Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом на примере реставрационной компании ООО "Вознар-ЛиК"

Введение
Глава 1. Нормативно-правовая основа организации работы с кадровой документацией в Российской Федерации
Глава 2. Организация работы с кадровой документацией: базовые характеристики и технологии
Глава 3. Организация работы с кадровыми документами в ООО «Вознар-ЛиК»
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложение 1. № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»
Приложение 2. № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»
Приложение 3. № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом на примере реставрационной компании ООО "Вознар-ЛиК"

оформление взысканий;
оформление командировок;
оформление документов для пенсионного страхования;
составление и ведение графика отпусков;
оформление отпусков;
оформление и учет трудовых книжек;
формирование и ведение личных дел работников;
анализ текучести кадров;
ведение установленной отчетности;
оформление справок, подтверждение места работы и стажа;
ведение учета личного состава;
контроль за состоянием трудовой дисциплины и т.д.
Таким образом, отдел кадров осуществляет целый комплекс работ по организации работы с кадровыми документами.
Положение о персонале является локальным нормативным актом предприятия. Оно определяет принципы корпоративной культуры ООО «Вознар-ЛиК», основные права и обязанности работодателя и работников. В Положении о персонале отражаются также вопросыорганизации работы учреждения, оплаты труда работников, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, социальные гарантии и т.п.
Необходимым условием реализации норм Положения о персонале является утвержденная руководством предприятия Программа развития персонала, представляющая планомерный комплекс мероприятий по повышению квалификации работников, закреплению кадров на предприятии, повышению социальной защищенности работников с указанием конкретных сроков их проведения.
На основании Положений о подразделениях и службах разработаны должностные инструкции для каждой должности, содержащейся в штатном расписании. Ежегодно все сотрудники персонально обязаны ознакомиться со своей должностной инструкцией под роспись.
Должностные обязанности специалиста по кадрам включают в себя:
своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников;
выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности;
соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек;
составление установленной отчетности;
составление и ведение графика отпусков;
оформление документов для представления к награждениям и поощрениям;
выполнение работы по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;
участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров;
участие в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с другими медицинскими учреждениями;
информирование работников об имеющихся вакансиях;
участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;
контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведение их стажировок, участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
Задачи отдела кадров следующие:
перспективное прогнозирование и планирование потребности учреждения в кадрах различных профессий и специальностей;
комплектование учреждения необходимыми кадрами высокой квалификации, требуемых профессий и специальностей;
обеспечение движения кадров, подготовка резерва на выдвижение;
повышение квалификации работников;
постоянное совершенствование работы службы на основе внедрения новейших технологий работы с документами и методик подбора персонала;
учет личного состава и систематический его анализ и т.д.
Рассматривая работу отдела кадров, необходимо охарактеризовать учет сотрудников. Основным документом по учету персонала учреждения является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу, в т.ч. внешних совместителей. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в отдельной картотеке, составленной по каждому подразделению и службам в алфавитном порядке. В личную карточку вписываются такие дополнительные сведения как:
наличие квалификационной категории специалиста;
наличие ученой степени;
наличие сертификата специалиста;
все повышения квалификации (специализации и усовершенствования).
В отделе кадров при поступлении на работу каждый вновь принятый сотрудник знакомится под роспись с Правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, о чем делается запись в журнале регистрации вводного инструктажа.
Контроль и учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в специальном Журнале учета.
Отделом кадром готовятся и представляются в Отдел статистики ежемесячные, ежеквартальные, полугодовые и годовые отчеты.
Штатное расписание ООО «Вознар-ЛиК» составляется начальником отдела кадров.
Под документооборотом отдела кадров принято понимать упорядоченное перемещение документов по кадровым вопросам, созданных в процессе работы соответствующими должностными лицами.
В ООО «Вознар-ЛиК» сохраняется сочетание традиционного и электронного документооборота.
Однако в последнее время намечается переход в сторону электронного документооборота, увеличивается объем использования ПК, программ «Консультант-Плюс», «Гарант», внедрена автоматизированная программа 1-С «Зарплата-кадры».
Повседневная практика документационного обеспечения деятельности кадровой службы организации свидетельствует о том, что всех проблем в работе с документами избежать, как правило, не удается (например, неэффективный контроль за оборотом документов, отсутствие достаточно умелого руководства процессами рассмотрения и подготовки документов в текущем, в особенности, оперативном режиме работы, недостатки в организации учета и хранения документов, хаотичность процессов утилизации и архивации документов, утративших свою актуальность и др.
В целях повышения эффективности организации работы с кадровыми документами необходимо разработать нормативные документы для организации работы с персоналом с учетом современных реалий.
