Формуляр документа 18 века

Целью является изучение формуляра документа в XVIII веке. Защищена в ТюмГУ в 2015 году. Оценка: отлично ...

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ВОПРОСОВ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ АКТАХ XVIII ВЕКА………6
Реформирование порядка делопроизводства при Петре I…………6
Генеральный регламент как основной документ, регламентирующий делопроизводство XVIII века……………………………………………10
Изменения в формуляре документа………………………………13
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА XVIII ВЕКА…………………………………18
Вид документа……………………………………………………………18
Автор и адресат документа…………………………………………19
Дата документа…………………………………………………………20
Удостоверение документа………………………………………………21
Резолюция и отметки на документе………………………………………23
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………26
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………28

Изучение современных принципов регламентации делопроизводства невозможно без единой, неразрывной связи с историей её возникновения в XVIII веке. С его началом связывается зарождение современных принципов делопроизводства, немалое значение, в возникновении которого принадлежит разработке правил регламентации, так характерной для всего времени петровских реформ.
История данной проблемы, в том числе вопросы, связанные с регламентацией делопроизводства в XVIII веке, изучена неполно и требует дополнительного рассмотрения.

Создание Генерального регламента в 1720 году обусловило дальнейшие изменения в системе делопроизводства, направленные на более детальную и строго закреплённую регламентацию как принципов делопроизводства, их учёта и контроля за их исполнением, так и развития самой формы документа, начинающую постепенно приобретать постоянные черты. Появляются и другие законодательные акты, посвящённые вопросам документирования, особое внимание в которых уделяется правилам составления документов.
С созданием Генерального регламента документы составляются уже в строгом соответствие с образцами, их реквизиты закрепляются в строго определённом месте. Одним из шагов к появлению документов – образцов был приведённый в указе Петра I «О форме суда»1 от 5 ноября 1723 года образец челобитной. В нём был отражён порядок написания прошения, в соответствии с которым было необходимо обращаться в судебные органы. Текст документа составлялся по схеме: «Титло. Потом бьёт челом имярек на имярека, а в чём моё прошение следуют пункты, и писать пункт за пунктом. Прошу Вашего Величества о сём моё прошение учинить…» В этом образце челобитной уже присутствует порядок написания документа по определённой форме: вначале присутствует адресат с титулом царя, затем следует изложение самого прошения, причём по пунктам, что свидетельствует о некоторой унификации документа в соответствии со «стандартом», приведённым в указе.
В ходе петровских реформ происходит дальнейшее изменение в форме документа. В XVIII веке все документы себя называют, вынося заголовки в начале текста, либо упоминая их в адресате. В качестве примера можно привести название указа Петра I: «Инструкция или наказ Петра I рекетмейстеру Василию Павлову», в котором название документа присутствует в адресате. Реквизит «автор» в первой четверти XVIII века обычно уже отделяется от текста, присутствуя либо в подписи с указанием должности, либо в начале текста, находясь рядом с адресатом. Большое внимание на написание реквизитов «адресат» и «автор» оказала «Табель о рангах всех чинов, Воинских, Статских и Придворных», окончательное создание которой произошло 24 января 1722 года, повлиявшее на развитие в документах государственной власти чинопочитания, так как «ещё в начале XVIII века в официальных документах стало употребляться обязательное титулование…».
Титул состоял из названия должности (генерал, президент, губернатор…), входящей в один из 14 классов Табели о рангах, самого титула, также зависящего от класса Табели. I и II классам присваивался титул «ваше высокопревосходительство», III и IV – «ваше превосходительство», V – «ваше высокородие», с VI по VII – «ваше благородие»; IX – XIV классы имели титул «ваше высокоблагородие». К лицам благородного происхождения – князям и графам обращались, используя титул «сиятельство», к дворянам и баронам – «благородие»1.
Дата в документе ставилась либо в начале, либо в конце текста. Большие изменения, повлиявшие на оформление документа, произошли также и в подписи. В 1714 году указом Петра I отменялась прежняя процедура удостоверения документа. Документы стали подписываться авторами и удостоверяться печатью. «Государственным печатям, за которыми посылаются грамоты в иностранные государства быть по прежнему в Министерстве иностранных дел, а которые печатью печатают грамоты и указы и прочее внутри государства быть при Сенате» – так Генеральный регламент определял правила хранения и использования государственных печатей, как важного средства удостоверения документов.
Таким образом, изменения в формуляре документа определялись стремлением высшей власти регламентировать ведение дел в органах власти путём создания единой формы документа (например, прошения), с целью ускорения прохождения дел, а также, в виду усложнения делопроизводства, приведения к единому стандарту реквизитов документа. Большое внимание уделялось также и удостоверению документа, о чём свидетельствует рассмотренный указ Петра I.
