Проектирование систем управления фирмой

ОГЛАВЛЕНИЕ_Toc60857052
ВВЕДЕНИЕ
1.1 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА ФИРМЫ
1.2ПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ ПРОЦЕСС ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
1.3 ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ МЕНЕДЖМЕНТА «ООО» ГЕРМЕС ФЛАЙТ
1.4 ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫЙ ВАРИАНТ ПРОЕКТА ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ «ООО» ГЕРМЕС ФЛАЙТ
1.5 ПЕРСОНАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ДИРЕКТОРА ЗА ВЫПОЛНЕНИЕ ФУНКЦИЙ ПО ОПРЕДЕЛЕННЫМ ВИДАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
ГЛАВА 2. ЛИНЕЙНОЕ И ОПЕРАТИВНОЕ РУКОВОДСТВО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
2.1 ОСНОВНЫЕ ГРУППИРОВКИ РАБОТ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
2.2 ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА БЛОКОВ «ЛИНЕЙНОЕ И ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ» ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
ГЛАВА 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ СВЯЗЕЙ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ
3.1 ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЛИНЕЙНЫХ ОПЕРОГРАММ И ЛИНЕЙНЫХ КАРТ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ (ЛКРО) ПРИ ПРОЕКТИРОВАНИИ СВЯЗЕЙ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ
3.2 ЗАДАЧА, ТРЕБУЮЩАЯ РЕШЕНИЯ В АППАРАТЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
3.3 ЛКРО, ОТОБРАЖАЮЩАЯ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧИ ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
ГЛАВА 4. ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛАХ И СЛУЖБАХ, ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
4.1 НАЗНАЧЕНИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ПОЛОЖЕНИЙ ОБ ОТДЕЛАХ И СЛУЖБАХ, ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
4.2 ФУНКЦИИ ОТДЕЛА СБЫТА ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
4.3 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СБЫТА ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ
ИСТОЧНИКИ
ЛИТЕРАТУРА

Обеспечение выполнения обязательств по поставкам продукции и расчетам за оказанные услуги и поставки; Контроль возврата средств за реализованную продукцию, материально-техническим обеспечением складов, финансовыми и экономическими показателями деятельности организации. Разработка и реализация мер по снижению затрат связанных с технологическим обеспечением продаж, формирование системы экономического стимулирования сбыта. Обучение персонала, обеспечение кадрового резерва. Маркетинг. Своевременное составление сметно-финансовых документов, планов, отчетов, информационно-аналитических материалов о выполнении планов по сбыту продукции холдинга и сопутствующих товаров, финансово-хозяйственной деятельности региональной торговли.
4.3 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА СБЫТА ООО «ГЕРМЕС ФЛАЙТ»
Должностная инструкция руководителя
I. Общие положения
1. Категория должности: Руководитель
2. Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им должностью:
2.1. Профессиональные требования: высшее профессиональное образование; стаж работы по специальности в области продаж не менее 5 лет; опыт руководящей работы от 2 лет; знание компьютера и программного обеспечения (программы Word, Excel, Power Point, Internet, электронная почта).
2.2. Личные качества: лидерские качества (умение мотивировать и наделять других людей полномочиями для достижения целей организации); понимание коммерческих принципов (умение рассматривать проблемы в терминах издержек и прибылей); умение оказывать влияние, убеждать (способность к воздействию на других людей с целью добиться от них согласия или изменения поведения); стратегическое мышление (способность оценить, какое значение будут иметь проблемы, события или деятельность, и к каким последствиям они приведут); организованность и способность к планированию (умение определять планы действий, графики и контролировать их соблюдение); коммуникативные способности (умение говорить ясно, четко и с учетом особенностей собеседников, как при общении с отдельными людьми, так и с группой).
2.3. Знания
Методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов производства и реализации продукции;
Перспективы развития рынков сбыта;
Методы изучения спроса организации;
Методы и порядок разработки нормативов;
Порядок заключения договоров, определения потребности в ресурсах;
Правила оформления сбытовой документации;
Основы трудового законодательства;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
Деловой этикет.
3. Порядок назначения и освобождения от должности: руководитель отдела сбыта назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора.
4. Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия:
Законодательные и нормативные правовые акты;
Методические материалы по организации сбыта и поставки готовой продукции;
Планы производства и сбыта продукции;
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
Личные распоряжения руководства компании (учредителя, Генерального директора, Заместителя Генерального директора);
Приказы и распоряжения по компании;
Положение об Отделе сбыта;
Должностная инструкция Начальника Отдела Сбыта.
5. Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник: Начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется Генеральному директору.
6. Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются)
В непосредственном подчинении Начальника Отдела сбыта находятся следующие сотрудники Отдела Сбыта:
Менеджер по работе с клиентами, Менеджер по рекламе и продвижению продукции.
7. Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия
Производится на усмотрение Коммерческого директора или Генерального директора.
8. Условия работы
8.1 Режим работы Начальника Отдела сбыта определяется в соответствии с «Правилами внутреннего трудового распорядка», установленными в организации.
8.2. В связи с производственной необходимостью Начальник Отдела сбыта может выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
8.3. Для решения оперативных вопросов по обеспечению производственной деятельности отдела продаж Начальник Отдела сбыта может выделяться служебный автотранспорт.
II. Цели и задачи
1. Обеспечение планирования и организация производственной деятельности отдела продаж.
2. Выполнение планов продаж.
3. Расширение рынков сбыта.
III. Функции (должностные обязанности)
1. Основные должностные обязанности
1.1. Осуществляет рациональную организацию сбыта продукции организации в соответствии с заказами и заключенными договорами.
1.2. Обеспечивает участие отдела в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию организации, перспектив развития рынков сбыта.
1.3. Организует подготовку и заключение договоров
1.4. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплектности и качеству в соответствии с заказами и заключенными договорами.
1.4. Принимает меры по выполнению плана реализации продукции, своевременному получению нарядов, спецификаций и других документов на поставку.
1.5. Обеспечивает контроль выполнения подразделениями организации заказов, договорных обязательств, состояние запасов готовой продукции на складах.
1.6. Организует приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции.
1.7. Осуществляет разработку и внедрение стандартов организации по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций.
1.8. Организует оптовую торговлю выпускаемой предприятием продукции.
1.9. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.
1.10. Участвует в рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям и нарушении ими условий договоров.
1.11. Обеспечивает учет выполнения заказов и договоров, отгрузки и остатков нереализованной готовой продукции, своевременное оформление сбытовой документации, составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), о выполнении плана реализации.
1.12. Координирует деятельность складов готовой продукции.
1.13. Руководит сотрудниками Отдела Сбыта, отдает распоряжения и контролирует их выполнение.
2. Дополнительные обязанности
2.1. По поручению Генерального директора или Заместителя Генерального директора сотрудник выполняет должностные обязанности, предусмотренные квалификационными характеристиками по другим должностям, родственные по содержанию работ, равные по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации и изменения должностного наименования.
2.2. В ряде случаев, перечисленных ниже, Начальник Отдела сбыта обеспечивает выполнение сотрудниками отдела расширенного круга должностных обязанностей, родственных по содержанию работ и равных по сложности основным обязанностям: совершенствование организации труда; внедрение новых технических средств; проведение мероприятий по увеличению объема выполняемых работ; сокращение численности персонала.
IV. Права
Руководитель отдела продаж имеет право:
1. Действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
2. Давать подчиненным ему сотрудникам поручения, задания по кругу вопросов, входящих в его функциональные обязанности. Контролировать выполнение плановых заданий и работу, своевременное выполнение отдельных поручений и заданий.
3. Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий.
4. Знакомиться с проектами решений Генерального директора, Коммерческого директора, иных должностных лиц, касающихся продаж организации.
5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Руководителя отдела продаж.
6. Подписывать и визировать организационно-распорядительные документы по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
7. Вносить предложения по совершенствованию работы отдела продаж, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
8. Сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных во вверенных им отделах недостатках.
9. Использовать для решения профессиональных задач в рамках должностных обязанностей следующие средства: персональный компьютер, программное обеспечение компании и стандартные программы; телефонную и электронную связь.
