Идеи личной ответственности и делегирования полномочий, конечно же, не новы. Концепции соучастия в управлении и самоуправления появились более 30-ти лет назад. Чем же делегирование полномочий отличается от этих более ранних концепций? Почему столь многие организации сегодня пытаются внедрить этот подход?
Различие, как это часто бывает, не в самих концепциях, а в их обосновании. Сегодня целью делегирования полномочий не является стремление к наибольшей удовлетворенности служащих как средству повышения производительности их труда. Так считали в 1960-х годах, когда была популярной теория Y и идеи самоуправления (теории X и Y разработаны и описаны Дугласом МакГрегором: теория X в менеджменте - стимулирование работников через тотальный контроль и наказания; теория Y в менеджменте - стимулирование работников через вовлечение, участие и вклад).
Сегодня к делегированию полномочий подталкивают потребности компаний. Ключом к успеху являются: быстрая реакция на требования клиентов, надежные межуровневые и межфункциональные связи в компаниях, а также необходимость использовать местные, мгновенно возникающие и исчезающие возможности, что требует решительной децентрализации процессов принятия решений.
Делегирование полномочий предполагает право принятия решений, но каких именно? На такой вопрос нет простого ответа, и это изрядно снижало эффективность многих программ делегирования полномочий. Если решения принимаются на слишком высоком уровне, служащие будут лишены возможности самостоятельно и своевременно выполнять свой долг. С другой стороны, если передать слишком большие права принимать решения на нижние этажи организации, возникнет риск ее дезинтеграции и конфликтов между различными отделами и звеньями.
С принципиальной точки зрения ответ должен быть таков: "служащий обязан принимать те решения, которые ему кажутся своевременными и необходимыми". Без такой свободы принятия решений нельзя говорить об истинном "делегировании полномочий". Дело в том, что именно служащему приходится выбирать, какие решения он может принять сам, а какие следует передать на рассмотрение руководителей. Такой подход создает определенный риск, как для служащих, так и для менеджеров. Подчиненные больше рискуют, а менеджеры утрачивают контроль. Но такова природа делегирования полномочий, которое представляет собой во многом противоположность традиционной иерархической пирамиде.
Одной из проблем перехода от иерархической структуры к структуре с децентрализованной ответственностью является то, что наибольшие перспективы успеха имеют те компании, которые отчасти уже осуществили децентрализацию, а потому меньше других в этом нуждаются.
Компании, для которых характерна жесткая иерархическая структура и замедленная реакция на требования клиентов, испытывают заведомо большие трудности в процессе делегирования полномочий, чем компании с более плоскими и менее формализованными управленческими иерархиями, известные высоким качеством обслуживания. Так что чем острее потребность, тем менее вероятен успех.
Так как же лучше всего осуществить делегирование полномочий работникам? В теории и практике управления существуют два подхода к реализации управленческих решений: ориентация на то, как лучше добиться конечных результатов, и ориентация на то, как лучше готовить эти решения. Оба подхода трудно "стыкуются", но если доминирует второй, то конечных результатов добиваться оказывается легче. Если же доминирует первый подход, то это свидетельствует о том, что принятию управленческих решений уделяется мало внимания. Методом, который может соединить оба подхода, является делегирование полномочий работникам.
Однако его трудно внедрить в практику управления. Постоянная нацеленность руководителя на достижение конечных результатов мешает ему "поднять голову", осмотреться по сторонам, заглянуть вперед. Но удаленность от эпицентра событий не дает возможности глубоко чувствовать рабочую обстановку во всех задействованных управленческих циклах. И все же руководитель-профессионал не только тянет на себе воз, погружаясь в текучку, но и "заплывает" вдаль, чтобы ощутить свободу своих собственных действий.
Метод делегирования полномочий формирует организационный диапазон исполнения управленческих решений, вывода руководителя из узкого, тесного коридора поручения заданий на широкую дорогу в поисках надежных попутчиков. Можно представить, от чего должен уходить руководитель и к чему он должен стремиться, чтобы расширить организационный диапазон исполнения.