Реформы Петра I значительно расширили количество видов документов и произвели изменение в их формулярах в направлении дальнейшей регламентации и приведения их к единому стандарту. Генеральный Регламент закрепил эти изменения в виде основного свода правил по делопроизводства коллегий.
Изменения в порядке документирования происходили и после смерти Петра I и прежде всего, касались создания типовых форм документов. Так, в уже рассмотренных в данной работе сенатском указе от 20 декабря 1738 года приводятся формы рапортов и доношений, в резолюции Кабинета Министров от 12 апреля 1738 года и в указе от 16 января 1766 года1 и других указах приводятся формы различных ведомостей, получающих особое распространение в XVIII веке, а в указе от 14 июля 1753 года2 прилагается форма журнала, ведущегося в присутственных местах.
В это время особенное распространение получают инструкции. В указе от 29 декабря 1738 года «О сочинении всем присутственным местам инструкций с объяснениями в оных порядка в отправлении дел», указывается «…всем Коллегиям, Приказам и Канцеляриям сочинить в Сенате каждому месту собственную инструкцию, в которой сколько возможно изъяснить…», после чего следовали пункты, в которых и должны описываться основные принципы организации дел в учреждениях, которые необходимо было отражать в инструкции.
В течение второй четверти – конца XVIII века реквизиты документа приобретают самостоятельное значение и занимают своё собственное, устойчивое место в формуляре документа. Например, вид документа уже повсеместно указывается после адресата, над текстом, также как и в форме рапорта, где указывается полное название документа1.
Оформление реквизита «автор документа» был посвящён специальный указ от 27 февраля 1741 года «Форма о титулах Её Императорского Величества в грамотах, докладах, челобитных и договорах»2, где определялось в каких документах какой титул употреблять. В этом законодательном акте приводятся также правила написания челобитной на имя императрицы.
В документах XVIII века реквизит «автор» отделялся от текста и обычно указывался дважды: в подписи при написании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата. Адресат указывался в строке над текстом, например, «В Правительствующий Сенат». Дату писали либо в начале, либо в конце текста или же под текстом с левой стороны. Например, в форме рапорта о действительном исполнении по присланному указу, требовалось его «окончить числом и годом».
В рассматриваемый период происходили также значительные изменения в оформлении состава удостоверения документа. Во всех документах во второй четверти – конце XVIII века начинает присутствовать авторская подпись. Особенное внимание в законодательных актах центральной и высшей власти уделялось удостоверению таких документов, как протоколы Сената.
В дополнение к петровским указам 1711 – 1714 годов, Сенат издаёт указ от 27 июля 1739 года «О неисполнении протоколов, не подписанных всеми сенаторами», в котором приказывается «…по протоколам, которые пока всеми Правительствующего Сената руками не подписаны, отправления не чинить». 9 ноября другой указ «О нечинении исполнения по протоколам, не подписанным всеми сенаторами» подтверждает это решение. В нём было выражено недовольство высшей властью неисполнения предыдущего указа, выражавшееся в том, что «…многие журналы подписаны рукой Сенаторов от двух или от трёх персон, а прочих подписания не имеется…» и поэтому руководство Сената в жёсткой форме требовало, чтобы «…ни один журнал без подписания всех рук оставаться не должен». Из этого следует, что уже в XVIII веке удостоверению документов придавалось большое значение в теории, хотя на практике нередко эти требования игнорировались.
Следующим важным законодательным актом, касающимся вопросов удостоверения документа, был указ Сената от 19 февраля 1786 года, в котором вводились изменения в подписи документов, направляемых императорским особам – «Об употребления слов и речений «бьёт челом» и замене их на «просит имярек». Документы удостоверялись печатями. При вступлении на престол нового царя или царицы, менялась и печать.
В конце XVIII века происходили дальнейшие изменения в оформлении документа, направленные на его дальнейшую формализацию, введение табличных форм документа, приведения к единому стандарту документов одного вида. Уделялось большое внимание и удостоверению документа: предпринимались попытки вести жёсткий контроль за подписанием протоколов Сената.
РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА XVIII ВЕКА
Вид документа
В XVIII в. происходят изменения в формуляре документа. Постепенно к началу XVIII в. каждый реквизит документа приобретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в формуляре, его оформление и расположение определялись нормативными актами. Рассмотрим это подробнее, относительно каждого реквизита.
В XVIII в. все документы себя называют. Наименование вида оформляется в отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заголовком к тексту: "Ведомость о годовых строениях" или вместе с адресатом: " Правительственному Сенату от военной коллегии рапорт". К концу XVIII в. возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые наименования. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, регламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка оформлялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением.
Появились такие виды как диплом - документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент - свидетельство о чине, сане, воинском звании или учебной степени.
