Разработка кадрового документооборота при найме персонала организации.

Оглавление
Введение
Глава 1. Теоретические основы организации документооборота при найме персонала
1.1. Современные проблемы организации кадрового документооборота
1.2. Система документов, используемых при найме персонала
1.3. Основные методы организации документооборота при найме персонала
Глава 2. Анализ производственно-хозяйственной деятельности, системы управления и организации документооборота при найме персонала в ООО «Рио-бар 10»
2.1. Краткая характеристика ООО «Рио-бар 10»
2.2. Анализ состояния производственной и финансово-экономической систем организации
2.3. Анализ численности и структуры персонала организации
2.4. Анализ системы и технологии управления персоналом
2.5. Анализ организации кадрового документооборота при найме персонала
2.6. Выводы по результатам анализа. Проблемы, мешающие эффективному функционированию организации
2.7. Задание на разработку проекта кадрового документооборота при найме персонала организации
Глава 3. Разработка проекта кадрового документооборота при найме персонала ООО «Рио-бар 10»
3.1. Рекомендации по организации кадрового документооборота при найме персонала
3.2. Разработка проектов локальных нормативно-правовых актов, регламентирующих документооборот при найме
3.3. Обоснование социально-экономической эффективности проекта
3.4. План мероприятий по внедрению проектных предложений
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1 Заявка на подбор персонала
Приложение 2 Стандартная форма для оценки результатов интервью
Приложение 3 Интервью
Приложение 4 Технология получения информации от кандидата в ходе проведения интервью
Приложение 5 Анкета самооценки
Приложение 6 Опросник по анализу работы

7.2. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
7.3. Руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение.
7.4. Каждый сотрудник организации, получающий для работы конфиденциальный документ, несет единоличную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.
7.5. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
7.5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него обязанностей по соблюдению установленного порядка работы со сведениями конфиденциального характера работодатель вправе применять предусмотренные Трудовым Кодексом дисциплинарные взыскания.
7.5.2. Должностные лица, в обязанность которых входит ведение персональных данных сотрудника, обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов, либо несвоевременное предоставление таких документов или иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление неполной или заведомо ложной информации – влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере, определяемом Кодексом об административных правонарушениях.
7.5.3. В соответствии с Гражданским Кодексом лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.
7.5.4. Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни (в том числе незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющего его личную или семейную тайну, без его согласия), неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, неправомерный отказ в предоставлении собранных в установленном порядке документов и сведений (если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан), совершенные лицом с использованием своего служебного положения наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с УК РФ.
7.6. Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.
Важным мероприятием также является разработка положения по формированию, учету и хранению дел отдела кадров.
Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
- помещать положения вместе с основными документами;
- приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;
- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации;
- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;
- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа.
Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.
Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела. Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела – заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак «плюс».
Формирование и ведение личных дел. В данном случае предлагаем разработанную инструкцию по созданию личных дел.
Инструкция по созданию личных дел.
1. Общие положения.
1.1. Личное дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности.
1.2. Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:
- анкета;
- автобиография;
- личное заявление о приеме на службу или увольнение;
- копия приказа о приеме на службу или об увольнении;
- контракт;
- заявления сотрудника о перемещениях;
- представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;
- копии приказов о перемещении;
- аттестационные листы;
- выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;
- копии наградных листов;
- карточки учета поощрений и взысканий;
- характеристики с прежнего места работы;
- фотографии.
2. Порядок создания личных дел.
2.1. Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца. Номер, за которым учтено личное дело по книге учета личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела. В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см.
2.2. В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления.
2.3. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. Изъятие из личного дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись.
2.4. Листы документов, подшитых в дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел.
2.5. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
2.6. В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.
2.7. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.
3. Список необходимых документов в личном деле.
3.1. Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
- заявление о приеме на работу;
- анкета;
- автобиография;
- характеристика-рекомендация;
- результаты медицинского обследования;
- копии документов об образовании;
- копия приказа о приеме на работу;
- дополнение к личному делу;
- карточка поощрений и взысканий;
- внутренняя опись;
- карточка форма № Т-2.
