* Данная работа не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, предназначенной для использования в качестве источника материала при самостоятельной подготовки учебных работ.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 5
Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарско й деятельности 10
1.1. История секретарской деятельности и делопроизводства 10
1.2. Классификация секретарей 17
1.3. Личные и деловые качества секретаря 20
1.4. Должностная инструкция секретаря 26
Глава 2. Современные технологии осуществления секретарской деятельности. 29
2.1. Основные принципы ведения делопроизводства 29
2.2. Организация работы с документами 34
2.2.1. Регистрация документов 36
2.2.2. Обработка входящих документов 39
2.2.3. Обработка исходящих документов 41
2.2.4. Обработка внутренних документов 42
2.2.5. Осуществление контроля за исполнением документов 43
2.2.6. Формирование, систематизация и хранение дел. 45
2.2.7. Работа с конфиденциальными документами 51
2.3. Обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию ру ководителя 53
2.3.1. Переговоры по телефону 55
2.3.2. Организация совещаний 58
2.3.3. Прием посетителей 61
2.3.4. Подготовка служебных командировок. 63
2.4. Оформление деловой документации 65
Глава 3. Современные средства организационной техники в осущ ествлении секретарской деятельности 69
3.1. Концепция электронного офиса 69
3.2. Основные технические средства осуществления секр етарской деятельности 74
Выводы 82
ПРИЛОЖЕНИЕ 85
Сп исок литературы. 96
ВВЕДЕНИЕ
Документы во зникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущес твенных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством об щения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших храни лищ человеческой памяти.
Слово «документ» в переводе с латинского означает «поучительный приме р», «способ доказательства». В процессе управленческой деятельности до кументы выступают и как предмет труда, и как результат труда. Они служат о снованием принятия решений, обобщений, анализа, справочно-поисковой, инф ормационной работы, способом доказательства, средством общения, закреп ления отношений между предприятиями, предприятиями и государством, меж ду персоналом и администрацией предприятия и т.д. [ 20, с. 23 ]
Различают не сколько групп деловых документов: организационно-правовая, плановая до кументация; информационно-справочная и справочно-аналитическая докуме нтация; отчетная документация; документация по личному составу; финансо вая, договорная документация; документация по материально-техническом у обеспечению и другие. [ 15, с. 67 ]
Документы яв ляются материальными носителями информации. Они отражают события, соде ржат распоряжения и предписания к исполнению, позволяют контролироват ь процессы хозяйственной деятельности, государственного управления. Д окументы имеют юридическую силу и потому служат доказательством факто в при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотре нии трудовых споров с работниками предприятия. Выполняя коммуникативн ую функцию, они обеспечивают внешние связи между организациями, учрежде ниями, предприятиями. Являясь носителями информации, документы становя тся средством для анализа деятельности, принятия решений по вопросам уп равления предприятием.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революц ии, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют даль нейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышени я качества и эффективности управленческого труда.
Стиль руководител я – важная сторона управленческой деятельности: от того, как работает р уководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненны х, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отно шение к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководи теля в особой степени влияет работа его секретаря.
Секретари появ ились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов.
Позже секретари вместо доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно станов ятся делопроизводителями. Традиционно в роли секретарей выступали муж чины, и только в конце 18 века появились женщины-секретари. [ 29, с. 4 ]
Качество и эф фективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руков одителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических ф ункций.
В сущности, секрета рь является координирующим центром конкретного структурного подразде ления, что на практике означает полную осведомленность о местонахожден ии лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготов ку организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для о перативного выполнения срочного задания руководства определенным дол жностным лицам закрепленного подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию свое го руководителя, однако он принимает непосредственное участие в реализ ации принятых решений. Таким образом, личные качества секретаря, такие, к ак энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжел ательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют бол ьшую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководител ем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед др угими учреждениями, и по нему зачастую судят как о его руководителе, так и о его организации.
Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретар я постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких зна ний технологии конторского труда, делопроизводства.
Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата упра вления является правильная организация работы такой массовой категори и вспомогательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необ ходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секре таря сводится, главным образом, к освоению технических навыков - стеногр афия, машинопись, навыки работы на ЭВМ и т.п. Вопросы же рациональной орган изации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятел ьности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секре тарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок".
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалист ам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущег о.
Может быть, при таком уровне развития техники уже не имеет существенного значения организационные и психологические аспекты труда служащих, и т ехника способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективный тру д руководителя и секретаря? Конечно же, нет. Эффективно с помощью совреме нной техники решаются лишь вопросы автоматизации информационных проце ссов, то есть те, которые наиболее хорошо поддаются формализации. Значит ельно труднее формализовать процессы и связи в сфере принятия управлен ческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использования дос тижений современной вычислительной техники. Тем не менее в управленчес кой деятельности все еще велика роль интуитивных, волевых решений. Очень большое влияние на эффективность труда в сфере управления оказывают и п сихологические аспекты взаимоотношения людей. Предпринимаются попытк и перестройки организационной структуры ряда фирм США с использование м подхода к управленческому труду, как к процессу обработки информации.
С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производи тельности труда в сфере управления.
Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работ ы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретар ей централизованной службой подготовки и обработки информации. В резул ьтате упомянутые фирмы были вынуждены вернуться к прежним организацио нным структурам.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, ос нованный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
В любом слу чае, в наши дни секретарю необходимо иметь определенные личные качества и обладать довольно широким спектром знаний по целому ряду вопросов. И в этой работе мы попытаемся сформулировать те личные качества и знания, ко торые необходимы для эффективного ведения секретарского дела с учетом современных технологий.
Цель выпускной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, метод ы и способы ее рационализации и автоматизации.
Задачи работы:
а) определить сферу секретарской деятельности, професси ональные и личностные качества секретаря;
б) проанализировать основные задачи и направление работ ы секретаря по документному обслуживанию;
в) рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обсл уживанию;
г) исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе Сакского городс кого исполнительного комитета;
д) разработать рекомендации по усовершенствованию (раци онализации) ведения секретарской деятельности.
Объектом выпускного исследования работы является секре тарская деятельность.
Предметом выпускного исследования являются технологии секретарской деятельности в Сакском городском исполнительном комитет е.
Выпускная работа состоит из введения, трех глав, выводов и приложения.
В первой главе рассматриваются исторические предпосылк и возникновения секретарской деятельности, где дается понятие делопро изводства и история его возникновения; описываются деловые и личные кач ества секретаря, его должностные обязанности.
Во второй главе приводятся современные технологии осущ ествления секретарской деятельности, куда входят: принципы ведения дел опроизводства, организация работы с документами и обязанности секрета ря по бездокументному обслуживанию руководителя.
В третьей главе рассматриваются современные средства о рганизационной техники.
Глава 1. Исторические предпосы лки возникновения секретарской деятельности
1.1. История сек ретарской деятельности и делопроизводства
Система госу дарственного делопроизводства начинает складываться в период формиро вания русского централизованного государства, с середины XV в. Управлени е Московским государством сложилось из удельного княжества, в котором р азличные части управления поручались отдельным боярам, составляя проо бразы будущих административных ведомств.
Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV– ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассм отрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось пода чей в приказ челобитной (в Х VIII– ХIХ и на чале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственны е документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» п о данному «производству», иначе – его «делопроизводство».
Совокупность дел также называли делопроизводством.
В этот период в системе государственного управления по следовательно не прослеживался принцип отраслевого управления, и толь ко часть приказов являлась органами территориального управления, а час ть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял прика зной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении со стояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков нахо дились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "ст арых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие о бъединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; д еление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному прин ципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали раз личные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязан ности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, в ызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиал ьного и единоличного управления четко не разграничивались. Определенн о можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принад лежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правит елей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее о пытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанна я с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царс кие указы XVII в. обращают внимани е на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаем ые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.
Можно с полным правом утверждать, что дьяки и подъячие в ыполняли функции, аналогичные нынешним секретарским, ведь документиро вание управленческих функций всегда сопровождалось множеством действ ий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.
История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, б юрократия, игравшая важную роль в жизни государства.
В ХVIII в. правила веде ния делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Ос обенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламе нте (1720 г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почиталис ь за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до паде ния царизма.
Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «н евершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).
Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлен ии». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохраннос ть документов — также «попечение» секретаря.
Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и н едосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывали сь еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков».
В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разде лена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чи новников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомс твенным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только л ичное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому класс у, гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.
В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в пр исутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладны е записки, по которым принимались решения.
В конце XVIII века существовали пособия по составлен ию документов, которыми пользовались секретари («Кабинетный или купече ский секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включа ли элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетн ый» этикет.
В 1802 г. б ы л издан указ о замене петровских коллег ий министерствами. Указом об учреждении министерств, в 1811 г. были строго ра зделен ы пределы компетенции руководящих чиновников. В зав исимости от занимаемой ими должности они имеют право получать и подписы вать лишь определенные виды документов. От царя получали манифесты, реск рипты, высочайшие указы, высочайшие повеления; от Сената и других органо в высшей власти – указы и предписания; местные губернские власти имеют право рассылать указы от имени «его императорского величества»; минист ры и руководящие чины министерств направляли нижестоящим органам пред ложения, циркуляры, запросы. В вышестоящие учреждения направлялись рапо рты, доношения, представления. К высочайшей власти обращались также со в сеподданнейшими докладами, прошением, жалобами. Равные по положению учр еждения обменивались отношениями. Введение министерств завершило проц есс четкого разграничения функций органов исполнительной власти, смен ило коллегиальность на единоначалие. Это привело к дальнейшей централи зации госаппарата, к быстрому росту прослойки бюрократов – чиновников, всецело зависящих от милости царя. В 1812 г. было учреждено восемь министерс тв, впоследствии число их увеличилось. Равные по положению учреждения об менивались между собой сообщениями и «официальными письмами». Для служ ебной переписки применялись бланки с угловыми штампами содержащими св едения об организации, которые изготовлялись типографским рукописным способом. Под штампом кратко излагалось содержание письма, на которое от вечали.
Роль секретаря в начале XIX века нескол ько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чин овниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки з рения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших ч иновников, спешных и секретных.
Каждому вопр осу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в систем е органов управления. В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами минис тра, директорами департаментов.
Достаточно отчетл иво функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских пр исутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской служб ы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.
Работа секре тарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанно стей по работе с документами. Составление документов XIX века проходило этап жесткого регламентиров ания: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.
Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обяза нность по контролю за исполнением документов.
Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслужив али табельное чиновничество за маленькую зарплату.
Во второй пол овине XIX века новые структуры управле ния (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комис сии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большог о числа чиновников, в том числе секретарей.
В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретаре й. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.
Выходили специаль ные журналы — «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и д ругие.
Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих л ет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и присп осабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль раб оты и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретн ом учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.
Но и Генераль ный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делоп роизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. [ 13, с. 34-37 ]
Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескол ьких направлениях и было представлено несколькими системами документи рования.
Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования ад министративной деятельности, или административное делопроизводство. У правленческая, административная деятельность имеет место в каждом учр еждении – большом, малом, центральном и местном. Без администрации, кото рая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным.
Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалас ь система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и стат истического.
Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебн ой и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования но сят название специальных.
Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более у силилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, пром ышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждени я.
Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных де кретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих ра ботать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».
Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так назы ваемые «бывшие» стали обращаться друг к другу — не «господин» или «Ваше благородие», а скромно, по-советски, «товарищ».
В советских учреждениях складывается система требований к исполнителя м и секретарям.
Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председа теля и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.
Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как на двигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воп лощению в лице непосредственного начальника.
Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для обле гчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документ ами, за границей закупалось конторское оборудование.
В 1932 г. секретарей разделили на 2-е неравноценные группы:
а) помощники – референты;
б) машинистка, секр етарь 1 группы.
В 1960 г. секрета ри получили новую должность, секретарь – машинистка и секретарь – стен аграфистка. Им были переданы все административные и технические функци и, которые ранее выполняли помощники и референты.