Челобитные назывались нередко прошениями вплоть до 80-х гг. когда Екатерина II издает указ - "вместо челобитен подавать жалобницы или прошения".
Грамота сохранялась лишь как документ, обращенный к иностранным государствам. В Генеральном регламенте была названа изобразительная документация - ландкарты, или чертежи государства, содержащие описание границ, рек, городов и пр.
Можно сказать, что изменение общественно-экономического уклада определяло изменение видов и форм документов, переход одного вида документа в другой. Это можно увидеть на примере учетной документации. В первой четверти XVIII в. вместо приказных и расходных книг появляются приходно-расходные книги. К 70-м гг. XVIII в. учет приходов и доходов, денежный счет давались уже в балансовой форме с указанием в левой стороне источников доходов, в правой - всех видов расходов и целей расхода (в денежном счете указывались оправдательные документы расхода). Эти документы свидетельствовали о появлении бухгалтерского учета1.
Табличную форму учетные документы приобретают в XVIII в. Появляются книги, отражающие организацию труда крепостных и административно-полицейский режим - штрафные журналы; записные книги мирских старост, фиксировавших сборы на мирские нужды. В XVIII в. наметился формуляр подворной описи.
Автор и адресат документа
Оформлению автора документа был посвящен специальный указ от 27 ноября 1741 г. "Форма о титулах…". В нём подробно определялось, какой царский титул употреблять в разных видах документов. Так, в грамотах иностранным государствам титул был самым пространным, в грамотах внутри государства - "императрица и самодержица Всероссийская".
В указах автор обозначался вслед наименованию вида документа: "Указ ее императорского величества самодержицы Всероссийской". При этом автор конкретизировался указанием: "из Сената" или "из коллегии". Приговоры начинались с указания автора по следующей форме: "По указу ее императорского величества". Определялись правила титулования автора-государя в докладах, челобитных, доношениях, при этом приводились их типовые формы.
В документах XVIII в. автор отделяется от текста. Обычно автор указывался дважды: в подписи при указании должности и в начале текста вслед за обозначением адресата - наименования учреждения. Например, в указах автор обозначался в начале текста "Божий милостью Петр I, первый царь и самодержец всероссийский и прочая и протчая и протчая…", в челобитной в начале текста после адресата, отделяясь от него, и от текста: "Бьет челом Первого Московского полка прапорщик Григорий Бражников…". В подписи указывались фамилия, имя, отчество автора.
Произошли изменения и в адресате документа. В начале 1700 г. издается специальный указ "О неподаче просьб мимо присутственных мест государю, кроме великих государственных дел". Документы должны адресоваться в конкретное учреждение. На имя государя могли подаваться документы по вопросам государственной важности. Это требование повторялось в законах 1762, 1765 гг.1.
Адресат выделялся в отдельную строку над текстом в виде заголовка ("Правительственный сенат", "В государственную Берг-коллегию"). В письмах должностных лиц, челобитных в адресате-обращении согласно "Табели о рангах" указывался наряду с должностью титул: "Сиятельнейший граф, высокородный и высокопревосходительный господин генерал-аншеф и разных орденов кавалер! Милостливый государь Петр Иванович!"
Дата документа
В документах обычно указывалась дата их составления. Она писалась в начале или в конце текста часто в одну строку с ним: "Июля 27-го 1708 году".
К середине XVIII в. дата написания документа отделяется от текста и ставится под текстом с левой стороны: "Января 19 дня 1775 года". Обозначение дат имеется в отметках об отправлении: "Послано из местечка Горок, июля 11 день 1708 г. с прапорщиком Никитою Молявиным". Дата получения и регистрации проставлялась по верхнему полю документа на лицевой стороне первого листа.
Удостоверение документа
В оформлении состава удостоверения также произошли большие изменения. Прежде всего, они коснулись подписи: документы подписываются автором. Петр I после возвращения из первого заграничного путешествия сам стал подписывать акты, исходящие от верховной власти. В грамоте английской королеве по случаю "бесчестия" (ареста), нанесенного российскому послу Матвееву, указывалось, что подпись Петра I была "собственноручною".
Все документы от указа до письма и челобитной имели авторскую подпись. В указе подпись оформлялась таким образом "…Во уверение сего мы сие собственной рукой подписали и печатью нашею укрепить велели. Петр". Имеют подпись и письма Петра I1. В прошениях в конце текста делалась запись о том, кто писал документ ("Прошение писал Московской полиции копиист Яков Москвинъ"), подпись оставалась прежней: "К сему прошению Григорий Брожников руку приложил".
Стремясь повысить ответственность за принимаемое решение, Петр I предписывает в 1707 г. Боярской коллегии непременно подписывать протоколы всеми ее членами и "без того никакого дела не определяли, ибо сим всякого дурость явлена будет".
