Комбинированный способ управления запасами

Содержание
Введение 2
1 Теоретические основы управления запасами 4
1.1 Основные понятия управления запасами 4
1.2 Основные методы управления запасами 7
1.3 Комбинированный способ управления запасами 13
2 Совершенствование методов управления запасами в ООО «4 Ф» 17
2.1 Общая характеристика организации ООО «4 Ф» 17
2.2 Характеристика организации ООО «4 Ф» как объекта производственного менеджмента 20
2.3 Основные мероприятия по повышению эффективности технологии управления запасами в ООО «4 Ф». 29
Заключение 33
Список литературы 34
Приложение 1 36

Поставщик в случае резких перепадов в заявках дистрибьютора, а также других клиентов, не всегда может обеспечить текущую потребность на 100%.
6. Необходимость выполнения планов в рублях по суммам отгрузок за месяц. Проблема возникает, когда планы высоки и амбициозны, а в продажах идет спад, в результате дистрибьютор вынужден вывозить продукции больше, чем текущая потребность.
Заказами продукции поставщику в компании ООО «4 Ф» занимается отдел аналитики, который несет ответственность за наличие товаров на складе в том объеме, который обеспечивал бы бесперебойное функционирование организации, максимально удовлетворял потребность клиентов в продукции, но при этом не превышал допустимых норм и среднедневных остатков на складе, а также за достижение плановых показателей по отгрузкам.
Формирование заявки происходит на основе анализа продаж в предыдущий аналогичный период(прошлая или позапрошлая неделя) по каждой позиции, маркетинговых активностей, факторов сезонности, наличия предварительных оптовых заказов, качественных показателей по каждой позиции(уровень стабильности товара, процент возврата по каждому товару, маржинальность продукта), текущих остатков по складу по каждой позиции, плановых показателей по сумме отгрузки в рублях.
Основные сложности в области анализа и формирования заявки:
- большой объем информации, сложность его обработки (порядка 300 наименований продукции, по каждому из которых около 8-10 анализируемых показателей(продажи, остатки, предварительные заказы, срок годности, возвратность, маржинальность продукта, стоимость упаковки в рублях, наличие маркетинговых активностей по продукту, стабильность продукта))
- нестабильность продаж товаров данной категории и ограниченность возможности длительного хранения товаров в случае падения продаж
- частичная автоматизация обработки данных в 1 С (основной отчет, который используется при формировании заявки содержит в себе информацию по продажах за период в уп., сокращения в уп. (разница между общей заявкой за день по продукции и отгруженной продукцией, полученная в результате ограниченного наличия товара на складе), текущий остаток и прогноз заказа).
Прогноз заказа при этом рассчитывается самым простым способом по формуле:
где - объем продаж за предшествующий период, уп.
С – объем сокращений по товару за предшествующий период, уп.
- остаток продукции на складе на момент формирования заказа, уп.
Другая информация по продуктам содержится в отчетах, которые необходимо формировать отдельно (примерно 4-5 дополнительных отчетов в 1 С).
Таким образом, процесс по формировании заявки является трудоемким и занимает много времени, что может приводить к неполному учету всех факторов влияющих на формирование заказа и возникновении дисбаланса между текущими продажами, остатками на складе, сроками годности и требованиями клиентов, возникновении сокращений и роста просроченной продукции, а также к риску невыполнения планов дистрибьютора.
Заказ поставщику обычно покрывает только среднюю прогнозируемую потребность на рассматриваемый период, что часто вызывает ситуацию с отсутствием продукции на складе в случае роста потребности(ввиду сезонных, маркетинговых и др. факторов).
Переходящий остаток образуется в случае снижения потребности при высоком прогнозе и специально не рассчитывается, компания работает по принципу: привезенный объем необходимо продать до следующей поставки.
В таблице 6 представлены показатели по сокращениям продукции за второе полугодие 2012 г.
Таблица 6. Сокращения ввиду отсутствия продукции
Показатель июль август сентябрь октябрь ноябрь декабрь Объем продаж, тн. 1350 1180 1260 1460 1480 1520 Сокращения, тн. 220 190 180 230 200 230 Процент сокращений, %. 15,60% 16,00% 13,60% 15,20% 13,40% 14,70%
Таким образом, процент сокращений держится на высоком уровне и составляет около 14,7% в среднем за год, приемлемым считается объем сокращений на уровне 7- 8 %, что говорит о точности прогноза в 92-93 %. В данной области у компании ООО «4 Ф» имеется резерв для повышения эффективности деятельности и соответственно рентабельности бизнеса.
