Организация управления архивной деятельностью муниципального образования г.Казани

Анализ Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани показал, что данный архив обеспечивает единый порядок формирования, хранения, учета и использования документов Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани и других архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений, находящихся на территории муниципального образования Казань.
Анализ деятельности архива показал следующее. За последние восемь лет количество дел в архиве значительно увеличилось, практически в два раза. Основную часть обращений в управление архива составляют запросы социально-правового характера, направленные на защиту прав, свобод и интересов граждан.
Были выделены следующие недо ...

Содержание

Введение 3
1. Теоретические основы изучения архивной деятельности в России 6
1.1. Понятие и сущность архивной деятельности 6
1.2. Организационно-правовое регулирование архивной деятельности в Российской Федерации 10
1.3. Управление архивной деятельностью на муниципальном уровне 19
2. Анализ управления муниципальным архивом в г. Казани 25
2.1. Организационно-правовая структура муниципального архива 25
2.2. Исследование проблем организации деятельности муниципального архива г.Казани 36
2.3. Разработка проекта предложений по решению проблем организации архивной деятельности муниципального архива г.Казани 49
Заключение 59
Список использованных источников и литературы 62

Актуальность темы исследования. Одной из современных проблем муниципального развития, является необходимость сохранения и учета исторических данных муниципального образования, возможность предоставления архивных сведений при первом запросе граждан. На сегодняшний день, деятельность муниципальных архивов недостаточно изучена, что обусловлено как спецификой уровня власти, так и особенностями развития конкретного муниципального образования. В последнее время актуализируется проблема убыстрения и оптимизации работы по справочной работе архивов с гражданами. На сегодняшний день процесс работы с гражданами по их обращениям в архив, требует четкой и быстрой работы. Кроме того, муниципальные архивы в последние годы становятся важным комплексом обмена информации и ее сохранения. В связи с этим, важ ное значение приобретают вопросы нового осмысления эффективности деятельности муниципальных архивов.
Актуальность обращения к организации управления архивной деятельностью обуславливается определенной спецификой деятельности, а также новыми теоретико-методологическими подходами к управлению. Важное значение, приобретает анализ новых подходов к регламентации деятельности муниципального архива и оценка эффективности на примере конкретной организации.

Структура Исполнительного комитета утверждается Городской Думой по представлению Руководителя Исполнительного комитета.  В структуру Исполнительного комитета входят территориальные и отраслевые (функциональные) органы [50].Территориальные органы Исполнительного комитета обеспечивают реализацию вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий на территориях районов города Казани.Отраслевые (функциональные) органы Исполнительного комитета обеспечивают реализацию вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий на всей территории города Казани в соответствии со своей компетенцией.Аппарат Исполнительного комитета муниципального образования города Казани является функциональным органом Исполнительного комитета города Казани, обладает статусом юридического лицас момента его государственной регистрации.Учредителем Аппарата является муниципальное образование город Казань в лице представительного органа муниципального образования города Казани - Казанской городской Думы.Предметом и целью деятельности Аппарата является обеспечение функционирования исполнительно-распорядительного органа муниципального образования города Казани - Исполнительного комитета города Казани по решению на территории муниципального образования города Казани вопросов местного значения и осуществлению отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Татарстан.Управление муниципального архива входит в состав исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления города Казани - Исполнительного комитета.Руководит деятельностью Управления начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Руководителем Исполнительного комитета. Начальник Управления:- организует работу Управления, руководит его деятельностью;- в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками Управления;НАЧАЛЬНИК УПРАВЛЕНИЯ АРХИВАСпециальные отделыОбщие отделыОтдел обеспечения сохранности и государственного учета документовОтдел управления персоналом и муниципальной службойОтдел справочный и приема населенияОтделкомплектованияОтдел информационныйРис.2.1. Организационная структура Управления архива г.КазаниИсточник: составлено самостоятельно- подписывает и визирует документы по вопросам, входящим в компетенцию Управления;- распределяет обязанности между сотрудниками Управления, согласовывает должностные инструкции и представляет их на утверждении е руководителя аппарата Исполнительного комитета;- представляет руководителю аппарата Исполнительного комитета предложения о повышении квалификации, поощрении сотрудников Управления и наложения на них дисциплинарных взысканий;- вносит в установленном порядке руководителю аппарата Исполнительного комитета предложения о формировании кадрового резерва Управления;- решает в соответствии с законодательством о муниципальной службе иные вопросы, связанные с прохождением муниципальной службы в Исполнительном комитете и иных органах местного самоуправления муниципального образования г.