Указом от 4 апреля 1714 г. отменялся прежний способ удостоверения документов: "Секретарям и дьякам, под смертною казнью никаких указов о решении дел не крепить одним по приказу своих принципиалов как прежде бывало, не крепить после всех…"1.
Правила удостоверения документов были подробно описаны в Генеральном регламенте. Снова указывалось, что протоколы должны были подписывать все члены коллегии. Документы, составленные на основе принятых решений, подписывались членами коллегий, оказывавшимися в момент подписания налицо. Кроме подписи, каждый документ имел "скрепу" (подпись) секретаря, что свидетельствовало о правильности составления документа и соответствии его закону.
Указом 30 декабря 1701 г. было запрещено подписываться уничижительными именами (вместо "Коська Дементьев" - "Касьян Дементьев").
В состав подписи документов, направленных царю, входила формула: "Раб твой…", "Вашего величества нижайший раб…". В письмах к вышестоящим учреждениям или лицам были такие словосочетания: "Вашего сиятельства, милостивого государя, всепокорнейший слуга…". В состав подписи входили имя и фамилия: "Петр Салтыков", указание должности или чина: "Адмирал", "Титулярный советник", "Граф", "Князь", "Секретарь Тайного совета" и т.д.
Указом Екатерины II предписывалось изменить состав подписи прошения: "вместо всеподданнейший раб подписывать просто всеподданнейший или верноподданнейший"
При Екатерине II, а затем и Павле I было запрещено подавать челобитные "скопом и заговором", прошения, подписанные многими лицами, не принимались.
Документы удостоверялись печатью. На государственных печатях (большой и малой) оставалось основное изображение - двуглавый орел со всадником на груди.
Незначительно изменена лишь нижняя часть изображения. На малой государственной печати Петра I вместо всадника помещен Андреевский крест и буквы: "Ц. И.В.К. П.А. П.В.Р. ", то есть царя и великого князя Петра Алексеевича печать всея России". Изображение всадника было на некоторых малых печатях.
При вступлении на престол нового царя изготовлялась новая печать. Так, по восшествии на престол Елизаветы Петровны издается указ "…о переделке во всех присутственных местах печатей на высочайшее имя государыни императрицы": "Чтоб переправили и переделали надписью Ее императорского величества немедленно и по исправлении подали б в Сенат рапорты".
На городских печатях изображались гербы городов. Печати государственных учреждений и должностных лиц утверждались верховной властью. На печатях центральных учреждений изображался герб Российской империи и надпись - наименование учреждения. Печати городских учреждений помимо надписи могли иметь изображение двуглавого орла в сочетании с гербом города. На печатях частных лиц изображался герб дворянского рода или надпись, указывающая на принадлежность печати.
Глава 13 Генерального регламента устанавливала порядок пользования печатями. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и надписью наименования коллегии. Приложении печати должно производиться в присутствии двух свидетелей.
Своеобразным было удостоверение документов, исходящих из общего собрания - круга - Астраханского восстания 1705-1706 гг. Подписями скрепляли наиболее важные документы (обращения с призывом поддержать восстание). Остальные документы удостоверялись печатями. Послания восставших царским сановникам не подписывались. Подписи ставились на оборотной, а печати на лицевой стороне документов.
Резолюция и отметки на документе
Резолюция дополняет характеристику документа XVIII в. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: "разрешить", "отклонить".
На указе "О должности Сената" проставлена собственноручная резолюция Петра I: "Поступать по сей, а старую ради ее неполноты отставить"1. На определение Тайной экспедиции Сената о расследовании по делу о Салавате Юлаеве и Юлае Азналине в Оренбургской губернии от 16 марта 1775 г. Екатерина II написала: "Быть по сему".
Другого рода резолюции определяли последующие действия с документами: "к сведению", "к делу", "к докладу со справкой". Резолюции писались на лицевой стороне первого листа в следующей за подписью строке или над текстом.
Документ XVIII в. имеет большое количество отметок. Отметка о получении документа делалась после подписи и даты у левого поля: "В Сенате получено того же числа".7 марта 1726 г. или позднее - по верхнему полю первого листа документа над текстом: "Получено марта 7 дня 1726 году". Имеются отметки о рассмотрении документа ("Слушан 8 день июня", "Докладовано того же июня 17-го дня"), о характере пересылки документа ("послано с смоленским денщиком с Петром Кирилловым сыном Боткиным, Меусова полку"). В XVIII в. появились "заверительные отметки": "За подписанием тайного секретаря Петра Павловича Шафирова".
Почти над всеми приговорами Сената есть отметки об исполнении: "Указ, состоявшийся по силе приговора, послан…"
Появились регистрационные входящие и исходящие номера. Входящий номер ставился в левой верхней части лицевой стороны листа, исходящий - посредине листа над адресатом или под адресатом.