Система и организация

Содержание Ведение……………………………………… …………………… ..3 1. Организация и организационный процесс…………………… .4 2. Организационная структура………………………… ………… .7 3. Характеристика внешней среды организаци и………………… 9 4. Факторы внешней среды………………………… …………… .10 5. Внутренняя среда организации……… ……………………… ..14 6. Теория систем………………………………………………… ..15 7. Система управления организацией …………………………… 17 Заключение……………………………………………………… .. 19 Список использованной литерату ры…………………………… ..20 Введение Тему , которую я выбрала называется «Система и Организация» . По -моему , это очень актуальная тема в наше время , так как специальность котору ю я выбрала называется Менеджмент , что озн ачает Упр авляющий . И именно нам , в будущем , придется организовывать и управлять . А любые организационные структуры без наполне ния их человеческими ресурсами не могут о беспечить достижения поставленных целей . Поэтому можно сказать , что вопросы обеспечения че ловечес к ими ресурсами не менее ва жны для достижения целей организации , чем наличие у менеджера знаний и опыта в области организационной деятельности . И , поэтому , какой бы хорошей ни была структура орг анизации и организационная работа менеджера , реализовывать цели организации будут люди , те её члены , которых должен подбират ь , готовить , воспитывать и распределять по рабочим местам менеджер. В свой курсовой я постараю сь раскрыть основные понятия организации , сис темы , структуру организации. 1. Ор ганизац ия и организационный процесс Самые обычные де йствия в нашей жизни должны быть организо ваны . Например , домохозяйка определенным образом организует использование семейного бюджета , сту дент – подготовку к экзамену , предприятия – производство продукции и т.д . Без определенной организации невозможно построить дом , создать автомобиль , запустить орбитальную станцию . Умение организовывать является основны м для каждого менеджера. Для этого я сначала обозна чу такие вопросы : Что такое организация и ее процесс ? Организация – это объединение её ресурсов : людей и др угих материально-вещественных элементов , которые о пределенным образом расположены в её простран стве и взаимодействуют между собой . Можно рассмотреть слово Органи зация и в другом смысле и это будет звуч ать так : Организация – это группа людей , деятельность которых сознательно координир уется для достижения общей цели или целей. Чтобы было понятнее можно сказать , что это определение организации спра ведливо не просто для организации , я для формальной организ ации . Существуют также неформальные организации , группы , которые воз никают спонтанно , но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно . Неформальные организации существуют во всех формальных организациях , за исключением очень мале н ьких (подробнее в 3 части ). В организации пр отекают различные процессы , среди которых осо бое значение принадлежит организационному . Органи зационный процесс имеет два основных аспекта . Один из них отражает деление организации на её структурные компоненты – по дразделения , участки и т.д . – соответственно целям и стратегиям . Структура должна создав ать возможность членам организации эффективно работать совместно для достижения её целей . Второй аспект связан с взаимоотношениями её членов , их взаимодействием с р е сурсами для достижения её целей . Орган изаторская работа менеджера реализуется в про цессе «организовывания» деятельности её членов. Организационный п роцесс (процесс организовывания ) – это процес с реализации функции организации дейтельности её членов , проявл яющийся в установлении надлежащего уровня использования всех ресурс ов организации для достижения её целей , ме ханизм превращения планов в действия. Сам процесс «организовывания» включает следующие последовательно осуществляемые этапы : 1) анализ целей и пла нов по их достижению ; 2) установление глав ных целей (задач ) ; 3) распределение гла вных целей (задач ) на подцели (задания ); 4) распределение рес урсов и направлений их использования по п одцелям (заданиям ); 5) оценка результато в реализованных мероприятий. Менеджер должен постоянно повторять эту последовательность эта пов , используя её для постоянного совершенств ования организационного процесса (рис .1). Конечный результат процесса «организовывания» - установление эффективного взаимодействия между всеми вида м и ресурсов организации. Основу данного п роцесса составляет взаимодействие между субьекта ми управленческой деятельности (физическое или юридическое лицо , а также другая система , от которых исходит управляющее (властное уп равление )), и между их объединениями в структурные подразделения организации . Такое вз аимодействие разделяется на административное , инф ормационное и техническое. В процессе адм инистративного взаимодействия вышест оящие уровни иерархии управления передают ниж естоящим уровням управленческие пол номочия и ответственность , распоряжения , инструкции , рек омендации , осуществляют за ними контроль и т.