4. Условия ведения и хранения личных дел.
4.1. Личное дело ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии. Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы (анкету, автобиографию и др.), проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
4.2. Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.
4.3. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.
4.4. При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.
4.5. При извлечении каких либо документов из личного дела, лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.
4.6. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.
4.7. В отделе кадров личные дела хранятся только на работающих сотрудников.
4.8. Для хранения следует использовать сейфы и конторские шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Шкафы или металлические сейфы должны запираться на замок и опечатываться.
4.9. Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.
Перейдем теперь к более подробному рассмотрению основных документов, которые входят в личное дело.
Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных сотрудника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим сотрудником при оформлении на службу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которые содержаться в его личных документах. Отрицательные ответы в графах анкеты записываются без повторения опроса.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документы об образовании;
- документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
В графе «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у сотрудника. Если сотрудник закончил несколько курсов высшего учебного заведения или обучается в данное время, то записывается, сколько курсов он закончил или на каком курсе обучается. Окончившие три курса высших учебных заведений относятся к лицам с неполным высшим образованием. Строка «Специальность по диплому» заполняется только на специалистов с высшим и средним специальным образованием. В этой строке указывается специальность, полученная по окончании высшего или среднего специального учебного заведения. Специальность по образованию записывается только на основании диплома.
Сотрудники, обучающиеся или обучившиеся в средних специальных учреждениях заведениях (техникумы, колледжи), но не окончившие их, должны быть отнесены к лицам, имеющим среднее или неполное среднее образование, в зависимости от того, какое они имели образование в момент поступления в среднее специальное учебное заведение. К лицам, имеющим среднее образование, относятся сотрудники, закончившие средние школы, школы с углубленным изучением какого-либо предмета, лицеи, гимназии. Сотрудники, окончившие профессионально-технические училища, указывают профессию и разряд. Лица, не имеющие профессионально-технического образования, профессию указывают по опыту работы.
В графе «Был ли за границей» указывают полное наименование страны, год и цель пребывания. В графе «Ваши ближайшие родственники» перечисляются все члены семьи с указанием родства (отец, мать, муж, жена, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находится сотрудник), затем близкие родственники, проживающие совместно с сотрудником, при этом указываются фамилия, имя, отчество, дата рождения каждого члена семьи. Если жена имеет фамилию мужа, необходимо указать также ее девичью фамилию. Если ранее работники был женат (замужем), указываются данные на бывшую жену (мужа). В эту графу могут быть записаны также нетрудоспособные родители жены (мужа), ее (его) братья, сестры, если они проживают совместно с сотрудником, находятся на его полном содержании или получают от него помощь, которая является для них единственным источником к существованию. Родители жены (мужа), проживающие отдельно, в число иждивенцев не записывают независимо от того, состоят ли они на иждивении сотрудника. В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются сведения о работе в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность сотрудника началась с обучения в том или ином учебном заведении, то этот период также отмечается в данной графе. Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождении на иждивении и т.п. Кроме того, если сотрудник занимал различные должности, следует указывать время пребывания на каждой должности. В трудовую деятельность не записывается время учебы в общеобразовательных школах, профессионально-технических и приравненных к ним училищах. При прохождении службы в Вооруженных Силах указываются должность, номер воинской части (учреждения) и округ, в котором она находилась, в случаях перехода из одной воинской части в другую номера этих частей даты перехода с указанием точных адресов мест службы за последние 15 лет. Трудовая деятельность записывается в строго хронологическом порядке.
В графе «Какие государственные награды имеете» указываются сведения о награждении орденами, медалями СССР, Российской Федерации, иностранных государств, а также о присвоении почетных званий. Записи производятся на основании орденских книжек, удостоверений к медалям, приказах о награждении.