В 1970 г. была разработ ана и утверждена серия ГОСТов на управленческую документацию. В 1972 г. стал и действовать единые правила подготовки и оформления организации расп орядительных документов и единые правила организации работы с докумен тами.
В середине 1980 – х гг. была разработана единая государственная система документирова нного обеспечения. [ 22, с. 57-58 ]
В настоящее время в Украине действует своя система законов, регулирующа я делопроизводство. Эта система неполна и потому постоянно обновляется.
Нормативно-правов ую базу секретарской деятельности в Украине составляют следующие доку менты: Закон Украины «Об обращении граждан», ГОСТ 2732-94 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», «Типовая инструкция по делопроиз водству в министерствах, других центральных органах исполнительной вл асти, Совете министров АРК, местных органах исполнительной власти», утве ржденная постановлением КМУ № 1153 от 17.10.1997 г. и другие.
1.2. Классиф икация секретарей
В настоящ ее время в любой организации или на предприятии есть несколько позиций, которые занимают секретари:
RECEPTIONIST – человек (чаще всего – девушка), работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать госте й и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное тре бование – умение держаться и аккуратность.
На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.
Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER , который занимается организацией офиса.
Самая же высокая должность – PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора и ли президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отве чает на корреспонденцию как на русском, так и на английском языках, сопро вождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется вне шним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой се кретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что о тветить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно в ырасти из секретаря в менеджеры…
Эффективн ость труда во многом зависит от склонностей, интересов, способностей, ин дивидуальных психологических особенностей людей.
Профессия секр етаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, цело го комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секрет арского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется.
Однако это далек о не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретар я заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетвор ческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит в ыполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обраб отке устной и документной информации, а также по организации приема посе тителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. [ 25, с. 42-44 ]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документно му и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездоку ментному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических фун кций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совеща ний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготов ка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности сост авление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документо в, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине докуме нтов - относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов , на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% ра бочего времени.
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различ ных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нер едко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предпр иятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные р аботы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: при ем посетителей, работа с телефоном и т.д.
Существуют два пути продвижения по служебной лестнице. Первый, более длинный, связан с п остепенным приобретением опыта и стажа работы. В этом случае человек нач инает работу с низших секретарских должностных ступеней, приобретая оп ыт и знания, дополнительно повышая квалификацию. Второй путь – приобрет ение специального (высшего) базового образования, знаний в таких областя х, как современные информационные технологии, иностранные языки, делова я этика, основы управления и т.д. Это даст возможность занять сразу достат очно высокую должность или, по крайней мере, побыстрее пройти более низк ие.
Увы, но в нашей стр ане не разработан нормативный документ, позволяющий регламентировать секретарские должности «по ранжиру» от низшей к высшей. Такой документ, очевидно, равно необходим и самим секретарям, и руководителям.
В наше время в органах местного самоуправления в штатном расписании пре дусмотрена должность секретаря-руководителя , в круг функциональных обязанностей которого входит оформление вх одящей и исходящей документации, прием посетителей, телефонные перегов оры, оформление и выдача справок.
Секретарь является служащим и принимает Присягу служащего органов мес тного самоуправления.
В структуре комитетов и Управлений областного и республиканского знач ения предусмотрено создание общего отдела (канцелярии), на который возла гаются обязанности отправки и получения, обработки и проведения экспер тизы ценности документов, осуществления контроля за исполнением докум ентов и т. д.
В штате общего отдела (канцелярии): делопроизводители, главный и ведущий специалисты I категории. Должностной инструкцией на одного из специалистов может возлагаться ведение непос редственно секретарской деятельности, т. е. обеспечение приема посетите лей, контроль за телефонными звонками, поступающими руководителю и т. п.
1.3. Личные и деловые качества секретаря
В сложившейся п рактике оценки труда секретарей принято выделять следующие деловые и л ичные качества:
а) Профессиона льное мастерство. Это качество подразумевает владение ком плексом профессиональных знаний, умений и навыков: умение стенографиро вать, печатать на пишущей машине и компьютере, знание основ работы с доку ментами, правил орфографии и пунктуации и т. п.
б) Инициативность. Секретарь должен проявл ять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенц ии, не дожидаясь специальных указаний руководителя.
в) Организованность. Умение организовать с вое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанносте й по времени, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операц ий.
г) Ответственность. Секретарь должен быть г отов принять на себя ответственность по задачам, поставленным руководи телем, особенно в пределах своей компетенции.
д) Пунктуальность. Умение не только правиль но спланировать мероприятие, но и строго выполнять их в установленное вр емя. Недопустимы опоздания секретаря, как на работу, так и на деловые встр ечи, совещания, заседания. Пунктуальность должна проявляться и в своевре менности подготовки документов, доклада их руководителю.
е) Осведомленность. Секретарь должен хорош о ориентироваться в вопросах того направления деятельности, в котором р аботает его руководитель и учреждение в целом, знать положение дел и сос тояние решения вопросов в отрасли, последние достижения и проблемы; быть в курсе событий, происходящих в подразделении и учреждении.
ё) Дипломатичность, умение хранить служебную тайну. При решении различных вопросов: подготовке документов, беседе с посетителями и по телефону - использовать только фактическую, строго п роверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую сек ретный характер, а также информацию, которая хотя и верна, но может нанест и ущерб делу или отдельным лицам.
ж) Хорошая память. Это качество обеспечивае тся секретарем не только за счет развития своих способностей, запоминая информации, но и за счет рационального использования возможностей совр еменной оргтехники и справочно-информационного аппарата.
з) Преданность работе. Любовь к избранной п рофессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенство ванию профессионального мастерства – необходимое условие того, чтобы стать не просто квалификационным исполнителем, а настоящим секретарем, первым помощником руководителя.
и) Интеллигентность. Это качество подразум евает способность и умение секретаря тактично, вежливо вести беседу; сде рживать и не проявлять отрицательные эмоции; соблюдать принятые в нашем обществе нормы поведения и общения; следить за культурой своего внешнег о вида и рабочего места.
й) Трудолюбие. Это качество вырабатывается в человеке с детских лет. Воспитание трудолюбия – необходимое качество каждого человека независимо от того, какую должность он занимает, на как ом участке работает.
к) Добросовестность. Секретарь должен обяз ательно выполнять ту работу, результаты которой важны для решения тех ил и иных задач. Если обещал выполнить что-либо, необходимо сдержать слово. Д аже если результат будет нежелательный, у секретаря должна быть уверенн ость, что он сделал все от него зависящее.
л) Отзывчивость и умение адаптироваться. Сп ецифика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь друг им в любое время и, особенно, в напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро п ереключатся с одного вида на другой, правильно рассчитывать время, особе нно в период больших нагрузок.
м) Скромность. Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности.
н) Аккуратность. Всякая небрежность в работ е с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неб лагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он об ладает необходимыми деловыми и личными качествами.
о) Доброжелательность. В общении с посетите лями, сотрудниками и руководством секретарь всегда должен быть готов пр ийти на помощь, оказать максимальное содействие, пойти в случае необходи мости на некоторые личные неудобство ради общего дела. Любой человек, об ратившийся к секретарю за помощью, должен быть уверен, что все возможное будет сделано. В разговоре нужно употреблять вежливые формы, не допускат ь фамильярности, обращения на “ты”. Если секретарь знает или предполагае т, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негати вной, то он постарается изложить ее как можно более тактично, деликатно.
Среди других личных качеств, которые нужны современному секретарю можн о отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений: о бщительный характер и контактность, разумная осторожность в принятии р ешений, артистизм – качество, которое поможет секретарю преодолеть лич ные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне прием посетителей и т.п. ч увство юмора: способность к самостоятельному обучению, расширению круг озора.
Кро ме того, следует отметить, что секретарь должен следить за сво и м внешним видом, соблюдать порядок на своем р абочем месте, уметь пользоваться оргтехникой и соблюдать требования де лового этикета.
Внешни й вид. В зависимости от времени года костюм секрета ря может быть различным как по цвету, так и по используемым тканям. Важное требование к костюму - строгость и элегантность, соответствующие направ лению моды. Главное о чем нужно помнить: костюм должен быть удобным, практ ичным, достаточно строгим.
Сек ретарь должен помнить о личной гигиене. Не следует пользоваться парфюме рными веществами, имеющими резко выраженный запах.
Руки секр етаря всегда должны быть в идеальном порядке.
Прическа секретаря должна быть аккуратной, к лицу, гармонировать с костю мом и окружающей обстановкой.
Весь внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современнен и аккуратен.
О рганизация рабочего места. Рабочее место секрета ря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим ма ксимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непро изводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукосн ительно должен выполнять секретарь – это исключительный порядок и чис тота, как в помещении, так и на самом рабочем месте.
Нек оторые секретари считают, что освещение и поддержание порядка не их зада ча. На работе за внешний вид приемной отвечает секретарь.
Само назв ание помещения – приемная - говорит о том, что здесь посетители ожидают п риема их руководителем. Задача секретаря – сделать все необходимое, что бы посетитель чувствовал себя удобно.
Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с у казанием времени приема посетителей. Все информационные надписи должн ы быть выполнены грамотно.
Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда н еобходимо поддерживать порядок и чистоту.
Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола и на компьютере, должны быть четко систематизированы, легко обозримы.
Оргтех ника. Техническими средствами, которыми чаще всего пользу ется секре тарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, при нтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. С екретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся сред ства для повышения оперативности и эффективности своего труда.
Деловой эт икет. Одним из важных показателей культуры секретаря являю тся любезность, корректность, вежливость, доброжелательность.
Секретарь до лжен научиться управлять мимикой, интонациями голоса, ведь ему приходит ься работать с людьми. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя, - важные факторы успеха в работе. Те правила поведения, которые должен соблюдать каждый культурн ый человек, переносятся в известной мере в служебную обстановку и имеют большое число «точек приложения» в конкретных ситуациях процесса упра вления. Назовем некоторые из них.
Большую часть времени в течении рабочего дня секретарь сидит. Сидеть рек омендуется свободно, не напряженно, сохраняя стройную осанку. Положение корпуса должно быть естественным, спокойным. Не следует садиться на край стула, так как при этом возникает напряжение мышц, увеличивается общая н агрузка на позвоночник и ноги.
Как только в приемн ой появился посетитель, секретарь должен отложить свои дела, поздороват ься, предложить сесть. Если секретарь видит своего собеседника впервые, то он должен назвать себя. Только после этого секретарь осведомляется, к ак зовут посетителя, где он работает и по какому вопросу пришел.
Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычны м способом обращения с окружающими
В отношении с посетителями и со своими коллегами секретарь не должен раз глашать конфиденциальную информацию.
При появлении посетителя секретарь располагает не более 15 секундами на то, чтобы закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых материалов, в том числе и документов, надо немедленно прекратить и заняться посетителем.
Секретарю не обходимо знать правила приветствования. Если нужно поздороваться за ру ку, то необходимо встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку. Пер вым подают руку работники высших рангов и женщина. Однако женщине позвол яется не давать руку, если она не хочет этого делать. Первым здоровается т от, кто подходит к группе людей или проходит в непосредственной близости от них. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетите лей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Принято предст авлять младшего по возрасту и положению – старшему; женщину – пожилому мужчине и т.д.
Секретарь всегда должен помнить, что злое выражение лица, грозный взгляд , ядовитая ирония, выражение превосходства или полного равнодушия – пок азатели низкой культуры секретаря. [ 24, с. 218-220 ]
1.4. Должностн ая инструкция секретаря
Примерная посл едовательность работ по созданию такого важ ного документа, как должнос тная инструкция, регулирующего дея тельность каждого сотрудника, и секр етаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса Украин ы, Кодекса законов о труде (КЗОТ ), ЕНДС, Квалификационного справочника, от раслевых типовых инструкций, Г СДОУ и других нормативно-мето дических материалов в сфере информационн ого обеспечения управ ления. На основе комплексного анализа названных и других доку ментов (например, общероссийских классификаторов. Унифицир о ванной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конк ретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в дан ном учреждении.
Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешни ми» организациями: государст венными и частными, например, кон сультативными, внедренческими фирмами , так и внутренними сила ми (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.). Основой для будущей инструкции может служить также личностная специфи кация, в которой перечисляются требования к работнику , его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на осн ове анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «ти повые» данн ые берутся из квалификационных характеристик, состо ящих из трех раздел ов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требо вания».
Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:
общие положения;
функции работника;
должностные обязанности;
права секретаря;
ответственность;
взаимоотношения;
оценка работы.
В разделе «Общие положения» устанавливается область деятель ности сек ретаря, порядок его назначения и освобождения от долж ности, замещения в о время его отсутствия, требования к квалифика ции по разрядам оплаты (ур овень образования, стаж и др.), подчи ненность секретаря, должностные лица , которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-метод ические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в свое й деятель ности.
В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участо к работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), обр азующих отдельные функции, например реги страция документов может слаг аться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.
В разделе «Должностные обязанности» указываются особеннос ти, связанн ые с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдаче й информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением д окументов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.
В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, кото рые предоста вляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящ ихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформ улировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным воп росам, например по предостав лению секретарю данных о ходе выполнения к онтролируемых зада ний.
Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответ ственнос ть секретаря за правильное и своевременное использование предоставлен ных ему прав.
В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает ин формацию, ее структура , сроки передачи, с кем они согласовыва ются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.
В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяю щие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обя занностей, использов ания прав. Основными критериями являются качество работы и своевременн ость ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выпо лнением обязанностей, изло женных в должностной инструкции.
Допускается объединение близких по содержанию разделов, на пример «Пра ва и ответственность». Составители инструкции, при держиваясь общеприн ятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качес тва секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда». ( Приложение 1 )
В Сакском городском исполнительном комитете разработкой должностных и нструкций работников органов исполнительной власти занимается управл яющий делами.
Должностная инструкция секретаря-руководителя приведена в Приложении 1а. В этой инструкции пять разделов. В перво м – «Общие положения» - перечислены условия приема секретаря на работу, а также документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей работе. Во втором разделе – «Основные задачи и обязанности» - четко расп исаны обязанности секретаря по обслуживанию руководителя. В третьем ра зделе инструкции – «Права» - перечислены права секретаря в плане делопр оизводства. Четвертый раздел описывает ответственность секретаря за н еисполнение обязанностей и неиспользование прав. Наконец, пятый раздел перечисляет квалификационные требования к секретарю.
Глава 2. Современные технологи и осуществления секретарской деятельности.
2.1. Основные пр инципы ведения делопроизводства
Делопроизво дство - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций. [ 16, с. 34 ]
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, пред приятия. В их практической деятельности используются разные системы в д елопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение админис тративного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством ).
Задачи де лопроизводства состоят в следующем:
а) фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);
б) организация работы с документами (создание условий, о беспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопро изводства).
В процессе де лопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники а ппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их пере дачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической де ятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Документ - это метод закрепления разными способами на специальном матер иале информации о фактах, действий, явлений объективной действительнос ти и разумной деятельности человека. [ 16, c . 36 ] Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприят ия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, чт о вмещает информацию в зафиксированном виде.
Классифика ция документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содер жанию происхождению, по срокам хранения и т.д. Любой документ состоит из с овокупности составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Реквизит - это о бязательный элемент, присущий определенному виду документа. [ 15, с. 71 ]
Очень важно правильно оформить документ, так как отсутст вие или неправильное указание реквизитов делает документ недействител ьным. Правила составления и оформления реквизитов изложены в инструкци и по делопроизводству, в которой в определенной последовательности пер ечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. [ 28, c .13 ]
Бланк - это ли ст бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную инф ормацию. [ 15, с. 85 ] Наиболее распространенными яв ляются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. В се основные документы должны печататься на бланках: использование блан ков при составлении документов повышает культуру труда управления, выд ает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальней шее использование документов.
Бланк должен быть б езукоризненно изготовлен (хорошая полиграфическая работа, хороший шри фт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и по лной грамотности напечатанного текста.
Требования к документам, которые должны быть полноценным источником ин формации:
а) Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответс твии с его компетенцией;
б) документ не должен противоречить действующему законодательству и ди рективным указанием вышестоящих органов;
в) документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного рук оводства, т. е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные про позиции или указания;
г) документ до лжен быть составлен в установленной форме.
д) документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
Внешний вид д окумента есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небр ежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экзем пляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее соде ржание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной б умаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т. д.)
Государственный к омитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлен ием N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил “Единую государственную систему делоп роизводства” (основные положения) и рекомендовал министерством и ведом ством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводс тва в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с п оложительной стороны и до сих пор действует в Украине с небольшими измен ениями.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упор ядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, кото рые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с моме нта поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. [ 5, c . 3 ] Государс твенные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся о дновременно с ней.
Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных фор м и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности г осударственного аппарата на разных уровнях управления. Это система тре бует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже прове ренных практикой рациональных методов делопроизводства.
Для повышени я эффективности производства, в целях сокращения количества применяем ых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, тип изации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости авто матизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по ун ификации документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифициро ванных форм документов, обеспечивающих документированное представлен ие данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их в едения, нормативных и методических материалов по их разработке и примен ению. В основе создания УСД лежит метод унификации – установление едино образия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно раз рабатываются классификаторы технико-экономической и социальной инфор мации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку д анных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повыша ет уровень и производительность управленческого труда.
Основные принципы и основания для разработки УСД:
а) создание об щей модели построения документов;
б) единообразие фор м документов и правил их построения, составление, оформление;
в) комплексность унификации;
г) информативность;
д) сокращение числа видов документов;
е) стабильность требований к документам;
ё) сопряжение с действующими системами классификации и кодирования тех нико-экономической информации;
ж) экономичность.
Надо отметит ь, что для нормальной работы учреждения требуется использовать различн ые источники информации, как внутренние, так и внешние.
Количество разновидностей внешней информации и ее источников весьма з начительно, поэтому ограничимся перечислением основных:
а) законы, ука зы, приказы и другие нормативные документы государственного уровня;
б) нормативные акты отраслевого, регионального и местного уровня (часто противоречивые);
в) комментарии к указанным выше нормативным актам (пресса, другие СМИ, баз ы данных, Интернет);
г) данные о со стоянии отрасли (СМИ, Интернет, результаты заказных исследований);
д) данные о состоянии мировой экономики (СМИ, базы данных, Интернет);
е) реклама и информ ация партнеров и конкурентов (прямая реклама, СМИ, выставки, семинары и ко нференции, презентации, Интернет);
ё) информация от клиентов (обратная связь);
ж) выводы конс ультантов и экспертов, результаты внешних (заказных) маркетинговых иссл едований и аудиторских проверок.
При использо вании большого количества источников информации возникают трудности с ее обработкой из-за частичности или недостоверности, противоречивости, избыточности или разнородности информации.
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия мо жет внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизвод ственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизаци я позволяет проводить все операции с документами более квалифицирован но и широко применять для однотипных работ средства оргтехники.
Именно секретарь-референт может объективно оценить эфф ективность принятой в организации системы делопроизводства и, по мере п риобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его и зменению.
2.2. Организация работы с документами
Успех управл енческой деятельности в значительной степени за висит от того, наскольк о быстро и качественно происходит обработ ка всей необходимой документ ации, движение которой осуществля ется по определенным маршрутам от мес та составления или поступ ления в организацию до отправки заинтересова нным организациям или сдачи на хранение в архив. Это движение документов называет ся документооборотом. Он должен быть организован таким обра з ом, чтобы не было задержек и скоплений документов на рабочих местах. С это й целью в организациях необходимо разрабатывать маршруты прохождения документов и устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого ис полнителя, осуществлять контроль за их прохождением по всем рабочим мес там.
Правильная организа ция работы с документами зависит от того, насколько четко разде лены функции и обязанности между работниками предприятия. Точ ное знание своих обязанностей повышает ответственность каждого ра ботника и исключает дублирование операций при работе с доку ментами.
В обязанности секретаря в плане работы с документами входит:
а) учет, регис трация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для док лада руководству;
б) оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, тел еграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..;
в) подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными п одразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командиров очных удостоверений и других документов;
г) оформление протоколов рассылок выписок из них;
д) анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
е) подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещан иям, конференциям, семинарам;
ё) прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
ж) организация приемов посетителей;
з) прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассыл ка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации.
В документационном обеспечении управления (ДОУ) можно выделить три груп пы документов:
а) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительн ая, справочно-информационная документация;
б) входящие (поступ ающие в организацию). Сюда относятся документы вышестоящих органов упра вления (постановления, решения, приказы, указания, инструктивно-методиче ские письма), документы других организаций (письма, решения, акты), обращен ия граждан и т.д.;
в) исходящие ( отправляемые в другие организации) - письма, планово-отчетная документац ия.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным ст руктурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимат ь к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридичес кую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В проти вном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующе й сопроводительной запиской. где объясняется причина возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в том слу чае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.
Предварительное р ассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распр еделения поступивших документов на:
а) направляемые на рассмотрение руководителю предприя тия;
б) направляемые непосредственно в структурные подразд еления или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначен ию документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресован ные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которы м могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адр есованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполните лям осуществляется в день их поступления в службу документооборота. Есл и документ должен исполняться несколькими подразделениями или должнос тными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров. [ 17, с. 38 ]
На данном этапе документы проходят первую экспертизу ценности. Предвар ительное рассмотрение документов занимает большую часть рабочего врем ени секретаря, но автоматизировать эту работу нельзя, т. к. только человек может определить степень важности документа, наметить возможного испо лнителя. Можно рационализировать эту работу, повышая уровень профессио нализма секретаря.
2.2.1. Регист рация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания ил и поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с посл едующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных фо рмах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распоряд ительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, фина нсовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация докум ентов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрир уются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания и ли утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного п одразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистриру ются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
а) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
б) индекс по номенклатуре дел.
ПРИМЕР: 218/01-15, где:
218 - порядковый регистрационный номер;
01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его коп ия (для исходящих документов).
Внутренние документы при регистрации делятся на групп ы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, наприм ер: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ре визий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются д окументам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних доку ментов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: прик аз № 22, протокол № 5, акт № 13.
Регистрационны е индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в п ределах календарного года. [ 6, с. 43-44 ]
В качестве регистр ационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов докуме нтов, используются регистрационные журналы ( приложен ие 2, 2а; 3, 3а ) или регистрационно-контрольные карточки (РКК) ( приложение 4, 4а ). Журналы удобны при срав нительно небольшом количестве регистрируемых документов, т. к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше пра вила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив посл едние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести к онтроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных кар точках.
В Сакском городс ком исполнительном комитете годовой объем документооборота составляе т более 2500 документов. Поэтому здесь используется карточная система реги страции документов.
Установлен следую щий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
а) автор (корреспондент);
б) название документа;
в) дата документа;
г) индекс документа;
д) дата поступления документа (для входящих);
е) индекс поступления документа (для входящих);
ё) заголовок документа или его краткое содержание;
ж) резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, д ата);
з) срок исполнения;
и) отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
й) номер дела.
В случае необходимости состав обязательны х реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка испо лнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. е. пор ядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ пр едприятия.
В наше время разработан автоматизированный журнал регистрации входяще й корреспонденции. Он позволяет контролировать исполнение документов, обеспечивает быстрый поиск документов, их группировку по дате, номеру, н азванию, автору документа.
Данная программа используется в учреждениях с объемом документооборот а более 2000 документов в год.
Этот программный продукт представляет собой окно с закладками, соответ ствующими основным реквизитам регистрации документов (см выше).
Самая важная операция данной программы – поиск документов. Возможны ра зличные варианты поиска: по контексту, по номеру документа, по отдельном у слову или словосочетанию.