д. Технические взаимодействие между субъектами управленческой деяте льности осуществляется в процессе их участия в практической деятельности – подготовке , принятии и реализации решений , совещаниях и т.д . И техническое и административное взаимодействие между субъектами управления в организации реализуется посредствам их информационного взаимодействия , где они обмениваются информацией для принятия решений , ка к официальной (закрепл енной периодически ), так и неофициальной (не обладающей официальным статусом ). Обеспечение взаимо действия между субъектами управленческой деятель ности в организации во многом определяет содержание организаторской деятельности менеджер а. Рас пределение Ресурсов и выдача распоряжений Рис . 1. Этапы процесса «организовывания» 2. Организационная структура Окончательное решен ие о выборе структур организации принимается на высшем уровне её менеджмента при помощи ру ководителей среднего и низшего звеньев . Задача менеджеров заключается в выборе такой структуры , которая наилучшим обр азом отвечала бы задачам и целям организа ции , позволяла ей эффективно взаимодействовать с окружающей средой , рационально распределять и на п равлять усилия сотрудников . Структура организа ции – это тоже один из её ресурсов , способных оказывать влияние на результаты работы. Имеется два типа организационн ых структур – формальные и неформальные. Формальная структура – это структура организации , ус т ановленная системой менеджмента . Например , это объединение людей в группы , отделы , цехи , установление между ними рабочих связей и формальных линий связей и общения. Неформальная структ ура – это структура , которая возникает в организации независимо от ме не джмента . Например , это группа людей из разных подразделений организации , которые являются друзьями. Формальные и неформальные стру ктуры сосуществуют в любой организации , как правило , не являются похожими . Потому что формальные создаются искусственно менедж ер ами , а неформальные представляют собой естест венные объединения членов организации , создаваемы е ими по интересам , не всегда совпадающими с целями формальной организации. Взаимодействие между субъектами управленческой деятельности и их объединениями в упр авляющих и управляемых структур ных компонентах организации – различных её подразделениях – реализуется посредствам ис пользования так называемых коммуникационных кана лов (каналов общения , связи между субъектами ), которые создаются для осуществления личных к онтактов , обмена документами , реализа ции функций управления и т.д. Коммуникация – это общение , обмен информацией между д вумя и более людьми , позволяющее реализовать этот обмен в коммуникационном процессе. Базовыми элементам и коммуникационного процесса явля ются : 1) отправитель – лицо , создающ ее идеи или собирающее информацию и перед ающее её ; 2) сообщение – информация , закодированная с помощью символов ; 3) канал – средство передачи информации ; 4) получатель – лицо (орган ), которому предназначена информация. К оммуникационны й процесс реализуется в порядке прохождения его основных этапов в пространстве и времени организации . Среди этапов можно выд елить такие как зарождение идеи , кодирование этой идеи , передача информации и восприят ие её получателем. Компоненты и элементы любой организации структуры у правления являются или источниками , или получ ателями , или посредниками . Они связываются меж ду собой и с управляемыми объектами (субъе ктами ) коммуникационными каналами , которые характеризуются и разли чаются пропускной способностью , скоростью дв ижения информации и т.д. 3. Характеристика внешней среды организации , факторы воздействи я Представители классических школ менеджм ента анализировали в первую очередь внутренни е фактор ы организации . Под внешней сре дой организации понимаются все условия и факторы , возникающие в окружающей среде , незав исимо от деятельности конкретной фирмы , но оказывающие или могущие оказать воздействие на её функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений. Однако набор этих факторов и оценка их воздействия на хозяйственную д еятельность различны , причём не только у а второв научных публикаций по вопросам менеджм ента , но и у каждой фирмы . Обычно фирма в процессе управления сама определяе т , какие факторы и в какой степени мог ут воздействовать на результаты её деятельнос ти в настоящий период и на будущую пе рспективу , вывода проводимых исследований или текущих событий сопровождаются разработкой конкр етных средств и методов для принятия соот в етствующих управленческих решений . П ричём прежде всего выявляются и учитываются факторы внешней среды , оказывающие воздейств ие на состояние внутренней среды , оказывающие воздействие на состояние внутренней среды фирмы. Внешняя среда организации я вляется ис точником , питающим организацию ресурсами , необходимыми для поддержания её вн утреннего потенциала на должном уровне . Орган изация находится в состоянии постоянного обме на с внешней средой , обеспечивая тем самым себе возможность выживания . Но ресурсы вн ешней среды не безграничны . И на них претендуют многие другие организации , н аходящиеся в этой же