В графе «Отношение к воинской обязанности и воинское звание» указывается отношение сотрудника к воинской обязанности. Лицо, ответственное за документационное обеспечение кадровой работы обязано:
- проверять при приеме на службу у граждан пребывающих в запасе военные билеты (временные удостоверения взамен военных билетов), а у граждан подлежащих призыву на военную службу, удостоверения граждан подлежащих призыву;
- установить, состоит ли гражданин (гражданка), принимаемый (ая) на службу на воинском учете;
- в случае отсутствия в военном билете отметки о постановке на воинский учет (если он (она) является военнообязанным (ой)), направлять граждан в районный военный комиссариат.
Анкета подписывается и заверяется:
- поступающим на работу;
- сотрудником отдела кадров, ответственным за документальное обеспечение, после сверки внесенных в анкету сведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу;
- печатью предприятия.
Автобиография – документ, содержащий описание хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись. Сохранность автобиографии, заполненной впервые при оформлении на службу, является обязательной. Произошедшие за период работы изменения или дополнения к автобиографии указываются на отдельном листе, подписываются сотрудником с указанием даты и приобщаются к первичной автобиографии. Исправления в ранее составленной автобиографии не допускаются. В случаях больших изменений биографических данных сотрудника от него может быть затребовано обновленная автобиография, а старая помещается в раздел « Дополнительный материал». Автобиографии подписями должностных лиц и печатями не заверяются.
Копии документов об образовании следует заверять подписью сотрудника отдела кадров и печатью при наличии предъявленного подлинника документа. Дополнение к личному делу – документ, в котором фиксируются сведения о работе со ссылкой на приказы по личному составу. При записи служебных перемещений с понижением обязательно указываются причина этих перемещений в графе « Причина освобождения» («Назначен с понижением в аттестационном порядке»). Данный документ заполняется отделом кадров после издания приказа о приеме на работу, должностными лицами не подписывается.
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе служебной деятельности сотрудника:
- аттестационные листы оформляются в соответствии с приказами руководителя предприятия;
- представления к перемещению по службе составляются непосредственным руководителем сотрудника, перемещаемого по службе;
- копии (ксерокопии) документов об утверждении в должности;
- другие дополнительные материалы.
3.2. Разработка проектов локальных нормативно-правовых актов, регламентирующих документооборот при найме
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел отдела кадров составляется его руководителем, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем.
При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатура дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы отдела кадров. Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела не конкретных формулировок ( «разные материалы» «общая переписка», « переписка по разным вопросам» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Заголовок дела состоит из элементов располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения (автор документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела.
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то формулируется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т.1.», «т.2» и т.д.
Отделам кадров рекомендуется вести следующую номенклатуру дел:
1. Руководящие нормативные документы вышестоящих органов (приказы, постановления, указания по вопросам работы с кадрами).
2. Штатное расписание предприятия.
3. Приказы о назначении, повышении в должности, увольнении сотрудников предприятия.
4. Приказы по основной деятельности (копии).
5. Приказы о командировании, кратковременных замещениях должностей, поощрениях, наложениях дисциплинарных взысканий.
6. План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).
7. Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).
8. Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии).
9. Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).
10. Материалы профессиональной учебы – документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.
11. Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации.
12. Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.
13. Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.
14. Список резервов кадров на выдвижение.
15. График отпусков сотрудников предприятия.
16. Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.
17. Алфавитные карточки персонального учета кадров (форма № Т-2).
18. Акты приема – передачи при смене начальников отдела кадров.
19. Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.
Также нами были разработаны формы следующих документов:
- заявка на подбор персонала (приложение 1);
- стандартная форма для оценки результатов интервью (приложение 2);
- интервью (приложение 3);
- технология получения информации от кандидата в ходе проведения интервью (приложение 4);
- анкета самооценки (приложение 5);
- опросник по анализу работы (приложение 6).
Таким образом, перейдем теперь к обоснованию социально-экономической эффективности проекта.
3.3. Обоснование социально-экономической эффективности проекта
Важным шагом будет также обоснование эффективности разработанной системы кадрового документооборота компании ООО «Рио-бар 10» с точки зрения возможных позитивных изменений, которые могут возникнуть в результате введения данной системы. Основанием служит опыт различных компаний, которые в прошлом реализовали подобные методы в своей деятельности.
