Разработка ЭИС «Автоматизация документооборота с поставщиками и покупателями на примере предприятия ООО «Тройка»

краткая характеристика к диплому "Автоматизация документооборота с поставщиками и покупателями на примере предприятия ООО «Тройка»". ...

ООО «Тройка» работает на российском рынке с 2003 года. Целью деятельности организации является извлечение прибыли.
Цель данной работы исследовать тему документооборота на примере предприятия ООО «Тройка», рассмотреть предприятие, его функции, структуру, проблему документооборота и сделать анализ существующих программ для автоматизации документооборота. Для достижения поставленной цели в дипломном проекте решаются следующие задачи:
• рассмотреть рынок строительных компаний;
• изучить деятельность ООО «Тройка»;
• осуществить постановку задачи и проектирование ЭИС;
• разработать программный продукт;
• провести технико-экономическое обоснование разработки;

Компания ООО «Тройка» является обществом с ограниченной ответственностью, представляет собой объединение нескольких физических и юридических лиц для совместной хозяйственной деятельности. Уставный капитал образуется только за счет вкладов учредителей. Общество с ограниченной ответственностью является юридическим лицом и имеет собственное название.

отчет по невыполненным услугам за месяц.
При обращении клиента в фирму первым делом проводится оценка объекта, то есть, какие необходимо провести работы, какие объемы и что из этого выберет заказчик. После этого с клиентом заключается договор на выполнения работ. В этом договоре представлена смета, сроки выполнения. Сумма услуг в договоре указана с учетом материалов. То есть каждая услуга имеет свою спецификацию (в нее входит стоимость работы плюс стоимость материала). Предварительная смета для клиента печататься по текущим ценам. После того, как клиент согласен, у поставщика запрашиваем текущие цены и обновляем их. В результате получается договор с актуальными ценами. При этом стоимость услуг может быть, как снижена, так и увеличена. Также в этом договоре должны присутствовать реквизитынашей организации и клиента. Работы разбиваются по сотрудникам, в зависимости от вида работ.
На основания договора создается заказ-наряд на материалы. По этому документу работники склада производят их заказ в необходимом количестве. Также на основании договора менеджер должен выписывать акт оказания услуг, что является подтверждением того, что договор выполнен.
Слайд 5 Постановка задачи. В настоящее время в компании ООО «Тройка» на документооборот уходит много времени и нерационально используется человеческий ресурс, так как работа всех сотрудников трудоемкая: каждый сотрудник должен предоставить определенную информацию остальному персоналу и нередко эти данные дублируются. Ещё одним минусом является то, что заполнение и расчёт многих данных производится в бумажной форме. Количество обрабатываемой информации в компании постоянно меняется, так как зависит от объема работ. Все действия с поступившим заказом клиента осуществляются либо в устном общении, либо на бумажном носителе, следовательно, высока вероятность того, что бумажные документы либо будут утеряны полностью, либо часть из них будет утрачена в силу человеческого фактора. Это способствует повышению нагрузки на персонал и как следствие снижает эффективность деятельности фирмы и производительность труда его сотрудников. Наиболее приемлемое решение существующей проблемы — полная автоматизация документооборота. С наименьшими затратами это не только упростит работу персонала, но и поможет работать предприятию ООО «Тройка» более качественно и продуктивно и, как следствие, это увеличит привлекательность предприятия для заказчиков. В итоге — увеличится прибыль. Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения  коммерческой информации.
Слайд 6,7
На слайде представлена схема бизнес-процесса в варианте TO BE. Внедрение разрабатываемой системы позволит формировать в автоматическом режиме договора, сметы ремонтно-строительных работ, которые прежде формировались вручную, а так же по проделанным работам можно просмотреть отчеты, визуально оценить деятельность предприятия теперь есть возможность с помощью диаграмм. С помощью отчетов можно отследить выполнен ли договор или нет. Отчеты — это выходные данные, которые строятся с учетом норм. В качестве механизма выступают менеджеры, работники складов и исполнители работ — монтажники-строители.
