Содержание Вве дение 3 Раб ота с документами, содержащими конфиденциальные сведения 5 Уни чтожение документов 12 Зак лючение. 13 Спи сок литературы. 14 Введение Конфиденциа льный (от латинского confidentiale – доверие) документ – доверительный, секретны й. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации , информатизации и защите информации» конфиденциальная информация опр еделена как документированная информация, доступ к которой ограничива ется в соответствии с законодательством Российской Федерации. Указом П резидента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188 «Об утверждении пере чня сведений конфиденциального характера» определены следующие групп ы сведений: 1. «О фактах, событиях и об стоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федер альными законами случаях;» 2. «Информация, связанная с профессиональной деятельностью, доступ которой ограничен Конституци ей Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальн ая, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.)» 3. «Составляющие тайну сл едствия и судопроизводства»; 4. «Информация, связанная с коммерческой деятельностью, доступ к которой ограничен в соответстви и с Гражданским Кодексом Российской Федерации и федеральными законами ( коммерческая тайна)»; 5. «Информация о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них». 6. «Информация, содержаща яся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти пр оектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постано влений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служ ебных документов, также является конфиденциальной и не подлежит разгла шению (распространению)». В действующи х нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденц иальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, с тепени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциаль ных документов используют исходя из сложившейся практики организаций и предприятий независимо от формы собственности и организационно – пр авовой формы. Тема организации работы с конфиденциальными докум ентами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном разви тии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на ры нке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шп ионажей, в том числе и промышленному. Как правило, в большинстве случаев, о рганизации и предприятия используют бумажные носители информации (в то м числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долгов ечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на пра вильную организацию конфиденциального документооборота в частности. Работа с до кументами, содержащими конфиденциальные сведения Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведен иям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструк таж и ознакомиться с памяткой о сохранении коммерческой тайны предприя тия. Памятка составляется службой безопасности с учётом специфики конк ретного предприятия, подписывается заместителем директора и утверждае тся директором предприятия. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документ ов, содержащих коммерческую тайну, предусматривает выполнение ряда рек омендаций. Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работ а с документами коммерческой тайны является основной служебной обязан ностью, или секретарь – референт предприятия. Эти лица несут персональн ую ответственность за утерю или утечку информации из них. Все документы, содержащие коммерческую тайну или конфиденциальную инф ормацию, подлежат учёту и специальному обозначению. На документе проста вляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра, обладате ля этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место н ахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчеств о гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жит ельства), например: Коммерческая тайна Экз. № 1 ЗАО «Парус» Ул. Марса, 38 Москва, 123456 Такие грифы показывают, что право собственности на информацию, содержащ уюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. При передаче документов, содержащих коммерческую тайну, в органы госуда рственной власти и органы местного самоуправления гриф «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» проставляется в обязательном порядке. В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность свед ений, права предприятия на них, порядок их использования и т.п. Например, е сли коммерческая тайна является результатом совместной деятельности с другим предприятием, то необходимость её сохранения должна быть отраже на в договоре. В случае отсутствия грифа «Коммерческая тайна» и указаний на конфиденц иальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утв ердившие документ, предусмотрели все возможные последствия от свободн ой (без ограничения доступа) работы с документом. На документе с грифом «Коммерческая тайна» указывается количество экз емпляров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизитов «п одпись» и «отметка об исполнителе»), например: Составлен в двух экз.: экз. № 1 – в адрес; экз. № 2 – в дело № 1 – 7 . Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на экземп ляре, который подшивается в дело. На обороте листа документа, имеющего гриф, руководитель пишет фамилии те х должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом (можн о указать и в резолюции), например: Разрешаю: 1. В.