Аудит системы документации и документооборота.

Введение
Глава 1. Информационная база и основные задачи проверки системы документации и документооборота
1.1.Законодательная и нормативная база, регулирующая проверку системы документации и документооборота
1.2.Состав и содержание системы документации и документооборота
1.3.Основные задачи аудита при проверке системы документации и документооборота
Глава 2. Организация аудиторской проверки учредительных документов
2.1. Стадии аудиторской проверки
2.2. Планирование аудиторской проверки
2.3. Составление общего плана и программы аудита
Глава 3. Методика аудиторской проверки системы документации и документооборота
3.1. Проверка системы документации и документооборота на соответствие требованиям учредительных документов
3.2. Оформление результатов аудиторской проверки системы документации и документооборота
Заключение
Список литературы
Приложение
?

В случае, когда сторонами предусмотрена поставка товаров в течение срока действия договора поставки отдельными партиями и сроки поставки отдельных партий (периоды поставки) в нем не определены, то товары должны поставляться равномерными партиями помесячно.Наряду с определением периодов поставки в договоре поставки ООО «Папирус-Канц» с поставщиками установлен график поставки товаров (декадный).Досрочная поставка товаров может производиться с согласия покупателя [24].Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в следующем периоде.В случае, когда договором поставки предусмотрено право покупателя давать поставщику указания об отгрузке (передаче) товаров получателям (отгрузочные разнарядки), отгрузка (передача) товаров осуществляется поставщиком получателям, указанным в отгрузочной разнарядке.Содержание отгрузочной разнарядки и срок ее направления покупателем поставщику определяются договором. Если срок направления отгрузочной разнарядки договором не предусмотрен, она должна быть направлена поставщику не позднее, чем за тридцать дней до наступления периода поставки [24].Непредставление покупателем отгрузочной разнарядки в установленный срок дает поставщику право либо отказаться от исполнения договора поставки, либо потребовать от покупателя оплаты товаров. Кроме того, поставщик вправе потребовать возмещения убытков, причиненных в связи с непредставлением отгрузочной разнарядки. Работа с поставщиками по закупам и реализации товаров в магазине «Папирус-Канц» заключается в следующем: поиск новых поставщиков и альтернативных товаров; проведение переговоров с потенциальными поставщиками; сравнение цен на продукцию старых и новых поставщиков; ведение подготовительной работы для заключения договоров поставки (протоколы разногласий‚ проверка)‚ заключение договоров; отслеживание сроков по договорам поставки; предупреждение об окончании срока действия договоров поставки; выставление счетов; отслеживание оплат по счетам; составление отчетов [30].ООО «Папирус-Канц» стремится правильно построить стратегию закупочной деятельности, необходимой для достижения высокого уровня развития магазина. Это позволит осуществить разумное управление закупками и поставками, в которое включено грамотное управление закупками, а так же правильный выбор и оценка поставщиков [36].Управление оптовыми закупками, как и организация переговоров с поставщиками, являются сложными процессами, результат которых напрямую воздействует на успешность развития магазина. И для того, чтобы управление закупками или проведение переговоров с поставщиками были более понятным и простым, необходимо получение соответствующих навыков.Специально для сотрудников ООО «Папирус-Канц» организовывает обучающие занятия. На занятиях рассматриваются: критерии выбора поставщика; переговоры с поставщиками; проблема выбора поставщиков; организация управления закупками.Кроме того, инициатива и предприимчивость сотрудников поощряется премиальными выплатами. По договору поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием.В случае, когда при заключении договора поставки между сторонами возникли разногласия по отдельным условиям договора, сторона, предложившая заключить договор и получившая от другой стороны предложение о согласовании этих условий, должна в течение тридцати дней со дня получения этого предложения, если иной срок не установлен законом или не согласован сторонами, принять меры по согласованию соответствующих условий договора либо письменно уведомить другую сторону об отказе от его заключения.Сторона, получившая предложение по соответствующим условиям договора, но не принявшая мер по согласованию условий договора поставки и не уведомившая другую сторону об отказе от заключения договора в срок обязана возместить убытки, вызванные уклонением от согласования условий договора. Мировой кризис сказался прежде всего на рекламе. Но, несмотря на это, с целью расширения клиентской базы и базы поставщиков и сотрудников, в ООО «Папирус-Канц» организована рекламная деятельность: даются рекламные объявления на радио и в газеты, нанимаются промоутеры, раздаются BTL, в магазине проводятся промо-акции, также дан 9-секундный рекламный ролик на местном телевидении. В целях содействия друг другу в решении уставных задач ООО «Папирус-Канц» и рад организаций договорились предоставлять