Как показывает анализ системы управления запасами в ООО «4 Ф» используется комбинированный метод управления товарными запасами, который сочетает в себе элементы модели с фиксированным размером поставки(поставки обычно при стабильном уровне продаж планируются относительно равномерными объемами, исходя из грузоподъемности транспорта), а также элементы модели с фиксированным интервалом поставки(график отгрузок), но при этом в рамках одной отгрузки могут происходить существенные колебания объемов по различным товарным позициям, которые могут изменяться от поставки к поставке, либо вообще отсутствовать в заказе, фиксирование одного из элементов модели происходит только на определенном временном интервале и может зависеть от большого числа факторов (к примеру, выполнение плана от поставщика может повлечь за собой план фиксированных поставок определенного вида товара, который должен продать отдел продаж), а сама модель может с течением времени трансформироваться и адаптироваться к ситуации.
Таким образом, основные проблемы в управлении товарными запасами в организации ООО «4 Ф» заключаются не в самом методе управления запасами, а в высокой степени нестабильности расхода запасов, сложности его прогнозирования и высоких рисках финансовых потерь при снижении расхода.
2.3 Основные мероприятия по повышению эффективности технологии управления запасами в ООО «4 Ф».
Анализ деятельности торговой компании «4 Ф» показывает, что основная проблема управления товаров лежит в области формирования прогноза продаж и соответственно формирования заявки поставщику.
Формирование заявки обеспечивает структуру и объем товарного запаса на складе и неправильное формирование заявки ведет к осложнению погрузочно-разгрузочных работ, складской и транспортной логистики, а также влияет на продажи и общую рентабельность организации за счет уровня возвратности и маржинальности товаров(первый показатель относится к прямым затратам дистрибьютора, а второй показатель влияет на прибыльность организации).
Практика управления товарными запасами и современные тенденции развития данной области деятельности показывают, что эффективное управление товарными запасами основано на максимально возможном учете всех факторов, влияющих на товарный запас. Так как таких факторов бывает несколько десятков, то их учет невозможен без использования современных средств автоматизации обработки данных.
Существует множество современных автоматизированных систем помимо системы «1 С:Предприятие», в которых данная проблема решается путем создания многоаспектных и многофункциональных отчетов, позволяющих сформировать потребность и создать адекватный прогноз, который обеспечит эффективное решение всех поставленных задач.
Так как компания «4 Ф» является небольшой организацией, то внедрение сложных и многофункциональных, а поэтому дорогостоящих автоматизированных систем представляется нецелесообразным.
Так как система 1 С позволяет формировать несколько отдельных отчетов с необходимыми показателями, то необходимо создать один сводный отчет на основании имеющихся, который позволит сопоставить все нужные факторы. Это можно сделать 2 способами: создать единый отчет в 1 С, обрабатывать информацию в другой программе.
Так как 1 С сложна для пользователя, не обладающего навыками программирования на языке 1 С, а в процессе работы требования к представлению информации могут часто меняться, а каждое обращение к программистов может вызвать простой в работе, что неприемлемо ввиду необходимости быстрого принятия решений, то наиболее подходящим вариантом является формирование единого отчета в Microsoft Excel, который более удобен для пользователя, а информацию по основным проблемам можно найти в Интернете, не обладая глубокими знаниями в области программирования.
Анализ сокращений в результате несоответствия товарных остатков фактической потребности показывает также, что дистрибьютору необходимо держать на складе определенный страховой запас (переходящий остаток), на случай изменения объема продаж.
Необходимо установить нормы переходящего остатка для каждого товара, исходя из его возвратности, маржинальности, стабильности заказа, который определяет уровень риска того, что товар «залежится», что может привести к приближению срока остаточной реализации к критичному. Данные нормы должны устанавливаться на основе многогранного анализа продаваемости каждого товара и всех показателей за большой период времени, чтоб исключить случайные факторы(примерно за 3-6 мес.).
Формирование заявки должно основываться на долгосрочном прогнозе(2 недели), а средняя заявка за поставку должна рассчитываться, исходя из прогнозируемых объемов продаж на предстоящий период, необходимых переходящих остатков в днях на момент прихода продукции, а также поправочных коэффициентов, рассчитанных для каждого товара, исходя из уровня его стабильности, возвратности, доходности и др.
Расчет таких показателей также невозможен без специально созданных расчетных таблиц в Microsoft Excel.
Фрагмент расчетного файла, который может использоваться для повышения эффективности оптовой закупки товаров в ООО «4 Ф» с учетом особенностей продаваемого продукта и повысить эффективность управления товарными запасами представлен в Приложении 1.
