Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Делопроизводство в кадровой службе предприятия СОДЕРЖАНИЕ ВВЕД ЕНИЕ 3 I . Организация работы отдела кадр ов 6 1.1. Положение об отделе кадров 6 1.2. Должностная инструкция отдела кадров 9 1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров 10 1.4. Организация труда 11 1.5. Нормативы времени на отдельные операции 12 II . Состав ка дровой документации 13 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 21 ЛИТЕРАТУРА 23 ВВЕДЕНИЕ В ходе реферата изучаются и а нализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы Общества с ограниченной ответственностью «Птицефабри ка Александровская». Целью написания реферата являе тся анализ организационного обеспечения деятельности ООО «Птицефабри ка Александровская», а также разработка внесение рациональных предлож ений по ее совершенствованию. Исходя из этого, выстраивае тся ряд задач, а именно: -ознакомление с организационно й структурой общества; -изучение функций, задач, основных видов деятельности общ ества; -рассмотрение места и значени я кадровой службы в деятельности ООО «Птицефабрика Александровская»; изучение организации кадровой с лужбы общества, ее структуры и объемов работы, а также анализ документоо борота; Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной про работкой проблемы документационного обеспечения управления в организ ации. Решение проблемы управления документацией в современных условия х позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы органи заций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть до ступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами в ремени, труда и средств. Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организац ии в них документов. Понятием «документ» определяется информация, запис анная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым ф изическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация» , «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайн о авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шум ерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысяч елетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерч еских сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проб лем управления документацией в современный период прошло в развитых ст ранах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство автор ов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и де лается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обра ботки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными. Отдел кадров традиционно п редставлял собой самостоятельное структурное подразделение предприя тия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности пред приятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась струк тура и численный состав самой кадровой службы. В условиях стремительного пр огресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и п равильное решение стратегических и тактических задач определяет жизне способность фирмы, организации. Документированная информация с оставляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном общ естве информация стала полноценным ресурсом производства, важным элем ентом социальной и политической жизни общества. Качество информации оп ределяет качество управления. В современных условиях для повышения эфф ективности управления необходимо уделять достаточное внимание соверш енствованию работы с документами, так как всякое управленческое решени е всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество раб оты аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих р аботников. От того, насколько профессионально ведется документация, зав исит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация пре дставляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, чт о 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных фактор ов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую орга низации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делам и снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременн ость информации, устраняет ее избыточность. Во время рыночных отношений немаловажное значение прид ается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, кот орые увеличивают производительность труда работников занятых в управл ении. Рационализации документационного обеспечения управления в пред приятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимани е, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным т рудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более сов ершенной системы документационного обеспечения управления достигает ся более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохране ние, использование и правильный отбор на государственное хранение. I . Организация работы отдела кадров Классическая форма организа ции кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его числен ный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и спос обов достижения поставленных перед ним целей. Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, фун кции, права и обязанности подразделения. 1.1. Положение об отделе кадров Положение об отделе ка дров состоит из следующих разделов: - общие пол ожения; - задачи; - структура ; - функции; - взаимоотн ошения с другими подразделениями предприятия; - права; - ответстве нность. В разделе « Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору пре дприятия. Раздел «Задачи» с одержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадро в, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению под бора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование с табильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организа ция системы учета кадров. В разделе «Структур а» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его числен ный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подраз деления отдела. В разделе «Функ ции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы , в частности: - разработка п ланов комплектования кадров в соответствии с программой развития пред приятия; - оформление приема, перев ода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательств ом; - учет личного сос тава предприятия; - хранение и за полнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; - контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личн ым составом; - изучение движения кадров , анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению; - анализ состава, деловых к ачеств специалистов предприятия с целью их рационального использовани я; - создание условий для пов ышения образовательного и квалификационного уровня специалистов; - работа по создан ию резерва на выдвижение; - подготовка п редложений по улучшению расстановки и использованию рабочих; - подготовка и систематиза ция материалов для аттестационной комиссии; - подготовка мате риалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению; - принятие ме р по трудоустройству высвобождаемых работников; - осуществле ния контроля и инструктажа работников отдела кадров; - организаци я контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего труд ового распорядка; - ведение все й отчетности по кадровым вопросам. Раздел «Взаи моотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые напр авляются из отдела кадров в другие подразделения. От производственных подразделений отдел кадров получ ает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графи ки отпусков. Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказ ов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащ их, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относя щиеся к вопросам трудовой дисциплины. От бухгалтерии отде л кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей сил е, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвали дности. В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о спис очной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета р абочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении мат ериально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оп латы, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках ра ботников предприятия. В юридический отдел из отдела кадров направляются на виз ирование приказы по личному составу. В разделе «Прав а» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частнос ти: - право требов ать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной раб оты отдела кадров материалов; - право принимать работник ов предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; - право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; - право требовать от други х подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предус мотрены положением об отделе кадров. В разделе «Ответс твенность» установлена ответственность начальника отдела кадров за вы полнение возложенных на отдел функций и ответственность работников от дела, которая устанавливается должностными инструкциями. 