Деловая беседа и ее разновидности

В работе рассмотрены вопросы о сущности деловой беседы и ее разновидностях ...

ВВЕДЕНИЕ 3
1. СУЩНОСТЬ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ 4
2. ВИДЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ И ИХ ХАРАКТЕРИСТИКА 10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 18
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 20

Сегодня с переходом отечественной экономики на рыночные отношения значение такого рода делового общения как деловая беседа значительно возросло. В стране с каждым годом появляется все больше и больше предприимчивых и способных деловых людей. В то же время опыта предпринимательской деятельности и прежде всего умения вести успешный деловой разговор у них явно недостаточно, что существенно снижает их деловую активность. Поэтому так актуально рассмотреть деловую беседу более подробно, чтобы наметить пути ее более рационального проведения.
Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, обмен письменной информацией, телефонные разговоры. Беседы, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, т.е. позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.
Цель данной работы – изучить сущность деловой беседы и ее разновидности.
Для реализации поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1) Изучить сущность деловой беседы.
2) Охарактеризовать виды деловой беседы.

Первая фаза – начало беседы, вступление в контакт. Основная цель этого этапа – привлечь внимание собеседника, поддержать общий благоприятный фон беседы.Сама беседа начинается с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15 % отведенного времени, желательно:- снять психологическую напряженность;- достичь взаимопонимания на основе проявления искреннего уважения и интереса к личности и делам друг друга;- дать понять собеседнику, что вы считаетесь с его мнением, знаниями как специалиста, например: «Очень приятно, что именно с Вами мы будем обсуждать данную проблему, поскольку именно Вы (именно о Вас я наслышан как о …) являетесь ведущим специалистом в …».Эта фраза позволяет показать ваше расположение к партнеру по деловой беседе, создать доброжелательную обстановку для продолжения беседы.Вторая фаза – постановка проблемы и передача информации. Цель этого этапа – пробудить в собеседнике заинтересованность.Третья фаза – аргументирование выдвигаемых положений. Цель – отстоять свои интересы, детально обосновать свои доводы.Поскольку в процессе беседы важно выяснить, почему собеседник воспринимает ситуацию так, а не иначе, ему нужно дать возможность высказаться, вставляя в нужные моменты замечания или задавая вопросы. Делается это спокойно, аргументировано, без попытки уличить человека в чем-либо или категорично настоять на собственном мнении. На этом этапе важно внимательно слушать собеседника, не отвлекаясь на обдумывание дальнейшего хода ведения беседы. Слушая, выделять и улавливать слабые, уязвимые места в аргументации собеседника или возможность успешной «состыковки» намерений обеих сторон.Четвертая фаза – принятие решения. Цель этапа – установить или смягчить разногласия, наметившиеся до беседы или возникшие в ее процессе, достигнуть компромиссного решения.Особенность деловой беседы такова, что после обмена сообщениями она протекает в форме диалога. На этом этапе беседа является импровизацией. Рекомендуется участникам беседы использовать разные типы вопросов: открытые и закрытые; риторические; радикальные; вопросы, подавляющие сопротивление.Пятая фаза – фиксация договоренности, выход из контакта. Цель этого этапа – сохранение и стимулирование благоприятного отношения сторон друг к другу и в личном плане, и в плане выполнения намеченных действий.Инициатор подводит итоги, показывает, как может быть использована информация, призывает к ее осмыслению и последующим активным действиям. Если продолжительность беседы заранее не регламентировалась, это является сигналом к ее завершению.Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченной цели беседы.Критический разбор беседы проводится на основе записей, сделанных в ходе общения.Подготовка и проведение деловой беседы не является чем-то простым, как это может показаться на первый взгляд. Поскольку ее участниками выступают люди с разными, часто противоречивыми, а иногда даже и с противоположными взглядами, мыслями и интересами, успешное достижение целей беседы обычно зависит от целого ряда факторов различной природы. Поэтому изучение деловой беседы имеет свои характерные особенности, которые обусловлены не только чисто технологическими, но и этическими, психологическими, социальными и другими аспектами. Вывод: таким образом, под деловой беседой понимается межличностное речевое общение, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы. Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами ее участников, а также типом отношений между собеседниками – вертикальными или горизонтальными.Деловые беседы направлены на реализацию следующих функций:- поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;- обмен информацией;- контроль начатых мероприятий;- взаимное общение работников из одной деловой среды;- поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;- поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран.В структуре деловой беседы выделяют следующие этапы:1) подготовка к беседе;2) собственно деловая беседа;3) критический разбор беседы. 2. Виды деловой беседы и их характеристикаВ зависимости от своего содержания и назначения деловая беседа может преследовать политические, экономические, производственные и другие интересы одной или обеих сторон, которые принимают в ней участие.