Приведенный алгоритм расчета заказа подразумевает собой, что каждому товару должны быть присвоены определенные коэффициенты: коэффициент роста продаж в связи с маркетинговыми мероприятиями, коэффициент вариации товара(показывает уровень стабильности его продаж, чем меньше стабильности, тем больше понижающий коэффициент заказа, для минимизации рисков списаний), коэффициент отражающий средний срок остаточной реализации товара при приходе на склад(к примеру, если известно, что определенный товар приходит на склад со средним сроком 43%, то ему должен быть присвоен понижающий коэффициент во избежание рисков списаний),также должны рассчитываться и учитываться коэффициенты сезонности.
Количество факторов для учета и определение различных коэффициентов должно строиться на анализе статистических данных компании и экспертной оценки сотрудников отдела аналитики и продаж вероятности изменения продаж в будущем.
Ориентировочная стоимость создания единого расчетного файла, позволяющего формировать заявки, прогнозы, анализировать переходящие остатки, качественные и количественные показатели по каждой позиции, в консалтинговой фирме составляет около 50 тыс. руб.
Затраты на обучение сотрудников работе с подобным отчетом составят около 20 тыс. рублей.
В таблице 7 представлены расчетные показатели до и после внедрения проекта.
Таблица 7. Показатели деятельности до и после внедрения проекта
Показатель До внедрения После внедрения Темп прироста,% Абсолютный прирост Объем продаж, тыс. руб.(чистые продажи) 13540500 14540500 7,00% 10 001 900 % Возврата, % 3,60% 3,10% -13,89% -0,50% % Сокращений, % 14,90% 8,00% -46,31% -6,90% Средний переходящий остаток, дн. 0,3 2 566,67% 1,70 Коммерческая прибыль, тыс. руб. 1117300 1262200 6,2% 101 600 Коммерческая прибыль от оборота, % 8,26% 8,68% 3,85% 0,20%
Таким образом, внедрение проекта по оптимизации управления товарными запасами в организации ООО «4 Ф» позволит увеличить объем продаж за счет снижения сокращений продукции примерно на 7-10%, а также снизить затраты на списание продукции с 3,6% от объема продаж до 3,1%, а также повысить уровень страхового запаса продукции с 0,3 дней на момент следующей поставки, то 2-х дней, что позволит снизить потери от дефицита продукции.

Заключение
Управление запасами, как производственными, так и товарными – важнейшая составляющая управления деятельностью организации, которая влияет на объемы сбыта, финансовую устойчивость и затраты компании.
Дефицит запасов ведет к потерям объемов продаж, а при неизменных затратах на управление запасами и их хранение ведет к снижению рентабельности деятельности организации, а переизбыток запасов ведет к появлению риска снижения эффективности их хранения, риска появления нереализованных запасов ввиду того, что с течением времени их свойства могут меняться к худшему(например, естественная убыль, риск хищений, риск порчи и потери товарного вида, риск истечения срока годности).
Поэтому важным является определение оптимального размера запасов для бесперебойного и эффективного функционирования организации, который позволит, с одной стороны, минимизировать затраты на хранение и транспортировку единицы товара, а с другой стороны повысить объемы реализации и сбыта запасов и рентабельность продаж организации.
Деятельность ООО «4 Ф» можно признать достаточно эффективной, в том числе и в области управления запасами, но как показывает анализ, у компании имеются резервы для повышения эффективности деятельности и эти резервы относятся к оптимизации методов управления запасами.
В ходе работы были выявлены основные проблемы в области планирования запасов в ООО «4 Ф» и они лежат в области формирования заявок поставщику на поставку продукции.
В работе был предложен проект по увеличению числа анализируемых факторов и внедрения в деятельность организации системы прогнозирования потребности в товарах, создания переходящих страховых запасов, созданной на основе анализа максимального числа факторов, влияющих на продажи с использованием современной автоматизированной системы обработки данных Microsoft Excel, который позволит повысить эффективность деятельности компании.
Список литературы
1. Банк С.В. Управленческий учет материальных запасов / С.В. Банк // Экономический анализ: теория и практика. - 2007. - № 14.
2. Баканов М.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле: Учеб. пособие. – М.: Экономика, 2008. – 352с.;
3. Бухонова С.М., Дорошенко Ю.А., Бендерская О.Б. Комплексная методика анализа финансовой устойчивости предприятия. // Экономический анализ: теория и практика. - 2008. - №7.
4. Гаджинский А.М. Логистика. - М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 2009.
5. Грачев А.В. Финансовая устойчивость предприятия: Анализ, оценка и управление. Учебное пособие. М.: Экономика, 2007.
6. Гурская С.П. Организация хозяйственных связей по поставкам товаров: учебное пособие / С. П. Гурская. – М.: Гомель, 2008.- 64с.
7. Дашков Л.Г. Организация, технология и проектирование торговых предприятий, 2007г. – 248 с.;
8. Донцова Л.В., Никифорова Н.А. Анализ финансовой отчетности. - М.: Дело и сервис, 2009.