Отметим, что для совершенствования кадрового документооборота необходимо 150 тысяч рублей (120 тысяч рублей – введение системы автоматизации «ЕВФРАТ», 30 тысяч рублей – реализация проектных мероприятий).
Расчет экономических показателей эффективности проектных мероприятий по совершенствованию кадрового документооборота представлен в таблице 11.
Таблица 11
Технико-экономические показатели эффективности проектных мероприятий по кадровому документообороту
Наименование
показателя До проведения мероприятий После внедрения мероприятий Изменения +/- % Выручка (без НДС), тыс. руб. 69920 73416 3496 105,0 Себестоимость, тыс. руб. 68751 69053 301,5 100,4 Стоимость основных производственных фондов, тыс. руб. 14515 14515 0 100,0 Численность работающих, чел. 50 50 0 100,0 Фонд оплаты труда, тыс. руб. 4036,6 4036,6 0 100,0 Прибыль от реализации (с.1 – с.2), тыс. руб. 1169 4363,5 3194,5 373,3 Рентабельность производства (с.6/с.2)х100, % 1,7 6,3 4,6 - Рентабельность продаж (с.6/с.1)х100, % 1,67 5,94 4,27 - Производительность труда (с.1/с.4), тыс. руб. / чел. 1398,4 1468,3 69,92 105,0 Фондоотдача (с.1/с.3), тыс. руб. / тыс. руб. 4,81 5,06 0,24 105,0 Средняя заработная плата (с.5/с.4), тыс. руб. / чел. 80,732 80,732 0 100,0
Методика расчета технико-экономических показателей.
Расчет технико-экономических показателей будем производить нормативным методом.
1. Мы планируем, что после совершенствования кадрового документооборота с помощью автоматизации системы информации в отделе кадров ООО «Рио-бар 10» выручка увеличится на 5% (по статистическим данным) и составит: 69920 + 3496 = 73416 тыс. рублей.
2. Структура себестоимости до проведения мероприятия: полная себестоимость – 68751 тыс. руб., в том числе постоянные затраты 66700 тыс. руб. и переменные затраты 2051 тыс. руб.
Расчет себестоимости после внедрения мероприятия: постоянные затраты останутся прежними – 66700 тыс. руб., а переменные затраты необходимо рассчитать:
- переменные затраты на 1 рубль выручки = 2051 / 69920 = 0,03;
- планируемые переменные затраты = 0,03*73416 = 2202,5 тыс. руб.;
- затраты на проведение мероприятия 150 тыс. руб.
Таким образом, планируемая себестоимость после внедрения мероприятия составит: 66700 + 2202,5 + 150 = 69052,5 тыс. рублей.
3. Совершенствование кадрового документооборота в отделе кадров не повлечет за собой изменений: в стоимости основных производственных фондов, в фонде оплаты труда и численности работников.
4. Изменение остальных показателей рассчитываются по формулам в таблице 11.
Произведенные расчеты показывают, что вследствие роста выручки и увеличения себестоимости, произошло увеличение следующих показателей: балансовая прибыль – на 273,3%, рентабельность производства на 4,6%, рентабельность продаж на 4,27%. Кроме того, увеличение выручки повлияло на рост производительности труда на 5%, фондоотдачи на 5%. ФОТ и размер средней заработной платы не увеличились.
В целом, совершенствование кадрового документооборота в ООО «Рио-бар 10» с помощью автоматизации работы отдела кадров и реализации других проектных предложений будет экономически эффективным мероприятием.
Также произведем расчет таких показателей как чистый дисконтированный доход (ЧДД) и индекс доходности (ИД).
1. Чистый дисконтированный доход (ЧДД), или интегральный экономический эффект (Эинт), определяется как сумма текущих экономических эффектов за весь период, приведенная к начальному шагу (начальному году расчетного периода) или как превышение интегральных экономических результатов над интегральными затратами. Его величина вычисляется по формуле:
Эинт = Ч ДД = Р – К (1),
где Р – экономические результаты осуществления мероприятий за расчетный период, руб.;
К – затраты на осуществление мероприятий за расчетный период, руб.
Эинт = 3496000 – 150000 = 3346000 рублей.