С точки зрения своей цели или системы целей, которые она преследует, деловая беседа может быть направлена:- На выяснение сущности проблемной ситуации и выявления ее причин;- На поиск возможных путей и средств выхода из этой ситуации и преодоления трудностей и препятствий, возникающих при этом;- На установление деловых отношений между участниками или вывода этих отношений на новый уровень;- На выработку и принятие важных управленческих решений и др.С точки зрения состава участников можно выделить деловые беседы руководителей, так называемых первых лиц, деловые беседы представителей, наделенных соответствующими полномочиями со стороны своих групп, организаций или даже государств, или со стороны их руководителей, а также деловые беседы экспертов, готовящих встречи руководителей или их полномочных представителей.С позиций управленческой иерархии или с точки зрения психологической позиции участников можно выделить:- Деловые беседы руководителя с подчиненным или с группой подчиненных и деловые беседы с человеком, который чего-то добивается (позиция "сверху");- Деловые беседы с руководителем высшего по иерархии уровня или с человеком, от действий которой зависит возможность принятия того или иного желаемого управленческого решения (позиция "снизу");- Деловые беседы руководителей одного уровня управленческой иерархии или людей, между которыми не существует определенной зависимости (позиция "на равных").С функциональной точки зрения деловые беседы могут быть ориентированы на реализацию следующих задач:- Знакомство с партнером и установления с ним деловых отношений;- Развитие сотрудничества и поиск его новых перспективных форм или направлений;- Контроль качества выполнения предыдущих договоренностей;- Поддержка деловых контактов и развитие сотрудничества на уровне предприятий, фирм, отраслей, регионов, государств;- Обмен сторон деловой информации, их взаимно интересует или может быть полезной для них;- Общение работников определенной деловой или профессиональной сферы;- Совместный поиск и обработку рабочих идей и замыслов.Наконец, с позиций интересов одного или нескольких ее участников деловая беседа может преследовать личные, групповые или корпоративные интересы.Отдельный и весьма распространенный вид деловой беседы представляет собой общение руководителя с подчиненными. Согласно содержания и целей управленческого общения такая беседа может носить характер:1) директивный, когда руководитель отдает приказ или распоряжение, выражает рекомендации или советы относительно целесообразных путей и средств выполнения этих предписаний;2) контрольный, когда руководитель использует деловую беседу как своеобразную форму обратной связи, то есть хочет получить от подчиненного информацию о выполнении задания;3) оценочный, когда в ходе беседы руководитель дает оценку результатам выполнения подчиненным определенной задачи;4) воспитательный, когда руководитель приглашает подчиненного на беседу для того, чтобы выразить определенные замечания по поводу его работы или поведения, осуществить другой воспитательное воздействие, направленное на повышение эффективности участия человека в совместной деятельности коллектива и улучшении ее результатов;5) направлен на решение конфликта, когда руководитель стремится понять сущность конфликта, возникающего в коллективе, решить его и восстановить нормальный психологический климат. В таком случае руководитель обычно проводит серию бесед с участниками различных сторон конфликта, выясняет их позиции и осуществляет определенные меры для согласования этих позиций или разрешения конфликта другими средствами.Бесспорно, вполне возможны и даже довольно часто бывают в управленческой практике ситуации, когда важные решения после их обсуждения принимаются непосредственно в процессе деловой беседы. Поэтому целью беседы могут считаться также подготовка и принятие управленческого решения. Вообще, в любом случае при определении целей деловой беседы можно считать ними необходимость убеждения партнера по общению принять ваши конкретные предложения и прийти к согласию о ней реализацию.Именно в этом заключается основное отличие деловых бесед от деловых переговоров, которые тоже являются довольно распространенным элементом управленческих технологий и представляют собой целостную совокупность деловых бесед обычно с более широким кругом участников. В ходе этих бесед обычно сталкиваются различные, порой противоречивые интересы сторон, и путем их анализа для этапа окончания переговоров на основе уступок и достижения определенного консенсуса производятся взаимно согласованы и взаимно приемлемые управленческие решения.Вследствие значительной сложности обсуждаемых проблем деловые переговоры представляют собой более длительный процесс и проходят в форме совокупности деловых бесед на взаимосвязанные темы. При этом нередко такие беседы могут происходить параллельно, то есть одновременно в нескольких беседах участвуют различные группы участников экспертов, производящих взаимоприемлемые решения для заключительной беседы полномочных лиц, и принимают окончательное решение. Возможны случаи, когда не удается найти такое решение, и в результате переговоров фиксируется его отсутствие и необходимость проведения дальнейших поисков.Существуют и другие подходы к выбору классификационных признаков при рассмотрении основных видов деловой беседы или форм ее проведения. Так, для руководителя важно знать существующие формы управленческой беседы и разрабатывать на их основе свою систему форм, которая наиболее соответствует его характеру и стилю руководства.Основной классификационным признаком этих форм выступают цель или задача управленческой беседы. В зависимости от них определяются специфика и структуры самой беседы, и выбор средств общения с собеседником во время ее проведения, и выбор инструментальных средств психологического воздействия на партнера для достижения желаемой цели. По этим факторам А.Л. Потеряхин приводит следующие десять форм деловых бесед, которые используются в практике управления персоналом.1.