1.2. Должностные и нструкции сотрудников отдела кадров Любая должно стная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разряд ам оплаты. Основными должностными обязанностями начальника отде ла кадров являются: - руководст во работой отдела; - обеспечен ие выполнения работ; - разработка н еобходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций; - обеспечение рационально го использования материальных, финансовых и технических средств; - проведение работ по защи те информации, составляющей коммерческую тайну; - обеспечение рационально го распределения нагрузки между работниками отдела; - создание услови й для роста и повышения квалификации персонала; - контроль со блюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины; - внесение пре дложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на н арушителей производственной и трудовой дисциплины; - обеспечение сос тавления уставной отчетности. Начальник отдела кадров должен знать: - постановлени я, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы выш естоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; - нормативные акты и метод ические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; - основы экономики, орган изации труда и управления; - правила в нутреннего трудового распорядка; - правила и нор мы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и про тивопожарной защиты. Численный соста в отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численнос тью работающих в организации. Должностная инстру кция начальника отдела кадров ООО «Птицефабрика Александровская». 1.3. Нормативная ч исленность сотрудников отдела кадров Для установл ения необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию учету к адров, которые предназначены для определения затрат рабочего времени н а работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий . Основными видами ра бот отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы рабочих и служащих, оформление и учет трудовых книже к, составление статистической отчетности по учету личного состава, сост авление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет. Нормативная численность работников (Ч), необходимых для в ыполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по ф ормуле: Т(1) * К(1) Ч=Ф(п) где Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рас считанная по данным нормам за год (квартал),ч; К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполн ение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25); Ф(п) – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), ч. 1.4.Организац ия труда Деятельност ь работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируетс я должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-к валификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих ( приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утверждено директором птицефабрики. Оформление и учет ли чного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формам и первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госком стата РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как в соответствии с постановлением Госк омстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетн ые документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированны м формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Мин фином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федерал ьными органами исполнительной власти. Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуще ствляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книж ек на предприятиях. Учет явок на ра боту и ухода с нее ведется по табелям. Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрике орг анизован в централизованном порядке и осуществляется путем отметки в т абеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством началь ников отделов. Контроль за своевре менным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также прави льным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня воз лагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работ ников. 1.5. Нормативы вре мени на отдельные операции Оформление д окументов при приеме на работу рабочих и служащих . Работа состоит из следующих операций: - ознакомлен ие с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломо м или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказ а о приеме на работу (форма № Т-1); - заполнение личной карточ ки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудово й книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, воен ного билета, приказа о приеме на работу); - составление приказа о за числении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работни ка, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, да та зачисления и при необходимости – период испытательного срока; - на основании приказа в тр удовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности , цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме; - оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету ка дров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, от носящихся к служебной деятельности работника; составление описи докум ентов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка лично го дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работ ника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности. 2. Состав ка дровой документации Задачи управ ления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения ег о состава можно решать только при наличии совершенной системы информац ионного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий. Информационные пок азатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские клас сификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать а нкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, з анимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий р абочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие По становлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназ начен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служа щих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уро вню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспе чения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начис ления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др. Информационные показатели, характеризующие работу с кад рами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг доку ментов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности са мой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетн о-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управлен ия кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой док ументации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по офо рмлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.) В состав кадров ой документации входят следующие документы: - трудовой договор (контракт); - приказ (ра споряжение) о приеме на работу (форма №Т-1); - личная ка рточка (форма № Т-2); - учетная к арточка научного работника (форма № Т-4); - приказ (ра споряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5); - приказ (ра споряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6); - приказ (расп оряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8); - табель учета рабочего в ремени (форма № Т-13); - личные за явление работников предприятия; - графики о тпусков; Трудовой договор(контра кт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземп лярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у рабо тника. Приказ (распоряжение) о приеме н а работу является одной из унифицированных форм первичн ой учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обяза тельным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собст венности. Приказы по личному составу являются важнейшим документо м, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы пт ицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работник ов; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и опл аты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данн ых; поощрения и наложения взысканий и др. Для оформления приказов по личному составу необходимо п исьменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заяв ление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделен ия (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), а кт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой о рганизации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отраж ающее изменение фамилии работника и др. Личное заявление работника о приеме, переводе или увольн ении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указы ваются: наименование структурного подразделения, наименование вида до кумента, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предпр иятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявле нии проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении доку мента и направлении его в дело. Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это пр инято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сра зу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕС ТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ. Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) при казы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитыв ать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными ср оками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлен ии отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) с рок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В ин дивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль. Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сфор мулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для люб ого кадрового приказа является указание распорядительного действия (у волить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отч ества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подра зделения, дата вступления в силу данного пункта приказа. Состав других сведений в пунктах приказа по личному сост аву определяется спецификой распорядительного действия. При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия п риема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п .