Здесь входными данными являются заказ контрагента, его реквизиты и информация о сотрудниках, заняты они работой или готовы приступить к новому заказу, оценка объекта (то есть какие строительные работы необходимо провести). Выходными — акт выполненных услуг и отчеты (выполненные и не выполненные договора, отчет по загруженности сотрудников). Управляющим воздействием являются строительные нормы и устав предприятия.
Сотрудник фирмы (менеджер) предварительно идет на объект и оценивает необходимый объем работ. После этого с клиентом заключается договор на выполнения работ. В этом договоре представлена смета (услуги), сроки выполнения. Также в этом договоре должны присутствовать реквизиты организации и клиента. Работы разбиваются по сотрудникам, в зависимости от вида работ.
Слайд 8 Технико-экономическое обоснование разработанной ЭИС. При внедрении разрабатываемого в ходе дипломного проекта ЭИС наблюдается единовременный экономический эффект. Единовременный экономический эффект — это экономия средств, то есть разность между затратами на разработку ЭИС и приобретение или заказ у сторонних разработчиков. Так как затраты на разработку ЭИС составили 31557 руб., а минимальная стоимость приобретения готового программного продукта обойдется в среднем 48 800 руб., то единовременный эффект будет равен: 17243 руб.
При внедрении системы на предприятие, ООО «Тройка» будет экономить по 18 тыс. руб. в год. Затраты на разработку окупятся уже через год и месяц.
Слайд 9
В России Microsoft Foxpro долгое время был самым популярным инструментом для создания баз данных. В настоящее время его несколько потеснили такие средства разработки как Delphi, MS Access и MS Visual Basic. Но и сейчас Foxpro остается самым популярным инструментом для разработки баз. На нем написано БОЛЬШЕ ВСЕГО бухгалтерских, экономических и других приложений, связанных с расчетами и хранением информации.
Первоначально FoxPro (первоначальное название — FoxBASE) разрабатывалась Fox Software, начиная с 1984 года. В 1992 году Fox Technologies объединилась с Microsoft, новые версии продукта обрели ряд новых функций и приставку «Visual».
Программное обеспечение Microsoft Visual FoxPro предоставляет все необходимые средства для создания и управления эффективными, 32-разрядными приложениями и компонентами. Функциональные средства и объектно-ориентированный язык делают пакет Microsoft Visual FoxPro наиболее оптимальным для разработки современных, масштабируемых, многоуровневых приложений, которые объединяют архитектуру «клиент-сервер» и Интернет.
К достоинствам VFoxPro можно так же отнести: возможность создания составного индекса, работа с курсорами (виртуальными таблицами, не отличающимися от обычных, но исчезающих после завершения сеанса работа, то есть не остаются ни в памяти, ни на диске), возможность экспортировать\импортировать данные в\из XML, VFoxPro работает с другими базами по средствам драйвера ODBC, VFoxPro обладает высокой надежностью при работе с БД (в том числе и с индексами) и полностью соответствует объявленным возможностям.
Резюме VFoxPro мощнейшее средство для работы с локальными базами данных, значительно превосходящее, по эффективности, все остальные системы БД.
Преимущество для предприятия OOO «Тройка» состоит в том, что среду VFP можно бесплатно скачать интернет ресурсах. Затраты пойдут только на оплату работы программиста. А это выгодней, чем покупать готовый программный продукт.
Слайд 10 Схема функционирования ЭИС. Функционирование ЭИС имеет главное преимущество – упрощение работы всей фирмы, а именно входные и выходные потоки представляют собой не только бумажные документы, но и электронные сведения, сохраненные в базе данных.
Слайд Пользовательский интерфейс. Программа проста в обращении. Можно просмотреть справочники, внести, если это необходимо коррективы. Основная форма - заявка. Все данные этой формы автоматически отражаются в справочниках. В сформированном договоре отражается: перечень работ, исполнители и заказчики. Здесь же подсчитывает программа и сумму выполняемого заказа.