Организация как система

СОДЕРЖАНИЕ 1. Организация……………………………………………………………. Подходы к управлению…………………………… …………………..2 3. Системный подход…………………………………… ………………..3 4. Системные концепции…………………………… ……………………5 5. Открытые и закрытые системы…………… ………………………….7 6. Список использованной литератур ы………………………………... 11 1. Организация. Н екая группа должна соответствовать нескольким обязательным требовани ям, чтобы считаться организацией. К ним относятся: 1. Наличие по крайней мере двух люде й, которые считают себя частью этой группы. 2. Наличие по крайней мере одной цел и (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают к ак общую все члены данной группы. 3. Наличие членов группы, которы е намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели. Сое динив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное опреде ление: организация — это группа людей, деятельность которых сознательн о координируется для достижения общей цели или целей . Дл я большей точности отметим, что приведенное выше определение справедли во не просто для организации, а для формаль ной организации. Существуют также неформальные организации, группы, кот орые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во в сех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких . И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны. 2. Подходы к управлению. К настоящему времени известн ы четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развити е теории и практики управления. Подход с позиций выделения различных школ в управлении заключает в себе фактически четыре разяых подхода. Здесь управление рассматривае тся с четырех различных точек зрения. Это школы научного управления, адм инистративного управления, человеческих отношений и науки о поведении, а также науки управления, или количественных методов. Процессный подход рассматривает управление как непрерывную се рию взаимосвязанных управленческих функций. В системном подходе подчеркив ается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупн ость взаимозависимых элементов, таких как люди, структура, задачи и техн ология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды. Ситуационный подход концентри руется на том, что пригодность различных методов управления определяет ся ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой орг анизации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» спос оба управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной сит уации является метод, который более всего соответствует данной ситуаци и. Более подробно я рассмотрю системный подход управления организацией. 3. Системный подход Структура организации часто изображается в виде плоской двухмерной организационной блок-схемы. Эти блок-схемы представляют собой удобные модели, которые помогают увидеть сложные взаимоотношения между отдельными подразделениями, структурны ми единицами и людьми в данной организации. Но, если бы это было возможно, более точно отобразить структуру помог бы нам «мобайл», — подвижное изо бражение, а не блок-схема. Как все, наверное, когда касались какого-то учас тка подвижной структуры, конструкции «мобайл», все другие его части такж е приходят в движение или изменяют свое положение в большей или меньшей степени, в зависимости от того, какой части вы касаетесь и с какой силой вы воздействуете на нее. Более того, положение других частей меняется не ср азу, — необходимо какое-то время на реакцию. И это время опять таки зависи т от того, в каком месте и насколько сильно вы касаетесь «мобайла». Точно т акже, когда руководство меняет один элемент или какую-то одну часть орга низации, все другие части в определенной степени также испытывают возде йствие этой перемены. Такого рода изменения могут сказаться на будущей э ффективности организации в целом. Такие эффекты возникают при изм енениях физического характера, вроде необходимости нанимать новых люд ей или менять технологию при покупке новых машин и оборудования, а также при изменениях одной из управленческих функций. Например, если высшее ру ководство решает предоставить одному из подчиненных руководителей бол ьшую свободу действий, это повлияет на мотивацию данного руководителя, н а то, как он будет вести себя со своими подчиненными, и на то, как подчиненн ые будут взаимодействовать с новым руководителем. Кроме того, может сниз иться мотивация к работе других руководителей, которые находятся на той же ступени иерархической лестницы, но не получили никаких дополнительн ых прав. Они могут почувствовать себя ущемленными по многим организацио нным аспектам, влияющим на их работу. Все эти изменения будут происходит ь в разное время. Следовательно, в будущем организация станет некоей ино й целостностью, находящейся в другой позиции на пути к достижению своих целей, чем это было бы, если бы изменения не произошли. Чтобы наглядно представить с ебе эти взаимодействия и многочисленные последствия, руководители, в ос обенности на высшем уровне, должны увидеть перспективы для организации в целом и для связей организации с окружающей средой. Руководители не пр осто должны знать свою собственную работу, но и то, как их собственная раб ота и обязанности, а также работа других членов организации влияет на це ли, которые организация стремится достичь. Руководители должны осознав ать непосредственное воздействие решений, принимаемых в организации, и их опосредованное воздействие на различные аспекты организационной де ятельности. Они должны принимать во внимание воздействие окружающей ср еды на организацию и влияние организации на окружающую среду. В сегодняш нее время организации чрезвычайно трудно увидеть, как «лес», поскольку т ут растет так много «деревьев», которые либо отвлекают внимание, либо за гораживают перспективу и не дают возможности воспринять картину в цело м. Изначальный недостаток подходов различных, школ к управлению заключа ется в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важ ном элементе, а не рассматривают эффективность управления, как результи рующую, зависящую от многих различных факторов. Управление на основе систем ного подхода включает три этапа: 1. Определение сферы, ут очнение области и масштабов деятельности субъекта управления, ориенти ровочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельно сти, информационных потребностей. 