Действия пользователя системы поиска документов в данной программе св одятся к следующей цепочке операций:
а) задается временной диапазон поиска (или дата документа);
б) указывается тип и заголовок документа, регистрационный номер, автор д окумента.
Система начинает поиск заданного (-ых) документа (-ов) и при обнаружении од ного или нескольких документов останавливается.
Эта программа позволяет на заданную дату определить список документов с истекшим сроком исполнения. Такая функция обеспечивает эффективную р аботу учреждения, позволяет отслеживать неисполненные документы и выя влять причины нарушения установленных сроков исполнения. [ 14, с. 18-19 ]
2.2.2. Обрабо тка входящих документов
Входящие документы (т. е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти эксп едиционную обработку. Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет пра вильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреж дений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все кон верты, кроме личной корреспонденции. Конверты уничтожаются, за исключен ием тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» ил и «срочно», а также, если адрес отправителя, даты отправки и поступления п роставлены толь ко на конверте. Экспедиционная обработка документов до лжна осуще ствляться в день их поступления в организацию.
Затем входящие док ументы сортируются на регистрируемые и не регистрируемые. Не все входящ ие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перече нь нерегистрируемых докумен тов. Как правило, к документам, не подлежащи м регистрации, отно сятся поздравительные письма, каталоги, печатные из дания (брошю ры, журналы), сообщения о встречах и т.п.
На регистрир уемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий назв ание организации, дату поступления доку мента, его номер.
Входящие документ ы проходят предварительную обработку в кан целярии, где их распределяют на потоки:
а) руководителям организации – для обязательного рассмотре ния;
б) структурны м подразделениям – для исполнения. Документы, которые исполняются неск олькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.
Руководитель орга низации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти ука зания оформляются в виде резо люции на самом документе. Сведения об испо лнителе и сроке испол нения документа заносятся секретарем-референтом в регистрацион ный журнал и служат основанием для взятия документа на к онтроль.
Документ с ре золюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в рабо те до окончательного решения вопроса.
В Сакском городском исполнительном комитете разработан типовой образе ц бланк для резолюции. После рассмотрения однородных документов, секрет арь на пишущей машинке вписывает в бланк фамилию, имя и отчество исполни теля документа и управленческое решение.
Таким образом, на с екретаря возлагается обязанность упорядочения информационного поток а руководителя, ограничение его от «информационного шума». Например, на исковые заявления всегда накладывается резолюция «Семеновой Е.И. Для уч астия в заседании и подготовке отзыва».
Руководител ь может дополнить типовую резолюцию, дописав поручение или второго испо лнителя собственноручно. На документах, поступающих из вышестоящей орг анизации и физических лиц, руководитель сам накладывает резолюцию. ( Приложение 5, 5а )
Ког да работа над д окументом завершена, на документе про ставляется отметка о его исполнен ии и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа пере дается секретарю-рефе ренту для подшивки в дело. [ 20, с. 46 ]
2.2.3. Обрабо тка исходящих документов
Исходящими н азываются документы, отправляемые из организации. Их обработка включае т следующие этапы:
а) составление прое кта документа секретарем;
б) согласование проекта документа с компетентными лицами;
в) проверка правильности оформления проекта документа;
г) подписание документа руководителем;
д) регистрация документа;
е) отправка документа адресату;
ё) подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект докум ента составляется секретарем и согласовывается с заинтересованными до лжностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подго товленного документа на подпись секретарь должен проверить содержание документа и приложе ния к нему, правильность оформления документа, нали чие необходи мых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экз емп лярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составля ются в одном экземпляре.
Подготовленный пр оект документа представляется на подпись руководителю организации. По сле подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируетс я в журнале регистрации исхо дящих документов. ( Приложени е 3а )
При рассылке документа более чем в четыре адреса секретарь готовит спис ок на рассылку и после его регистрации организует раз множение документ а.
Экспедицион ная обработка исходящих документов включает сор тировку, упаковку, офор мление почтового отправления и сдачу в от деление связи. [ 20, с. 48 ]
2.2.4. Обрабо тка внутренних документов
Внутренние документы - это документы, которые готовятся, оформляются и и сполняются в пределах самого учреждения. Их под готовка и оформление ос уществляются в соответствии с общими пра вилами оформления исходящих д окументов и включают следующие этапы:
а) составление проекта документа;
б) согласование;
в) проверка правильности оформления;
г) подписание документа руководителем;
д) регистрация.
На этапе испо лнения работа с внутренними документами органи зуется согласно правил ам работы с входящими документами и вклю чает следующие этапы:
а) передача документа секретарю;
б) контроль его исп олнения;
в) исполнение;
г) подшивка исполненного документа в дело.
Разработку п роектов документов и их согласование осуществля ют сотрудники структу рных подразделений. При подготовке проекта документа необходимо учиты вать содержание ранее изданных доку ментов и нормативных актов по данно му вопросу. Для установления единого порядка составления документов в у чреждении разрабаты вается инструкция по делопроизводству, которая со держит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ним и.
Правильно оформленный проект документа согласовывается с заинтересов анными должностными лицами и подразделениями и представляется на подп ись руководителю. Подписанный документ регистрируется и передается ко нкретному исполнителю. Исполнитель знакомится с документом в день его п олучения и несет полную ответственность за работу по этому документу. Ес ли его исполнение поручено нескольким лицам, то ответственным исполнит елем счита ется тот, чья фамилия стоит первой в резолюции. Однако все испо лни тели в равной степени несут ответственность за своевременную и высо кокачественную работу по исполнению документа и обязаны пред ставлять ответственному исполнителю все необходимые материалы (сведения, справ ки и т.п.) в установленные им сроки.
2.2.5. Осущес твление контроля за исполнением документов
Существен ное влияние на надлежащее исполнение документов оказывает хорошая орг анизация контроля за этим процессом. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.
Контроль исполнения включает:
а) постановку докум ента на конт роль;
б) проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
в) проверку и регулирование хода исполнения;
г) учет и обобщение ре зультатов контроля исполнения документов;
д) информирование руко водителя.
Основная цель организации контроля исполнения - обеспеч ение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль о существляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служ ба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Докуме нты других систем контролируются соответствующими подразделениями ил и сотрудниками.
Во многих организациях для ведения контрол ьных операций исполь зуется персональный компьютер, который в заданном режиме уста навливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экра н номера документов в день, назначенный для проведения по ним кон трольн ых операций.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнени я задания и сообщения результатов заинтересованным лицам и организаци ям (подготовка ответа, проведение деловой встре чи и т.д.).
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступлени я.
Типовые сроки испо лнения документов устанавливаются актами высших органов государствен ной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевы х органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем п редприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа ил и в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по ука занию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исп олнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от испол нителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руко водителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
Карточки контролируемых документов (контрольная карто тека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнител ям, группам документов.
Службой контроля осуществляются следующие операции:
а) формирование картотеки контролируемых документов;
б) направление карточки контролируемого документа (пун кта задания) в подразделение исполнитель;
в) выяснении в структурном подразделении фамилии, имени , отчества и телефона исполнителя;
г) напоминание подразделению-исполнителю о сроке испол нения;
д) получение информации о ходе и результатах исполнения;
е) запись хода и результатов исполнения в карточке контр олируемого документа;
ё) регулярное информирование руководителей о состояни и и результатах исполнения;
ж) сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
з) снятие документов с контроля по указанию руководител ей;
и) формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапа х истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже о дного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одно го раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Документ считае тся исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообще ния результатов заинтересованным организациям и лицам или другого док ументированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отме чаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. [ 26, с. 57 ]
Секретарь Сакского городского исполнительного комите та контролирует соблюдение сроков исполнения документов посредством с пециальной карточки.
2.2.6. Формирование, систематизация и хра нение дел.
В процесс е деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большо е количество документов. После их использования в оперативной деятельн ости для решения текущих вопросов на первое место выступает такая функц ия документа - как накопление и хранение информации. Документы становятс я хранителями информации , надобность в которой может возникнуть вновь ч ерез определённое время, т. е. они выступают в роли памяти учреждения.
Быстрый поиск и исп ользование таких документов возможен лишь при чёткой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Г осударственный стандарт даёт определение дела, как «совокупность доку ментов или документы, относящиеся к одному вопросу или участку деятельн ости и помещённые в одну обложку». [ 20, с.31 ] Дела с читаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного до кумента. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них д о передачи в архив учреждения. Завершающий этап работы с документами в т екущем делопроизводстве - обработка дел для последующего их хранения и и спользования. В структурных подразделениях документы должны хранится ещё год после окончания текущего года. В этот период к ним ещё часто обращ аются за справками. По истечении этого срока дела должны быть обработаны и сданы в архив учреждения.
При формиров ании документов в дела используются различные признаки группировки до кументов (например, авторский признак предполагает группировку в дела д окументов одного автора, основанием для группировки документов по номи нальному признаку служит название их разновидности и т.д.)
При формировании дел необходимо учитывать следующие тр ебования :
а) документы посто янного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раз дельно;
б) подлинники отделять от копий;
в) годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
г) утвержденные документы - от их проектов;
д) включать в дело по одному экземпляру каждого документ а.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нор мативных актов.
В дело группируются документы одного календарного год а, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного год а.
Приложения к документам, независимо от даты их утвержде ния или составления присоединяются к документам, к которым они относятс я.
Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку “В дело”.
Документы в деле должны располагаться в определенном п орядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложе ния, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по ме ре решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные докумен ты, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы.
Дела формируются в соответствии с номенкла турой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел ор ганизации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень загол овков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном поря дке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятель ности организации, кроме технической документации и печатных изданий. [ 8, с. 70 ]
Номенклатура дел предприятия разрабатывается специал истом службы ДОУ, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел с оставляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления ; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования ( одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), и номер статьи по перечн ю, примечания. ( Приложение 6 )
Порядок расположения заголовков внутри разделов и под разделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале ра сполагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительну ю документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем о стальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что:
а) заголовок должен полностью соответствовать смыслов ому содержанию документов, группируемых в данном деле;
б) заголовок долже н быть кратким, четко сформулированным;
в) заголовки типа: “Общая переписка”, “Разные документы” и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточнят ься.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
а) название вида (переписка, журнал) или разновидности до кументов (приказы , указания, протоколы и т.д.);
б) название организации или структурного подразделени я;
в) адресат или корреспондент документа;
г) краткое содержание документов дела;
д) даты (период), к которым относятся документы дела;
е) указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с к ем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с од нородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Значение и практическая ценность документов организац ии различны. Одни документы используются длительное время для справочн о-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимост ь.
Для долговременно го хранения документов создается архив организации.
Для ведения архива выделяется штатная должность “архи вист” или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из ра ботников службы ДОУ.
В задачи архива входят:
а) прием, учет и хранение документов, законченных делопр оизводством;
б) информационно-справочная работа по архивным докумен там предприятия;
в) организационно-методическая помощь по ведению делоп роизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использова ния документов в делопроизводстве - три года. После истечения этого срок а решается дальнейшая “судьба” документов: передать ли их в архив органи зации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопро изводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовк и документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), к оторая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из тре х человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный о тбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, ср оки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по х ранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руковод ителем предприятия.
Сроки хранения дел устанавливаются ЭК. В соответствии с решениями ЭК дела, направляемые в архив делятся на группы:
а) постоянного хранения;
б) долговременного хранения (свыше 10 лет);
в) кратковременного хранения (до 10 лет включительно).
При исчислении сроков хранения учитываются только год ы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счето в по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редк им исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, ч то запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прош едшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся н а две группы:
а) дела по личному составу;
б) дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опис ь № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по ст епени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью коли чество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядков ый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению составляется ак т.
Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, ра ссматриваются и утверждаются руководителем организации.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-реф ерентом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на в сех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличи и. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью колич ество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата пр иема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после п ередачи документов в архив организации разрешается производить уничто жение документов, включенных в акт.
Документы долговременного и постоянного хранения могу т передаваться в государственные архивы на договорной основе.
