Редактирование информации в документах Word

12 Краснодарский государственный университет культуры и искусств. Курсовая работа по информатике. Тема : Использование полей и з акладок для редактирования информации в докум ентах Word Преподаватель Долгих В В Выполнил : студентка 2-го курса группа НЭК -99 Вереса Ольга . Краснодар 2001 оглавление Автоматиче ская вставка сведений с помощью полей Вставка полей Word в основной документ Добавление данных в источник д анн ых Word Правка существующих записей данных Добавление новых полей данных Добавлени е подсказок к полям формы Добавление элементов в список Заполнение экранной формы Изм енение кодов полей Обновление полей Параметры текстового поля формы Поля слияния Поля форм Способы использования полей Одновременное обновление одинакового текста в раз ных местах документа Вставка другого документа в активный документ Вставка даты и времени создания или печати в документ Печать заголовков страниц в словарном стиле Выполнение вычислений Вставка поля закладки Разрешение вопросов Вставка закладки в элемент списка авт отекста Создание элемента предметного указателя , содержащего диапазон страниц 7 Нажмите кнопку “Пометить”. Контрольные вопросы. Контрольные задания. Список литературы. Автоматическая вставка сведений с помощью полей 1 Поместите к урсо р в позицию , куда требуется вставить сведе ния. Выберите команду Поле в меню Вставка. 2 Укажите категорию , а затем выберите имя поля. 3 Чтобы добавить ключ и полей или другие параметры к кодам полей , нажмите кнопку "Параметры ". Примечания · Для получен ия более подробных с ведений об определенном поле или параметре , выберите имя поля или параметр , а затем нажмите клавишу F1. · Чтобы вложить поле в другое поле , сначала вставьте поле-контейнер . Затем сделайте видимыми коды полей и вставьте второе поле. Вставка полей Word в основной документ 1 В основном документе установите курсо р в место , куда хотите вставить поле. Вставьте поле IF или FILLIN туда , где требует ся печатать результирующие сведения . В начало документа можно вставить поле ASK или SET. 2 На панели слияния нажмите кнопку " Поля Word", а затем укажите поле. Если откроется окно диалога , введите в нем сведения для поля. 3 При вставке полей ASK или SET вставьте поле закладки в позицию , где будут печатат ься сведения , предс тавленные в закладке. Добавлени е данных в источник данных Word Если источник данных является документом Word, в нем можно редактировать записи данны х и добавлять в него новые записи и поля данных . Так , чтобы добавить новых к лиен тов в почтовый список , необходимо создать по отдельной записи для каждого к лиента . Чтобы добавить новую категорию сведен ий ко всем записям (например номер факса или адрес электронной почты ), необходимо создать новое поле данных. Правка сущ ест вующих записей данных 1 Откройте источник данных в окне д иалога Форма данных. Как это сделать ? Просмотр записей данных в окне диалог а "Форма данных " В зависимости от места текущей работы , отображать записи данных в окне диалога Форма данных можно одним из следую щих способов : · Находясь в окне диалога Слияние , на жмите кнопку "Правка " рядом с кнопкой “Пол учить данные” , а затем выберите нужный ист очник данных. · Находясь в основном документе слияния , нажмите кнопку на панели слияния. · Если ис точник данных , созданный в Word, открыт в окне документа , нажмите кнопк у на панели базы данных. Примечание . Если источник данных создан в приложении , поддерживающем DDE (например Microsoft Excel или Microsoft Access), и это приложение установлено на ком пь ютере , нажмите кнопку "Правка " рядом с кнопкой “Получить данные” в окне диалог а Слияние или нажмите кнопку на панели слияния , чтобы запустить приложение . Затем м ожно изменять записи данных файла-источника. 2 Отредактируйте записи , которые требуется измени ть. Для поиска записи данных , которую треб уется изменить , нажмите кнопку ”Найти” , а затем ведите поиск , вводя сведения , которые содержатся в этой записи. 