Казани;- осуществляет иные полномочия, необходимые для выполнения функций Управления.В рамках организационной структуры можно выделить общие и специальные отделы. 1. Отдел управления персоналом и муниципальной службой управляет кадрами; устанавливает долгосрочные и краткосрочные цели в кадровой политике; прогнозирует состояние кадрового обеспечения, планирование (формирование концепции, разрабатывает программы развития); производит учет кадров (исполнение программ, планов), контроль (за реализацией программ, планов, утвержденных в установленном порядке) за кадровым обеспечением; регулирует состояние кадрового обеспечения.2. Отдел обеспечения сохранности и государственного учета документов обеспечивает сохранность архивных документов и осуществляет ведение единого государственного учета документов, хранящихся в архиве. В архивохранилищах созданы оптимальные условия для хранения документов. Основными направлениями работы отдела являются: обеспечение соблюдения необходимых режимов хранения документов (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного и противопожарного), прием документов на хранение и их рациональное размещение в архивохранилищах, проверка наличия и состояния документов, улучшение их физического состояния, выдача документов сотрудникам архива и пользователям.3. Отдел комплектования осуществляет свои функции по трем направлениям:1. Комплектование архива:управленческими документами организаций муниципальной формы собственности, являющихся источниками комплектования;документами личного происхождения;документами, созданными в процессе инициативного документирования;документами по личному составу ликвидированных организаций различных форм собственности;2. Организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций — источников комплектования;3. Упорядочение (научно-техническая обработка) документов организаций различных форм собственности по договору.4. Отдел справочной работы и приема населения выполняет следующие задачи:-исполнение тематических и социально-правовых запросов поступающих от граждан, учреждений, организаций и предприятий;- ведение информационно-поисковых систем и баз данных.Прием, рассмотрение и исполнение запросов осуществляется в установленном законодательством порядке.По имеющимся на хранении документам архив выдает: архивные справки, архивные копии, архивные выписки, информационные письма, невостребованные личные документы.Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется на безвозмездной основе.Имущественные, тематические запросы исполняются в порядке оказания платных услуг.По принятым на хранение в архив документам по личному составу (приказам по личному составу, личным карточкам формы Т-2, ведомостям начисления заработной платы) ликвидированных организаций исполняются запросы о:подтверждении трудового стажа, в том числе льготного;установлении сведений о заработной плате, доходе;учебе, повышении квалификации и заработной плате за период обучения и производственной практики;награждении, присвоении званий;производственных травмах;переименовании, реорганизации и ликвидации предприятий.В отделе ведутся электронные базы данных по регистрации, учету и контролю исполнения поступающих в архив запросов, поиску реорганизованных и ликвидированных предприятий города.5. Отдел автоматизированных и информационных технологий занимается:- автоматизацией учета документов в архиве,- формированием архивных справочников о составе и содержании фондов,- созданием и учетом информационно-поисковых систем в архиве,- организацией работы по использованию компьютерной и оргтехники,- организацией работы по размещению информации и ее обновлению на сайте архива.Управление муниципального архива обеспечивает единый порядок формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Республики Татарстан и других архивных документов, образующихся в деятельности органов местного самоуправления, предприятий, организаций, учреждений, находящихся на территории муниципального образования г.Казани.Управление архива г.Казани реализует полномочия Исполнительного комитета в области управления архивным делом и обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов на территории г.Казани.Управление архива г.Казани осуществляет контроль, координацию и методическое руководство по архивированию документов муниципальными предприятиями и учреждениями - источниками комплектования архива.Основными задачами Управление архива г.Казани являются:- формирование Архивного фонда Республики Татарстан на территории муниципального образования г.Казани следующими архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение:организационно-распорядительными документами, образовавшимися в деятельности районных, городских и других органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности;документами юридических и физических лиц, деятельность которых связана с историей муниципального образования г.