Деловой стиль письменной речи

Оглавление

Язык дипломатии 3

Язык законов 4

Служебная переписка, или промышленная корреспонденция 5

Деловые бумаги 5

Современный официально-деловой стиль

Официально-деловой стиль – то целая разновидность русского литературного языка. И это стиль целесообразный, имеющий свои средства выражения, способы называния предметов и явлений, и даже по-своему выразительный.
Соблюдая нормы официально-деловой речи, мы отдаем дань не штампам и канцеляризмам, а объективно сложившейся традиции построения речи в соответствии с выражаемым содержанием, обстановкой и целью высказывания. Так, в разговоре можно сказать: "С сегодняшнего дня я в отпуске". В заявлении же требуется написать: "Прошу считать меня находящимся в отпуске с такого-то числа". Такова традиция, такова форма и манера написания заявлений и других деловых бумаг. И эта форма целесообразна, оправданна в данной сфере общения. Она вырабатывалась если не веками, то десятилетиями. Официально-деловой стиль вполне равноправен с другими стилями и играет важную роль в формировании и развитии русского литературного языка.
      Зарождение русской официально-деловой речи начинается с Х в., с эпохи Киевской Руси, и связано оформлением договоров между Киевской Русью и Византией. Важнейший памятник древнерусского права - "Русская правда", сборник законодательных установлений древнерусского государства. Язык договоров и других документов был именно тем языком, из которого позднее выработался литературный язык. В Московской Руси было два параллельных книжных языка: церковнославянский и деловой язык приказов т. е. учреждений, ведавших отдельной отраслью управления или отдельной территорией. В течение XV-XVI вв. Московская Русь пользовалась двумя этими языками в зависимости от жанра речи. В результате длительного процесса их взаимодействия к концу XVII - началу XVIII в. общегосударственный приказный язык становится общим языком письменности Московской Руси, из которого впоследствии и сформировался современный русский литературный язык.
      Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и функционирует в форме письменной речи. Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных собраниях, заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д.       Официально-деловой стиль обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, учреждениями и организациями, между личностью и обществом. Фактически от рождения и до смерти человек находится в сфере действия официально-деловой речи.

Две особенности официально-делового стиля:

• Выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения.

• Официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

      Эти особенности способствовали закреплению в нем традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Характеристики официально-делового стиля

       Официально-деловой стиль характеризуется:

• высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);

• официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);

• безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

      Если говорить о речевых жанрах, о структуре официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля: официально-документальный и обиходно-деловой.

      В первом можно выделить язык дипломатии (дипломатические акты) и язык законов, а во втором - служебную переписку, деловые бумаги. Схематически это можно представить следующим образом:

Язык дипломатии

Язык дипломатии имеет свою систему терминов (международные термины). Правила дипломатической вежливости выработали определенные формы начала и особенно концовок различного рода дипломатических приемов. Так, личная нота пишется в первом лице от имени подписывающего ноту. Имеется обращение, обыкновенно с добавлением слова "уважаемый" (но оно факультативно), и заканчивается перед подписью так называемым "комплиментом": "Прошу Вас, господин Посол, принять уверения
в моем весьма высоком уважении". Поверенному в делах: "Прошу Вас, господин Поверенный в делах, принять уверения в моем глубоком уважении".
       Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения, развернутые периоды с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вводная часть) Устава Организации Объединенных Наций.

Язык законов

Это официальный язык, язык государственной власти, на котором она говорит с населением. Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, инотолкование. Главное - конкретность выражения мысли.
      Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например: "Собственнику принадлежит право владения, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом". Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность изложения, так как закон обращается не к конкретному, отдельному человеку, но ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей и требует известной стереотипности изложения.
      Однако и стандартность, и обобщенность, и безличность языка законов не исключают его выразительности. Она заключается не в образности, не в словесных украшениях, а в полном соответствии языковых средств задачам, назначению речи, в сжатых и точных формулировках мыслей.
      В качестве примера можно привести Французский гражданский кодекс 1804 г., известный также как Кодекс Наполеона. Это, по мнению специалистов, образцовый свод законов буржуазного общества, созданный на основе римского права. Вот некоторые отрывки из него:

Титул V
О БРАКЕ
Глава I. О качествах и условиях, необходимых для заключения брака
144. Мужчины до достижения полных 18 лет, женщины до достижения полных 15 лет не могут заключить брака.
146. Нет брака, если нет согласия.
147. Нельзя заключить второй брак до расторжения первого брака.
288. Женщина может заключить новый брак лишь по истечении 300 дней после расторжения предыдущего брака.
229. Муж может требовать развода по причине прелюбодеяния жены
и т. д.

Служебная переписка, или промышленная корреспонденция

Относится к обиходно-деловой разновидности официально-делового стиля. Язык деловых писем, вообще служебных документов специфичен. Норма делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический недостаток языка деловой переписки.

