Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка" Наро-Фоминского муниципального района Московской области и его совершенствование

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УСТРОЙСТВО АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»
1.1 Задачи, функции и структура Администрации
1.2 Организация службы делопроизводства и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»
2.1 Документирование управленческой деятельности
2.1.1. Анализ оформления бланков
2.1.2. Анализ оформления отдельных видов документов
2.2. Состав и объем документооборота
2.3. Прием и первичная обработка документов
2.4. Регистрация документов
2.5. Организация контроля над исполнением документов
2.6. Организация текущего контроля документов
2.7. Экспертиза ценности документов
2.8. Подготовка документов к сдачев архив

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»
3.1 Доработка локальных правовых актов
3.2 Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Документационное обеспечение управления Администрации городского поселения "Апрелевка" Наро-Фоминского муниципального района Московской области и его совершенствование

Организация проведения аттестации муниципальных служащих, подготовка необходимых документов в соответствии с действующим законодательством, Положением о проведении аттестации муниципальных служащих Администрации городского поселения Апрелевка.
Организация проведения квалификационных экзаменов муниципальных служащих, подготовка необходимых документов в соответствии с действующим законодательством.
Составление графиков отпусков, учет использования работниками Администрации городского поселения Апрелевка отпусков.
Оформление командировок.
Решение иных вопросов прохождения муниципальной службы, кадровой работы, определяемых действующим законодательством.
Организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения Апрелевка.4
Таким образом, организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения Апрелевка является одной из многочисленных функций отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения Апрелевка.
Непосредственно в самом отделе организация ведения делопроизводства в Администрации городского поселения Апрелевка является должностной обязанностью специалиста 1 категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения Апрелевка:
Соблюдение положений Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства, Устава Наро-Фоминского муниципального района, Устава городского поселения Апрелевка, муниципальных правовых актов и обеспечение их исполнения.
Соблюдение при исполнении своих должностных обязанностей прав и законных интересов граждан и организаций.
Неразглашение во время прохождения и после прекращения муниципальной службы государственной и иной охраняемой законом тайны, а также сведений, ставших известными в связи с исполнением своих должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.
Исполнение постановлений и распоряжений Администрации городского поселения Апрелевка, приказов и поручений начальника отдела, иных вышестоящих руководителей, отданных в пределах их полномочий, за исключением незаконных.
Обеспечение сохранности муниципального имущества, в том числе предоставленного для исполнения должностных обязанностей.
Своевременное рассмотрение обращений граждан, юридических лиц, запросов депутатов, а также государственных органов и органов местного самоуправления.
Соблюдение установленных правил внутреннего трудового распорядка и порядка работы со служебной информацией.
Поддержание уровня квалификации, необходимого для надлежащего исполнения своих должностных обязанностей.
Разработка и внесение предложений в планы работы отдела.
Подготовка по поручению начальника отдела проектов постановлений и распоряжений Администрации городского поселения Апрелевка, иных документов по вопросам деятельности Администрации городского поселения Апрелевка.
По поручению начальника отдела обобщение результатов рассмотрения обращений граждан и организаций, претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения договоров, составление необходимой документации.
Обеспечение сохранности документов.
Оформление соответствующих документов по приему, переводу и увольнению работников в соответствии с трудовым законодательством РФ, законодательством о муниципальной службе, постановлениями и распоряжениями Администрации городского поселения Апрелевка.
Формирование и ведение личных дел работников Администрации городского поселения Апрелевка.
Ведение реестра муниципальных служащих Администрации городского поселения Апрелевка.
Ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Оформление и выдача служебных удостоверений работникам Администрации городского поселения Апрелевка.
По поручению начальника отдела подготовка документов, необходимых для работы с кадровым резервом Администрации городского поселения Апрелевка.
Подготовка и предоставление нормативных правовых актов подлежащих включению в Регистр.
Подготовка документов, необходимых для проведения квалификационных экзаменов муниципальных служащих Администрации городского поселения Апрелевка.
Оформление отпусков, графиков отпусков и их соблюдение.
Соблюдение отчетности.
Оформление иных необходимых документов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Прием, обработка, учет, регистрация входящей и внутренней деловой корреспонденции, направление ее на рассмотрение Главе городского поселения Апрелевка, руководителям соответствующих структурных подразделений Администрации, помещение исполненных документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.
Прием, учет, регистрация, подготовка к отправке, отправка в назначенные адреса исходящей корреспонденции, помещение контрольных экземпляров документов в дела Администрации в соответствии с номенклатурой дел.
Ведение учета движения входящей, исходящей и внутренней деловой корреспонденции, отражение соответствующих сведений в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах, карточках и т.п.) и базе данных по документам. Осуществление контроля над исполнением документов, в том числе за соблюдением сроков исполнения, выдача необходимых справок по зарегистрированным документам.
В соответствии с резолюцией Главы городского поселения Апрелевка, руководителей структурных подразделений Администрации передача документов на исполнение.
Передача и прием информации по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), своевременное доведение до адресатов информации, полученной по каналам связи.
Подготовка заседаний и совещаний, проводимых Главой городского поселения Апрелевка, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
Организация приема посетителей.
Систематизация и текущее (оперативное) хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдача документов (дел) во временное пользование, контроль над их своевременным возвращением в места хранения, обеспечение сохранности документов (дел) в процессе хранения, обеспечение удобного и быстрого поиска документов текущего архива.
Подготовка к передаче и передача в архив документов, законченных делопроизводством, составление описи дел, подлежащих передаче на хранение в архив в соответствии с действующим законодательством.