С этой целью можно рекомендовать организовать рабочую группу, в состав которой могут войти работники отдела кадров, экономисты и руководители структурных подразделений и служб, которые заинтересованы в решении стоящих проблем. Члены данной рабочей группы должны будут решить, какие процедуру на данный момент недостаточно проработаны в ООО «Вознар-ЛиК», какие меры необходимо предпринять для повышения эффективности работы как отдела кадров (особенно в сфере организации работы с кадровой документацией), так и структурных подразделений организации.
На основе отобранных приоритетных решений должен быть составлен план действий, который следует ограничить по временным характеристикам. Для наиболее эффективной его реализации необходимо назначить ответственное лицо.
Особое внимание целесообразно обратить на следующие мероприятия:
совершенствование систем учета, их комбинированное применение, периодические ревизии состоящих на хранении документов, уточнение состава номенклатуры дел;
контроль за работой по архивации, своевременная передача документов оперативного учета в архивы.
Кроме того, в работе необходимо более широко использовать современные компьютерные технологии, справочные правовые системы «Консультант», «Гарант». Целесообразно руководству внедрить в ООО «Вознар-ЛиК» автоматизированные системы управления персоналом, такие как «Босс-кадровик», «Оазис», «Радость кадровика» и др.
Следует регулярно проводить мероприятия по повышению квалификации сотрудников по вопросам по вопросам автоматизации.
При возникновении проблемных ситуаций при разработке регламентирующей документации обратиться за помощью к компаниям, специализирующимся на кадровом консалтинге, что позволит руководству повысить эффективность управления.
При разработке нормативных документов необходимо учитывать их соответствие как Трудовому кодексу Российской Федерации и Типовым правилам, а с другой стороны, учитывать специфику организации (отрасль, местоположение, кадровую политику, структуру персонала, тип собственности, технологию и организацию производства, финансовое состояние в части благ и гарантий и др.).
При разработке таких документов как Должностные инструкции и Положения о подразделениях в качестве нормативной и методической базы использовать не только Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Министерством труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 года, но и опираться на рекомендации зарубежных экспертов.
Уделение достаточного внимания работе отдела кадров, в первую очередь в отношении организации его деятельности с кадровой документацией, позволит ООО «Вознар-ЛиК» повысить эффективность своей работы в целом, что приведет к повышению конкурентного преимущества организации.
Таким образом, организация работы с кадровой документацией в ООО «Вознар-ЛиК» в целом уже разработана, руководству данной организации следует обратить внимание на придание большей эффективности кадровой службе, что поможет избежать многих трудностей.
Заключение
Управление человеческими ресурсами является неотъемлемой частью работы любого предприятия. Стратегический характер данного понятия был доказан уже многими экспертами и специалистами, занимающимися исследованиями в сфере работы с кадрами.
Человеческие ресурсы напрямую влияют на конкурентоспособность организаций, что подтверждают многие стратегии ведения конкурентной борьбы – в них именно персонал является основным потенциалом для придания предприятию эффективности и конкурентного преимущества.
Персонал, обеспечивающий высокий уровень конкурентоспособности организации, должен управляться в соответствии с установленными подходами стратегического управления человеческими ресурсами, немаловажную роль в процессе которого является адекватное построение работы именно с кадровой документацией.
Важную роль в процессе управления персоналом играют кадровые службы, что едино для любой организационно-правовой формы предприятия. Одной из важнейших функций таких подразделений является организация работы с кадровой документацией. Документирование трудовой деятельности работников уже давно стало привлекать внимание руководителей предприятий. Документы, фиксирующие данные о трудовой деятельности, важны не только для каждого конкретного работника, но и для организации в целом.
Исторически так сложилось, что нормативно-методическое регламентирование организации работы с кадровыми документами сформировалось стихийно, до сих пор не существует единой системы взаимосвязанных актов, которые бы были согласованы со всеми ведомствами. Причиной тому является отсутствие в России некоего центра по координации всей этой деятельности. Поэтому предприятия зачастую руководствуются сложившимися у них традициями и внутренними нормативами.
Состав документов кадровой службы очень широк, каждое ее действие должно сопровождаться соответствующей документацией.
В ООО «Вознар-ЛиК» организация, ведение и совершенствование системы нормативно-правового и методического обеспечения, движение документов, кадровое, документационное обеспечение осуществляется начальником отдела кадров и заместителем генерального директора.
Главной задачей кадровой службы ООО «Вознар-ЛиК» является обеспечение успешного функционирования и развития предприятия путем подбора, расстановки и подготовки кадров, способных эффективно решать вопросы, связанные с его деятельностью. При этом соответствующая правильная организация работы с кадровыми документами помогает эффективно решать стоящие перед персоналом вопросы.