Деловые бумаги

К ним относятся: заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, почтовый перевод, справка, удостоверение, докладная записка, протокол, резолюция, письменный отчет о работе и
т. д., следует писать коротко и ясно. Сложноподчиненные предложения с большим количеством придаточных в документе неуместны, требуется пользоваться короткими, как правило, бессоюзными предложениями. Союзы и союзные слова, которые обладают оттенком предположительности, условия, должны быть заменены словами, звучащими определенно и конкретно. Должны быть устранены все названия действий или явлений, дублирующие друг друга, и т. п. Деловые бумаги составляют по определенной схеме. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением принятых сокращений.

Основной сферой, в которой функционирует официально-деловой стиль русского литературного языка, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения. Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и др.). Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может быть уверен в точности содержащейся в ней информации. Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо.

Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различий в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартизованность изложения; долженствующе-предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и научной речи.

Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно. Именно этой целью определяются собственно лингвистические черты официально-деловой речи, а также ее композиция, рубрикация, выделение абзацев и проч., т. е. стандартизованность многих деловых документов.

Лексический состав текстов этого стиля имеет свои особенности, связанные с указанными чертами. Прежде всего, в этих текстах используются слова и словосочетания литературного языка, которые имеют ярко выраженную функционально-стилистическую окраску, например истец, ответчик, протокол, должностная инструкция, заключение под стражу, пассажироперевозки, поставка, удостоверение личности, научный сотрудник и др., среди них значительное количество профессиональных терминов. Многие глаголы содержат тему предписания или долженствования: запретить, разрешить, постановить, обязать, назначить и проч. Следует заметить, что в официально-деловой речи наблюдается самый высокий процент употребления инфинитива среди согласных форм. Это также связано с императивным характером официально-деловых текстов. Рассмотрим пример:

« При изучении любого международного соглашения, а в особенности соглашения об устранения двойного налогообложения, прежде всего необходимо четко определить сферу его действия в двух аспектах:

- налоги, на которые распространяется действие соглашения;

- территории, на которые распространяется действие соглашения»

(Консультант. 1997. № 24).

Даже в этом коротком отрывке имеются слова и словосочетания с официально-правовой окраской (международное соглашение, двойное налогообложение, налоги), выражающее долженствование словосочетание необходимость определить, такие черты, как строгость выражения мысли, беспристрастная констатация, полная безличность изложения.

Для официально-делового стиля характерна тенденция к сокращению числа значений слов, упрощению их семантической структуры, к однозначности лексических и сверхсловных обозначений, вплоть до узкой терминологизации. Поэтому достаточно часто в текстах данного стиля даются точные определения применяемых слов и понятий, т. е. четко ограничивается их семантический объем. Здесь недопустимы полисемия (многозначность), метафорическое использование слов, употребление слов в переносных значениях, а синонимы употребляются в незначительной степени и, как правило, принадлежат одному стилю: снабжение = поставка = обеспечение, платежеспособность = кредитоспособность, износ = амортизация, ассигнование = субсидирование и др.

Типичным для делового языка являются сложные слова, образованные то двух и более слов: квартиросъемщик, работодатель, материально-технический, ремонтно-эксплуатационный, вышеуказанный, нижепоименованный и т. п. Образование таких слов объясняется стремлением делового языка к точности передачи смысла и однозначности толкования. Этой же цели служат словосочетания «неидиоматического» характера, например пункт назначения, высшее учебное заведение, налоговая декларация, акционерное общество, жилищный кооператив и проч. Однотипность подобных словосочетаний и их высокая повторяемость приводит к клишированности используемых языковых средств, что придает текстам официально-делового стиля стандартизованный характер. Рассмотрим пример:

«Нотариус, занимающийся частной практикой, должен быть членом нотариальной палаты, совершать все предусмотренные законодательством нотариальные действия от имени государства, вправе иметь контору, открывать расчетный и другие счета, в том числе валютный, иметь имущественные и личные неимущественные права и обязанности, нанимать и увольнять работников, распоряжаться поступившим доходом, выступать в суде, арбитражном суде от своего имени и совершать другие действия в соответствии с законодательством Российской Федерации и республик в составе Российской Федерации» (Консультант. 1997. № 24).

Этому тексту присущи многие типичные черты делового стиля: стилистически отмеченные слова и словосочетания (нотариус, нотариальная палата, расчетный счет, арбитражный суд и проч.); «долженствующе-предписывающий» характер изложения, передающийся инфинитивными конструкциями (должен быть, должен совершать, вправе иметь и др.); композиционное построение, подчиненное основной теме этого предложения – изложению прав и обязанностей нотариуса, занимающегося частной практикой; беспристрастная констатация фактов, изложенных по мере их значимости; полное отсутствие какой-либо оценки.