V. Ответственность
Руководитель отдела продаж несет ответственность за:
1. Неисполнение, некачественное и (или) несвоевременное исполнение возложенных на него должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции, в соответствии с действующим трудовым законодательством.
2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения планов работ отделом продаж.
3. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4. Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка организации и (или) инструкции о сохранении коммерческой тайны.
5 Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины сотрудниками отдела продаж.
6 Некорректное отношение к подчиненным, нарушение субординации.
7. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарным и другим правилам создающих угрозу деятельности организации, его сотрудникам.
8. Причинение материального ущерба и (или) ущерба деловой репутации компании в соответствии с действующим трудовым и гражданским законодательством.
VI. Взаимоотношения. Связи по должности
Руководитель отдела продаж в процессе работы взаимодействует:
1. Со всеми руководителями структурных подразделений организации – по вопросам, связанным с работой отдела продаж.
2. С сотрудниками структурных подразделений организации по вопросам: подготовки прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции; проведения маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию организации; перспектив развития рынков сбыта; разработки предложений и рекомендаций по изменению технических, экономических и других характеристик продукции с целью улучшения ее потребительских качеств и стимулирования сбыта.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
«Система управления организации» – одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в целом, так и ее отдельных составляющих. Очевидно, что изучение и совершенствование системы управления, как в рамках отдельной организации, так и государства, общества в целом способствует скорейшему достижению поставленных целей и задач.
Любая организация, являясь открытой системой, постоянно испытывает на себе целый комплекс воздействий. Как внутренние так и внешние воздействия выводят систему из равновесия. Они носят название возмущающих факторов. Выделяют 3 типа регулирования факторов: регулирование в виде выравнивания отклонений действительного состояния, регулирование посредством устранения факторов, которое выводит систему из нужного состояния. Например: сменить поставщиков, номенклатуру поставок.
Регулирование посредством защиты системы путем создания дополнительных объемов материальных или иных ресурсов. Например: в составе страховых запасов. Такие действия способствуют поддержанию системы в заданном состоянии, но еще могут называться управлением.
С позиции системного подхода управление это перевод системы в новое состояние путем воздействия на ее переменные.
Управление - это функция системы, которая обеспечивает направление деятельности в соответствии с планом или удерживает в допустимых пределах отклонение системы от заданной цели. Управление – это процесс, посредством которого разрозненные ресурсы объединяются в единую систему для достижения поставленных целей.
Исходя их общих представлений об управлении как о системе можно интерпретировать её в деятельности аппарата управления конкретного организации.
Основным элементом производственной системы является процессор. В зависимости от конкретных технологических процессов, проходящих на организации, процессоры будут отличаться. По существу здесь формируются материально-вещественные компоненты, финансовые и экономические результаты. На выходе видны результаты деятельности организации и степень реализации поставленных целей. В процессоре возникают все возмущающие факторы, которые пытаются вывести её из равновесия. Следовательно, должен быть орган, улавливающий эти влияния, устраняющий или снижающий их отрицательное воздействие. Таким органом является управляющая подсистема. Её еще называют субъектом управления. Он представляет собой совокупность различных органов управления, которые осуществляют строго определенные функции по регулированию системы или переводу ее в новое состояние. По отношению к субъекту управления процессор занимает соподчиненное место и является объектом управления или управляемой подсистемой. Т.о. общее представление о системе как совокупности каналов входа и выхода и общее понятие процессора в сочетании с системой воздействия на процессор дает общее представление по системе управления конкретных производств. Однако не выполнено одно из требований системного подхода: система должна быть замкнута. Выполнение этого условия осуществляется через информационные каналы, по которым с одной стороны поступает на вход от управляющей системы командная информация, а с другой по каналам выхода поступает отчетная информация. Управляющая подсистема должна сравнить результаты деятельности процессора заданные командной информацией и определить степень достижения целей системы. Для этого в систему управления вводится специальный элемент сопоставления. При несоответствии показателей информаций субъект управления должен внести коррективы в командную информацию. Для повседневного регулирования системы формируются каналы обратной связи. По ним вводятся элементы оперативного управления системой. Для практического осуществления функционирования процессора на каждой фирме, организации разрабатываются свои системы. Общими для всех систем является наличие подсистем управления, т.е. общая система управления разбивается на следующие подсистемы: подсистема линейного руководства, целевые комплексные подсистемы, функциональные подсистемы, подсистема обеспечения управления.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ
ИСТОЧНИКИ
Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих». Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=58053.