среде . Поэтому всегда существует возможность того , что организация не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды . Это может ослабить её по тенциал и привести ко многим негат ивным для организации последствиям . Задача ст ратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия организации со средой , которое позволило бы ей поддерживать её потенциал на уровне , необходимом для достиж ения её целей , и тем са м ым давало бы ей возможность выживать в до лгосрочной перспективе. И так для того , чтобы определить стратегию поведения организации и провести эту стратегию в жизнь , руководство должно иметь углублённое представление как о внутренней среде организации , её по тенциале и тенденции развития , так и о внешней среде , тенденциях её развития и месте , занимаемом в ней организацией . При этом и внутренняя среда и внешнее окружение изучаются стратегическим управлением в первую очередь для того , чтобы вскр ывать те угрозы и возможности , кот орые организация должна учитывать при их достижении . 4. Факторы в нешней среды При рассмотрен ии внешнего окружения на организацию важно понимать , что характеристики среды отличны , но в то же время связаны с её фак торами . Характеристики в заимосвязанности , слож ности , подвижности и неопределённости описывают факторы как прямого , так и косвенного в оздействия. Классификация ф акторов внешней среды вследствие их многообра зия довольно различна и в её основу м огут быть положены различные принципы. При анализе внешних фактор ов обычно выделяют два их типа : факторы прямого воздействия , иногда называемые – б лижайшее окружение , и факторы косвенного возд ействия , иногда называемые – общее окружение. Факторы прям ого воздействия. К факторам п рямого воздей ствия относят те , которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влиян ие операций организации. 1) Собственники Одно из главных влияний на организацию оказывает форма с обственности и собственно её представители – собст венники . Это фактор , как впрочем и другие , тесно связаны с другими орг анизациями (внутренней и внешней среды ). 2) Законы и го сударственные органы. Каждая организация имеет к онкретный правовой статус , что и определяет , как она может вести дела , какие имеет права и какие обязанности несет перед государством , а также перед органами мест ного управления . Организации обязаны соблюдать не только федеральные и местные законы , но и требования органов государственного рег улирования . Эти органы обеспечивают принудите л ьное выполнение законов в соотве тствующих сферах своей компетенции , а так же вводят собственные требования , зачастую та кже имеющие силу закона . Каждый вид деятел ьности регулируется определёнными органами. 3) Поставщики , партнеры и посре дники. С точки зрени я сис темного подхода организация – это механизм преобразования входов и выходов . Основные разновидности входов – это материалы , обор удование , энергия , капитал и рабочая сила . Зависимость между организацией и сетью постав щиков , обеспечивающих ввод указанны х ресурсов , - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на организацию и успешность деятельности организации . Получени е ресурсов из других стран может быть выгоднее с точки зрения цен , качества и ли количества , но одновременно опаснее усилен и ем таких факторов подвижности ср еды , как колебания обменных курсов или пол итическая нестабильность. В некоторых случаях все орг анизации определённого региона ведут дела с одним или практически с одним поставщико м . Поэтому все они попадают в равную з ависимо сть от действий поставщика . Можно привести такой пример – обеспечение эне ргией . Все организации получают энергию по ценам , установленным государством , и редко м огут найти альтернативного поставщика , даже е сли организация считает , что текущее энергосб ереже н ие неадекватно или слишком дорого обходится . Такие изменения , как повышен ие цен поставщиком содействует на организацию в той мере , в какой она расходует энергию . 4) Заказчики , клиенты , потребит ели. Анализ потреби телей , как компоненты непосредственного окр ужения организации , в первую очередь и меет своей задачей составление профиля тех , кто покупает продукт , реализуемый организацией . Изучение покупателей позволяет организации лучше уяснить то , какой продукт в наибольш ей мере будет приниматься покупателями , н а какой объём продаж может рассчитыв ать организация , в какой мере покупатели п ривержены продукту именно данной организации , насколько можно расширить круг потенциальных покупателей , что ожидает продукт в будущем и многое другое. Потребители , решая , какие т овары и услуги для них желательны и п о какой цене , определяют для организации п очти всё , относящееся к результатам её дея тельности . Тем самым необходимость удовлетворения потребностей покупателей влияет на взаимодей ствие организации с поставщиками материа л ов и трудовых ресурсов . Воздействие по требителей на внутренние переменные структуры зачастую оказывается значительным. 