д. При переводе на другую работу – новая должность и подраз деление, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжите льности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплат ы труда (если оно возникает). При увольнении причина увол ьнения, согласно статьям ТК РФ. При предоставлении отпуска – его вид, продолжитель ность, дата начала и окончания. При командировании – дата и продолжительность команд ировок, место направления, наименование предприятия. При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрен ия или взыскания. Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до с ведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут рас полагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, л ибо после подписи руководителя предприятия. Проект приказа по личному составу согласовывается со сл едующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с р уководителями структурных подразделений, работники которых упоминают ся в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по лично му составу руководителем кадровой службы. Приказы по личному составу обязательно регистрируются ( отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрацион ной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указываетс я: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хр анения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по след ующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обо значение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельно сти). На птицефабрик ведутся разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров ( прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командиро вании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (с ведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках. Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответству ющих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на о сновании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служ ащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. Свободные строки могут при необходимости заполняться да нными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведе ния» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставл яет дату заполнения. Свободные сроки в п.6. раздела I предназначены для названия и даты окончания второго образов ательного учреждения высшего или среднего профессионального образова ния. При заполнении п.12 раздела I орг анизации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, во енную службу записывать с указанием должности. В разделе III с каждо й записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах н а другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работник а под расписку в графе 11. В разделе IX «Дополн ительные сведения» для полноты учета лиц, обучающихся в очно-заочных, за очных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего професси онального образования, следует проставлять даты поступления в образов ательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников р екомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учрежд ений. В том же разделе следует зап исывать и другие данные о работнике. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (фо рма № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структ урного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в о дном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует н ачальник структурного подразделения прежнего и нового места работы и п одписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе н а другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне делаются отметки о несданных имуще ственно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем ме сте работы. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов о тпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексо м, действующими законодательными актами и положениями, коллективным до говором и графиками отпусков. Заполняется в двух экземплярах: один остается в отделе ка дров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником струк турного подразделения и руководителем организации. На основании приказа о предоставлении отпуска отдел кад ров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производи т расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении о тпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывает ся «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываю тся месяцы, по которым начислена заработная плата. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора ( контракта ) (форма № Т-8) применяется при оформлении увольне ния работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземпляра х на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: од ин экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителе м организации. В разделе «справка о несданных имущественно-материальны х и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихс я за работником. Табель учета использования рабочего времени и расчета з аработной платы (форма № Т-12) применяется для учета использ ования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюд ением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а та кже для составления статистической отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это л ицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время и других от ступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на о сновании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспосо бности, справка о выполнении государственных или общественных обязанн остей и т.п.). Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одн а строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времен и, а другая для записи количества часов по ним. Учет использования рабочего времени осуществляется в та беле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистра ции только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Личные заявления работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся от руки, в свободной форме или н а трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного под разделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифров ку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполн ении. В дальнейшем заявление отправляется в дело. Графики отпусков представляют собой вну тренний документ, в котором определяется очередность предоставления о тпусков сотрудникам подразделений и предприятия в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, назв ание вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, виз ы согласований. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Каждый руководитель труд ового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отр ажающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой ст аж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни челове ка. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также веде ние кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового коде кса РФ. Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциально го характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовы ми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по ли чному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительн ого хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответстве нность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Ф едерации и архивах. Документы по личному составу привлекают внимание не тол ько архивных работников, но и инспекторов труда – сотрудников Роструди нспекции, органы которые действуют при каждом региональном департамен те по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня «достаточно рыч агов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труд е». Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работни ками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными суд ами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых суда ми, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на рабо те. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлени ем в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значени е при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нор мативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибк и, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных рек визитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадр овой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем зна нии статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении. Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая су щественную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стран е, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отно шений, так как служит документальным подтверждением прав работника на с оциальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в су д при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительн ое хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в арх ивные учреждения. ЛИТЕРАТУРА 1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. – М.: Интел-Синтез, 2004. 2. Андреянова В.В. Как правильно по дготовить и оформить приказ. – М.: 2003. 3. Печ никова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации. – М.: ЭКМОС, 2003. 4. Сте нюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: Приор, 2003. 5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные систем ы документации. Унифицированная система организационно-распорядитель ной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во станда ртов, 1997.