Так как ЧДД положителен, проект является экономически целесообразным и может рассматриваться вопрос о его принятии, при этом чем больше ЧДД, тем эффективнее проект.
2. Индекс доходности (ИД) представляет собой отношение суммы приведенных доходов к величине капиталовложений и рассчитывается по следующей формуле:
(2)
ИД = (1/150000)*(3496000-150000)*0,2 = 4,46.
Так как индекс доходности больше «1», то проектные мероприятия, несомненно, являются экономически эффективными.
К числу позитивных социальных изменений, которым способствуют мероприятия по совершенствованию системы кадрового документооборота ООО «Рио-бар 10», можно отнести следующие:
- создание условий для реализации и развития индивидуальных способностей сотрудников;
- наиболее полное использование потенциала работников организации;
- повышение профессионализма и конкурентоспособности персонала;
- обеспечение связи между результативностью и оплатой труда;
- формирование чувства причастности работника к делам организации;
- формирование современной системы мотивации и стимулирования труда;
- достижение большей степени свободы и самостоятельности (возможность принимать решения, определять методику выполнения заданий и прочее);
- повышение обоснованности кадровых решений;
- использование персонала в соответствии с индивидуальными интересами, способностями и возможностями;
- всесторонняя адаптация персонала к условиям работы в организации.
Таким образом, в заключение необходимо отметить, что между социальной и экономической эффективностью существует взаимосвязь, так как социальную эффективность можно обеспечить только тогда, когда существование организации является устойчивым и она получает прибыль, позволяющую предоставить эти стимулы. В свою очередь, экономической эффективности можно добиться только в том случае, если в организации есть определенные социальные блага, то есть определенный уровень социальной эффективности и ответственности. При этом введение эффективной системы кадрового документооборота для совершенствования управления трудом сотрудников ООО «Рио-бар 10» позволит повысить социальную эффективность деятельности, что может повлечь за собой повышение и экономической эффективности. Перейдем теперь к рассмотрению плана мероприятий по внедрению проектных предложений.
3.4. План мероприятий по внедрению проектных предложений
Таким образом, дадим рекомендации по внедрению проектных мероприятий для совершенствования кадрового документооборота. Отметим, что ответственными за реализацию проекта рекомендуем назначить начальника отдела кадров под руководством генерального директора ООО «Рио-бар 10», а также руководителей отделов.
Рекомендуем внедрение проекта провести в 4 этапа.
1 этап – этап предварительной подготовки. Он должен включать в себя анализ потребностей в реализации проекта (анкетирование сотрудников, интервью с руководством компании). Далее необходимо выбрать содержание всего курса проведения проектных мероприятий, а также ответственных сотрудников. В заключение данного этапа подготовки рекомендуем провести организационное собрание, на котором сотрудникам компании ООО «Рио-бар 10» будет объяснена цель совершенствования кадрового документооборота. Данный этап необходимо проводить за 1 – 1,5 месяца до непосредственной реализации проектных мероприятий.
2 этап – этап реализации проекта. Включает в себя все мероприятия, предложенные в разработанном проекте. Рекомендуем в конце данного этапа провести дополнительные консультации с сотрудниками по вопросам, которые возникнут у них по мере реализации мероприятий. Данный этап проводится в течение 1 месяца (непосредственно реализация проектных мероприятий, а также консультации с сотрудниками).
3 этап – этап внедрения. Работа руководства компании и участников по внедрению полученных теоретических и практических знаний в процессе управления компанией. Длительность данного этапа может составлять от 1 до 2 месяцев.
4 этап – этап контроля. Предлагаем проведение контрольных мероприятий, которые позволят выявить уровень полученных результатов за время осуществления проектных мероприятий. В качестве контролирующих мероприятий возможно проведение анкетирования, аттестации сотрудников, проведение тестовых срезов и других мероприятий, которые позволят выявить полученный эффект от реализации мероприятий и возможность применения их в дальнейшем на практике для более эффективного управления компанией. Данный этап проводится после внедрения проекта и длится около 1 месяца.
