Оглавление.
Введение
Глава 1. Теоретическая часть.
1.1.Автоматизированный учет кассовых операций.
1.2. Программное обеспечение в автоматизированном учете кассовых операций.
1.3. Преимущества использования автоматизированного учета кассовых операций.
Глава 2. Практическая часть.
2.1. Постановка задачи
2.2.Входная информация.
2.3. Выходная информация.
2.4.Алгоритм преобразования входной информации в выходную информацию.
Заключение.
Список литературы.
Введение
Развитие человечества знаменуется системой эпохальных открытий и перемен, коренным образом изменяющих характер жизни общества. К таким событиям, безусловно, относится и повсеместное распространение информационных технологий и телекоммуникаций. Уровень развития информационных технологий является одним из важнейших критериев не только экономического, но и политического могущества государства.
Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность работы персонала, создать оптимальную структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. Автоматизация бухгалтерского учета – одна из наиболее важных задач. Широкое применение бухгалтерских пакетов и программ позволяет повышать оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимать более объективные финансовые и управленческие решения.
Конечно, компьютерная программа не заменит грамотного бухгалтера, но позволит сэкономить время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.
Все вышеперечисленное определило актуальность исследования.
В курсовой работе областью исследования является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций.
Целью данной курсовой работы является подробное рассмотрение технологии обработки данных в кассовых операциях с помощью автоматизированной информационной технологии (АИТ). Преобразование исходной информации рассмотрено на примере программы «1С: Бухгалтерия».
В соответствие с поставленной целью были решены следующие задачи:
1.Рассмотрениеобласти исследования.
3.Выбор программного обеспечения.
4. Описание входной и выходной информации.
4.Разработкаалгоритма преобразования входной информации в выходную.
В соответствии с целью работы и поставленными задачами, работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
Глава 1. Теоретическая часть.
1.1.Автоматизированный учет кассовых операций.
Автоматизированные информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматизированное получение данных, необходимых как для ведения оперативного синтетического и аналитическою учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности, данных необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также системного контроля за ходом производственных процессов. В условиях использования автоматизированных информационных технологий имеется возможность осуществить посредством отчетной информации иерархическую взаимосвязь различных уровней управления в предприятии.
Что же следует понимать под «автоматизированными информационными технологиями в учете». Это система функционирования на базе локальных вычислительных сетей и других современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета. [2]
В курсовой работе предметной областью автоматизации является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций. Этот раздел бухгалтерского учета необходимо автоматизировать, так как предприятия различных форм собственности и организационно-правовых форм все без исключения используют в своем учете кассовые операции.
Основными задачами бухгалтерского учета кассовых операций являются:
• проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;
• обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, выявление дебиторской и кредиторской задолженностей, средств в расчетах в иностранной валюте;
• своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, документов и расчетов, обеспечение взыскания дебиторской и погашение кредиторской задолженностей и ссуд кредитных учреждений в установленные сроки;
• обеспечение сохранности денежных средств, документов в кассе и других местах их выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью всех неотложных нужд предприятия, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима.[4]
История кассовых операций начинается с 13 июля 1875 года, когда Дэвид Браун получил патент на «аппарат для транспортировки товаров, наличных денег и прочих мелких грузов». С этого момента началась эра автоматизации и учета розничных операций.