5)Конкуренты Конкуренты – это внешний фактор , влияние которого нево зможно оспаривать . Руководство каждого предприяти я чётко понимает , что если не удовле творять нужды потребителей также эффективно , как это делают конкуренты , предприятию долго не продержаться на плаву . Во многих с лучаях не потребители , а как раз конкурент ы определяют , какого рода результаты деятельн ости можно продать и какую цену можно запросить. Вместе с тем , необходимо отметить , что конкуренция иногда толкает фирмы и на создание между ни ми соглашений различных типов от раздела рынка до кооперации между конкурентами. Факторы косв енного воздействия. Эти факторы относятся к общему окружению организации и не оказывает такого влияния на ее операции , как факторы прямого воздействия. Но , однако , среда косвенного воздействия обычно сложнее , чем среда пря мого воздействия. 1) Экономическое ок ружение. Оно характеризуется , прежде все го , уровнем раз вития и состоянием экономики . Состояние эконо мики оказывает влияние на стоимость ресурсов и спрос товаров и услуг . В условиях инфляции , что существенно влияет на сегодня шнее состояние экономики России , фирмы заинте ресованы в увеличении запа с ов мат ериальных ресурсов , задержках платежей . Спад э кономики заставляет организации уменьшить запасы готовой продукции , сокращать число работнико в . На экономическую обстановку оказывает влия ние политическая среда. 2) Политическое окр ужение. Способы и цели управления экономикой страны есть результат политических целей и задач находящегося у власти правительства . Большое значение имеет и политическая стабильность . Законы , принимаемые парламентом , часто являют ся следствием политической обстановки. 3) Техноло гичес кое окружение. Техноло гия является одновременно и внешним фактором организации , и ее внутренним элементом . В качестве внешнего фактора она отражает у ровень научно-технического развития , который возде йствует на организацию . Для того , чтобы со хранилась конкурентоспособность , каждая организ ация вынуждена использовать достижения НТП (н аучно-технического прогресса ). 4) Социально-культурное окружение. Социаль но-культурные факторы влияют на формирование спроса населения , на трудовые отношения , урове нь зарабо тной платы и т.д . К этим факторам относится и демографическое состоя ние общества . Важное значение имеют и отно шения организации с местным населением . В связи с этим выделяют также в качестве фактора социально-культурного окружения – неза висимые средства м ассовой информации , которые могут формировать имидж фирмы и ее товаров и услуг. 5) Международное ок ружение. Этот фактор оказывает влияние в первую очередь на организации , действующие на международном рынке , но многие из них могут оказывать не только косве нное , но и прямое возде йствие на организации , действующие только на международном рынке. Организацию и ее окружение можно представить в следующ ем виде (рис .2). 5. Внутренняя среда организации Любая организац ия находится и функционирует в среде . В менеджменте под средой организации понимается наличие условий и факторов , которые возде йствуют на функционирование фирмы и требуют принятия управленческих решений , направленн ых на их управление либо на приспособлени е к ним. Каждое действие всех без исключения организаций возможно только в т ом случае , если среда допускает его сущест вование. В структуре среды организа ции различают факто ры внутренней и вн ешней среды . Такое деление факторов в мене джменте общепризнанно. Под внутренней средой пони мается хозяйственный организм фирмы , включающий управленческий механизм , направленный на оптими зацию научно-технической и производственно сбытов ой деятельности фирмы . Внутренняя среда организации является источником её жизненной силы . Она заключает в себе тот потенциал , который даёт возможность организации функци онировать , а следовательно , существовать и выж ивать в определённом промежутке времени . К о гда речь идёт о внутренней с реде фирмы , имеется ввиду глобальная структур а фирмы , охватывающая все производственные пр едприятия фирмы , финансовые , страховые , транспортны е и другие подразделения , входящие в фирму , независимо от их местоположения и сферы де я тельности . Но внутренняя среда может также быть и источником проблем и даже гибели организации в том случае , если она не обеспечивает необходимого фу нкционирования организации. 