В. Иванову 2. П.С. Путину Подпись руко водителя Дата Печатание документов с грифом «Коммерческая тайна» производится центр ализованно, в специально отведённом помещении, исключающем доступ пост оронних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должн остному лицу, ответственному за их учёт. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим должностным лиц ом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: «Черн овик (или файл) уничтожен. Подпись. Дата». Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистр ироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации д окументов с грифом «Коммерческая тайна». При значительном объёме докум ентов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и вну тренних документов предприятия, содержащих гриф «Коммерческая тайна». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваютс я и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общ ее количество листов (цифрами и прописью). Все поступающие (входящие) документы с грифом «Коммерческая тайна» прин имаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или се кретарём – референтом, если ему предоставлено такое право. При поступле нии обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество л истов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае от сутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом «Коммер ческая тайна» составляется акт в двух экземплярах, один из которых напра вляется отправителю. Документы, имеющие гриф «Коммерческая тайна», формируются в отдельное д ело (или дела). На обложке в правом верхнем углу ставится гриф «Коммерческ ая тайна». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотруднико в, имеющих право пользования этим делом. Все листы дела нумеруются прост ым карандашом в правом верхнем углу. В начале дела подшивается внутрення я опись документов, содержащихся в нём, в конце дела подшивается заверит ельный лист. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должност ным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом «Коммерчес кая тайна». Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сейфу. Движение (выдача и возврат) документов с грифом «Коммерческая тайна» дол жно своевременно отражаться в «Журнале учёта выдачи документов с грифо м «Коммерческая тайна». При выдаче документа секретарём – референтом работник, получивший док умент с грифом «Коммерческая тайна», должен сверить номер полученного д окумента с номером журнале, проверить количество листов и поставить в жу рнале свою подпись. Выданные документы с грифом «Коммерческая тайна» подлежат возврату се кретарю – референту в тот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом «Коммерческая тайна» могут находиться у и сполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ним, пр и условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). При возврате документа с грифом «Коммерческая тайна», секретарь – рефе рент сверяет номер документа по журналу, проверяет количество листов до кумента и в присутствии работника ставит в графе «Отметка о возврате» св ою подпись и дату возврата документа. Передача документов и дел между работниками предприятия, производится только через секретаря – референта с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Коммер ческая тайна» из одного дела в другое без разрешения руководства и отмет ок в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Документы с грифом «Коммерческая тайна» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут р азрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласовани я, подписания и т.п. с принятием необходимых мер предосторожности. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения докумен тов с грифом «Коммерческая тайна». Они должны копироваться с разрешения руководства предприятия в специально выделенном помещении. Все копии к онфиденциальных документов берутся на учёт в специальном журнале или в «Журнале регистраций документов с грифом «Коммерческая тайна». Количе ство экземпляров документов с грифом «Коммерческая тайна» должно быть ограничено, причём каждый экземпляр готовится для заранее определённо го адресата или исполнителя. Размножение документов следует производи ть в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все брак ованные копии документа им забираются и подлежат немедленному уничтож ению. При работе с конфиденциальными документами необходимо ввести ряд след ующих ограничений для работников предприятия: - запрещается делать выписки из документов, имеющих гриф ограничения дос тупа, без письменного разрешения руководителя; - запрещается знакомиться с документами, делами, информацией, содержащей ся в памяти компьютера, других работников предприятия; - запрещается использовать информацию из документов, имеющих гриф огран иченного доступа, в открытых докладах, сообщениях, переписке, рекламных изданиях; - запрещается предоставлять свой компьютер для работы другим сотрудник ам предприятия и работать на их ПК; - запрещается бесконтрольно оставлять конфиденциальные документы на р абочем столе и работающий компьютер с конфиденциальной информацией. Все дела с грифом «Коммерческая тайна» и журналы их учёта вносятся в ном енклатуру дел предприятия. В том случае, если заголовки дел несут элемен ты коммерческой тайны, могут применяться условные (кодовые) заголовки де л или составляться отдельная номенклатура только на эти