Розничная торговля значительно изменилась с развитием мегаполисов. Продавец, обычно это хозяин магазина, знал всех своих посетителей по имени, отдавал товары в кредит, был приятелем и хорошим собеседником. В любом магазине большого города наблюдалась совсем другая ситуация: клиенты требовали повышенного внимания, деньги - учета, а продавцы - контроля. Аппарат Дэвида Брауна был создан для осуществления контроля над всеми расчетами в магазине. Система представляла собой корзинки, подвешенные к веревочной карусели. Продавец, приняв от клиента деньги за товар, направлял их в корзинке кассиру, который отдавал назад сдачу и товарный чек. В крупном универмаге кассир сидел в центре «паутины», по нитям которой к нему стекалась наличность из разных отделов. Первый опыт внедрения системы, осуществленный в крупнейшем мебельном магазине в Массачусетсе в 1879 году, привел к существенному увеличению объемов продаж, сокращению времени на проведение торговой операции и улучшению контроля за движением средств и остатка товара на складе. Система Брауна стала востребованной всеми крупными магазинами, стали поступать заказы из США, а позже и Европы. Вильям Лэмсон, владелец мебельного магазина, купил права на изобретение Дэвида Брауна и в 1882 году создал компанию Lamson Cash Railway Company. Система была надежна и неприхотлива, ее техническое обслуживание и устранение поломок занимало немного времени и выполнялось любым сотрудником магазина с помощью минимального набора инструментов. Разработки новых версий системы шли постоянно: в начале XX века компания представила скоростные варианты на основе пневматической трубы либо, в другой версии, на основе катапульты из эластичного материала. Однако самый первый вариант все равно оставался наиболее востребованным.
Изобретенный в 1884 году братьями Ритти кассовый аппарат занял свое законное место в центре инфраструктуры магазина с системой Лэмсона. Он позволял кассиру не только быстрее и правильнее произвести расчет, но и обладал функцией, из-за которой налоговые органы впоследствии сделали его обязательным во всех розничных точках: он сохранял в памяти информацию обо всех платежах. Однако именно кассовый аппарат и стал причиной гибели простого и надежного изобретения Брауна - его возможностей оказалось достаточно, чтобы заменить собой громоздкую систему. В 1950 году компания Лэмсона прекратила производство, однако еще несколько десятилетий многие магазины продолжали пользоваться этим устройством, которое долгие годы было основной частью торговых предприятий.[5]
Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. Решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 № 40)
Для осуществления расчетов наличными деньгами (выдачи заработной платы, денег на командировочные расходы и т.п.) предприятие должно иметь кассу. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения сохранности денежных средств. Кассовые операции выполняет отдельный работник предприятия — кассир. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию.
Предприятие может иметь наличные деньги в кассе в размере, который устанавливает банк, обслуживающий эту организацию.
Кассовые операции проводятся в следующем порядке:
1. оформление первичных документов по приходу и расходу;
2. регистрация первичных документов в журнале регистрации;
3. записи в кассовую книгу (под копирку в двух экземплярах), ежедневное подведение остатка по кассовой книге;
4. сдача в бухгалтерию (бухгалтеру) отчета кассира (2-й экземпляр кассовой книги) с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.
Прием наличных денег в кассу производится по приходным кассовым ордерам, выдача наличных денег — по расходным кассовым ордерам или по другим документам, оформленным надлежащим образом. Такими документами могут быть платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета и т.п. Сдача наличных денег в банк происходит по объявлениям на взнос наличными.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
На территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в соответствии с Федеральным Законом от 22.05.2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» используется контрольно-кассовая техника. Если организации в силу специфики своей деятельности или особенностей местонахождения не имеют возможности применять контрольно-кассовые машины, то в качестве документов строгой отчетности при расчетах с населением могут использоваться формы бланков документов, утвержденные Минфином России. [4]
1.2. Программное обеспечение в автоматизированном учете кассовых операций.
Важным элементом реализации технологии обработки информации является выбор программного обеспечения. Программное обеспечение – это важнейший элемент автоматизированных информационных систем – предназначено для отражения информации. Разработкой и созданием компьютерных систем автоматизации бухгалтерского учета занимается большое количество специализированных фирм.
Необходим "идеальный" пакет, который для начинающего бухгалтера будет хорошей обучающей системой, для опытного профессионала – отличным инструментов при просчете вариантов, для аудитора – надежным средством быстрой проверки бухучета на предприятии. Но найти такой товар на рынке программных продуктов не так просто. Из-за отсутствия информации зачастую покупаются программы, хорошо разрекламированные какой-то фирмой, но, в принципе, мало пригодные для специфических условий работы на конкретном предприятии. Причина здесь, как правило, заключается не в качестве программы, а лишь в ограниченности набора функций. Нецелесообразным является и покупка дорогостоящего мощного программного продукта для предприятия, где вполне достаточно использовать дешевую и простую в эксплуатации программу. Оправданным может быть покупка программного продукта "на вырост", если на небольшом предприятии предстоит в будущем организация трудоемкого учета производственных запасов, детализированного учета затрат и калькулирование себестоимости, сложного учета туда и заработной платы.