3 Для сохранения изменения источника да нных нажмите кнопку ”Источник” , а затем на жмите кнопку . Добавление новых полей данных 1 Откройте источник данных в окне д окумента. Как это сделать ? Просмотр записей данных в окне докуме нта В зави симости от места текущей работы , источник данных можно открыть следу ющими способами : · Выберите команду Открыть в меню Фай л , а затем укажите нужный источник данных. · Находясь в окне диалога Слияние , на жмите кнопку "Правка " рядом с кнопкой “Пол учить данны е” , выберите нужный источник данных , а затем нажмите кнопку "Источник ". · Находясь в основном документе , нажмите кнопку на панели слияния , а затем наж мите кнопку "Источник ". 2 На панели базы данных нажмите кно пку . 3 В поле ”Имя файла” введите имя для нового поля , а затем нажмите кнопку “Добавить”. 4 Чтобы добавить сведения из нового поля ко всем записям , нажмите кнопку , а затем отредактируйте записи в окне диалога Форма данных. Добавлени е подсказок к полям формы 1 Установите указатель на поле формы , к которому будет добавлена подсказка , и дважды нажм ите кнопку мыши. 2 Нажмите кнопку "Текст справки ". 3 Выберите вкладку "Строка состояния " дл я вывода подсказки в строку состояния. Выберите вкладку "Клавиша F1" для вывода подсказки в окно сообщений при нажатии кл авиши F1. 4 Установите требуемые параметры. Добавлени е элементов в список 1 Убедитесь , что документ не защищен. Как это сделать ? Снятие защиты с экранной формы Для активизации полей экранной формы таким образом , чтобы пользователь имел возмож ность вводить в них данны е , но не изменять сами поля , форма должна быть заблокирована , или "защищена ". Для внесения и зменений в форму сначала следует снять за щиту. · Выберите Снять защиту в меню Сервис . При необходимости для снятия защиты в ведите пароль. Совет . При разработке ф ормы можно быстро установить или снять защиту с помощью кнопки . 2 Установите указатель на раскрывающийся список поля и дважды нажмите кнопку мы ши. 3 Введите название элемента в строку "Элемент списка ". 4 Нажмите клавишу "Добавить ". Заполне ние экранной формы 1 Выберите команду Создать в меню Ф айл. 2 Выберите нужный шаблон формы , установи те переключатель "Документ ", а затем нажмите кнопку "OK". 3 Заполните форму , введя данные во в се поля формы . Для переходов между полями можно и спользовать клавиши табуляции , возврата каретки или стрелки. 4 Выберите команду Сохранить как в меню Файл. 5 Введите в строку "Имя файла " имя файла , в который будет записана форма с введенными данными. Для сохранения формы как документа вы берите значение "Документ Word" из списка "Ти п файла ". Примечание . Если при заполнении экранной формы возникнут трудности , воспользуйтесь по дсказкой . Для ее получения поместите курсор на форму и прочтите подсказку в строке состояния или нажмите клавишу F1. Изменение кодов полей Допускается редактировать коды поля с целью изменить формат или содержимое соотв етствующего значения поля . Так , в приведенном ниже примере в коде поля = (Формула ) мо жно заменить 10 процентов на 8 процентов , и т ем самым изменить значение поля. = Цена * 10% 1 Выберите поле. 2 Если отображаются значения полей , нажм ите клавиши SHIFT+F9 для отображения кодов полей. 3 Отредактируйте инструкции , записанные за именем поля. 4 Для обновления поля выберите его и нажмите клавиш у F9; затем , чтобы увидет ь новое значение поля , нажмите клавиши SHIFT+F9. Примечание . Если выбрать любую из фигу рных скобок , окружающих поле ( или ), будет выделено все поле. Обновлени е полей Если постоянное получение новых с ведений возможно , следует периодически обновлять поле для получения нового значения поля . Можно также обновлять связи с объектами , созданными в приложениях OLE. · Чтобы обновить отдельное поле , выберите поле или его значение , а затем нажмит