Обеспечение сохранности проходящей служебной документации.
Осуществление взаимодействия с органами государственной власти Российской Федерации, Московской области и органами местного самоуправления, а также с предприятиями, организациями, учреждениями независимо от форм собственности, для выполнения возложенных должностных обязанностей.5
Проведенный анализ документов показывает, что структурная организация администрации городского поселения Апрелевка определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо. Организации со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке.
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
Большинство видов деятельности в экономике и обществе является регулируемыми. Область делопроизводства также регулируется на государственном уровне. Содержание государственного регулирования определяется нормативными правовыми актами, принимаемыми на всех уровнях законодательной и исполнительной власти. Форма государственного регулирования определяется действующими механизмами доведения обязательных требований, контроля над их исполнением и применения санкций к нарушителям.
В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Высшей юридической силой обладают Конституция РФ и законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления. Деятельность каждой организации определяется положением о нем (Уставом). В действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста.
Сегодня уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации (см. Приложение 1). На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу.
В Российской Федерации так же разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России. Законом установлен статус стандарта, принципы стандартизации, виды документов по стандартизации и принципы их применения. Принципиальное отличие современных стандартов состоит в их рекомендательном характере — стандарты применяются на добровольной основе. В соответствии с законом установлены следующие категории документов в области стандартизации:
национальные стандарты;
правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
стандарты организаций.
«В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов устанавливающих правила оформления документов. Стандарты содержат четко сформулированные требования к работе с документами».6 Организация работы с документами является неотъемлемой частью управления деятельностью любой организации, поскольку документы содержат в себе свидетельство выполнения всех ее деловых операций. Хорошо налаженная работа с документами является фундаментом управления.
Рассмотрим некоторые законодательные акты РФ, в которых регулируется сфера документации и информации.
В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены, в первую очередь, Федеральным законом “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:
«1. Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.
3. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».7
Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность.8
В Федеральном законе "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" Глава 7 (ст. 43-48) полностью посвящена муниципальным правовым актам, и регламентирует такие вопросы, как: система муниципальных правовых актов, устав муниципального образования, подготовка муниципальных правовых актов, вступление в силу муниципальных правовых актов и др.9
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ-125 от 22 октября 2004г. Вступил в силу 27 октября 2004г.)., который установил, что в «Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались».10 Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.
Характерной чертой современности является создание законодательной основы сбора, обработки, использования, сохранения и передачи информации. Это свидетельствует о коренном изменении государственной политики в сфере формирования информационных ресурсов. Вместе с тем заметно меняется отношение в обществе к организации информационных ресурсов. Управленцы проявляют всевозрастающий интерес к проблемам законодательного регулирования и обеспечения их деятельности. Практические работники самых разнообразных управленческих систем приходят к осознанию того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, оказывают непосредственное и целенаправленное влияние на результативную работу во всех отраслях человеческой деятельности.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
Муниципальное образование городское поселение Апрелевка имеет статус городского поселения и является самостоятельным муниципальным образованием в составе Наро-Фоминского муниципального района. Администрация поселения является юридическим лицом и осуществляет исполнительно-распорядительные функции. Деятельностью администрации поселения руководит на основе единоначалия глава поселения.
Структура администрации поселения утверждается Советом депутатов поселения по представлению главы поселения. Администрация имеет линейно-функциональную структуру органов управления, которая состоит из: линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу и специализированных обслуживающих функциональных подразделений.
Основные задачи Администрации: обеспечение реализации полномочий по решению вопросов местного значения городского поселения Апрелевка; осуществление отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления городского поселения Апрелевка федеральными законами и законами Московской области.
Функции Администрации: подготавливает проекты муниципальных правовых актов городского поселения Апрелевка, готовит и направляет нормативные правовые акты поселения для включения их в регистр муниципальных нормативных правовых актов Московской области; осуществляет прием населения, а также рассмотрение жалоб, заявлений и предложений граждан, принимает по ним необходимые меры в пределах своей компетенции; осуществляет финансовое, материально-техническое, организационное и иное обеспечение деятельности Администрации, в том числе единого порядка документооборота в Администрации и комплектования архивного фонда поселения.
Структурная организация администрации городского поселения Апрелевка определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. В данном случае, используется централизованная форма ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо. В частности, специалист 1 категории отдела правового обеспечения, кадровой политики и муниципальной службы Администрации городского поселения Апрелевка.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
На сегодняшний день уже сложилась достаточно обширная государственная система законодательных и нормативных актов, регулирующих сферу информации и документации На основе законодательной базы, затрагивающей различные аспекты ДОУ, разрабатываются локальные нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления и архивному делу.
Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности дает возможность органам местного самоуправления работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на предоставлении более качественных муниципальных услуг, решении проблем всего местного сообщества.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «АПРЕЛЕВКА»