Документы и документооборот: роль и значение в деятельности органов внутренних дел

1. Понятие и сущность делопроизводства в органах внутренних дел.
2. Организация документооборота в органах внутренних дел.
3. Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел.
4. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел.
...

1. Понятие и сущность делопроизводства в органах внутренних дел.

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.
В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники органов внутренних дел должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.

В настоящее время актуальность проблемы организационного совершенствования деятельности органов внутренних дел имеет особенно важное значение. В условиях возрастающего динамизма социально-экономических отношений стало аксиомой, что владеющий информацией - владеет ситуацией.
Управление немыслимо без оборота документов, так как документ является главным инструментом управления, основным средством реализации управленческих функций, важнейшим организационно-техническим инструментом подавляющего большинства управленческих операций. В процессе управленческой деятельности органы и подразделения внутренних дел получают и сами создают различные документы, причем с усложнением процессов управления их количество постоянно возрастает.

Инструкция по делопроизводству устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан. При построении информационно-справочной системы для документов используется номенклатура дел. Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.В номенклатуре дел указывается:- наименование раздела для каждого дела, которое соответствует структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел;- заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела.Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В номенклатуру не включаются дела оперативного учёта и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важности) составляется Единая номенклатура особой важности.Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в подразделениях делопроизводства и режима, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:1) учёт документов (присвоение регистрационного номера);2) контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);3) установление срока исполнения документа;4) справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.В органах внутренних дел применяется журнальная, картотечная и автоматизированная формы регистрации.Помимо ведения учёта документов, подразделения делопроизводства и режима также организуют контроль над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел. В основе такого контроля лежат сроки исполнения документов. Они могут определяться различными путями. В частности, срок исполнения конкретного документа может определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях), содержаться в самом документе (как правило, в распорядительных), либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения. Одновременно с этим при организации делопроизводства необходимо выделять информацию, касаемую признака документа, которая позволяет хранить документы упорядоченно (систематизированно). Одним из таких признаков является документопоток. Он образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов. Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основных документопотока:1. Исходящие документы - создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций и учреждений.2. Входящие документы - приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.и.) органа внутренних дел.3. Внутренние документы - не предназначены для отправки в другие организации и учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел должно ежегодно проверяться экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел.Дела формируются по установленным в секретариатах правилам по их наименованиям после окончания исполнения документов. Основанием для списания документа в дело является резолюция начальника органа внутренних дел, который должен указать в какое дело подлежит списанию исполненный документ. Разделяют временный срок хранения дел (до 10, более 10 лет) и дела постоянного хранения.Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливается Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел.По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. 3. Назначение и виды документов, составляемых в органах внутренних дел.Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов. Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляют им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.п.Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. В органах внутренних дел составляется множество самых различных документов. Уяснению их разнообразия служит классификация документов, которая осуществляется по различным критериям. Применительно к изучению и практическому осуществлению делопроизводства наибольший интерес представляет классификация, произведенная по следующим критериям: по направлениям деятельности органов внутренних дел, по месту возникновения и направлению движения документов, по количеству отражаемых в них вопросов, по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов, по степени секретности содержащейся в документах информации и др.В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на управленческие или организационно-распорядительные, оперативно-разыскные, уголовно-процессуальные, административно-процессуальные.Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера.Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания и др.).Отчетные документы содержат информацию о выполнениизаданий, поручений, запланированных мероприятий (рапорт или докладная записка, объяснительная запискасправка и др.).Группа документов общего характера включает в себя разнообразные документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения): акт, протокол, служебной письмо, телеграмма и др.Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-разыскную деятельность органов внутренних дел. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД России.Уголовно-процессуальные документы отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и др.). Требования к их содержанию и оформлению во многом определены уголовно-процессуальным законодательством.Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административных правонарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т.п.) отражают административную деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД России.По количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы. Документ, составленный по одному вопросу, считается простым. Если в документе содержится информация по двум или большему числу вопросов, он является сложным.По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние документы (многосторонние). Односторонние документы составляются от имени одного лица (одной стороны - органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, именуют двусторонними (многосторонними). Так, например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы. В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации они подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые) документы. Характер деятельности сотрудников органов внутренних дел обусловливает интерес к рассмотрению таких видов документов как официальные документы, подлинные документы и документы-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов достаточно изучения копии документа.4. Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел.Нормативно-правовое регулирование делопроизводства в органах внутренних дел может быть рассмотрено как общее и специальное. Первое определяет общие особенности регулирования делопроизводства в организациях, второе - непосредственно отражает специфику организации и осуществления делопроизводства в органах внутренних дел.На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.