Официально-деловая речь отражает не индивидуальный, а социальный опыт, вследствие чего ее лексика предельно обобщена в семантическом отношении, т. е. устранено все остросвоеобразное, конкретное, неповторимое, а на передний план выдвинуто типичное. Для официального документа важна юридическая сущность, поэтому предпочтение отдается родовым понятиям, например, прибыть (приехать, прилететь, прийти и т. д.), транспортное средство (автобус, самолет, «Жигули» и т. д.), населенный пункт (деревня, город, село и т. д.) и др. При названии лица употребляются имена существительные, обозначающие лицо по признаку, обусловленному каким-либо отношением или действием (преподаватель Сергеева Т. Н., свидетель Молотков Т. П., ректор университета Старов Е. И. и т. п.).

Для деловой речи характерно использование отглагольных существительных, которых в официально-деловом стиле больше, чем в других стилях, и причастий: прибытие поезда, предоставление жилплощади, обслуживание население, пополнение бюджета, принятие мер; данный, указанный, вышепоименованный и т. п.; широко используется сложные отыменные предлоги: в части, по линии, на предмет, во избежание, по достижении, по возвращении и др.

Обычно предложение содержит достаточно большой объем информации и рассчитано на повторное прочтение. Простые предложения часто осложняются однородными членами, что обусловлено необходимостью исчерпать предмет сообщения. Активно используются пассивные конструкции; как и в научной речи, большое место занимают сложноподчиненные предложения с придаточным условием:

«Порядок ведения заседания и исследования дополнительных доказательств, если они были представлены в апелляционную инстанцию, определяется председательствующим. По общему правилу вначале заслушиваются объяснения лиц, участвующих в деле, и их представителей. Сначала выступает лицо, подавшее апелляционную жалобу, и его представитель. В случае обжалования решения обеим сторонам первым выступает истец» (Хозяйство и право. 1997. № 1).

В этом отрывке первое предложение – сложноподчиненное с придаточным условием. В последующих предложениях несколько причастий (участвующих, подавшее), пассивный глагол (заслушиваются), сложный отыменный предлог (в случае). Строгая логика и точность изложения определяют последовательность действий в представленной ситуации. Данный текст исполняет роль регламента и устанавливает порядок процедуры рассмотрения апелляционной жалобы.

В официально-деловом стиле нет места проявлению авторской индивидуальности. Этот стиль очень замкнут, малопроницаем для других стилей речи. В нем установлены определенные формы документов.

Деловой речи, как уже упоминалось, свойственны безличность изложения и отсутствие оценочности. Здесь имеют место беспристрастная констатация, изложение фактов в логической последовательности. Поэтому первое лицо допустимо только в ограниченном числе ситуаций, когда устанавливаются правовые отношения между частным лицом и организацией или государством, например при оформлении различных доверенностей, при заключении трудового соглашения и т. п. Так, доверенность имеет вид:

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, Алексеева Анна Ивановна, проживающая по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Пражская, д. 35, кв. 127, паспорт УШ-ВИ № 964863, выданный 12 отд. милиции г. Санкт-Петербурга 26 января 1992г., доверяю Хитровой Ольге Александровне, проживающей по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, д. 65, кв. 98, заключение договора с издательством «Юристъ» от моего имени.

24.12.2002 Алексеева

Однако даже в таких ситуациях форма написания многих документов клиширована и ориентирована на безличность. Напомним, как пишется заявление о предоставлении отпуска:

Заведующему кафедрой физики

проф. И. С. Петрову

преподавателя С. И. Андреева

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной отпуск за 2003/2003 учебный год с 25.12.02.

24.12.04 Андреев

Заключение

В жизни любой организации или предприятия деловой стиль речи занимает важное место. Обмен информацией, выдвижение и разработка рабочих идей, контроль и координация деятельности сотрудников, подведение итогов и оценка достигнутого – вот лишь некоторые стороны деятельности организации, которые связаны с проведением совещаний и деловых бесед разного рода. Между собой их сближают такие моменты, как ориентация на интересы работы, спланированность, некоторый формализм языка, то есть все то, что придает деловой характер этим речевым взаимодействиям. Вместе с тем деловые беседы, деловые совещания и телефонные разговоры можно рассматривать как самостоятельные виды деловой коммуникации. Они отличаются друг от друга не только целями, ради которых проводятся, формой контакта, но и числом участников, что предопределяет социально-психологические особенности их организации и проведения.

      Итак, официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющего большую роль в жизни общества. Он строг, официален и по-своему выразителен.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. «1000 экзаменационных билетов и готовых ответов», В. И. Капинос, 9 класс, Москва, Издательский дом «Дрофа», 1999.

2. «Русский язык и культура речи», В. И. Максимов, Москва, «Гардарики», 2001.

3. «Как развить навыки делового общения», Майкл Бенни, «Урал LTD», 1999.

4. «Умеете ли вы общаться?», И. Н. Горелов, Москва, «Просвещение», 1991.