Основой классификации функциональных пакетов автоматизированного бухгалтерского учета может служить их ориентация на размеры предприятия: малое (пакеты мини-бухгалтерии по схеме ПгиБ: Проводки – Главная книга – Баланс или интегрированный бухгалтерский учет), среднее и крупное (комплексный бухгалтерский учет с сетевой версией бухгалтерского учета, а также управленческие системы).
К программному обеспечению, используемому в бухгалтерии, относятся также программы, обеспечивающие автономию таких операций как создание и печать текстовых документов, расчет табличных данных.
Автоматизированные системы бухгалтерского учета охватывают все этапы бухгалтерского учета и включают в себя средства создания первичных документов, средства отражения на счетах бухгалтерского учета совершенных хозяйственных операций, средства формирования бухгалтерской отчетности и представления данных для анализа финансово-хозяйственной деятельности.
В компьютерной реализации бухгалтерского учета несколько иной подход к отражению информации по сравнению с традиционной формой. Если при ручном учете приходится многократно делать одни и те же записи в различных регистрах, то при компьютерном учете запись заносится один раз. Как правило, это бухгалтерская проводка, которая записывается в журнал хозяйственных операций (журнал проводок). Дело в том, что программа может легко выбрать из всего набора проводки только те, которые нужны в данный момент. На основе данных хозяйственных операций автоматически формируются все накопительные ведомости – сальдо, обороты, кассовая и главная книги и др.[1]
1.3. Преимущества использования автоматизированного учета кассовых операций.
Автоматизация управления деятельностью предприятия невозможна без компьютеризированного бухгалтерского учета. Именно с него как правило и начинается автоматизация управления. Бухгалтерский учет необходимо автоматизировать – это понимает любой бухгалтер. Предпосылками для этого являются:
• Наличие большого объема трудоемких и рутинных работ.
• Задачи бухгалтерского учета решаются по относительно несложным алгоритмам с преобладанием логических и арифметических операций.
• Строго определенные элементами метода (двойная запись, документация, оценка и инвентаризация и т.д.), что создает единую унифицированную базу для любого предприятия.
• Сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций, что необходимо и остальным управленческим структурам предприятия.
• Внешние пользователи, которым бухгалтерия должна представлять свои отчеты (Пенсионный фонд, налоговые органы), требуют их в электронной форме на машиночитаемых носителях.
• В стране налажено обучение бухгалтеров на разных уровнях (техникумы, ВУЗы, институт профессиональных бухгалтеров и проч.), что создает необходимый кадровый потенциал для компьютеризации бухгалтерского учета.
• Наблюдается систематическое снижение стоимости персональных ЭВМ, что делает их применение достаточно эффективным в бухгалтерском учете.
Предприятие, решившее автоматизировать бухгалтерский учет, может пойти по одному из следующих путей:
1) выполнить эту работу собственными силами;
2) пригласить специалистов для изготовления программ из сторонней организации
3) купить готовый программный продукт. [3]
Есть целый ряд преимуществ использования автоматизированных информационных технологий:
максимальная управляемость компанией путем быстрого и оперативного получения информации о текущем состоянии организации
возможность быстрого реагирования на изменения рынка
повышение эффективности работы организации
сокращение времени обработки и анализа информации, а также формирования, поиска первичных документов
уменьшение количества ошибок
возможность ограничивать доступ персонала к редактированию или просмотру определенной информации
возможность напоминать пользователю о необходимости определенных действий, которые ему необходимо предпринять
Автоматизация бухучета приведет:
• к упорядочению бухучета;
• к увеличению количества информации, получаемой из бухучета;
• к уменьшению числа бухгалтерских ошибок. Этот фактор поможет избежать штрафов и пеней.