Правовые документы временного хранения в Сакском горо дском исполнительном комитете хранятся в общем отделе, после чего перед аются в городской архив.
2.2.7. Работа с конфиденциальными документами
Под конфиденциальным (защищаемым, закрытым) документом, т.е. документом, к которому ограничен д оступ персонала, понимается необходимым образом оформленный носитель ценной документированной информации.
Особенность конфиденциального документа в том, что он п редставляет собой одновременно: массовый носитель ценной, защищаемой и нформации, основной источник накопления и распространения этой информ ации, в том числе ее разглашения (утечки), и обязательный объект защиты.
Конфиденциальный характер включенной в документ информации обозначается грифом огранич ения доступа к документу, который инициирует выделение его из общего пот ока и обработку в специальном режиме, а также распространяет на документ защитные и иные меры повышенного внимания и контроля.
Гриф ограничения доступа или гриф конфиденциальности представляет собой реквизит, который проставляется на носителе информ ации или сопроводительном документе.
Под обозначением грифа всегда указывается номер экзем пляра документа, срок действия грифа или иные условия его снятия, а также уточняющие отметки типа – «Лично», «Только» адресату» и др.
Документы и информация, отнесенная к профессиональной тайне (например, врачебной тайне, тайне страхования), как правило, грифа ог раничения доступа не имеют, потому что в полном объеме являются конфиден циальными. В данном случае конфиденциальны массивы документов в целом, н апример: истории болезни, массивы учетных персональных данных и др.
На ценных, но не конфиденциальных документах может прос тавляться гриф (надпись, штамп), предполагающий особое внимание к сохран ности такого документа. Например: «Информация особого внимания», «Копии не снимать», «Хранить в сейфе» и т.д.
Гриф конфиденциальности присваивается документу:
секретарем на стадии подготовки проекта документа;
руководителем на стадии согласования или подписания д окумента;
адресатом (получателем) документа на стадии его первичн ой обработки в службе конфиденциальной документации.
Изменение грифа конфиденциальности производится при и зменении степени конфиденциальности содержащихся в нем сведений. Осно ванием для изменения или снятия грифа конфиденциальности являются:
соответствующая корректировка перечней конфиденциал ьной информации или конфиденциальных документов организации;
истечение установленного срока действия грифа;
наличие события, при котором гриф должен быть изменен ил и снят (например, окончание действия контракта, патентование изобретени я и т.п.).
После снятия грифа документ передается в службу открыт ой документации организации. Об изменении или снятии грифа делается отм етка на самом документе, удостоверенная росписью руководителя, подписа вшего или утвердившего этот документ. О внесении в документ такой отметк и сообщается заинтересованным лицам в организации.
В целях своеврем енного изменения или снятия грифа конфиденциальности с документов рек омендуется регулярно просматривать учетные (инвентарные) картотеки (жу рналы, списки) конфиденциальных документов и выявлять те документы, кото рые могут быть удалены из банка контролируемых и защищаемых документов . [ 15, 250-252 ]
2.3. Обязанности секретаря по бездокументн ому обслуживанию руководителя
Одним из важн ых деловых контактов являются взаимоотношения руководитель - секретар ь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он долж ен выполнять работу в его стиле, быть глубоко заинтересованным в его усп ешной и эффективной деятельности. Установить нужный деловой контакт ме жду руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется испытание временем совместной работы.
Началом совместной работы руководителя и секретаря должна стать вводн ая беседа-инструктаж. Инициатива ее проведения принадлежит руководите лю. Однако, если руководитель не реализует свое право, не будет нарушение м субординации со стороны секретаря попросить разрешения на такую бесе ду, предварительно подготовив вопросы для беседы, выяснение которых пом ожет быстрее установить нужный контакт, избежать многих ошибок. Во время вводной беседы руководитель должен подробно рассказать секретарю о ме тодах своей работы, личных привычках, сформулировать основные требован ия, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить степень квалифика ции секретаря: умение печатать, стенографировать.
На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результа те совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего ко нтакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С год ами взаимоотношения будет укрепляться и совершенствоваться.
Для того чтобы взаимоотношения руководитель – секретарь успешно разв ивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, у станавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть у чтены специфические условия и факторы работы и личность руководителя и секретаря. К ним относятся: время прихода на работу, доклада о корреспонд енции и текущих делах, время и продолжительность обеденного перерыва, пр иема посетителей, время ухода с работа.
Следует учесть, что не все руководители умеют рационально планировать с вое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необход имо последовательно, но ненавязчиво воспитывать у руководителя потреб ность в планировании времени.
От того, насколько рационально будет спланировано рабочее время, зависит эффективность и производительность труда как секретаря, так и руководителя.
Хороший секретарь считает непреложной обязанностью проявлять тактичн ое внимание к руководителю и ненавязчивую заботу о нем. Когда взаимоотно шение достигнуто, руководитель может передать секретарю право решения некоторых вопросов.
Одна из гл авных задач секретаря – умение быть чутким посредником между руководи телем и сотрудниками. Поскольку секретарь является помощником руковод ителя, он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных д еловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер ру ководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотр удникам в организации приема их руководителем; помочь составить докуме нт, например заявление; помочь удовлетворить личную просьбу. Секретарю в ажно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подр азделений своего учреждения, а также вышестоящих организаций. В некотор ых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их вы полнение. В практике секретарской работы нередки случаи, когда секретар ю приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителями и сотрудниками. Здесь многое зависит от профессионализма и гибкости пове дения секретаря в сложных ситуациях, умения владеть своими эмоциями, иск усства ведения деловой беседы.
В обязанности с екретаря входит выполнение таких работ, как переговоры по телефону, орга низация личных встреч, участие в совещаниях и собраниях, прием посетител ей и беседы с ними, командировки. [ 25, с. 63-64 ]
Как показали исс ледования, проведенные у нас в стране и за рубежом, этот вид деятельности весьма трудоемок. Эффективность этой работы зависит от квалификации и о т личных качеств секретаря, от его оперативности.
2.3.1. Перего воры по телефону
Согласно данны м, полученным при исследовании труда руководящих работников, переговор ы по телефону занимают в среднем 3-6% их рабочего времени, общая продолжите льность разговоров, как мы видим, невелика, и на первый взгляд, кажется, чт о они не должны существенно влиять на выполнение других работ.
На самом деле тел ефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий ден ь руководителя на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут и даже 5-10 минут.
Такая обстановка полностью исключает атмосферу творческой работы, меш ает решению и сложных проблем, требующих обдумывания и анализа в спокойн ых условиях.
Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону спосо бствует рациональной организации работы руководителя.
Все вызовы руководителя по телефону должны идти только секретаря и “фил ьтроваться” - оцениваться с точки зрения их важности и срочности.
При ведении служебных разговоров по телефону секретарь должен:
а) точно знать круг лиц и организаций, с которыми необходимо соединять ру ководителя в любое время;
б) уметь выделять вопросы, действительно относящиеся к компетенции данн ого руководителя и других работников;
в) отсылать абонента к тому работнику, который может решить вопрос по сущ еству.
Однако, кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения, секре тарь должен уметь правильно вести разговор по телефону.
Секретарь обязан придерживаться следующих правил ведения служебного р азговора:
а) быстро отвечать на вызов, так как долгое ожидание тягостно для абонент а, а звуковой раздражитель (долго звучащий звонок) особенно вредно дейст вует на нервную систему работника;
б) сняв трубку, немедленно назвать учреждение и свою фамилию. Абонент дол жен знать с кем он разговаривает. Если произошла ошибка при наборе номер а, недоразумение сразу же разъясняется и не повлечет за собой потери вре мени обоих собеседников. Кроме того, такое начало разговора заставляет с обеседника называть себя и изложить свой вопрос;
в) если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним абонента, либо, если руководитель отсутствует или занят срочной работой , просит собеседника позвонить в другое время, которое должно быть совер шенно точно определено, а не просто “завтра”, “на той неделе”, или “через п ару дней”. При этом секретарь должен записать, кто звонил, из какого учреж дения и по какому делу. Эта запись, переданная руководителю, даст ему возм ожность, если нужно, подготовится к предстоящей беседе, провести ее быст ро и точно;
г) в случае длительного отсутствия руководителя (отпуск, командировка и т.д.) секретарь должен сообщить фамилию и номер телефона замещающего его сотрудника;
д) если вопрос может быть решен другим сотрудником, секретарь отсылает с обеседника к нему, называя его фамилию, должность и номер телефона.
Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарю приходится вести телеф онные переговоры и иных видов, в частности, передать по поручению руково дителя сотрудникам своего или других учреждений те или иные сведения, на водить необходимые справки и т.д.
Ведение переговоров такого типа также требует навыков и соблюдения опр еделенных правил.
Если передаваемые сведения не оформляются в виде телефонограммы (котор ая готовится, редактируется и подписывается соответствующим работнико м), нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чт обы в процессе разговора не было досадных оговорок, пауз, вызываемых спе шными поисками в документах недостающих или забытых сведений. Особенно важно тщательно соблюдать это правило при ведении междугородных перег оворов, где краткость и точность беседы должны стать обязательным услов ием, так как, во-первых, не следует долго занимать телефонную сеть, а во вто рых, такие переговоры оплачиваются учреждением по высокому тарифу.
На рабочем месте секретаря необходимо иметь телефонные справочники. Пр ичем для постоянных абонентов должна быть заведена специальная картот ека или телефонная книга, в которой можно, было бы легко и быстро отыскать нужный телефон, не полагаясь на память и не предпринимая долгих поисков в общем городском телефонном справочнике. Специальная справочная карт отека значительно сокращает время поиска нужного абонента.
Набирать номер нужно аккуратно и не торопясь. Сэкономить время на наборе номера не удается, ошибочное соединение иной раз приводит к значительны м его потерям.
Начиная разговор, необходимо поздороваться и назвать себя, а при внешних переговорах и свое учреждение. Весь разговор следует вести вежливым и с покойным тоном, не отрывать его резко.
Исходя из технических особенностей устройства телефонных аппаратов, н еобходимо придерживаться при разговоре некоторых правил, которые дают возможность собеседнику хорошо слышать и понимать.
Необходимо заботится о том, чтобы по возможности не нарушать распорядок дня собеседника. Это вполне выполнимое требование, когда речь идет о сот руднике своего учреждения или о постоянных абонентах. Нужно избегать зв онить им в те часы дня, когда они заняты срочной работой, участвуют в совещ аниях и т.д.
Постоянной обязанностью секретаря является также не только передавать , но и получать по телефону какую-то информацию, отвечать на запросы, дават ь справки. В этом случае секретарь обязан руководствоваться следующими правилами:
а) для записи поступающей информации секретарь должен всегда иметь наго тове бумагу и ручку. В этом случае гораздо удобнее работать, когда свобод ны обе руки, для чего может быть использован телефонный усилитель громко сти;
б) чтобы иметь возможность быстро ответить на вопрос о текущих делах, сек ретарь должен применять в работе наиболее рациональные контрольные и с правочные картотеки и уметь пользоваться ими;
в) для выдачи справок секретарь должен иметь список телефонов своего учр еждения, городской телефонный справочник, справочники улиц города, движ ения транспорта и т. д.;
г) в случаях, когда для выдачи справки необходимо специально отыскать ка кие-то, данные, не следует оставлять телефонный аппарат и заставлять жда ть собеседника больше чем 1-2 минуты. В течение этого времени следует один или два раза взять трубку, чтобы собеседник, зная, что о нем не забыли и для него работают. Если требуются более продолжительные поиски, необходимо сразу предупредить об этом собеседника и взять номер его телефона, с тем чтобы не отвлекать его надолго от работы, а позвонить ему после того, как б удут найдены интересующие его сведения;
д) если секретарь не может ответить на поставленный вопрос, он должен нап равить собеседника к соответствующему компетентному сотруднику.
2.3.2. Орг анизация совещаний
Как известно, в настоящее время задачи управления на всех его ступенях становятся все б олее сложными и комплексными. Их невозможно решить без участия многих сп ециалистов, без обсуждения и обмена информацией.