Казани, поступившие на законном основании в муниципальную собственность;фотодокументами, отображающими прошлое и настоящее города;документами по личному составу ликвидированных муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих правопреемника;печатными, иллюстративными и другими материалами, дополняющими фонд Архива;учетными документами, архивными справочниками и другими материалами, необходимыми в практической работе;- управление архивным делом в интересах граждан, общества и государства на территории г.Казани;- обеспечение единых принципов и соблюдения законодательства Российской Федерации при осуществлении деятельности в области архивного дела, в том числе постановки документационного обеспечения управления и архивного хранения документов организациями – источниками комплектования архива.В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляет следующие основные функции:- хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив;- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве;- рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования архива и инструкций по делопроизводству;- составление списков организаций – источников комплектования архива, утверждаемых руководством Исполнительного комитета; систематическая работа по их уточнению;- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;- подготовка, представление руководству Исполнительного комитета и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве;- изучение деятельности и состава документов организаций расположенных на территории г.Казани, структурных подразделений Исполнительного комитета с целью включения их в список организаций – источников комплектования;- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб организаций – источников комплектования, распространение их положительного опыта;- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории г.Казани;- организация обеспечения государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан архивной информацией;- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков данных, архивных справочников о составе и содержании документов.Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством, правовыми актами Президента и Правительства Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан и законами Республики Татарстан, правовыми актами Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, правовыми актами муниципального образования г.Казани, а также Положением об Управлении муниципального архива г.Казани.С вступлением в силу с 01.01.2006 Закона Республики Татарстан «О местном самоуправлении» и наделении муниципального образования г.Казани статусом городского округа, в соответствии с п.22 ст. 17 вышеуказанного закона к вопросам местного значения городского округа относится формирование и содержание муниципального архива. Положение об управлении муниципального архива Аппарата Исполнительного комитета г.Казани, утверждено постановлением Руководителя Исполнительного комитета г.Казани от 29.05.2006 №1067 и устанавливает основные положения, правовой статус и организационную структуру архива. В рамках административной реформы власти, во всех структурах органов власти вводятся административные регламенты, в том числе и в Управлении архива г.Казани.Установление административных регламентов имеет своей целью не только уточнение и регламентацию функциональных обязанностей служащих того или иного ведомства государственной службы, но и предполагает реализацию антикоррупционной стратегии России. Административные регламенты создают условия для открытой деятельности органов исполнительной власти [26;42].Регламент должностной и административный – это своего рода совокупность правил, которые должен соблюдать государственный служащий.Постановлением Исполнительного комитета г.Казани от 24.08.2012 №5947 утверждены административные регламенты предоставления муниципальных услуг управлением муниципального архива.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов2.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по обеспечению использования архивных документов3.Административный регламент предоставления муниципальной услугипо приему документов по личному составу на хранение в муниципальный архив4.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по консультированию граждан и организаций по вопросам местонахождения архивных документов5.Административный регламент предоставления муниципальной услуги по оказанию юридическим лицам методической и практической помощи в работе архивов и по организации документов в делопроизводстве.Организация документооборота в Управлении муниципального архива г.Казани происходит следующим образом.Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:1) первичные документы;2) учетные регистры;3) бухгалтерская отчетность;4) график документооборота;5) хранение документов.В Управлении муниципального архива г.