Информационное обеспечение управления качеством

Содержание
Введение 3
1. Теоретические основы информационного обеспечения СМК 6
1.1 Общая методология информационного обеспечения управления качеством 8
1.1.1 Объемно-календарное планирование 9
1.1.2 Статистическое управление запасами 10
1.1.3 Планирование потребностей в материалах 11
1.1.4 Планирование потребностей в производственных мощностях 12
1.1.5 Финансовое планирование 13
1.1.6 Объединенная система планирования 13
1.1.7 Система планирования ресурсов предприятия 14
1.2 Классификация информации, используемой в СМК 15
2. Анализ и совершенствование информационного обеспечения СМК предприятия 17
2.1 Анализ информационных потоков в СМК предприятия 17
2.1.1 Организационная структура ООО «Скрепка» 20
2.1.2 Правила организации документооборота ООО «Скрепка» 20
2.2 Анализ недостатков в информационном обеспечении СМК предприятия 23
2.3 Предложения по совершенствованию информационного обеспечения СМК предприятия 24
Заключение 26
Список библиографических источников 28
 

Документ – основа структуры любого документооборота. Каждый документ в ООО «Скрепка» согласован с соблюдением всех правил и особенностей представления.Организация движения документов должна отвечать правилам, на основе которых происходит движение документов. В ее основу входит объединение всех последовательностей перемещений документов.Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления качеством. Благодаря четко организованному документообороту значительно ускоряется исполнение документов в ООО «Скрепка».Помимо вышеописанного существующий порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, четко регламентированы инструкцией по делопроизводству и унифицированными формами документов.В ООО «Скрепка» имеется четкое разделение на централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный входит вся документация, которую необходимо регистрировать централизованно. Документы, которые учитываются только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.В большинстве случаев к централизованному документообороту относят организационно-распорядительную документацию, а к документообороту структурного подразделения – специализированная документация, благодаря которой происходит обеспечение основных направлений деятельности организации.В ООО «Скрепка» существует специальное структурное подразделение, в обязанности которого входит обеспечение централизованного документооборота.В данной организации выделяют три основных типа документов централизованного документооборота:Входящий документ – документ, поступивший в организацию. Большая часть входящих документов должна порождать соответствующие исходящие в установленные сроки, которые могут быть установлены нормативными актами, определяющими то или иное время ответа на входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе;Исходящий документ –официальный документ, который отправляется из организации. Большую часть исходящих документов составляют ответы на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов оформляется на основе внутренних документов организации. Самую малую часть исходящих документов составляют документы, которые требуют обязательного поступления входящих;Внутренний документ – официальный документ, предназначенный для внутреннего использования в организации и не выходящий за ее пределы. Документы такого вида используются в ООО «Скрепка» для организации работы, так как позволяют целенаправленно решать управленческие задачи в пределах организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, а также организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка личного состава и т.п. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений ООО «Скрепка» (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.Анализ недостатков в информационном обеспечении СМК предприятияНасколько бы не была продумана система документооборота и как бы долго не эксплуатировалась всегда можно выявить недостатки, вызванные либо не продуманностью всех вопросов информационного обеспечения управления качеством, либо чрезмерной перенасыщенностью лишними частями.При проведении анализа информационного обеспечения управления качеством ООО «Скрепка» были выявлены некоторые недостатки.Усложнение управленческой деятельности, которое связано с постоянно растущими объемами обрабатываемой информации организации, что влечет за собой все большее время для сбора необходимой информации и ееобработки.Руководители любых звеньев не могут отследить в потоке постоянно растущей информации, так как очень сложен процесс выделения информации действительно важной, а также не всегда могут и умеют качественно и быстро анализировать получаемую информацию.Влияние недостатка информационного обмена между структурными подразделениями также играет свою роль при принятии решений.Влияние эмоциональных факторов, носящих приказной характер, не учитывающих реальные возможности и желания коллектива. [4]Недостаточность квалифицированных кадров, занимающихся техническим обслуживанием системы документооборота, влекущая за собой периодические просто системы электронного документооборота и последующей за ней потери необходимых данных.