Самое важное в ра боте секретаря по организации совещания - подготовка необходимой для ег о проведения документации и своевременное обеспечение ею всех участни ков! Полная и заблаговременная информация по вопросам совещания, получе нная всеми его участниками, дает возможность не только сократить время е го проведения, но и повышает его эффективность. Предварительно изучив ма териал, каждый из участников совещания имеет возможность высказать обо снованное мнение. А это способствует принятию наиболее продуманных и эф фективных решений.
На этом этапе работы секретарь обязан: своевременно подобрать необходи мые материалы; позаботится о размножении собранных материалов, для чего он обязан воспользоваться не только услугами множительного бюро, но и ум еть обращаться с рядом копировальных и множительных аппаратов и, если со вещание проводится лишь узким кругом специалистов, отпечатать для него материалы; проследить, чтобы материалы совещания были своевременно дос тавлены всем его участникам.
Совершенно иные, чисто организационные задачи должен выполнять секрет арь при подготовке конференций или широких, совещаний с участием предст авителей других, часто, иногородних предприятий и учреждений. В этом слу чае секретарь обязан: по поручению руководителя оказывать помощь сотру дникам, ответственным за проведение конференции, в установлении контак тов с докладчиками, в установлении контроля за своевременным поступлен ием и размножением тезисов докладов; организовать заказ и рассылку приг ласительных билетов. Если круг участников совещания точно установлен и билеты именные, секретарь составляет список участников, по которому про изводится рассылка материалов и который в последствии служит для регис трации прибывших на совещание.
Секретарь обязан оформить места в гостинице.
Накануне дня совещания секретарь обязан:
а) если совещание будет стенографироваться, уточнить с соответствующим работником общего отдела или канцелярии расписание работы стенографис ток;
б) вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещение зала совещаний, соответствие количества мест в зале и в президиуме числу учас тников, наличие доски, мела, указки, графина для воды и стакана, исправност ь аппаратуры (микрофонов, магнитофонов);
в) проверить, изготовлено ли объявление с указанием в вестибюле, и таблич ки с соответствующими надписями, помещаемые у входа в зал и в места регис трации участников совещания.
В день проведения совещания, примерно за час до его начала, секретарю нео бходимо:
а) проверить, развешаны ли таблички с указанием места совещания и регист рации;
б) проверить состояние зала совещания, наличия необходимой аппаратуры, н аполнить графин водой, положить мел и влажную тряпку у доски, приготовит ь кнопки для прикрепления чертежей.
Перед самым началом совещания секретарь самостоятельно или с помощью д ругих сотрудников проводит регистрацию участников совещания. В тех слу чаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регист рацию по спискам, заранее отпечатанным по форме № 8.
№ п/п Фа милия Имя
Отчество Должность Учреждение,
предприятие Почтовый индекс,
телефон
Этот список испо льзуется и для рассылки материалов и пригласительных билетов.
Во время совещания секретарь обязан проследить, чтобы все документы сов ещания - протокол, решения - были оформлены правильно, в соответствии с сущ ествующими ГОСТами и стандартами на формы этих документов, разработанн ыми в настоящее время у нас в стране.
После окончания совещания секретарь:
а) перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания;
б) контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофон ной записи;
в) устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещ ания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или прин ять участие в исполнении некоторых решений совещания;
г) организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или ти пографии;
д) согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаци й, которым необходимо направить материалы совещания;
е) организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов сове щания.
2.3.3. При ем посетителей
Организация пр иема посетителей, идущих к руководящему работнику или специалистам по с амым разнообразным вопросам и делам, является одной из самых важных и от ветственных обязанностей секретарей. Порядок организации приема гражд ан определяется Законом Украины «Об обращении граждан» [ 1, с. 9 ] и «Инструкцией по ведению делопроизводства с обращения ми граждан». [ 2, с. 5 ]
Личные контакты с людьми, где секретарь выступает часто в качестве первого представител я данного учреждения, с которым сталкивается его посетитель, обязывают п редъявлять самые высокие требования к деловым качествам, культуре пове дения, речи и даже внешности секретаря.
Как показали исследования, от 18 до 22% рабочего времени руководителя затра чивается на прием и беседы с посетителями. Поэтому, прежде чем записать н а прием, секретарь должен удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу.
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, идет ли речь о при еме по текущим делам сотрудников своего учреждения, командированных ил и представителей других организаций и учреждений или о приеме граждан п о вопросам, относящимся к компетенции данного учреждения.
Организуя прием сотрудников своего учреждения, секретарь обязан:
а) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время;
б) довести до сведения всех сотрудников своего учреждения часы их приема руководителем по текущим делам (подпись документов, согласия), если сотр удник настаивает на приеме в другое время, секретарь должен узнать, по ка кому именно вопросу, и доложить о нем руководителю. Секретарь согласовыв ает с руководителем время приема и сообщает об этом сотруднику.
При приеме работников других учреждений и организаций секретарь выясн яет, согласовано ли посещение заранее письмом или по телефону.
Секретарь должен записать день и час приема на кануне напомнить о нем ру ководителю.
В противном же случае секретарь должен узнать у посетителя, из какой орг анизации и по какому делу он прибыл, и в случае необходимости направить е го к соответствующему сотруднику.
Если же интересующий посетителя вопрос относится к компетенции данног о руководителя, секретарь докладывает о посетителе, в случае же отсутств ия или занятости руководителя договаривается с посетителем о новом сро ке.
Секретарь при этом обязательно должен записать дату и час приема, а так ж е фамилию и должность посетителя, название учреждения, где он работает, а так же телефон и адрес, по которым его можно в случае необходимости найти. Секретарь называет посетителю свою фамилию и дает номер телефона для ср очных справок или сообщений.
C особым вниманием и тщательностью се кретарь должен относится к организации приема.
От умелой и четкой работы секретаря зависит во многом не только порядок проведения приема, но и эффективность затрат рабочего времени руководи теля, ведущего приема.
Работа секретаря по организации приема граждан заключается в следующе м:
а) секретарь в специальный журнал или карточку записывает данные о посет ителе, пришедшем на прием. При этом записываются как сведения о посетите ле, так и представленные им по делу документы необходимо представить для того, чтобы дело могло быть рассмотрено;
б) секретарь хранит неоконченные или нерассмотренные дела и при повторн ом посещении подготавливает для руководителя или специалиста, ведущег о прием, все имеющиеся по данному вопросу документы;
в) в соответствующих графах карточек или журнала секретарь делает отмет ки о ходе рассмотрения дела и об окончательном решении вопроса и дает сп равки посетителям лично или по телефону;
г) секретарь следит за порядком во время приема, готовит для руководител я необходимые ему справочные материалы, печатает по его поручению отчет ы, сводки и другие материалы, относящиеся к приему граждан.
2.3.4. Подготовка служебных командировок.
Как показали ис следования, многие работники и специалисты расходуют на служебные кома ндировки в среднем 12-15% своего рабочего времени. Кроме того, на эти поездки расходуются довольно большие денежные средства учреждений и предприят ий. Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена, с тем чтобы время поездки использовалось с наибольшей эффективностью.
Определенная час ть работы по подготовке поездки руководителя и специалистов ложится на секретаря, который:
а) готовит и оформляет приказ о командировке, командировочное удостовер ение;
б) наводит справки о средствах транспорта, времени отправления и прибыти я, информирует об этом работника и, получив от него указания о выборе тран спорта и времени поездки, приобретает билеты;
в) обеспечивается заказ гостиницы в месте командировки.
Особенно важное значение имеет помощь секретаря в подготовке командир овки по существу. Секретарь:
а) подбирает всю необходимую для командируемого информацию;
б) готовит и подбирает все материалы и документы, необходимые работникам в поездке: доклад или реферат. Для конференций или совещания, справка, дог оворы и т. д.;
в) печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с кото рыми должен встретиться руководитель или специалист, и времени, на котор ое назначены встречи или мероприятия. Копию программы секретарь оставл яет у себя, чтобы знать местонахождение работника на случай необходимос ти что-либо срочно ему сообщить.
Во время отсутствия руководителя секретарь выполняет свои обычные раб оты, а также полученные от руководителя задания и поручения. Кроме того, о н готовит для руководителя информацию по вопросам, которые не могут быть решены в отсутствие руководителя его заместителем или другими сотрудн иками, делая соответствующие записи о телефонных разговорах, сообщения х, заявлениях и т.д.
После возвращения руководителя из командировки, секретарь:
а) информирует руководителя о выполнении полученных от него заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие;
б) по указанию руководителя обрабатывается материалы командировки (пер епечатывает, размножает, передает в соответствующие структурные подра зделения);
в) оформляет отчетные документы. [ 29, с. 32-33 ]
В Сакском городском исполнительном комитете эти функции возлагаются н а специалиста I категории общего отде ла.
2.4. Оформ ление деловой документации
Официальное пи сьмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учрежде ния с внешним миром. Через письмо ведутся преддоговорные переговоры, выя сняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма со провождают материальные ценности в пути и так далее. [ 9, с. 9 ]
Несмотря на нали чие современных средств связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связ и и тому подобного, - объем переписки даже на небольшом предприятии весьм а велик. Однако, диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для сост авления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно ч еткой классификации. Огромное количество писем при однотипности управ ленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходи мость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной дело вой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работнико в навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма з атрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо дол жно занимать не более страницы. Авторы, изданного в 70-е годы в США под руков одством канцелярии Белого Дома сборника «Простые письма», считают, что р асточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не уч итывать того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал дл я чтения, а информация, которая должна побуждать к определенным поступка м.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких тол кований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль до лжны удовлетворять тем же требованиям, что и язык беззаконий. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованн ость рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти . Еще в V веке до нашей эры древнеримски й плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксиро ванных на бумаге установлений и правил также было главным требованием с редневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизво дителей требовались точность формулировок, доскональное соблюдение фо рмы, иначе документ терял юридическую силу».
Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового пис ьма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общен ия, известный под названием Zip - Code , что в буквальном переводе означает «код- молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в С ША, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые с феры информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций , факт преднамеренной эволюции делового американского письма служит уб едительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуал ьную исполнительскую технику совершенно не оправдано.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав , морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольк у деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые инте ресы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и так далее, практически во всех странах письма сегодня составляют чаще всего от име ни коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложе ния в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет социаль ную базу, коллективный характер производственных отношений.
Деловые письма, как правило, имеют свой набор реквизитов. Реквизитами де лового письма являются:
государственный герб (для государственных предприятий);
эмблема организации;
код документа (если он есть);
наименование организации (полное или сокращенное);
почтовый и телеграфный адреса;
номер телефона;
номер факса, телетайпа;
номер счета в банке;
дата;
индекс документа;
ссылка на индекс и дату входящего документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
фамилия и телефон исполнителя.
Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. ( Приложение 7 )
Официальное деловое письмо является единственным документом, на котор ом не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия , например: «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка».
Современные информационные технологии активно использу ют идею сохра нения не только конкретного результата работы в виде документа, но и сов окупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот рез ультат был достигнут. Эта идея в систе мах подготовки текстовых докумен тов реализована в виде механизма шаблонов.
Шаблон — это документ специального типа, ко торый со держит разнообразную информацию о стилях форматирования час т ей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокома нды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, Нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохранен ным в памяти компьютера, шаблон позв оляет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) до кументы без затрат времени на форматирование.
Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в об щем случае, план текста, г рафики документа и набор способов фор матирования отдельных его частей . Концепция использования шаб лона для подготовки определенного типа до кументов как нельзя луч ше соответствует целям современного делопроиз водства: стандарти зации документов для автоматизации работы с ними и п овышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформлени я бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприя тие доку мента читателем, благоприятно сказывается на деловых кон тактах с партн ерами. Будучи один раз грамотно составленным и кра сиво оформленным, шаб лон определенного типа документа позво ляет эксплуатировать его столь ко раз, сколько действительно необ ходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.