дела. По окончании года специально созданная комиссия предприятия выполняе т следующие работы: - проверяет наличие всех документов с грифом «Коммерческая тайна»; - отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для архивного хранен ия; - отбирает документы с грифом «Коммерческая тайна» для уничтожения. Проверка наличия документов с грифом «Коммерческая та йна» по решению руководства предприятия может производиться с другой п ериодичностью, например, по окончании полугодия. В случае установления факта утраты документов с грифом «Коммерческая т айна» немедленно ставится в известность руководитель предприятия, слу жба безопасности и принимаются все меры к розыску документа. Руководите лем предприятия в связи с фактом утраты назначается комиссия для служеб ного расследования. На утерянные документы после того, как розыск их не прин ёс положительных результатов, составляется акт. В «Журнал регистрации д окументов с грифом «Коммерческая тайна» вносятся соответствующие отме тки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документ ы с грифом «Коммерческая тайна», производится проверка числящихся за ни м документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приёма – переда чи этих документов утверждается руководителем предприятия или его зам естителем. При прекращении трудовых отношений с предприятием, на к отором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательства о нера зглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым договором. При передаче дел в архив на документы с грифом «Коммерче ская тайна» составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробка х, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом «Коммерческая тайна», отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предпри ятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специаль ной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления и меющейся в них информации. Руководитель предприятия по согласованию со службой б езопасности может устанавливать дополнительные меры защиты документо в по собственному усмотрению, например, ограничение круга должностных л иц, имеющих доступ к конфиденциальным сведениям, использование техниче ских средств для обеспечения сохранности документов. Уничтожение документов Документ, сод ержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкуре нтов, может нанести огромный ущерб предприятию. Определённые виды инфор мации, например, финансовая, ноу-хау, данные о персонале или договорах нуж даются в особой защите. Причиной утечки информации могут стать копии и ч ерновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разброса нные на рабочих столах, и даже неправильно утилизированные документы, пр едназначенные для уничтожения. Поэтому так важно уничтожать документа цию без возможности её восстановления. Для этой цели используют специальные устройства – уничтожители или шр едеры (от англ. яз. – резать, рвать, уничтожать). Основными характеристиками шредеров являются: - способ резки; - степень секретности; - производительность; - ширина приёмной части; - уровень шума. По способам резки уничтожители документов подразделяются на два типа: с параллельной резкой – резка на полосы различной ширины; с перекрёстной (продольно – поперечной) резкой на более мелкие фрагменты. Шредер выбир ается в зависимости от уровня секретности используемых на предприятии документов. Чем выше степень измельчения уничтоженного документа, тем с ложнее его восстановить. Уничтожители подразделяются на следующие группы: - персональные (для небольших офисов, для отдельных рабочих мест); - офисные (для отделов, малых и больших офисов); - архивные (для уничтожения больших объёмов документов). Заключение. В заключение след ует сказать, что для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденц иальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых треб ований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование р уководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с гри фом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроиз водства и документооборота на предприятии. Строгое привлечение к ответ ственности сотрудников предприятия за нарушение норм и инструкций по с екретному делопроизводству. Сведения к минимуму несанкционированного доступа к конфиденциальной документации можно достичь путём увеличени я различных административных, технологических и других барьеров. Это де лается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальн ых сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, матер иальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, данное условие сильно бы сократило несанкциониров анные утечки конфиденциальных сведений организации, что, конечно, и доро гостояще, но в наше время бы сильно помогло предприятиям конкурировать, в конце концов, на рынке. Список л итературы. 1. Федеральный закон РФ «Об инф ормации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 2. Гражданский кодекс РФ. Федер альный закон от 30.11.1994 № 51 – ФЗ (в ред. от 10.01.2003). 3. Типовая инструкция по делоп роизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утверждённая приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. 4. Справочная правовая систем а «Консультант Плюс». 5. Стенюков М.В. Документы. Д елопроизводство. – М.; «Приор – издат», (издание 9-е переработанное и допо лненное), 2005. – 160 с.