Переходя к методу делегирования полномочий, руководитель не только определяет сроки исполнения, качество и объемы работы, но и конечные результаты, наделяя работников ответственностью за полную реализацию управленческого решения. Они договариваются о том, как оформить и представить результаты, а также о том, как эти результаты будут вознаграждаться. Работнику предоставляется право на риск, а значит, и право на ошибку, т.е. право самому выбирать наилучший способ достижения результата. Он только оговаривает, какой денежный фонд можно тратить, советуется, с кем вступать в контакт, проясняет для себя право подписи необходимой документации, процедуру согласований, подготовки документов, ведения переговоров, выхода к вышестоящему руководителю с инициативами или за разрешениями. Если все эти полномочия ему, так или иначе, делегируются, то работник (или низовой менеджер) получает свободу организационного, финансового, юридического и психологического маневра, освобождая руководителя от детального контроля этого управленческого цикла. Руководитель также получает свободу маневра в решении перспективных и стратегических проблем. Но наибольшую свободу получает тот руководитель, который может так организовать реализацию решений и в других управленческих циклах. Он же и достигает наибольшего эффекта в управлении.
Однако это происходит не со всеми, не всегда и не сразу. Требуется определенное время для того, чтобы наладить такое управленческое взаимодействие. Это значит, что руководителю необходимо преодолев противоречие, которое можно сформулировать так: принимая управленческие решения за подчиненных, он должен принимать его вместе с ними, чтобы творчески вовлечь их в реализацию еще одного замысла.
Современная основа метода делегирования полномочий основана, с одной стороны, на преодолении негативной зависимости работников от руководителя, вынужденных подчиняться его требованиям, а с другой - на преодолении зависимости руководителя от работников, вынужденного отвечать за качество, объемы и сроки исполнения работ.
В современной теории управления общепризнанным является "золотое правило" руководства, суть которого такова: самой важной способностью руководителя является получение результатов через своих работников (Л. Аллен). В той мере, в какой он умело передает свои полномочия исполнителям, он эффективно руководит. Чем больше и чаще руководитель применяет этот метод, тем оптимистичнее оказывается и организация исполнения в целом. Делегирование полномочий работникам психологически предполагает единство доверия и требовательности - базовый принцип, "работающий" на организацию "коммуникативного пространства". Доверяя, руководитель предоставляет работникам возможность максимально использовать свои опыт, знания и способности в выполнении заданий. Твердо, но корректно, требуя, он повышает ответственность работников за его качество, объемы и сроки.
Наибольшие перемены в менеджменте за последние 5-7 лет несомненно связаны с развитием информационных технологий. Появление быстродействующих компьютеров сделало доступ к информации и ее обработку более быстрым и надежным, при этом информация предоставляется в любой требуемой форме. Большое применение находят статистические и математические методы, такие, как математическое программирование и методика исследования операций при принятии решений.
В последние годы руководителям высшего ранга приходится справляться значительно быстрее со все более сложными техническими, экономическими и производственными проблемами. В состав высшего руководства входит новое поколение специалистов с математическим и научным складом ума, чтобы решать эти сложные проблемы.
Процесс принятия решений значительно совершенствуется, поскольку вследствие развития информационных технологий уменьшается угроза искажения информации.
Высокие темпы морального старения и постоянные перемены, характерные сегодня для химической и биологической индустрии, сферы высоких технологий быстро распространяется на другие отрасли производства, вынуждая их постоянно проводить технические и организационные реформы. В силу этого исследователи становятся ближе к руководству и талантливые люди уже ценятся больше, чем ранее.
На уровне топ менеджмента происходит смещение акцентов в системе оценки человеческих качеств от преданности фирме и способности решать проблемы. Главное внимание уже уделяется творческому стратегическому планированию, разработке новых продуктов и решению сложных проблем.