В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержат ся обширн ые библиотеки готовых стилей, однако, как показывает практика, в ре ально м процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовы ми шаблонам и, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собстве нного шаблона бланка предприятия необходи мо выполнить определенную п оследовательность шагов:
а) установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей );
б) поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требова ниям государ ственного стандарта или международных правил оформ ления документов. П ри этом используются все возможности кон кретной программы СПТД, наприм ер: вставка графических изобра жений эмблемы предприятия, задание парам етров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, у становка атри бутов оформления абзацев основной и заголовочной части д окумен та и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глосса рий ч асто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа докумен тов;
в) сохранить разработанный бланк как шаблон.
Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов используетс я всеми сотрудниками учреждения, что приводит к единообразию оформлени я документов учреждения и уменьшает время изготовления конкретного до кумента.
Глава 3. Современные средства о рганизационной техники в осуществлении секретарской деятельности
3.1. Концепция э лектронного офиса
Документационно е обеспечение управленческого труда реализу ется путем делопроизводс твенного обслуживания деятельности ап парата управления. Осуществлен ие документационных процессов связано с созданием/хранением, передаче й и использованием боль ших массивов документированной информации. Сок ращение трудо затрат, связанных с этими процессами, и повышение качеств а рабо ты с документной информацией достигаются различными путями. Наиб олее эффективный путь — это внедрение в практику делопроиз водственно й деятельности офиса технических средств информаци онных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).
Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обра ботанная документная информация обладала свойствами полноты, достовер ности, максимально отвечала запросам ее пользова телей в части формы пр едставления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны ма ксимально механизировать или авто матизировать (в зависимости от типа т ехнических средств) практически все процедуры технологического процес са обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осущ ествляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соо тветствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехник и в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной. Послед няя я вляется наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализа ции процедур обработки документов.
Большая часть операций обработки документов носит техниче ский и форма льно-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При это м обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физ ический носитель.
Средства механизации и автоматизации управленческого и ин женерно-тех нического труда называются средствами организацион ной техники (оргте хники). К этим средствам относится достаточно большой перечень техничес ких средств, устройств и приспособле ний, начиная от карандашей и заканч ивая сложными системами и средствами передачи информации.
Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем ме сте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное опре деление не соответств ует действительному положению вещей, по скольку практически большая ча сть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характер истики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые н а рабочем столе и ис пользуемые индивидуально. По современной классифик ации к та ким средствам можно отнести персональные компьютеры и их пери ферийные устройства, копировальную технику индивидуального ис пользо вания, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехни ка — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), кот орая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.
Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного р ода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, пр едназначенных для реализации процессов обра ботки документов в офисе. Д ля оптимизации процесса выбора тех нических средств офиса необходимо у честь целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора:
объем документооборота;
временные характеристики документопотоков;
объем документов, передаваемый и принимаемый по техничес ким каналам св язи;
способ организации эксплуатации технических средств;
объем копируемых документов как первичный, так и вторич ный;
технологические и эксплуатационные характеристики оборудо вания;
фирма-производитель данной техники;
стоимость техники;
стоимость расходных материалов, частота их замены;
стоимость эксплуатации и т.п.
Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах приме няются для в ыполнения различных операций по обработке докумен тированной информа ции или же связанных с организацией управ ленческого или иного труда. По этому классификация всей номенк латуры средств проводилась по функцио нальному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе.
Исключительно прогрессивное развитие средств информацион ных техноло гий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внед рять в практику рабо ты офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обм ен между компонентами офисной си стемы будет осуществляться с помощью э лектронных коммуникаци онных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры перифе рийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с п омощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме п роцедур копирования и тиражирования выполнять це лый комплекс вспомог ательных операций по электронному монтажу документов, их последующей (« финишерной») обработке и т.д.
Ключом к реше нию проблемы повышения уровня эффективно сти деятельности персонала о фиса считается концепция так называ емого электронного ( автоматизированного) офиса . В этом случае речь идет о компл ексном использовании современных технических средств для автоматизац ии процедур и функций управления (обра ботка текстов, их редактирование, хранение и поиск, передача ин формации по каналам электросвязи внутри о фиса и за его пределы, информационное обслуживание персонала офиса, неко торые аспекты процесса подготовки и принятия решения и т.д.), средств прог раммной поддержки, подходов к проектированию помещений офиса , охраны труда персонала.
Внедрение в разных сферах электронных офисов оказалось практически ре альным прежде всего благодаря повсеместному распрост ранению ПК с откр ытой архитектурой, позволяющей конфигурировать машины с ориентацией н а выполнение конкретных работ, разнообразных проблемно-ориентированны х программных продуктов (в частности, Microsoft Office ), а также всевозможных высокоэ ффек тивных средств оргтехники.
Нынешний этап развития электронных (автоматизированных) офи сов связан с широким применением ПК и созданием на их основе автоматизированных ра бочих мест (АРМ). АРМ объединяются по средством коммуникационных средст в в единую систему (сеть), име ющую доступ ко всем вычислительным ресурсам офиса, базам дан ных, а также к внешним источникам информации. При этом зн ачи тельно ускоряется возможность информационного обмена между польз ователями сети, автоматизируются некоторые традиционные операции, свя занные с приемом и отправкой корреспонденции и других документов по кан алам связи.
Типичное АРМ состоит из ПК, оснащенного при необходимос ти дополнительн ыми устройствами, расширяющими его функцио нальные возможности, и периф ерийного оборудования (принтера, сканера, факса). Кроме того, каждое рабоч ее место ос нащается соответствующей оргтехникой применительно к функ ци ям, выполняемым на данном рабочем месте.
Для каждого сотрудника (группы сотрудников) разрабатывается и оснащает ся АРМ, профессионально ориентированное на выполне ние конкретных функ ций управления. Такая ориентация реализует ся посредством выбора и уста новки соответствующего программного обеспечения.
Текстовые редакторы (или современные текстовые процессоры) явились, пож алуй, первым компонентом электронного офиса, по скольку проблема обрабо тки текста и его преобразования является одной из основополагающих зад ач делопроизводства.
Появление следующего компонента позволило реализовать с помощью компь ютера функцию информационного обмена, прису щую системе телефонной и по чтово-телеграфной связи. Таким ком понентом стала система электронной п очты для обмена информаци ей между пользователями на многопользовател ьских компьютерах, а затем и в сетях.
Немного позже стали использоваться системы разработки баз данных (свое образных электронных картотек), а также электронные таблицы (позже назва нные табличными процессорами) для выпол нения различных (иногда очень с ложных) расчетов.
В дальнейшем в офисах стали использоваться системы деловой графики, нео бходимые для наглядности выполняемых офисных про цедур.
Все перечисленные компоненты служебной деятельности персо нала офиса соответствуют специализированным пакетам, предназ наченным для компл ексной автоматизации упомянутых функций. Одним из таких пакетов являет ся офисная система Microsoft Office . Все программные продукты этой системы не т олько унифицирова ны, но и интегрированы между собой, что позволяет в рам ках реше ния какой-либо деловой проблемы осуществлять информационный о бмен, независимо от того с каким типом документа вы работаете.
Использование ПК в офисе не исключает, а наоборот, усиливает роль средст в организационной техники, разработанной на основе применения новейши х достижений электроники, такой, как: скани рующие устройства, факс-модем ные платы, копировальные много функциональные машины, факсимильные апп араты, слайды-принте ры и др.
Практическая реализация концепции электронного офиса по степенно при водит к изменению стиля и методов управления, к пе ресмотру и перераспре делению функций персонала, повышению производительности труда при вып олнении целого ряда делопроиз водственных операций.
В то же время внедрение электронных офисов имеет и некото рые негативны е последствия. Основным из них является отрицатель ное воздействие на о рганизм человека электронной техники, интен сивно используемая на рабо чих местах. Кроме того, ухудшаются возможности личных контактов персона ла офиса, что сказывается на общем психологическом климате в коллективе . Следует отметить, что в результате электронизации офиса изменяются ква лификаци онные требования к персоналу, что может создать конфликтные си туации.
Новые технические средства и информационные технологии призваны обесп ечить повышение производительности труда в офис ной и административно й деятельности. И все-таки очевидно, что тех нические средства и компьюте рные технологии, административные и офисные системы выполняют в сущнос ти вспомогательные рабо ты, связанные с обработкой информационных масс ивов. Процесс принятия решений остается прерогативой человека. Однако, б лаго даря автоматизации ряда процессов управления персонал офиса вы св обождается от выполнения рутинных операций, уделяя больше вре мени анал итическим процессам.
3.2. Основные те хнические средства осуществления секретарской деятельности
Техническими ср едствами, которыми чаще всего пользуется секре тарь, являются: персонал ьный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтож ения бумаг и копировальный аппарат.
Компьютер стал незаменимым в практике секр етаря и по праву за нимает место "номер один" на его рабочем столе. Секрета рю он помога ет выполнять широкий круг задач:
составление и редактирование документов;
регистрация и к онтроль исполнения документов;
хранение и поиск документов, другой полезной информации;
прием и передача документов по каналам связи;
архивное хранение документов;
организация своего рабочего времени и времени руководителя и др.
Современные компьютеры отличаются по архитектуре и производи тельнос ти.
Основу архитекту ры компьютера составляют: системный блок, дис плей и клавиатура.
Главным элементом системного блока являетс я процессор . Рынок за воевали следующие виды процессоров: Intel Pentium , Intel Pentium Pro , Pentium II , Pentium III , Pentium IV , AMD K 6-3, AMD Athlon . Номер процессора определяет марку компьют ера. Чем выше номер, тем выше возможно сти компьютера. Марка компьютера на рабочем столе секретаря являет ся показателем уровня технической осна щенности фирмы.
Дисплей (монитор) предназначен для отображе ния на экране ин формации, необходимой для пользователя, о происходящих в компью тере процессах.
Клавиатура предназначена для ввода информа ции. На клавиатуре на ходятся клавиши четырех видов:
алфавитно-цифровые;
функциональны е;
со стрелками;
управляющие.
Мышь представляет собой манипулятор для вв ода информации в компьютер. В основном используются мыши с двумя или тре мя клави шами. Для работы с мышью необходим специальный коврик для предо твращения ее проскальзывания за счет надежного сцепления шарика мыши с по верхностью коврика.
Принтер предназначен для вывода информации из памяти компью тера на бум ажный носитель. Чаще используются струйные и лазерные принтеры. Наилучш ее качество печати обеспечивают лазерные принте ры. В них для печати исп ользуется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со сп ециального барабана, к которому электри чески притягиваются частички к раски. Печатающий барабан электризу ется с помощью лазера по командам и з компьютера. Принтеры могут осуществлять черно-белую или цветную печат ь. Они способны печатать как на обычной бумаге, так и на прозрачных пленка х, конвертах, от крытках.
Факс-модем используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера (введе нных с клавиату ры, либо сканированных с бумажного носителя, либо получе нных по электронной почте). Конструктивно факсмодем может быть выполнен в виде платы, устанавливаемой внутри компьютера, или в виде внеш него уст ройства, подключаемого к компьютеру через последовательный порт.
Сканер осуществляет ввод информации с бума жного носителя в па мять компьютера. В секретарской практике используют ся сканеры двух типов: протяжные для сканирования отдельных листов и пла ншетные для сканирования книг и других сброшюрованных или переплетенн ых документов.
Стример - устройство резервного копировани я, предназначен для со хранности информации на жестком диске посредство м записи ее на кассеты с магнитной лентой (емкость более 60 Мб).
Устройство архивации осуществляет хранени е большого объема ин формации и доступ к ней с большой пропускной способ ностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. В локальной сет и одно устройство архивации может об служивать все компьютеры.
Возможности компьютера определяют:
тип и тактовая частота процессора;
объем оператив ной памяти и жесткого диска;
характерист ики материнской платы;
характеристик и видеокарты;
нали чие CD-ROM и звуковой платы;
возможность подключения дополнительных устройств;
возможность эн ергосбережения.