2. Осуществление необхо димых исследований (системный анализ). 3. Разработка альтернат ивных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального вар ианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и нез ависимых экспертов. Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех воз можных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направ лениях. В социальных системах этот принцип предполагает тесную увязку р ешений экономических, социально-политических и культурных проблем в пр оцессе решения управленческих задач. П рименение теории систем к управлению облегчило для руководителей зада чи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые нера зрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрир овать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и прак тике управления. 4. Системные концепции. Теория систем впервые была п рименена в точных науках и в технике. Применение теории систем в управле нии в конце 30-х годов явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Си стемный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов дл я управляющих - это способ мышления по отношению к организации и управле нию. Чтобы осознать, как системный подход помогает руководителю лучше по нять организацию и более эффективно достичь целей, необходимо сначала о пределить, что такое система . Система — это некоторая целостн ость, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Машины, компьютеры, телевизо ры — все это примеры систем. Они состоят из множества частей, каждая из ко торых работает во взаимодействии с другими для создания целого, имеющег о свои конкретные свойства. Эти части взаимозависимы. Если одна из них будет отсутствовать или неправильно фу нкционировать, то и вся система будет функционировать неправильно. Напр имер, телевизор не будет работать, если неправильно установлена настрой ка. Все биологические организмы представляют собой системы. Ваша жизнь з ависит от правильного функционирования многих взаимозависимых органо в, которые все вместе представляют уникальное существо, каким являетесь вы. Особенностями любой системы являются: целостность (несводимость свойс тв системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из п оследних свойств целого), структурность (возможность описания системы ч ерез установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выс тупает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др. Управление рассматривается как особая система, включающая в себя: 1. субъект и объект упра вления 2. собственно процесс у правления 3. обратную связь между объектом и субъектом. Система как целостность приобретает новые свойства, новые качест венные характеристики, не содержащиеся в отдельности в образующих элем ентах – эффект целостности или эмерджентность, ради которой и создаютс я системы. По уровню иерархии системы классифицируются на: 1. Неживые: статистичес кие структуры, простые динамические системы с заданным движением, кибер нетические системы с обратной связью. 2. Живые: открытые систе мы с самосохраняемой структурой (уровень клеток), живые организмы с низк ой способностью воспринимать информацию (уровень растений), живые орган измы с более развитой способностью воспринимать информацию (животные), л юди (самосознание, мышление, нетривиальное поведение), социальные систем ы, социальные организации (общество), трансцендентные системы (лежащие с егодня вне нашего сознания). Для менеджмента особый интере с представляют социальные системы – неравновесные системы, которым св ойственны неопределенность флуктуации (случайных отклонений) и бифурк ации (разделений, разветвлений). Поэтому предсказание поведения социаль ной системы носит вероятностный характер. Все организации являются системами. Поскольку люди являю тся, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), на ряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами. Точно так же, как и в биологичес ком организме, в организации части ее взаимозависимы. 5. Открытые и закрытые системы. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированн ые границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей сис тему. Часы — знакомый пример закрытой системы. Взаимозависимые части ча сов двигаются непрерывно и очень точно, как только часы заведены или пос тавлена батарейка. И пока в часах имеется источник накопленной энергии, их система независима от окружающей среды. Открытая система характериз уется взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы — это объекты обмена с внешней средой через проницаемые границы систем ы. Такая система не является самообеспечивающейся, она зависит от энерги и, информации и материалов, поступающих извне. Кроме того, открытая систе ма имеет способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование. Для закрытых характерна детерминированность и линейность разв ития. Открытые системы предполагают обмен веществом, энергией, информац ией с внешним миром в любой точке, а также стохастический характер проце ссов, подчас выводящий случайность на определяющие позицию. Управление такими системами предполагает выработку оптимального варианта на осно вании проработки множества вариантов принятия управленческих решений. Р уководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все