друг другу финансовую и техническую помощь в виде кредитов, безвозмездных ссуд, техники и технологий, осуществлять благотворительную деятельность, оказывать взаимные услуги, обмен информацией, производить взаимные поставки товаров, оборудования, услуг, участвовать в совместных практических проектах и других видах совместной деятельности, не противоречащих законодательству, на коммерческой основе. Стороны осуществляют совместную маркетинговую деятельность, они берут на себя поиск партнеров и покупателей на продукцию, товары и услуги, предлагаемые рынку сбыта. Стороны договора могут оказывать друг другу дилерские услуги, в том числе услуги рекламы и сбыта производимой продукции (услуг), предпродажную проверку, комплектование и тестирование, гарантийное и послегарантийное обслуживание, изучение рынка сбыта [34]. Стороны могут делегировать друг другу право предоставлять свои коммерческие интересы во всех указанных выше видах операций со сторонними юридическими и физическими лицами, также могут оказывать друг другу все виды финансовой, технической и организаторской помощи на взаимосогласных условиях [40].Стороны производят приоритетный взаимообмен коммерческой, технической и иной информацией, если это не противоречит ранее принятым обязательствам. 3.2. Оформление результатов аудиторской проверки системы документации и документооборотаПо моему мнению, постановка делопроизводства в ООО «Папирус-Канц» достойна отличной оценки. Вся система документационного обеспечения управления работает четко и слаженно, что обеспечивает наиболее эффективное управление организацией. При оформлении документации используются формуляры-образцы документов, что облегчает ведение переписки с партнерами [36].В данной организации используются: ПК (персональный компьютер), МФУ (многофункциональное устройство), ИБП (источник бесперебойного питания).Здесь используется смешанная система делопроизводства. Наряду с журнальной формой учета документов используется программное обеспечение управления.В «Папирус-Канц» используется система электронного документооборота «Дело» (Рисунок 3.2)Рис.3.2. СЭД «Дело»Достоинством СЭД «Дело» является функция «справочники», которая не встречается более ни у одной из аналогичных систем. Она позволяет учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название организации (полное и сокращенное), регион, индекс, город, адрес, e-mail, ФИО, тел., факс, юридический адрес, ИНН, ОКПО, ОКОНХ, представителей организации, банковские реквизиты и дополнительные примечания). На мой взгляд, в данной организации достаточно скрупулезно соблюдаются требования ГОСТ и методических указаний по ведению делопроизводства. В ООО «Папирус-Канц» используется современное оборудование, обеспечивающее электронный документооборот и значительно облегчающее работу сотрудников. Вся последовательность операций соответствует рекомендациям, данным в учебниках делопроизводства [23]. Принятые телефонограммы рациональнее составлять в форме деловых писем, это поможет избежать лишних затрат времени, бумаги, поскольку не надо будет создавать отдельную папку для хранения телефонограмм. Телефонограммы будут проходить ту же процедуру делопроизводства, что и письма.В ООО «Папирус-Канц» используется СЭД «Дело». По-моему мнению, это лучший выбор, поскольку «Дело» лучше остальных систем ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и прекрасно учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, который предусматривает поддержку делопроизводства и документооборота в сложившихся традициях, она прекрасно подходит данной коммерческой структуре коммерческих структурах.Так как организация небольшая, и документооборот относительно невелик, на мой взгляд, создание архива нецелесообразно. Документы хранятся в специальном стеллаже бухгалтерии, защищенном от света, пыли, грязи.Выводы по главеВ целом система документооборота в рассмотренной организации является стандартной. Выделяется три системы документации, а также три документопотока: входящий, исходящий, внутренний. Система делопроизводства частично автоматизирована, применяются как автоматический, так и журнальный метод учета документов. Из недостатков можно отметить отсутствие архива.ЗаключениеИтак, по результатам практики можно сделать вывод, что работа предприятия поставлена весьма неплохо. Предприятие занимает свою нишу на рынке, результаты деятельности организации свидетельствует о достаточно стабильном положении. Правовые отношение, возникающие постоянно в результате хозяйственных операций, в результате деятельности на рынке ООО «Папирус-Канц», заставляют очень ответственно относиться руководителей и работников к деятельности предприятия. С этой целью необходимо тщательно следить за изменением нормативной базы, регулирующей данную сферу деятельности. Кроме того, необходимо обучение сотрудников ООО «Папирус-Канц» правовым основам.Изучив структуру ООО «Папирус-Канц» и деятельность секретаря, для более эффективной работы Центра, необходимо: направлять специалистов на курсы и семинары, что бы комплексно расширить и углубить знания в профильных областях, тем самым, существенно повысить их квалификацию; обеспечить своевременное обновление справочных систем; организовать подписку профессиональных журналов и газет, таких как Секретарь-референт, Кадровое дело, Бухучет.