• к повышению оперативности бухучета.
Внедрение АИТ приводит к сокращению штата, позволяет привлекать менее квалифицированный персонал (обученный работе с программой), эффективно управлять компанией, оперативно устраняя возникающие проблемы и негативные тенденции.[7]
Глава 2. Практическая часть.
2.1. Постановка задачи
В работе предметной областью автоматизации является бухгалтерский учет, а именно подсистема учета кассовых операций. Предполагается рассмотреть, как и каким образом ведется учет кассовых операций в бухгалтерской программе, описать алгоритм преобразования исходных данных в информацию, получаемую на выходе из автоматизированных систем. При решении поставленных задач необходимо выбрать программное обеспечение.
Одним из наиболее успешных направлений в разработке отечественного программного обеспечения является создание бухгалтерских программ, и несомненным лидером в этой области следует признать компанию «1С». С начала девяностых годов прошлого века эта компания специализируется на деловом программном обеспечении, причем ее наиболее распространенный продукт – программа автоматизации бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия».
В программе «1С: Бухгалтерия» работать значительно удобнее, чем с аналогичными программами этого же ценового диапазона. В последнее время умение работать с этой программой стало обязательным условием для устройства бухгалтера на хорошую и высокооплачиваемую работу.
«1С: Бухгалтерия» - это универсальная бухгалтерская программа, позволяющая организовать как простой, так и сложный учет. Она может быть настроена самим бухгалтером на особенности бухгалтерского учета на своем предприятии, на любые изменения Законодательства и форм отчетности. «1С» может использоваться на любых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, на заводах и т.д. Программа отличается удобством в работе, легкостью освоения, быстротой проведения операций. В ней имеются возможности для ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.
Программа «1С: Бухгалтерия» предназначена для учета наличия и движения средств предприятия, т.е. ведения синтетического и аналитического учета, подготовки отчетности и первичных документов. «1С: Бухгалтерия» обеспечивает: ручной и автоматический ввод проводок; возможность корректировать план счетов, настраивать аналитический учет; анализ финансовой деятельности предприятия.
Программа рассчитана на хранение большого числа проводок, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме и содержанию. Программа ведет учет в количественном и стоимостном выражении.
Особенности программы «1С: Бухгалтерия»:
- использование нескольких планов счетов одновременно;
- многоуровневые планы счетов;
- многомерный аналитический учет;
- многоуровневый аналитический учет;
- количественный учет;
- многовалютный учет по неограниченному числу валют;
- ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;
- ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций, в том числе со сложными проводками, контроль корректности проводок;
- ввод, хранение и печать любых наличных документов;
- формирование и печать разнообразных отчетов.
Программа имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов. Каждый бухгалтер имеет свой «пользовательский интерфейс», свои пункты меню и панели инструментов в зависимости от обслуживаемого им участка бухгалтерского учета, права доступа к данным, хранящимся в системе. Можно оставить свое рабочее место и заблокировать работу с программой, без знания вашего личного пароля никто не сможет получить доступ к программе и учетным данным, хранящимся в информационной базе.
Программа представлена с большим набором форм бухгалтерской отчетности – главная книга, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т.д. Помимо этого программа позволяет создавать и произвольные отчеты, отражающие особенности ведения учета на конкретном предприятии.[6]
2.2.Входная информация.
Входная информация - это перечень исходных данных, которые будут подвергаться автоматизированной обработке. Первичные документы заполняются на бумаге, формируются непосредственно на персональных ЭВМ, сканируются, передаются по каналам связи и пр. Собранная и зарегистрированная в подразделениях предприятия информация передается разными способами: посредством курьера, доставкой с помощью транспортных средств, дистанционной передачей по каналам связи. Хранение учетной информации на носителях вызвано, в основном, накоплением сообщений до их обработки.