6. Теория си стем Любая фирма , производственное предприяти е , организация являются системами , то есть представляют собо й формально или неформально созданное целое , состоящее из взаимозависимых частей . Мир в целом есть система , которая , в свою очередь , состоит из множества больших и ма лых систем . Система – против о пол ожность хаосу . Установив общие принципы управ ления в любых системах , можно попытаться о пределить , как должна быть организована систе ма , чтобы она работала наиболее эффективно . Этот подход к исследованию проблем управле ния от общего к частному , от абстр а ктного к конкретному получил название организационного или системного . Такой подход обеспечивает возможность изучения большого к оличества альтернативных вариантов , анализа огран ичений и последствий принимаемых решений. Теория систем связана с име нем Алекса ндра Александровича Богданова – крупного русского философа , экономиста и публициста . Богданов разработал основы теории строения систем и обосновал общие законо мерности их развития. Бывают закрытые и открытые системы. Закрытые сист емы могут существовать хот я бы какой-то промежуток времени самос тоятельно , без взаимодействия с окружающей ср едой (например , полет самолета ). Открытые системы ( а их большинство ) устойчиво функционируют только благодаря поступлению изв не информации , энергии , сырья , материалов и реа гируют на изменения параметров внеш ней среды. Теория систем рассматривает управляемую систему не автономно , а в ее связи с окружающей средой и исследует методы адаптации системы к изм еняющимся внешним условиям. Система – э то индивидуальный потенциал челове ка. Система – это целое , созданное из частей и элемен тов , взаимодействующих между собой , для целена правленной деятельности . Среди её основных пр изнаков следует назвать : множественность элементо в , целостность и единство между ними , нали чие определённой стру ктуры и т.д . Вмес те с тем система имеет свойства , отличные от свойств своих элементов . Всякая систе ма , в общем виде , имеет входное воздействи е , систему обработки , конечные результаты и обратную связь . Рис .3 Система как объект в госуд арственном , социально-экономическом пространстве. 7. Система у правления организацией Управление орг анизацией не может быть просто сведено к реализации только его общих функций . Оно представляет собой сложную систему , состоящу ю не только из организационной структ уры , но и процесса , целей , методов. Любая организация представляет собой систему , состоящую из множества эле ментов , находящихся в состоянии подвижного ра вновесия и постоянного взаимодействия между с обой . Эти элементы ра зличным образом к омбинируются и образуют более укрупненные фор мирования – компоненты . В любой организации как единой управляемой системе выделяются два таких компонента – подсистема (система , субъект ) управления и управляемая система (объект , система ). В н асто ящее время в составе системы управления о рганизации выделяют следующие подсистемы : 1. структура управления ; 2. техника управления. 3. функции управления. 4. методолог ия управления (рис .4) При этом , систему управления можно рассматривать как с позици и статики , т.е . как некий механизм (механизм управления ), так и с п озиции динамики , как управленческую деятельность. Структура и техника управления являются элементами механизма управления и включают себя соответственно : - функциональную и организаци онную структуру , схему организационных отнош ений , профессионализм персонала ; - компьютерну ю и оргтехнику , мебель , каналы передачи ин формации (сети связи ). Система уп равления Подсистемы Методология управления Процесс управления Струк тура у правления Техника управления Элеме нты систем управления Цели , задачи Законы и принципы Методы и функции Технология и практика упра вления Коммуникации Схема процесса Разработка и реализация решений Информационное обеспечение Функциона льные структуры Схемы организационных отношени й Организационные структуры Профессионализм персонала Система документооборота Информационные каналы Компьютерная и оргтехника , офисная мебель Рис . 4. Структура элементов системы упр авления организа ции. Заключение Итак , я п одошла к заключению в своей курсовой рабо те . Хотелось бы подчеркнуть , что тему , кото рую я выбрала , является непростой для разб ора . Но я старалась раскрыть основные поня тия организации в нескольких смыслах : 1. Это пр оцесс совок упности управляющий воздействий в ходе любой деятельности ; 2. Структура объекта управления или субъекта управления ; 3. Свойство , и нструмент управления объектом или субъектом , которое мы применяем. Также раскр ыла организационную структуру , её характеристи ки. Обозначила поня тие системы – объективно выявленное единство закономерно связанных друг с другом пред метов и явлений , а также знаний о прир оде и обществе. Напоследок хотелось бы сказать , что управление организац ией в наше динамическое время представляет собой сложную работу , которую нельзя выполнить успешно , руководствуясь простыми сухи ми заученными формулами . Руководитель должен сочетать понимание общих истин и значимости личности. Список ис пользованной литературы 1. Конспект лекций по т еории управления и ор ганизации. 2. Кнорринг В.И . «Искусство управления» // Учебник , М ., Из д-во «БЕК» , 1997г. 3. Кузнецов Ю. В . «Проблемы теории и практики менеджмента»,С-П б , Изд-во Санкт-Петербургского Университета , 1994 г. 4. Майкл Мекс он , Майкл Альберт. «Основы менеджмента» , М ., Изд-во «Дело» , 1997г. 5. Соляник Г.П ., Феклистов И.Ф . «Основы менеджмента в орга низации» , С-ПБ , Изд-во «Политехника» , 1999 г. 6. «Управление организацией» , под ред . Д.э.н ., проф . А.Г . По ршнева , Д.э.н ., проф З.П . Румянцевой , Д. э.н ., проф . Н.А . Саломатина , Изд-во «Инфра – М» , М ., 1998 г.