В таблице 12 приведены мероприятия, сроки и ответственные исполнители.
Таблица 12
План мероприятий по совершенствованию кадрового документооборота
Предложение Мероприятия Исполнители Сроки Совершенствование системы документооборота при найме персонала 1. Разработать Положение об отделе кадров Начальник отдела кадров, Зам. генерального директора 1-2 недели
2. Разработать и утвердить Положение о защите персональных данных Зам. ген. Директора, начальник ОК, гл. бухгалтер, коммерческий директор,
Генеральный директор 1неделя
3. Создать Инструкцию по формированию личных дел Начальник ОК В течение месяца
Улучшение условий труда 1. Введение системы электронного документооборота Коммерческий директор, завхоз, бухгалтерия В течение месяца (зависит от наличия финансовых ресурсов) Совершенствование отбора и найма персонала 1. Провести анализ требований к должностям, имеющим большой % текучести Руководители подразделений, ОК 1 неделя 2. Разработать новые требования с учетом проведенного анализа (анкеты, инструкции, заявки и т.д.). ОК, Зам. ген. директора В течение 2 недель
Таким образом, можно сделать вывод, что для процесс реализации всех проектных мероприятий необходимо проводить в несколько этапов. При этом процесс совершенствования кадрового документооборота в ООО «Рио-бар 10» состоит из определенного числа взаимосвязанных процессов, а разработанная система документации позволит усовершенствовать как каждый из данных процессов в отдельности, так и весь процесс делопроизводства в целом. Таким образом, определено, что данные мероприятия будут способствовать совершенствованию кадрового документооборота ООО «Рио-бар 10».
Заключение
В настоящее время современная организация является достаточно сложной системой, для успешного функционирования которой в области кадровой работы необходимо не только выполнение требований Трудового кодекса РФ и связанных с ним нормативных актов, но и создания эффективной системы кадрового документооборота. При этом именно система кадрового документооборота является неотъемлемой частью ведения бизнеса. Кадровая документация – это основные информационные ресурсы организации, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Кадровый документооборот – это непрерывный процесс движения документов, который объективно отражает деятельность организации в области управления кадрами компании.
В современном мире документооборот представляет собой движение документов в компании с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Рассмотрение истории развития системы документооборота, позволило сделать вывод, что предприятия и организации, соблюдающие установленные правила по кадровому делопроизводству и документообороту, являются высококонкурентными как на региональном, так и на общероссийском рынке труда, могут привлекать высококвалифицированных специалистов. Определено, что в настоящее время наиболее эффективным методом организации кадрового документооборота является электронный документооборот.
Нами было установлено, что ООО «Рио-бар 10» является частью концерна «РиО», занимающегося ресторанным бизнесом. На основе анализа производственной и финансово-экономической систем, был сделан вывод, что в деятельности компании наблюдаются как положительные, так и отрицательные тенденции. Положительные тенденции основываются на потенциале компании, эффективной системе управления и профессионализме сотрудников ООО «Рио-бар 10». Отрицательные тенденции определенным способом обусловлены сложившейся экономической ситуацией в стране и в мире, характеризующейся кризисным состоянием экономики.
Определено, что многие направления по работе с кадрами в ООО «Рио-бар 10» имеют средний уровень развития, причем некоторые направления нуждаются в мероприятиях по совершенствованию. Для того чтобы повысить качество деятельности отдела кадров ООО «Рио-бар 10» были разработаны мероприятия по сокращению времени документооборота в компании с помощью автоматизации деятельности отдела кадров, создания положений о кадровой службе и о защите конфиденциальных данных, а также разработки различных кадровых документов: анкет, бланков интервью и т.д.
Таким образом, цель дипломного проекта, которая заключалась в совершенствовании кадрового документооборота в ООО «Рио-бар 10», была достигнута.
Список использованной литературы
Акмаева Р.И. Стратегическое планирование и стратегический менеджмент: учебное пособие / Р.И. Акмаева. – М.: Финансы и статистика, 2007. – 208 с.
Анисимов В.М. Кадровая служба и управление персоналом организации учебник / В.М. Анисимов. – М.: Эконом