Обработка приходящих документов выполняется путем ввода в память компьютера информации о них. Работа начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится номер документа, дата выписки, сумма по документу, корреспонденция счетов, контрагенты, реквизиты лица, внесшего денежные средства, основание для заполнения документа, назначение платежа и т.д. Пример ввода исходных данных показан на рисунке 2.1.
После ввода данных и разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных. После ввода данных по одному кассовому отчету с его первичных документов перед началом ввода данных следующих кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной в первичных документах.
2.3. Выходная информация.
Выходная информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - является завершающим этапом работы с программой и связан с получением полной достоверно сформированной информацией. Обработка экономических операций ведется на ЭВМ и включает выполнение ряда арифметических и логических операций. Результатная информация выдается на печать в виде машинограмм и (или) видеограмм для внешнего и внутреннего пользователя.
В результате автоматизированной обработки информации по учету кассовых операций можно получить журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки к журналам-ордерам, расшифровки к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др. Пример результата обработки первичных данных представлен на рис. 2.2.
Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения справки - № счета, вид операции и период. Для получения справки по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны из справочника.
В полуавтоматическом режиме могут быть подготовлены следующие документы: платежные поручения, платежные требования, инкассовое поручение. При этом реквизиты по организациям в полном объеме должны быть заполнены в справочнике. В этом случае данная информация выбирается из справочника и заносится в платежный документ. При формировании платежного документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.
2.4. Алгоритм преобразования входной информации в выходную информацию.
Необходимо рассмотреть основные операции, которые бухгалтеру, совместно с кассиром, приходится выполнять при учете кассовых операций: оформление приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, формирование кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Кассовыми операциями являются операции, связанные с приемом, хранением и расходованием наличных денежных средств. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации.
Рассмотрим сначала общие положения учета кассовых операций в «1С: Бухгалтерии». Для учета кассовых операций в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 50 «Касса», который имеет субсчета, детализирующие конкретные виды касс, использующиеся на предприятии. По умолчанию (рис. 2.3) к счету 50 открывают субсчета 50.01 "Касса организации", 50.02 "Операционная касса", 50.03 "Денежные документы". Предусмотрены здесь и субсчета для организации учета иностранной валюты - это 50.21 "Касса организации (в валюте)" и 50.23 "Денежные документы (в валюте)".
Субконто «Статьи движения денежных средств» используют счет 50 и большинство его субсчетов. Выбор статьи движения денежных средств система сразу запрашивает при создании кассовых документов, что необходимо для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4).
Рассмотрим алгоритм поступления денежных средств в кассу в системе «1С: Бухгалтерия».
Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО состоит из двух частей - ордера и квитанции. При поступлении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.
Как происходит движение ПКО внутри организации: бухгалтер формирует ПКО, записывает электронный документ в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку «Записать в форме документа», но не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не окажет никакого воздействия на состояние учета. Распечатав на принтере, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера. Когда кассир получит по ПКО нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку «Провести в форме документа». Если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет. Также кассиру необходимо зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4).
Рассмотрим оформление ПКО.
Для того чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер. В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа (рис. 2.4).
Ниже представлены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств.
Рассмотрим пример: 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей.
Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке, откроется форма ПКО, которую нужно заполнить (рис. 2.5).
Реквизит Сумма – необходимо ввести 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа установить следующие параметры:
Банковский счет: "Ростбанк" (Расчетный);
Счет учета: 51
Статья движения денежных средств: Получение наличных денежных средств в банке.
Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Чтобы распечатать ПКО, надо нажать на кнопку Печать. На экране (рис. 2.6) отобразится Форма №КО-1.
Нажав кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.
Для того чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи нужно выделить его и нажать на кнопку Результат проведения документа, которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки видно на рис. 2.7.
Открывшееся окно позволяет отредактировать проводку вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для получения этой информации нужно нажать на кнопку Отчет по движениям документа в окне Результат проведения документа. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.
При заполнении ПКО и других кассовых документов часто используют механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого, т.к. документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать. Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю, Реализация товаров и услуг, Отчет комиссионера о продажах, Отчет о розничных продажах. ПКО тоже может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС, Расходный кассовый ордер, Счет-фактура выданный.