Приказ Росархива от 07.10.1998 № 65 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников федеральных государственных архивов». Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=309192.
ЛИТЕРАТУРА
Антошечкина Е.Ю. Основные этапы создания СЭД: от обследования – до ввода в промышленную эксплуатацию. Методические материалы конференции ЭОС «Весенний документооборот 2006»
Асеев, С.Ю. Князева, Т.А. Учебно-методический комплекс по курсу «Современные отечественные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД)»/ С.Ю.Асеев, Т.А.Князева.- Барнаул, 2007. – 94 с.
Бизюков, П.В. Служба управления персоналом: функции, типология, модели / П. В. Бизюков // Социологические исследования: СОЦИС: ежемес. науч. и обществ.-полит. журн.-2007. - N5.-С. 53-61.
Волкова, К.А. Структура производственного объединения: Положения об отделах и службах. Должностные инструкции: справ. пособие/ К.А. Волкова, Ф.К.Казакова, А.С. Симонов; под ред. А.И. Бужинского, В.Ф. Палия. – М.: Экономика, 1987. – 317с.
Кузин, Б.И. Методы и модели управления фирмой: учебник для вузов / Б.И.Кузин, В.Н. Юрьев, Г.М. Шахдинаров. СПб.: Питер, 2001. – 432 с.
Лапуста, М. Справочник директора предприятия: справочное издание / ГУУ; [под ред. М.Г. Лапусты]. – 6-е изд., [испр., изм. и доп.]. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 832с.
Общеотраслевые методические рекомендации по разработке организационных структур управления для производственных объединений и предприятий. М.: Экономика, 1988.
Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан. Проект. – Ташкент, 2006 (http://ru.infocom.uz/download/recom.doc)
Тронин, Ю.Н., Масленченков, Ю.С. Менеджмент и проектирование фирмы / Ю.Н. Тронин, Ю.С. Масленченков. – М.: ЮНИТИ. – 2002.
Тронин, Ю.Н. Управленческие решения: учеб. пособие для вузов / Ю.Н.Тронин, Ю.С. Масленченков. – М. ЮНИТИ-[ДАНА], 2004. – 310с.
Хамурадов, М. А. Совершенствование системы управления нефтегазовым комплексом Чеченской Республики / М. А. Хамурадов // Регион: экономика и социология.-2007. - N2.-С. 151-158.
Шеметов, П.В., Бовин, А.А., Чередникова, Л.Е., Радионов, В.В. Основы менеджмента. УМК. Новосибирск, НГУЭУ, 2004.
Методические рекомендации по организации работы с документами с использованием системы «ДЕЛО».
Антошечкина Е.Ю. Основные этапы создания СЭД: от обследования – до ввода в промышленную эксплуатацию. Методические материалы конференции ЭОС «Весенний документооборот 2006»
Рекомендации по внедрению систем электронного документооборота в государственных органах власти и управления Республики Узбекистан. Проект. – Ташкент, 2006 (http://ru.infocom.uz/download/recom.doc)
Приказ Росархива от 07.10.1998 № 65 «Об утверждении типовых должностных инструкций работников федеральных государственных архивов». Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=EXP;n=309192.
Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих». Режим доступа: http://www.consultant.ru/online/base/?req=doc;base=LAW;n=58053.
16
Генеральный директор
Собрание участников
Бухгалтерия
Отдел сбыта
Главный бухгалтер
Менеджер по работе с клиентами
Менеджер по рекламе и продвижению продукции
Начальник отдела сбыта
Помощник бухгалтера
- координация
- согласование
- консультация
- обработка документов
- фиксация информации
- обработка информации
- отчетность
- выдача задания
- утверждение заданий
- административное воздействие на исполнителя
- контроль за исполнением
- разработка проекта задания
- функциональное руководство
- методическое руководство
- принятие решений
- одобрение альтернативы