е клавишу F9. Чтобы обновить все поля в документе , выберите команду Выделить все в меню П равка , а затем нажмите клавишу F9. Совет . Нетрудно обновлять все поля док умента каждый раз перед его выводом на печать . Выполните команду Параметры из меню Сервис , выберите вкладк у "Печать ", после чего установите флажок "Обновлять поля ". Параметры текстового поля формы Параметр Назначение Обычный текст Ввод текста , чисел , символов или пробелов Число Ввод чисел Дата Ввод д аты Текущая дата /Текущее время Отображает т екущую дату и текущее время. Эти поля не могут быть изменены. Вычисление Использует поле =(Формула ) для в ычислений Поля слияния Поля слияния , вставляемые в основной документ слияния , указывают места , куда будут помещаться сведения , взятые из выбр анного источника данных . Так , поле слияния "Город " указывает место , куда будут вставлены сведения из поля данных "Город ". Чтобы вставлять поля слияния , нажмите кнопку “Поля с лияния” на панели слиян ия . Нельзя вставить поля слияния , введя си мволы полей («» ) с клавиатуры или вставив эти символы с помощью команды Символ (меню Вставка ). Если включен режим отображения кодов полей , на экране видны коды MERGEFIELD, например MERGEFI ELD Город . Нельзя изменять имя поля в инструкциях MERGEFIELD; имя поля должно полностью соответствовать связанному с ним имени пол я в строке заголовка источника данных . Реж им просмотра кодов полей (то есть видны или скрыты коды ) не влияет на способ вста в ки сведений из источника данных. Поля форм FORMCHECKBOX FORMDROPDOWN FORMTEXT Эти поля вставляют в форму флажок , раскрывающийся список или поле , соответственно . Пользователю не разрешается самостоятельно вставлять ил и изменять эти поля . Для их вставки следует использовать команду Поле формы (меню Вставка ) или кнопки "Флажо к ", "Поле со списком " и "Текстовое поле " н а панели инструментов "Формы ". Для изменения этих полей следует использовать кнопку "Пар аметры поля формы " на панели инс трументов "Формы ". Способы использования полей С помощью полей можно упростить и облегчить выполнение множества распространенных операций . Чтобы увидеть , какие типы сведений можно вставлять в виде полей , выберите к оманду Поле в меню Вставка , а затем прокрутите список полей. Одновреме нное обновление одинакового текста в разных местах документа Предположим , что в большой документ тр ебуется несколько раз включить текст юридичес кого заявления , каждое слово в котором должно быть скрупулезно выверено . Скорее вс его , текст этого заявления придется несколько раз редактировать . Чтобы при каждом измен ении текста заявления изменения происходили в о всем документе , следует сначала определить этот текст в качестве элемента списка автотекста . Затем вставьте заявление в виде поля AUTOTEXT, которое ссылается на эле мент списка автотекста . (Выберите команду Поле в меню Вставка , выделите "Связи и ссыл ки " в списке "Категории ", а затем выберите "AutoText" из спи с ка "Поля ". Для выбора нужного элемента списка автотекста нажмите кнопку "Параметры ".) По окончании изменения т екста переопределите элемент списка автотекста . Окончательный вариант текста появится там , куда вставлено поле AUTOTEXT. Вставка дру гого документа в активный документ Для вставки целого или части определе нного документа в текущий документ применяетс я поле INCLUDETEXT. Если вставленные сведения будут обновлены в исходном документе , просто обно вите поле INCLUDETEXT, чтобы п еренести новые св едения в текущий документ . Чтобы вставить поле INCLUDETEXT, выберите команду Поле в меню Вста вка , выделите "Связи и ссылки " в списке "Категории ", а затем выберите "IncludeText" из списка "Поля ". Вставка даты и времени создания или печати в документ Вместо команды Дата и время из ме ню Вставка используйте поля CREATEDATE и PRINTDATE. Поле CREATEDATE вставляет в документ дату и время перв ого сохранения документа под таким