Функциональные задачи автоматизации управления персоналом в государственной службе

Оглавление

Введение
Функциональные задачи автоматизации управления персоналом в государственной службе
Заключение
Список использованных источников

Функциональные задачи автоматизации управления персоналом в государственной службе

Воспита-тельная
Она связана с возрастанием требований к личности государственного служащего, его нравственным качествам, умению выполнять задачи, возложенные на государственные органы в гражданском обществе
6
Информац.-аналити-ческая
Она позволяет своевременно обеспечивать субъектов управления персоналом необходимой информацией и аналитическими материалами о кадровых процессах и кадровых отношениях в госслужбе
Как показывает практический опыт, универсальные функции отражают сущность процесса управления в целом, в то время как специфические являются рабочим инструментом осуществления общих универсальных функций. Важно подчеркнуть, что специфические функции подвижны. С изменением социально-политических условий, места и роли государства в обществе они расширяются или сужаются в зависимости от общественных потребностей и возможностей государства.
Кадровая служба государственного органа выполняет функции центра управления персоналом, конечной целью которого является успешная работа органов власти и управления, повышение профессиональной и материальной удовлетворенности каждого служащего, сохранение здоровья и обеспечение безопасности сотрудников. Кадровая служба призвана обеспечивать реализацию универсальных и специальных функций системы управления персоналом. В числе важнейших задач кадровой службы государственного органа:
обеспечение проведения кадровой политики в государственной службе;
внесение предложений руководителю госоргана по реализации положений законов и иных нормативно-правовых актов о госслужбе;
организация подготовки и оформление решений госоргана или его руководителя, связанных с поступлением на госслужбу, заключением госконтракта, назначением на должность госслужбы, ее прохождением, освобождением от должности и увольнением служащего с госслужбы;
документационное обеспечение прохождения государственной службы;
эффективное применение кадровых технологий;
заключение договоров на обучение с последующим поступлением на государственную службу;
организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации (стажировки) государственных служащих;
организация проведения служебных проверок;
организация проверки соблюдения госслужащими ограничений;
консультирование служащих по правовым и иным вопросам;
обеспечение методического руководства деятельностью кадровых служб подведомственных организаций, обобщение и распространение передового опыта работы с персоналом, его анализ и адаптация к современным условиям государственного управления РФ.
Перечень задач кадровой службы не закрыт. Это связано с тем, что в России происходит реформирование госслужбы, становление ее как системы, как важнейшего механизма государственного управления.
Профессионалы кадровой сферы нуждаются в мощном решении для управления человеческим капиталом - решении, которое объединяет в рамках единого информационного пространства технологии управления персоналом и возможности реализации стратегических целей компании. Сегодня существует большое количество программных средств в управлении трудовыми ресурсами: Системы электронного документооборота; Системы тестирования при подборе кандидатов на вакантные позиции; Компьютерные деловые игры; Электронный рекрутинг (посредством Internet - ресурсов); Системы управления знаниями (электронное обучение); Экспертные системы (профессиографические портреты, профориентация, групповой анализ состояния персонала, выявление тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом и пр.); Комплексные системы автоматизации управления персоналом.2 Все эти информационные технологии в сочетании с эффективной работой службы управления человеческими ресурсами компании могут дать существенные преимущества организации. Если кадровая политика интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и информационная система управления персоналом не должна существовать обособленно, а должна быть частью единой информационной системы, без которого невозможна полная автоматизация управления предприятием.
Автоматизированная система управления персоналом должна обеспечивать:
Полное соответствие российскому трудовому законодательству;
Использование адаптированных современных методик управления человеческими ресурсами предприятия;
Соответствие требованиям международных стандартов серии ISO 9000:2000 в части поддержки ресурсного и процессного подходов к решению задач управления человеческими ресурсами;
Повышение эффективности деятельности сотрудников служб управления персоналом в центре и на местах, унификацию процедур управления человеческими ресурсами, анализ и обработку информации, централизацию управления и делегирование полномочий;
Гарантированный прозрачный доступ и оперативное управление организационной структурой, процессами кадрового менеджмента;
Достижение максимального эффекта автоматизации системы управления человеческими ресурсами при оптимальных затратах на ее создание;