9. Ильенкова С.Д. Производственный менеджмент: Учебник для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2002. - 583 с.
10. Козловский В.А. Производственный менеджмент: Учебник. - М.: Инфра - М, 2003. - 574 с.
11. Казанцев А. К., Серова Л. С. Основы производственного менеджмента: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 348 с.
12. Малюк В. И., Немчин А. М. Производственный менеджмент. - Спб.: Питер, 2008.
13. Памбухчиянц О.В., Дашков Л.П. Коммерция и технология торговли. - М.: Маркетинг, 2007.
14. Панкратов Ф.Г. Коммерция и технология торговли. - М.: Маркетинг, 2008.
15. Стерлигова А. Н., Фель А. В. Операционный (производственный) менеджмент. - Мн.: Харвест, 2009.
16. Шерстяков А.А. Планирование и организация элементов производственной системы. - Новосибирск: НГАСУ, 2007. – 148 с
17. Прогнозирование и планирование в условиях рынка: Учеб. Пособие для вузов / Т. Г. Морозова, А. В. Пикулькин, В. Ф. Тихонов и др.; Под ред. Т. Г. Морозовой, А. В. Пикулькина. – М.: ЮНИТИ-ДАНА. – 2009г. – 347 с.
18. Управление организацией. Учебник для студентов ВУЗов. / под ред. А. Г. Поршнева, З. П. Румянцевой, Н. А. Саломатина. М., 2005г. – 415с.
19. Хаматова Л.А. Экономика предприятия. Экономические ресурсы предприятия: Учеб.пособие. – М.: Дашков и К. – 2005. – 153 с.
20. Экономика и организация деятельности торгового предприятия: Учебник /Под общ.ред. А.Н. Соломатина. – М.: ИНФРА. – 2005г. – 292 с.
21. Экономика предприятия (фирмы): практикум: учебное пособие для вузов / Под ред. В.М. Прудникова, В.Я. Позднякова. – М.: Инфра–М. – 2008г. – 318 c.
Приложение 1
Расчет показателей для прогноза в Microsoft Excel.
Наименование продукции Средняя реализация за период, уп. Остаток, уп. Срок годности, уп. Коэффициент роста продаж % Возврата Коэффициент вариации, % Коэффициент качества товара Средний остаток дней необходимый Заказ, уп. Активиа 125 Вишня 49,8 0 30,00 1 3 50% 1,01 2 60 Активиа 125 Мюсли 5 0 30,00 1 8 89% 1,05 2 8 "Активиа" Клубника, 130г, 45,63 20,81 30,00 1,3 3 90% 1,02 2 60 "Активиа" Малина, ж,4,2%, 130г, 10,5 13,44 30,00 1,3 3 85% 1,03 2 15 "Активиа" Ананас, ж, , 290г, 92,32 68,22 30,00 0,8 8 26% 0,9 2 100 "Активиа" Дыня-Клубника-Земляника, 290г, 152,76 94,11 30,00 0,8 2 90% 1,03 3 200 "Активиа" Злаки, ж, 290г, 168,54 83,44 30,00 0,8 2 80% 1,03 3 200 "Активиа" Инжир, ж, 290г, 9,89 0 30,00 0,8 10 25% 0,8 3 15 "Активиа" ж,1%, 425г, бутылка 83,11 28 21,00 1 15 25% 0,7 1 70 "Активиа" ж,1%, 835г, бутылка 2 7 21,00 1 25 12% 0,6 1 1 "Даниссимо" Киви, ж,4,6%, 130г, 85,38 56,19 45,00 1,5 1,2 95% 1,1 3 100 "Даниссимо" Клубничное пирожное, ж,4,7%, 130г, 99,51 30,94 45,00 1,5 0,5 95% 1,1 3 150 "Данон" Вишня-Черешня, 110г, 13,88 0 45,00 1,5 0,5 92% 1,1 3 20 "Данон" Клубника-Земляника, 110г, 40,59 9,83 45,00 1,5 0,5 91% 1,1 3 60 "Данон" Черника, ж,1,5%, 110г, 15,34 0 45,00 1,2 0,3 75% 1,1 3 30 "Растишка" Банан-Клубника 210г, 19,39 23,61 90,00 1 0 50% 1,1 7 50 "Растишка" Клубника-Земляника, 210г, 13,83 0 90,00 1 0 45% 1,1 7 50 "Растишка" Сливочная Ириска, 210г, 20,16 40,5 90,00 1 0 75% 1,1 7 60
Директор
Отдел продаж
Служба логистики
Бухгалтерия
Менеджер -аналитик
Транспорт
Склад
Супервайзер
Торговая команда
стр. 10 из 11