Оформление дел

Во всех учреждениях и организациях каждый год появляются документы, которые в дальнейшем могут использоваться как справочный материал или для поиска нужной информации в качестве доказательства тех или иных фактов, событий и действий. Эти документы необходимо упорядочить, для этого необходима номенклатура дел. Она обеспечивает единый подход к учету, систематизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. Данная документация используется не только в текущем делопроизводстве, но и по истечении многих лет.

Для того, чтобы обеспечить оперативный поиск нужной информации и сейчас и через много лет, необходимо привести документы в определенную систему. Для начала проводят их группировку в первичные комплексы, которые называют дела. Если этого не делать, то в дальнейшем возникают трудности при поиске и учете документов не только в делопроизводстве, но и в архиве организации.

Тема данной курсовой работы «Оформление дел» очень актуальна в настоящее время, ведь корректное оформление дел способствует оперативному поиску нужных документов в постоянном росте количества документов, обеспечивает их сохранность, определяет порядок в организации делопроизводства.

Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соответствие с установленными правилами. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.

Оформление дел - полное или частичное, производят в зависимости от сроков хранения дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения, частичному (неполному) - дела временного хранения (до 10 лет включительно).

Полное оформление дела включает в себя:

• нумерацию листов;
• составление заверительной надписи;
• составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов;
• переплет или подшивку;
• оформление обложки.

Объектом работы является процесс оформления документов в дела.

Предметом работы является общие правила оформления дел.

Целью исследования является изучение особенностей оформления дел в делопроизводстве.

Для достижения данной цели в курсовой работе нам необходимо решить такие исследовательские задачи:

• дать определение понятию оформление дел;
• рассмотреть виды дел;
• определить порядок нумерации листов дела;
• рассмотреть правила составления листа-заверителя;
• изучить правила заполнения внутренней описи документов;
• рассмотреть алгоритм переплета (подшивка) дела;
• определить правила оформления обложки дела;
• рассмотреть составление и оформление описей дел структурных подразделений организации.

1 Понятие оформление дела. Общие требования к оформлению дел

Оформление дел – это подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Данные правила закреплены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [4.С.3]. Данный стандарт был утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии 17 октября 2013 года.

Оформлением дел в организации занимаются службы делопроизводства или иные структурные подразделения, в чьи должностные обязанности входит заведение и формирование дел. Методическую помощь и контроль осуществляет архивная служба организации.

Документы организации формируется в дела, которые необходимо оформлять. Оформление дел – это совокупность работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составление внутренней описи и заверительной надписи.

...

2.1 Порядок нумерации листов дела

Проведение нумерации листов в деле необходимо для обеспечения целостности и закрепления порядка расположения документов, находящихся в деле.

Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, необходимо нумеровать в развернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.

Номера листов необходимо проставлять черным графическим карандашом в правом верхнем углу листа, на свободном от надписей месте. Не допускается использовать для нумерации авторучки или цветные карандаши. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела.

...

2.3 Внутренняя опись документов дела

Форма описи является приложением №27 к Правилам архивного дела от 2015 года. Эти правила вступили в силу 21 сентября 2015 года с приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015г. №526 [1, с.4].

Этот документ является обязательным и представляет собой опись оглавления каждого тома. То есть, если, к примеру, приказы по основной деятельности составили три тома, то необходимо делать три описи.

Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

При необходимости в опись можно добавить информацию, но убирать из нее данные нельзя.

...

3.1 Переплет (подшивка) дел

Все документы, которые сдаются в архив либо в другой орган, необходимо прошить. В архив не принимают документы, которые скреплены степлером или склеены.

Процедуру переплета (подшивки) дел регламентируют сразу несколько инструкций:

...

3.3 Составление и оформление описей дел структурных подразделений организации

Все дела, которые хранятся в структурных подразделениях организации, по окончании делопроизводственного года должны подлежать описи.

Данная опись необходима в первую очередь для учета и обеспечения сохранности дел.

Если в структурных подразделениях существуют дела за несколько лет, то на них составляют общую опись за все годы.

В делопроизводстве каждой организации должен быть определен порядок составления описей структурных подразделений. Ответственность за качественное и своевременное заполнение описей возлагается на руководителя структурных подразделений.

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Дело - это набор документов, касающихся одного вопроса или участка деятельности, которые помещены в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Все эти операции необходимо выполнять регулярно в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается такое количество папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок - только индексы.

...

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Пример заполнения листа-заверителя дела

...

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Пример заполнения формы внутренней описи документов дела

...

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Пример заполнения обложки дела

...

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Пример заполнения описи структурного подразделения организации

...