о рганизации являются открытыми системами . Выживание любой организации зависит от внешнего мира. Подходы, развивае мые ранними школами в управлении, не могли удовлетворить всем ситуациям , поскольку в них предполагалось, по крайней мере неявно, что организации являются закрытыми системами. Они активно не рассматривали среду в каче стве важной переменной в управлении. Крупные составляющие сложных сис тем, таких как организации, человек или машина, зачастую сами являются си стемами. Эти части называются подсистемами . Понятие подсистемы это важное понятие в управлении. Посредством п одразделения организации на отделы, о котором говорится е последующих главах, руководством намеренно соз даются подсистемы внутри организации. Системы, такие как отделы, управле ния и различные уровни управления, - каждый из этих элементов играет важн ую роль в организации в целом, точно так же как подсистемы вашего тела, так ие как кровообращение, пищеварение, нервная система и скелет. Социальные и технические составляющие организации считаются подсистемами. Подсистемы могут, в свою очеред ь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимозазисимы, неправильное функционирование даже самой маленькой подсистемы может п овлиять на систему в целом. Работа каждого отдела и каждого работника в о рганизации очень важна для успеха организации в целом. Понимание того, что организации п редставляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких вз аимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в упр авлении оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах . Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подси стеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социал ьной подсистемой. Школы научного управления и науки управления -главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могл и правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из ш кол серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Бол ее поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы о рганизации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предо пределяют — какое из средств арсенала управления может оказаться подх одящим и, вероятнее всего, успешным. Рис. 1 представляет собой упроще нное изображение организации как открытой системы. На входе организаци я получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурс ы и материалы. Эти компоненты называются входами . В процессе преобразования организация обрабатывает эти вход ы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются в ыходами организации, которые она выносит в окружающую среду. Если органи зация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуе тся добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возмож ные дополнительные выходы, такие как прибыль, увеличение доли рынка, уве личение объема продаж (в бизнесе), реализация социальной ответственност и, удовлетворение работников, рост организации и т.п. Входы Преобразования Выходы Обработка и преобразование входов (зависит от эффективности управления) Информация М атериалы Капитал Трудовые ресурсы Продукция или услуги Прибыль Социальная ответственность Доля рынка Рост Удовлетворенность работников Рис. 1 Организация – открытая сист ема. Поскольку это довольно новый п одход, мы еще не можем полностью оценить истинное воздействие данной шко лой на теорию и практику управления. Тем не менее, уже сейчас можно сказат ь, что его влияние велико и, мне кажется, будет расти в будущем. По словам пр офессоров Розенцвейга и Каста, теория систем обеспечила дисциплину упр авления основой для интеграции концепций, разработанных и предложенны х более ранними школами . Многие из этих более ранних идей, несмотря на то, что они не могут рассматриваться как полностью правильные, имеют большу ю ценность. На системной основе вероятно можно будет синтезировать новы е знания и теории, которые будут разрабатываться и появляться в будущем. Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой систе мой, которая взаимодействует с внешней средой (рис. 2). Эта теория конкретн о не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как с реда влияет на результат деятельности организации. Очевидно, что руково дители должны знать, каковы переменные организации как системы, для того чтобы применять теорию систем к процессу управления. Это определение пе ременных и их влияния на эффективность организации является основным в кладом ситуационного подхода, являющегося логическим продолжением тео рии систем. Информация о возможностях и опасностях д ля бизнеса (конкуренты, потребители, законы, политика, технология, социок ультурные изменения) Внешняя среда Влияние целей организации на внешнюю среду Связующие процессы Начальный процесс управления Функции Координировать усилия людей и использова ние ресурсов Общаются и прини мают решения Руководители планирования, организации, мотивации и ко нтроля Целей организ ации Чтобы достичь Для того, чтобы Рис. 2 Проце сс управления с точки зрения открытой системы. Чтобы выполнять Информация о силе и слабости организации Влияние целей организации на организацию Большое значение в управлении сложными системами приобретает гомеостат, механизм саморегулирования и самообразования системы, позволяющий ей противостоять возмущению из вне или перестраиваться в целях самосохранения. В связи с чем управление должно опираться на естественные процессы саморегулирования социума. Гомеостат– модель живого орг анизма, имитирующая его способность поддерживать некоторые величины в физиологически допустимых пределах, т.е. приспосабливаться к условиями окружающей среды. 6. Список использо ванной литературы. 1. Мескон М.Х. , Альберт М., Хедо ури Ф. Основы менеджмента: 1992. 2. И.Н. Герчикова. Менеджмент., М: «Банки и Биржи», 1997.