Список литературы«Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).Кодексы и законы РФГК РФ (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ. Принят Государственной Думой 21 октября 1994г., в ред. от 14.07.2008.Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».Конституция (Основной Закон) Российской Федерации – России: принята Государственной Думой 12 декабря 1993 года (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ).УК РФ от 13.06.1996 N 63-ФЗ. Принят Государственной Думой 24 мая 1996 года (в редакции от 07.03.2011).ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года (в редакции от 06.04.2011).ФЗ от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Принят Государственной Думой 09 июля 2004 года (в редакции от 24.07.2007).ФЗ от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Принят Государственной Думой 13 декабря 2001 года (в редакции от 08.11.2007).Федеральный закон от 25.06.2002 N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» (в редакции от 30.11.2010).Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» (принят ГД ФС РФ 13.07.2001) (в редакции от 29.12.2010).Положения по бухгалтерскому учетуПоложение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008)(утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н, от 27.04.2012 № 55н, от 18.12.2012 № 164н)  Постановления ПравительстваПостановление Правительства РФ от 19.06.2002 №439 (ред. от 27.07.2007) «Об утверждении форм и требований к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей».Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 06.09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 27.03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»Методические указания и рекомендацииМетодические указания Министерства Финансов №44н от 09.06.2001.Прочие нормативные акты«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).Постановление Совмина СССР от 16.09.1982 № 865 «Об утверждении положения об охране и использовании памятников истории и культуры» (в редакции от 29.12.1989, с изменениями от 25.06.2002).Постановление от 26 июня 1995 г. № 608 «О Сертификации средств защиты информации» (в редакции от 21.04.2010).ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.ГОСТ Р 53114-2008. Защита информации. Обеспечение информационной безопасности в организации. Основные термины и определения.ИСО/МЭК 27001. Информационные технологии. Методы защиты. Системы менеджмента защиты информации. Требования.«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).КнигиАлексеев, Н.С. Товароведение хозяйственных товаров: учеб. для вузов: [В 2т.] / Н.С. Алексеев. – 3-е изд., перераб.- М.: Экономика. – (Вуз: Гос. торговля). Т. 1. – 1989. – 351с.Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие/ И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова.- М. : Академия, 2009.- 64с.Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: документация: учеб. пособие/ И. Ю. Андропова, Н. Л. Андропова, Н. В. Макарова.- М. : Академия, 2009.- 64с.Бабайцева, Е.А. Предпринимательство в России: историко-правовые аспекты / Бабайцева Е.А.; [отв. ред. Ю.Ю. Ветютнев]. – Элиста: [Джангар], 2007. – 288с.Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.- Изд. 9-е.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 376 с.Беляев В.И. Маркетинг: основы теории и практики / В.И. Беляев. − М.: Кнорус, 2005 – 671 с.Варламова, Я.Е. Кадровое делопроизводство с нуля: [справочник]/ Я. Е. Варламова, Е. А. Кошелева; под ред. И. В. Журавлевой.- М. : Проф. изд-во, 2008.Документооборот как средство правового оформления хозяйственных операций / коммент., советы и рекомендации М.А. Климовой, [отв. ред. вып. Т.В. Кузнецов, А.Т. Гаврилов, ред.-сост. А.Т. Гаврилов, М.И. Посошкова]. – М., 2008. – 175 с.Зенин, И.А. Предпринимательское право: учеб. для вузов/ И.А. Зенин. – М.: Высш. образование, 2007. – 629с.Кузнецов, И.Н. Делопроизводство: учеб.-справ. пособие/ И. Н. Кузнецов.- 5-е изд., перераб. и доп.- М. : Дашков и К, 2009.- 520с.Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования/ Л. А. Ленкевич.- 3-е изд., перераб.- М. : Академия, 2009.Справочник товароведа: Непроводольственные товары: В 3т. / С.И. Баранов, Е.И. Веденеев, А.Я. Володенков и др. – 3-е изд., перераб. – М.: Экономика. Т. 2. – 1990. – 463с.Шиткина И.С. Коммерческое право / И.С. Шиткина. – М.: Волтерс Клувер, 2007. – 648c.Периодическая литератураДенисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.Семенова Л.А. Качественное планирование - фундамент успешного проведения внутренних аудитов // Стандарты и качество. 2010. № 6. С. 94-97.Семенова Л.А., Барсукова Н.И. Использование методов и инструментов качества при организации и проведении внутренних аудитов системы менеджмента качества вуза // Качество. Инновации. Образование. 2009. № 9. С. 17-22.Электронные источникиАудит. Практическое пособие. Режим доступа: http://nashaucheba.ru/v33388/%D0%B0%D1%83%D0%B4%D0%B8%D1%82_%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%BA%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%BE%D0%B5_%D0%BF%D0%BE%D1%81%D0%BE%D0%B1%D0%B8%D0%B5?page=4.ПриложениеОрганизационная структура ООО «Папирус-Канц»