Часть предприятия не принимает системы документооборота, пытаясь решать вопросы по старинке с помощью личного общения, влекущего за собой неосведомленность лиц, не присутствующих при данных разговорах. [6]Предложения по совершенствованию информационного обеспечения СМК предприятияС целью улучшения информационного обеспечения управления качеством организации ООО «Скрепка» необходимо было провести анализ текущей системы документооборота, выявить слабые места. На основании проведенных анализов были составлены следующие предложения:Рассмотреть возможность снижение информационного потока руководителей подразделений с помощью выделения помощников руководителей или фильтрации действительно важной информации;Рассмотреть возможность проведения регулярных совещаний между структурными подразделениями, на которых обязательным условием являлось бы ведение протокола совещания, на основе которого можно было бы отслеживать ход выполнения необходимых работ у всех подразделений на виду, а, не решаясь между двумя подразделениями;Тщательная проработка имеющихся возможностей организация, проведение тестирований персонала, которое позволит увидеть действительную картину эмоционального и профессионального фона коллектива;Рассмотреть возможность постоянного найма квалифицированного обслуживающего персонала, со значительным повышением финансовых затрат, которые позволят снизить вероятность поломки системы электронного документооборота, что привлечет к минимизации сроков простоев данной системы и уменьшению бумажных копий документов;Донесение до персонала необходимости выполнения функционала документооборота, что при правильном использовании позволит уменьшить время обработки документов и увеличит текущую осведомленность персонала;Проведение обучения пользованием системы не только ключевых пользователей, но и всех пользователей, что позволит снизить количество неправильно созданных документов, что в свою очередь ускорит процесс согласования документов.Введения обязательной системы контроля исполнения поручений и документов, так как в существующей системе данный пункт является добровольным. [5]ЗаключениеНа основании выполненной работы можно сделать вывод о необходимости применение информационного обеспечения управления качеством. Такой подход к организации деятельности предприятия позволяет проводить многогранный анализ и обобщение информации, выработку собственных методологий и технологий обработки информационных материалов. Сейчас подобные подразделения выполняют функции квалифицированных консультантов, которые осуществляют помощь руководителям подразделений по формированию новых вариантов, обоснованию имеющихся аргументов или поиск различных решений.Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, повысить степень использования информации.Информационное обеспечение представляет собой распространение информации для конечных пользователей, которая позволяет осуществлять решения различных производственных вопросов, возникающих в процессе деятельности организации.Каждая часть информации имеет определенную ценность для конкретной категории персонала, которая также определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.Поставленные перед выполнением данной работы цели и задачи были выполнены. В ходе выполнения работы было проведено теоретическое ознакомление с основами информационного обеспечения управления качеством, рассмотрены виды классификации информации, изучены методологии информационного обеспечения управления качеством. По ходу работы был проведен анализ текущего состояния информационного обеспечения на примере организации, занимающейся оптовой и розничной продажей канцелярских товаров. После проведения анализа имеющейся системы были выявлены сильные и слабые стороны текущей системы документооборота. Рассмотрена система электронного документооборота, которая позволяет значительно упростить и ускорить решение многих однотипных или новых задач. К основной цели работы можно отнести анализ и предложения по совершенствованию текущей системы информационного обеспечения управления качеством. Обе части были выполнены, проведен анализ ткущего состояния и на его основе внесены предложения, которые позволят улучшить текущую систему документооборота, а вместе с ней и все информационное обеспечение управления качеством. Оно в свою очередь может позволить предприятию повысить качество продаваемой продукции и оказываемых услуг, что положительно скажется на росте репутации организации. Рост репутации в свою очередь позволит организации выигрывать конкурентную борьбу в своей конкурентной среде, а в дальнейшем может позволить выйти на новый, более качественный уровень.Глубокий и тщательный анализ является необходимой предпосылкой принятия управленческих решений. Без информации и ее анализа невозможно эффективное функционирование и развитие деятельности фирмы.Список библиографических источниковISO 9001:2015Алехина Г.В. Информационные системы в экономике, Москва, 2005 – 126с.Бланк И.А. Управление финансовыми ресурсами, Москва: Омега-Л, 2011 – 386с.Бухалков М.И. Управление персоналом, Москва: Инфрма-М, 2005 – 368с.Губарев А.В. Информационное обеспечение системы менеджмента качества, Москва: Горячая линия – Телеком, 2013 – 132с.Ковтунова А.Н. Информационное обеспечение деятельности учреждений социального обслуживания, 2003 – 16с.Минько Э.В., Минько А.Э. Менеджмент качества, СПб: Питер, 2013 – 272с.Мишин В..М. Управление качеством, Москва: Юнити, 2005 – 464с.Олефирова А.П. Сертификация услуг, Улан-Удэ: ВСГТУ, 2005 – 71с.Попов А.А., Попов Е.А., Колмыкова М.В., Спиридонов С.П. Система менеджмента качества: теория и методология, Тамбов: ГОУ ВПО ТГТУ, 2010 – 63с.