Казани действует электронный документооборот. Документооборот учреждения включает в себя структуру электронного архива(ЭА), который, в свою очередь, состоит из следующих подсистем: - сканирования документов - комплекс программно-аппаратных средств для преобразования бумажной документации в электронный вид. - оперативного электронного архива - в ней после сканирования документов накапливаются данные для хранения оперативного использования (перед записью на долговременное хранение). - долгосрочного хранения - форма документооборота для долговременного хранения больших и сверхбольших объемов данных, обращение к которым носит нерегулярный характер. - пользовательских приложений. Как правило, на этом уровне автоматизированная система документооборота получает доступ к информации архива. - тиражирования и хранения (организация электронного документооборота в рамках архива и дополнительные операции, например, переплет документов). - уничтожения документов (утилизация документов). Таким образом, Управление архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани имеет разветвленную организационную структуру, позволяющую выполнять поставленные цели и задачи архивной деятельности. В своей деятельности архив основывается как на федеральных, так региональных, и ведомственных нормативных актах.Руководит деятельностью Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани начальник, который организует работу архива, руководит его деятельностью; в пределах своей компетенции дает указания, обязательные для исполнения сотрудниками архива, выполняет контролирующие и координирующие функции (рис.2.2.)Начальник архива – 1 шт. ед.Заместитель начальника архива – 1 шт. ед.Архивист – 3 шт. ед.Ведущий архивист – 3 шт. ед.Рис.2.2Организационная структура Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. КазаниИсточник: составлено самостоятельноШтатная численность персонала имеет следующую структуру. (таблица 2.1.) Таблица 2.1 Количественное обеспечение Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани трудовыми ресурсами, чел. [29], [30]Должность2015г.2016г. 1 половина мартизмененияНачальник 110Заместитель110Ведущий архивист330Архивист330Хранитель фондов-11ВСЕГО:891Источник: штатное расписаниеСогласно таблице 2.1 численность персонала за 2015-2016 гг. возросла на 1 человека, в частности введена должность хранителя фондов – 1 человек.В таблице 2.2 проанализируем изменения в составе рабочих по этим признакам.Таблица 2.2Качественный состав трудовых ресурсов Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани трудовыми ресурсами, чел. в 2015- март 2016 г.ПоказательЧисленность рабочих на конец годаУдельный вес, %2015Нач 20162015Нач 2016По возрасту, лет от 30 до 402 23333от 40 до 502 23333от 50 до 60111616от 60 до 70111616Итого66100100По образованию: начальное профессиональное446767среднее профессиональное223333среднее специальное0000высшееИтого 66100100Анализ данной таблицы позволяет сделать следующие выводы:Средний возраст работников составляет 47,8 лет.Преобладают работники с начальным профессиональным образованием, что говорит о низком уровне специализации работников.На конец 2015 г. средний трудовой стаж составляет 6,4 года, что говорит о стабильности коллектива и невысокой текучести кадров.Анализируя управленческий персонал по возрасту, можно отметить – в архиве работают работники разных возрастов. По гендерному признаку все работники женщины. В обязанности сотрудников архива входит:1) прием документов, образовавшихся в процессе деятельности органов управления, объединений, соединений, различного рода муниципального образования г.Казани; 2) ведение справочной работы по документам, находящимся на хранении. Основной задачей архива является подготовка ответов по социально-правовым запросам.Конечным итогом работы исполнителя писем и запросов (ведущего архивиста и архивиста) является архивная справка, гарантирующая, впоследствии, своевременное получение заявителям пенсий, компенсационных выплат, предоставление льгот и преимуществ. Все справки предоставляются бесплатно, платные услуги архив не оказывает.Все рабочие места оснащены оргтехникой. Кабинеты работников расположены на 1-м этаже (один кабинет на 4 раб. места, один на 2 раб.места и кабинет начальника).Хранилища с документами находятся на цокольном этаже. Там же имеются 3 рабочих места для предварительной работы с архивными документами.Практика работы Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани показала, что большая часть работы архива связана с обращениями граждан. ( таблица 2.3.)Таблица 2.3Справочная работа Управления архива при Исполнительном Комитете муниципального образования г. Казани в 2015 г.Виды работ и исполнительЕдиница учетаплан на год выполнено% выполненияобъем работы чел/дн объем работы чел/дн 1234567Исполнение писем и запросов с использованием НСА без обращения к архивным документам.з/п100025152437.99152.4Исполнение запросов воинских частей и учреждений, государственных и общественных организаций, граждан и отделов на выдачу справок социально-правового характера.з/п34003405701570.1167.67Исполнение сложных, трудоемких писем и запросов учреждений, общественных организаций и граждан.з/п1505022474.38149.33Консультация и прием граждан по социально-правовым вопросам (в том числе по телефону).консульт. 5002196239.9192.4Предоставление квалифицированной помощи представителям организаций, по оформлению фондовых описей и качественной подготовке документов (в том числе по телефону).консульт. 9009066566.573.88Итого на справочную работу.чел/дн516788.97Таким образом, как видно из таблицы 3.1, а также из количество затрат рабочего времени в целом, затраты на справочную работу составляют наибольшую долю деятельности в 2015 г. объем рабочего времени на справочную работу составил 788, 97 человекодней.