В ООО «Вознар-ЛиК» сохраняется сочетание традиционного и электронного документооборота. Правда в последнее время намечается переход в сторону электронного документооборота, увеличивается объем использования ПК, программ «Консультант-Плюс», «Гарант», внедрена автоматизированная программа 1-С «Зарплата-кадры».
На рассматриваемом предприятии остается целый комплекс нерешенных проблем, связанных с организацией работы с кадровой документацией, в частности были выявлены:
a. неэффективный контроль за оборотом документов;
b. отсутствие достаточно умелого руководства процессами рассмотрения и подготовки документов в текущем, в особенности, оперативном режиме работы;
c. недостатки в организации учета и хранения документов;
d. хаотичность процессов архивации документов.
Для решения этих трудностей, а также для повышения эффективности работы всего госпиталя, можно порекомендовать:
e. разработать план действий, в котором бы были учтены мнения наиболее важных сотрудников;
f. создать специальную рабочую группу, куда войдут работники отдела кадров, экономисты и руководители структурных подразделений и служб, которые заинтересованы в решении стоящих проблем;
g. руководству следует обратить внимание на развивающиеся с каждым годом новые технологические новинки, которые направлены на облегчение работы кадровых служб.
Все это поможет повысить и конкурентоспособность организации на соответствующем сегменте рынка.
Список использованных источников и литературы
Источники:
1. Постановление Правительства РФ от 10.11.2003 г. №677 «Об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области» // URL: http://www.gks.ru/scripts/free/1c.exe?XXXX66F.2.1/010710R
2. Конституция Российской Федерации // URL: http://www.constitution.ru/
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях // URL: http://www.garant.ru/main/12025267-000.htm
4. Гражданский кодекс Российской Федерации // URL: http://www.garweb.ru/project/law/doc/10064072/10064072-001.htm
5. Основы законодательства Российской Федерации о нотариате // URL: http://nalog.consultant.ru/doc49258.html
6. Закон о государственной тайне // URL: http://www.fsb.ru/under/secret.html
7. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» // URL: http://www.internet-law.ru/law/inflaw/inf.htm
8. Трудовой кодекс Российской Федерации // URL: http://www.rg.ru/oficial/doc/codexes/trud/
9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. М., 2001.
10. Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // URL: http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=2182&mode=thread&order=0&thold=0
11. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). М., 1981.
Литература:
1. Делопроизводство в кадровой службе. Под ред. А.В. Верховцева. М., 1999.
2. Кибанов А.Я. Организация управления персоналом на предприятии. М., 1994.
3. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. Учебник. 2-е изд. М., 2007.
4. Кокорев И.А. Управление персоналом организации в свете теории человеческого капитала. М., 2002. 39 с.
5. Кочеткова А.И. Управление персоналом фирмы. М., 1998. с. 113-115.
6. Красавин А.С. Документирование и организация работы с кадровыми документами. М., 2004. С. 10-16.
7. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.
8. Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2002. С. 56.
9. Фомбран Ч. Дж. Стратегическое управление человеческими ресурсами // Коэн А.Р. Курс МВА по менеджменту. М., 2001. С. 364.
10. Фомичев А.Н. Административный менеджмент. М., 2003. 226 с.
11. Черняк Т.В. Организация труда персонала. Новосибирск, 2004. 204 с.
12. Шевцов А.Д., Чичина А.П. Образцы документов по кадрам. М., 1999. С. 24.
13. Шевцов А.Д., Чичина А.П. Образцы документов по кадрам. М., 1999. С. 24.
14. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. М., 1998. 344 с.
Приложение 1. № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»
Бланк приказа
Код
Форма по ОКУД
0301001
по ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу
Дата
Принять на работу
с
по
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
в
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации)
(условия приема на работу, характер работы)
с тарифной ставкой (окладом)
руб.
коп.
(цифрами)
надбавкой
руб.
коп.
(цифрами)
с испытанием на срок
месяца(ев)
Основание:
Трудовой договор от “
”
20
г. №
Руководитель организации
(должность)
(личная подпись)
(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен
“
”
20
г.
(личная подпись)
Приложение 2. № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»
Унифицированная форма № Т-6
Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 № 1
Код
Форма по ОКУД
0301005
по ОКПО
(наименование организации)
Номер документа
Дата составления
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику
Предоставить отпуск
Табельный номер
(фамилия, имя, отчество)
(структурное подразделение)
(должность (специальность, профессия))
за период работы с
“
”
20
г.
по
“
”
20
г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на