именем . Поле PRINTDATE вставляет в документ д ату и время последнего вывода документа на печ ать . Чтобы вставить поля CREATEDATE и PRINTDATE, выберите команду Поле в меню Вставка , выделите "Дата и время " в списке "Категории ", а затем выберите "CreateDate" или "PrintDate" из списка "Поля ". Печать заголовков страниц в словарном стиле Для быстрого поиска нужного имени в большом списке имен следует помещать вверх у каждой страницы первое и последнее имен а , расположенные на этой странице . Сперва примените стиль (стиль абзаца или с тил ь символа ) для форматирования имени . Затем вставьте два поля STYLEREF в заголовок документа . При выводе документа на печать первое и последнее имена , расположенные на текущей странице , будут печататься в верхней части этой страницы. Выполн ение вычислений Для выполнения простых арифметических опе раций и вычисления математических выражений м ожно использовать поле = (Формула ). Приведенное ниже поле = (Формула ) суммирует значения элемент ов , помещенных в столбец таблицы Word. Ключ числового шаблона (\ # "# #0,00 р .) добавляет к з начению поля символ денежной единицы и ра зделитель групп разрядов. Прибыль в этом месяце составила = SUM(Table3 C2:C7) \ # "# #0,00 р . Прибыль в этом месяце составила 91 483,54 р. Вставка по ля закладки Для помещения в документ сведений , взя тых из закладки с помощью полей ASK или SET, необходимо вставить поле закладки в то место основного документа , куда требуется вст авлять сведения. 1 Установите курсор в позицию вставки сведени й. 2 Нажмите клавиши CTRL+F9 для вставки парных символов поля ( ). 3 В промежутке между фигурными скобками введите имя закладки , определенной в поле SET или ASK. Если имя закладки также является имен ем поля Word, перед именем закладки введите REF, напри мер REF Title . Совет . Чтобы быть уверенным , что имя закладки полностью совпадает с именем , указ анным в поле ASK или SET, скопируйте имя закладк и и затем вставьте его в промежуток м ежду фигурными скобками. Разрешени е вопросов Вставка закладки в элемент списка автотекста · При создании элемента списка автотекст а из текста , содержащего закладку , закладка остается в этом элементе. При неоднок ратной вставке элемента списка автотекста в документ , закладка каждый раз удаляется и з текста , вставленного ранее , и присоединяется к тексту , вставленному последним. Создание элемента предметного указателя , содержащего диапазон ст раниц Если требуется , чтобы элемент предметного указателя содержал ссылку не на одну страницу . а на диапазон страниц , необходимо отметить этот диапазон с помощью закладк и. 1 Выделите диапазон текста , на который должен ссылаться элемент указа теля , а затем выберите команду Закладка в меню Правка . 2 Введите имя в поле "Имя закладки ", а затем нажмите кнопку "Добавить ". 3 Поместите курсор в текст документа , отмеченный закладкой. 4 Нажмите клавиши ALT+SHIFT+X. 5 Введите элемент указателя для отмеч енного текста в поле “Основной элемен т”. 6 Выберите значение "Диапазон страниц ". В поле "Закладка " введите или выберите имя закладки для диапазона страниц , указанное на шаге 2. 7 Нажмите кнопку “Пометить”. Контрольны е вопросы. 1. что необходимо сдел ать чтобы создать элемент предметного указате ля содержащий ссылку не на одну страницу . а на диапазон страниц. 2. Как вставить заклад ки в элемент списка автотекста 3. что необходимо сдел ать чтобы новый тек ст или элемент не включился в закладку. 4. Какие типы полей WORD вы знаете . Где они применяются . Контрол ьные задания. Составьте документ который бы содержал : 1. поля «дата» , « ASK » , «имя автора». 2. Числовое поле. 3. При вс тавке полей ASK вставьте поле закладки в позицию , где будут печататься сведения , представленные в закладке. Списо к литературы. 1. Фигурнов Ф . В . IBM - PC краткий курс 7-е издание.\М .:1999. 2. Р . Хасселир К . Ф анештихт «Операционная среда WINDOWS -97»М .:эконом ,1999