Рассмотрим выбытие денежных средств из кассы.
Постановление Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 регламентирует форму Расходного кассового ордера (или РКО), с помощью которого оформляется выбытие денежных средств из кассы. Бухгалтер выписывает РКО, ставит печать и подпись уполномоченного лица, а кассир выдает деньги по расходному кассовому ордеру. Порядок автоматизации совместной работы бухгалтера и кассира при организации движения РКО схож с ПКО.
Для создания РКО необходимо выполнить: Касса Расходный кассовый ордер. Появится окно списка расходных кассовых ордеров. При добавлении нового РКО выйдет список видов документа, с которыми можно работать (рис. 2.8).
Заполнение и порядок работы с этим документом практически полностью совпадает с порядком работы с ПКО. Так же заполняются реквизиты, вкладки, так же можно распечатать документ.
Еще одной возможностью 1С: Бухгалтерии является автоматическое формирование Кассовой книги. Кассовую книгу (Ф №КО-4) применяют для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе. Законодательно заданы достаточно жесткие нормы ведения кассовых книг. Автоматизированное ведение кассовой книги облегчает работу и кассиров, и бухгалтеров. Ручное ведение кассовой книги заменяет отчет Кассовая книга, который состоит из двух частей. Первая часть отчета называется Вкладной лист кассовой книги. Он служит для формирования кассовой книги. Распечатанные листы брошюруются по мере необходимости или в определенные сроки, например, ежемесячно. Вторая часть называется Отчет кассира. Отчет содержит те же данные, что и вкладной лист. Кассир передает отчет с прилагающимися кассовыми документами в бухгалтерию.
Кассовая книга (Касса Кассовая книга) в 1С: Бухгалтерии реализована в виде отчета (рис. 2.10).
Кассовые документы регистрируются в журнале приходных и расходных кассовых документов (Форма №КО-3). Журнал ведет бухгалтер.
В системе 1С: Бухгалтерия Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (Касса Журнал регистрации кассовых документов) реализован в виде отчета (рис. 2.11).В форме отчета есть две вкладки. На одной (Журнал документов) формируется журнал документов, на второй (Обложка) сформирована обложка Журнала.
Заключение.
В результате выполнения курсовой работы все поставленные цели и задачи выполнены. В первой главе раскрыты теоретические аспекты выбранной области исследования: описаны основные понятия и определения, историю автоматизации кассовых операций, доступные программные пакеты бухгалтерского учета, преимущества от применения автоматизации. В практической части выделены 4 подраздела: постановка задачи, входная информация, выходная информация, алгоритм преобразования входной информации в выходную информацию. Практическая часть рассмотрена на примере программы «1С: Бухгалтерия».
В итоге можно сделать следующие выводы: автоматизировать бухгалтерский учет необходимо. Это связано в первую очередь с тем, что работа по учету данных на предприятии требует достаточно больших затрат времени и труда. Следует учесть, что ручное ведение бухгалтерского учета не исключает возможности ошибиться, поэтому работник бухгалтерии должен быть предельно внимательным. В работе бухгалтера компьютер является основным инструментом. С помощью программных разработок специализированных фирм, например, программы «1С: Бухгалтерия», можно без особых усилий вести учет кассовых операций. Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами предполагает наличие у работника данных по ведению учета, а также знаний, необходимых для ведения.
Таким образом, мы выяснили, что «1С: Бухгалтерия» - это универсальная бухгалтерская программа, позволяющая организовать как простой, так и сложный учет. Программа отличается удобством в работе, легкостью освоения, быстротой проведения операций. Программа «1С: Бухгалтерия» упрощает и сокращает работу бухгалтера. Это связано в первую очередь с тем, что программа доступна даже самому начинающему экономисту.
Список литературы.
1. Карминский А.М. Информационные системы в экономике. Методология и практика: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика, 2009
2. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. – М.: ЮНИТИ, 2009
3. Лекции по информационным системам в экономике Чалиева А.А.