Возможность развития системы управления человеческими ресурсами в соответствии с изменениями задач и масштабов деятельности.
Так, например, исследователи просчитали следующие статистические данные, подтверждающие необходимость автоматизации управления персоналом. На одного работающего в организации человека специалистами кадровой службы ежемесячно выполняется в среднем 25 функциональных задач, при количестве персонала 1000 человек можно посчитать, сколько времени понадобится на одну операцию: 1000чел.=25000задач/мес.=300000 задач/год. В среднем служба кадров состоит из 5 сотрудников (на 1000 работающих). То есть,1 специалист HR=60000задач/год=164 задачи/день = 20 задач/час = 1 задача/3 мин, т.е. за 3 минуты нужно, например, выбрать кандидата на работу, назначить ему собеседование, провести собеседование и принять человека на работу, а потом составить отчет о проведенном мероприятии. При отсутствии единой автоматизированной системы управления сотрудник просто не в состоянии выполнить подобный объем работы, что приводит к необоснованному увеличению штата специалистов. 3
Функциональные преимущества систем управления персоналом можно разделить на три большие категории. Первая и самая распространенная функция - регламентационная направленность. Это, прежде всего, кадровый учет сотрудников: в информационную систему заносятся все данные о каждом служащем (номер паспорта, прописка, ИНН и т.д.), и кадровик может нажатием одной кнопки на компьютере получить исчерпывающую информацию о каждом работнике. Сюда же относится и автоматизированный расчет зарплаты сотрудников, а также всех налоговых и прочих отчислений.
Второй по значимости и наиболее динамично развивающейся функцией кадровых IT-систем является их способность фактически управлять людскими ресурсами. Так, например, автоматизированные системы позволяют анализировать все данные о сотруднике и помогают постоянно контролировать, насколько его квалификация соответствует занимаемой должности: если служащий в совершенстве владеет иностранным языком, то система, анализируя этот факт, порекомендует переместить этого человека на новую должность в расширяющийся отдел зарубежных связей, а на его место поставить того, у кого более подходящая для этой должности квалификация. Как еще один пример реализации рассматриваемой функции автоматизированной HR-системы можно привести мероприятия по оценке и аттестации сотрудников, регулярно проводимых в органах государственной власти. Так разработкой программы аттестации предприятия малого бизнеса вполне справится его HR-подразделение, однако, для оценки, например, трех тысяч сотрудников необходимо максимально эффективно спланировать использование временных и человеческих ресурсов, что просто невозможно сделать без эффективного средства автоматизации данного процесса.
Третья функция кадровых IT-систем заключается в оценке степени реализации поставленных перед организацией целей. Для этого необходим специальный аналитический инструмент, с одной стороны, опирающийся на учетные данные по персоналу и результаты проведения мероприятий по управлению кадровыми процессами, с другой - предоставляющий специальные механизмы анализа всего массива данных. Т.е. этот инструмент должен формировать показатели эффективности деятельности компании (KPI), в режиме реального времени отражать протекание кадровых процессов, индицировать отклонения от нормального состояния и предлагать варианты решений той или иной негативной ситуации.
В последние годы многие компании занимаются внедрением передовых информационных технологий, в том числе и органы государственной власти, и государственные корпорации. Так, «Росатом» завершил проект по созданию единой системы управления персоналом на базе продуктов SAP, который обеспечивает учет рабочего времени, кадровый учет, администрирование персонала, управление организационной структурой, расчет заработной платы, а также управление эффективностью для головного офиса Госкорпорации. Сегодня ведутся работы по распространению системы на все управляющие компании Госкорпорации: Концерн Росэнергоатом, ТВЭЛ, и другие. По данным ГК «Росатом», уже зафиксирована существенная разгрузка сотрудников предприятий от подготовки в «ручном режиме» большого количества разных отчетов. До внедрения SAP около 80% рабочего времени сотрудники кадровых служб тратили на рутинные операции и бумажную работу. Теперь есть условия: для непосредственной работы с людьми, подбора талантливых специалистов, развития персонала, формирования кадрового резерва и т. д.4
В декабре 2008г. завершился проект внедрения системы управления персоналом в арбитражных судах РФ - «Система единого штатного расписания». Система обеспечивает автономное ведение кадровой работы в каждом из 112 арбитражных судов, представляющих собой юридически независимые государственные учреждения, расположенные в субъектах Российской Федерации во всех часовых поясах, и одновременно реализует сквозные процессы, затрагивающих суды различных уровней. В ближайшее время количество пользователей системы будет доведено до 250 (и более) человек.5