Комп ьютер секретаря-референта должен иметь достаточные возмож ности для ра боты с редакторами текстов, электронными таблицами, базами данных и с Ин тернетом, желательно использовать операцион ную систему Windows 98/2000/NT и пакет Microsoft Office 2000.
Комп ьютерная сеть создается для эффективного использ ования не скольких компьютеров, выполняющих обработку однотипной доку мен тации. Компьютеры соединяются в сеть с помощью кабеля (телефон ного, коаксиального) или с помощью существующей телефонной сети. В некоторых с етях кабели не используются: компьютеры общаются с помощью радиосигнал ов и световых волн.
Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, вклю ченные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства (дисковые у стройства большой емкости, сканеры, принтеры и т. д.). В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляю щего передачей данных и разделени ем периферийных устройств. Остальные компьютеры являются рабочи ми местами компьютерной сети. Сервер осущес твляет сбор и передачу информации в центральную базу данных, охватывающ ую не только управленческую, но и кадровую, бухгалтерскую документацию. Это по зволит руководителю предприятия обращаться к документам секрет аря-референта, бухгалтера и специалистов предприятия, выводить их на эк ран, проводить обработку документов, сводок, таблиц, обмениваться докуме нтами и сообщениями с сотрудниками предприятия и с партне рами-контраге нтами (при наличии в компьютерной сети специальных устройств - модемов и ли факс-модемов).
Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты. Электронной почт ой называют пересылку сообще ний с компьютера на компьютер на электронн ый адрес, включенный в компьютерную сеть. Доступ в компьютерную сеть обе спечивает связка компьютер - модем - телефонная сеть - модем - компьютер. Ад рес элек тронной почты должен иметь пометку E-mail. По такому адресу можно на править сообщение с компьютера одному или нескольким абонентам (адреса там) одновременно
Электронная почта предоставляет пользователям следующие воз можност и:
отправлять д окументы адресатам, входящим в автоматизированную
информационную си стему;
получать подтверждения доставки документов по назначению;
выводить на экран дисплея полученные документы;
изменять и редактировать документы, хранить их в п амяти ПК и пересылать другому лицу;
распечатывать полученные документы в необходимом количе стве экземпляров;
отправлять документы одному пользователю или гру ппе пользовате лей системы по списку;
расст авлять приоритеты, чтобы начинать работу с наиболее важной полученной к орреспонденцией;
составлять и "прикреплять" к документам резолюции, другие слу жебные пом етки о необходимости тех или иных действий и сроках исполнения.
Сообщение, письмо или заказанная информация могут быть поло жены в ваш э лектронный почтовый ящик. Посмотреть пришедшую вам корреспонденцию мо жно, сидя в офисе за своим компьютером, из сво ей квартиры с помощью домаш него компьютера, из любого другого места или другого компьютера с модемо м через телефонную сеть. Инте ресующую информацию можно оставить в памя ти компьютера, перене сти на дискету или CD, распечатать при необходимости на принтере. Электронная почта - один из самых оперативных и относительн о деше вых видов связи.
Современны й телефон не зря называют компьютеризированным. Многофунк циональный телефон может обладать многими полезными для работы секрет аря функциями, которые нужно учитывать при выбо ре телефона для вашей фи рмы, например:
автоматически дозвонится по нужному номеру;
автоматически наберет номер, имеющийся в памяти;
упростит и ускорит дозванивание до абонента в другом городе;
автоматически дозвонится до абонента в указанное вами время;
попросит абонента перезвонить по указанному вами номеру;
запишет информацию, переданную абонентом на автоответчик;
запомнит время и дату звонка;
покажет продолжительность разговора;
содержит в памяти необходимые вам номера телефонов (в записной книжке);
покажет вам день недели, число, месяц, год и точное время;
будильники напомнят о необходимости позвонить по указанному телефону и сами произведут набор номера;
обеспечит конфиденциальность при снятой трубке телефона, если секрета рю понадобилось отойти на время;
встроенный громкоговоритель позволит вести разговор при поло женной т рубке.
В настоящее время многие фирмы перешли на радиотелефоны. В этих телефонах сигнал на пути от АТС до абонента проходит некото рое расстояние не по проводам, а по радио. Поэтому расстояние, на к отором возможна связь, зависит от множества факторов, влияющих на распро странение радиоволн, таких как расположение передающего или принимающ его устройства на местности (во впадине или на холме, внутри железобетон ного здания или среди многих зданий, мешающих прохождению радиоволн).
Радиотелефон - это телефонный аппарат, совмещенный с радио станцией, кот орый соединяется с телефонной станцией не по прово дам, а по радиоканалу. Дальность действия радиотелефона определяется в основном мощностью вс троенного в него передатчика, размерами и расположением его антенны, а т акже антенны центрального узла. Обычно эта дальность составляет 60 - 100 км, т о есть покрывает боль шой город с пригородами. Все радиотелефоны в этой з оне используют сравнительно небольшое (не свыше нескольких сотен) число каналов (рабочих частот), по одному разговору на каждом канале. Поскольку лишь немногие абоненты используют телефон почти непрерывно, число теле фонов может превышать число доступных каналов в пять - десять раз и соста влять несколько тысяч.
Радиотелефоны удобно устанавливать на автомобилях.
Оплата за разговоры по радиотелефону, чаще всего, взимается поми нутно. И ногда в абонентскую плату включается стоимость определен ного отрезка времени, например, 30 минут ежесуточно. В этом случае вы дополнительно опла чиваете только то время, на которое превысили текущий лимит.
Основное отличие сотового радиотелефона от обычного в том, что территория, обслуживаемая сотовой радиосвязью, разб ивается на много небольших зон радиусом в несколько сотен метров до неск ольких ки лометров, каждая из которых обслуживается своим передатчиком . Эти зоны на плане города и пригорода напоминают рисунок пчелиных сот, от чего и произошло название этого вида связи. Поскольку, по сравне нию с обы чным радиотелефоном, связь устанавливается на значительно меньшее рас стояние, передатчик сотового телефона может иметь гораз до меньшую мощн ость, а следовательно, и габариты. Сотовый радиоте лефон обычно выполнен в виде телефонной трубки. Сотовая радиоте лефонная сеть обеспечивает на дежную связь, конфиденциальность, вы ход на городскую телефонную сеть, н а междугородные и международ ные линии связи, большую зону обслуживания не только в городе, но и за его пределами (в загородных домах, в санатории, о тдаленном про мышленном объекте), куда прокладка кабеля экономически не целесо образна.
Пейджер - это малогабаритный цифровой прием ник информации с экраном для вывода принятых сообщений. Сообщение, адрес ованное пейджеру, он принимает в память и звуковым сигналом информирует об этом владельца. Можно просмотреть сообщение на экране сразу или сдела ть это позже. Если вы приобрели двуязычный пейджер компании Multi Page с русским и латинским алфавитами, необходимо знать, что кроме услуг (информации о к урсе валют, погоде, пробках на дорогах) абонент получает возможность пер едать сообщения не только на рус ском, но и на английском языках. Переданн ое сообщение на русском языке ваш иностранный партнер тут же получает на английском, так как операторами компании работают синхронные переводч ики. В памяти пейджера может храниться несколько сообщений, так что ес ли вы не сможете прочитать сообщение сразу же, оно не будет затерто вновь по ступившим. Зона действия пейджинговой связи - до 100 км. Можно также использ овать пейджинговую связь для междугородных сообщений (роуминг). Для пере дачи информации на пейджер в этом случае необходимо набрать междугород ный номер.
В настоящее время, с учетом требований оперативности в бизнесе, все чаще используется факсимильная связь Если вы не в состоянии вы слать контракт немедленно, заказчик может найти другого исполнителя Если вы не можете продемонстрировать новый эскиз сразу пос ле его разработки или срочно переслать прайс-лист, вы рискуете потерять клиента Неоспоримыми преимуществами факса являются оператив ность и п ростота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по су ти, копироваль ный аппарат, который предоставляет возможность копи ровать любой докум ент на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.
После передачи факсимильного сообщения многие факсы передают автомати ческий отчет-подтверждение о том, что сообщение передано и получено по н азначению Кроме того, всегда можно распечатать пол ный отчет о полученн ых и переданных сообщениях
Для копирования документов чаще всего применяются аппараты фирмы "XEROX", хо рошо зарекомендовавшие себя, поэтому большин ство копировальных средс тв обычно называют ксероксами.
Почти все ксероксы позволяют изготовить копию увеличенного или уменьш енного размера. Увеличение и уменьшение задается двумя спо собами: выбо ром одной из фиксированных величин увеличения (уменьшения), например, А5->А 4 или А4->АЗ, или непосредственным заданием величины масштабирования в про центах.
Важное место в комплексе мероприятий по защите финансовой, коммерческо й и иной информации, содержащей конфиденциальные сведения, занимает про блема уничтожения всевозможных носителей информации: бумажных докумен тов, копировальной бумаги, картрид жей от пишущих машин и принтеров и т. д., при утилизации которых требуется тщательное измельчение. Для этого исп ользуются специаль ные устройства для уничтожения бумаг - шредеры .
Выводы
Современная пс ихология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характери стик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его са мосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, у ровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлен ы природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темперамен том и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориент ациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненн ым опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, куль туру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.
На основе полученных от природы данных ( а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемо й профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере вс е сказанное относится к профессии секре таря.
В профе ссии секретаря сочетаются два, на наш взгляд, противоречивых принципа : исполнительность и инициативность. Опытному, хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по обслуживанию управле нческого труда, совмещение этих двух начал позволяет максимально рацио нализовать деятельность руководителя, освобождая его от огромного кол ичества технических операций, непосредственно связанных с исполнением повседневных директорских обязанностей. Думается, что настоящий секре тарь должен быть "един в двух лицах" - и послуш ный исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как б ы прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления.
Трудно сегодня представить деятельност ь любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действите льно, секретарь - лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учр еждение посетитель. Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, рук оводитель . Первый , кто отвечае т на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависи т не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнер ов и клиентов фирмы.
Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно од ет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поруче ния, уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством р ешать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим да р чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных с итуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и с лышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел.
Фу нкции секретаря разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнитель но короткий период времени. Иногда секретарю приходится выполнять разо вые поручения, например, передачу денег, междугородний разговор, посещен ие больного сослуживца и т.д.
Техническое обновление производства, совершенствование процессов тру да требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работн иков, включая секретарей.
Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретар ей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эруд иции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различн ые задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовк у секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализиро вать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несо мненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуа льной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языкам и, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой про фессии личные играют на последнюю роль.
У нас имеются некоторые рекомендации по улучшению секретарской деятел ьности в исполнительных органах Сакского городского совета:
1. Необходима разработка нормат ивного документа, регламентирующего секретарские должности от низшей ступени к высшей, по уровню профессиональной подготовки. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать возможности и опыт секретаря, способствовал бы более детальному обсуждению круга кон кретных обязанностей секретаря.
2. Требуется постоянное повышен ие квалификации секретаря. В связи с тем, что с каждым годом растет число н ормативно-правовых документов, появляются и получают все большее распр остранение новые средства оргтехники и информационные технологии, то с екретарю просто необходимо повышать свой профессиональный уровень, ов ладевая новыми средствами оргтехники и приобретая необходимый опыт. К с ожалению, в исполнительном комитете Сакского городского совета вопрос ам профессионального уровня госслужащих уделяется недостаточно внима ния.
3. Необходима организация внутр иофисной телефонной связи. Много сложностей возникает у руководителя (г ородского головы) при организации мини-совещаний, которые желательно пр овести оперативно, не нарушая свой собственный план работы и не отрывая от работы других. Именно для этого лучше всего использовать в работе мин и-АТС, т.к. это позволяет обойтись одним аппаратом как для связи внутри орг анизации, так и для выхода во «внешний мир».
4. Требуется более полное оснаще ние офисов Сакского городского совета современной оргтехникой и прогр аммным обеспечением. Это необходимо для облегчения работы с документам и (поиск, регистрация документов, прием и отправка документов по факсу, эл ектронной почте).