логичность кода;
• учитывать особенности применяемых технических средств;
• учитывать особенности автоматизируемого производства;
• использовать существующие коды номенклатур и общих обозначений;
• учитывать перспективы развития производства.
Коды могут быть разного вида и сочетания (рис. 4).
В нашей стране действует ЕСКК — единая система класси­фикации и кодирования.
Для классификации экономической информации используют десятичную систему обозначений для выбираемых группировок признаков.
При явных преимуществах общероссийских классификато­ров можно отметить, что они громоздки, шифры избыточны. По­этому в ряде случаев целесообразно разрабатывать собственные (локальные) классификаторы и соответствующие им шифры.
Рисунок 4. Классификация цифровых кодов технико-экономической информации
Тезаурус (дескрипторный словарь) включает, как правило, лексико-семантические алфавитные указатели и систематические указатели.
Лексико-семантические алфавитные указатели содержат де­скрипторы с сопровождающими дескрипторными статьями и недескрипторы.
Дескрипторная статья — упорядоченный класс дескрипто­ров и недескрипторов (синонимов дескрипторов), связанных внеконтекстными отношениями с заглавным дескриптором.
2. Информационные потоки и необходимость их автоматизации
Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнооб­разную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение до­кументов расходуется огромное количество леса, а на их провер­ку и хранение требуется большое количество времени. Совре­менное общество не может существовать без документооборота.
Документооборот — последовательность прохождения до­кументов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.
Основные принципы документооборота:
• рациональное и своевременное составление документов;
• последовательность охвата документами всех видов хозяй­ственной деятельности организации;
• взаимосвязь документов;
• рациональная обработка документов;
• сокращение путей прохождения документов;
•систематизированное изучение и совершенствование документооборота.
До обработки документа это могут быть первичные тексты, данные экономической информации, данные автоматических датчи­ков, листки изменений карточек нормативов и пр. Документы могут быть обработаны вручную или с помощью технических средств (ТС). После обработки вторичные документы в надлежащем виде (форме) должны быть переданы с помощью ТС потребителям.
В любом предприятии возникает проблема такой организа­ции управления данными, которая обеспечила бы наиболее эф­фективную работу. Для эффективного руководства организацией и оптимального выполнения работ современным руководителям и специалистам постоянно требуется иметь в распоряжении об­ширную и достоверную информацию. Этого можно достичь в настоящее время только с помощью средств и методов автомати­зации информационных потоков,
Информационный поток — информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.
Правильный выбор или разработка программных продуктов для автоматизации информационных потоков в рамках информа­ционных систем — первейшая задача современных организаций. Для проведения совещаний нужно иметь автоматизированные офисы, а для выполнения технологических процессов — АИС (в том числе АСУ), функционирующие в рамках определенных предметных областей, организаций, производств и т. д. Введение новых безбумажных технологий, использующих ЭВМ и новые организационные формы их применения, повышает требования к защите информации при оперативности информационного обме­на. Так в многоуровневых системах организационного управле­ния, таких как банки» налоговые службы и т. п., информационное обеспечение представляет собой сеть Банков данных, в которых эти требования обеспечиваются.
Рассмотрим, как идут потоки информации в АСУ-Поток информации — это группа данных, рассматриваемых в процессе се движения в пространстве и времени в одном на­правлении. У этих данных есть общий источник и общий прием­ник. Поток, состоящий из смысловых структурных элементов, называют сообщением.
Предполагается, что при управлении количеством и качест­вом информации происходит ее возникновение, прием, передача и переработка. Действие информации заключается в снятии не­определенности ситуации. В АСУ одной из задач является пере­дача управленческому персоналу минимума информации, необ­ходимой для определения состояния производства и принятия решения. Базы данных (массивы информации) я системе должны быть оптимально организованы на основе использования единой системы классификации и кодирования техникою кон омический информации, унифицированных систем документации. Инфор­мационное обеспечение (ИО) АСУ должно предоставить всем функциональным подсистемам необходимую информацию в тре­буемом объеме, е требуемые сроки и r удобной для использова­ния форме. В процессе управления для создания ИО должны быть осуществлены:
1) сбор информации о состоянии внешней среды и объекта управления, т. е, создание информации, называемой первичной, текущей, входной;
2) подготовка и сборка информации в соответствии с некоторой моделью управления, т, с. создание промежуточной информации;
3) выработка управляющих воздействий, т. с. создание опе­ративной и управляющей информации.
При сборе информации исходными документами являются те, которые служат источниками информации для других доку­ментов. Производные документы (показатели) формируются на основании других документов. Первичные документы непосред­ственно отражают входную информацию. Конечные документы — выходные документы, а также непосредственно влияющие на объект управления.
Формированием документа (показателя) называется процесс перехода от исходных документов (показателей) к производным. Не всегда выполняют преобразование исходных показателей, иногда часть показателей документа просто переносят в другой документ.
В АСУ на нижних уровнях действует детальная информация о состоянии объекта управления. По мере движения информации от нижних уровней управления к высшим ока должна быть из­бавлена от лишних подробностей, бесполезной легализации. Этот процесс называется интеграцией или сжатием информации, а са­ма информация — осведомительной.
Распорядительная информация (идущая от верхних уровней к нижним) на средних уровнях «размножается», так как средние уровни генерируют дополнительную информацию.
Степень интеграции или степень размножения β оценивается коэффициентом , где - количество информации. Для осведомительной информации β ≤1, а для распорядительной — β ≥1.4
Прежде всего, собирается информация о состоянии внешней среды и объекта управления. Она называется первичной. Инфор­мация, получаемая в результате обработки первичной информа­ции (сортировки, группировки, выделения, вычислений и т.д.), называется промежуточной или вторичной информацией.
Информация, полученная для выработки управляющих воз­действий, называется управляющей (оперативной), требующей немедленной реакции системы управления.
По критерию стабильности выделяют переменную и посто­янную информацию. Переменная информация отражает фактиче­ское состояние объекта и, как правило, участвует в одном цикле обработки. Постоянную информацию многократно используют для обработки переменной информации.
Создание информационного обеспечения АИС (АСУ) начи­нают с анализа информационных потоков: обследуют реальные потоки и анализируют полученные результаты. Составляют структурную схему потоков информации. Обследуют и изучают существующие потоки, определяют реальные характеристики документов. Изучение существующих потоков информации зна­чительно повышает качество проектируемой системы. Главная цель — выявить возможность автоматизации процессов сбора, передачи и переработки сообщений или их частей.
В результате для перехода от существующих потоков ин­формации к потокам, действующим в условиях автоматизирован­ного управления, составляют таблицы:
• сводные, отражающие количество документов при сущест­вующей системе управления;